Gestão de Mudanças e Coaching: Uma proposta para intensificar os resultados em Projetos Evento Técnico Mensal agosto/2015

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1 Gestão de Mudanças e Coaching: Uma proposta para intensificar os resultados em Projetos Evento Técnico Mensal agosto/2015 Suellen Pereira Iraci Graziela de Almeida Miguel 1

2 Agenda Apresentação Gestão de Mudanças: Prosci - Certificação Internacional em Gestão de Mudanças Principais conceitos e metodologia Aplicação da metodologia durante as fases de gerenciamento do projeto Coaching: Conceitos e Princípios Resultados de trabalhos que abordaram o tema Coaching intensificando os resultados da Gestão de Mudanças Conclusões Evento Técnico Mensal agosto/2015 2

3 Suellen Iraci Formação: Mestranda em Gestão de Projetos, Processos e Sistemas (IETEC); Personal, Professional e Líder Coaching; Especialista em Gestão de TI (PUC Minas); Bacharel em Sistemas de Informação (PUC Minas); Certificações PMP, COBIT e ITIL. Experiência: Mais de 7 anos no mercado realizando a Gestão de Projetos de TI; Gestão de Mudanças Organizacionais; Análise de Negócio e Gestão de Processos (BPM, BPMN e Lean Manufacturing); Governança e Gestão de Serviços de TI; Instrutora dos Cursos Técnicas de Negociação e Gerenciamento de Conflitos; Voluntária na coordenação do Curso Preparatório para Certificação PMP no PMI. 3

4 Graziela Miguel Especialista em Gestão de Mudanças Mestranda em Administração pela Fundação Pedro Leopoldo - FPL Pós graduada em Gestão Responsável para a Sustentabilidade pela FDC Bacharel em Comunicação Social Relações Públicas pela PUC Minas Certificada em Gestão de Mudanças pela Experiência: Consultora há mais de 6 anos no ramo da Gestão da Mudança Organizacional (GMO) - Mobilização, Comunicação, Impactos Organizacionais e Treinamento. Atuou em mais de 10 projetos de implantação de sistemas de Tecnologia da Informação, incluindo SAP / ERP, ORACLE e MES, em empresas do setor Bancário, Engenharia, Energia, Indústrias Agropecuária, Farmacêutica e Têxtil e Mineração, além de projetos de Qualidade (ISO 9001) e Reputação Organizacional. 4

5 Certificação Internacional em Gestão de Mudanças Empresa de pesquisa fundada em 1994 Líder mundial em pesquisa e desenvolvimento de produtos de gestão de mudanças Evento Técnico Mensal agosto/2015 5

6 Números Prosci % 3,400 20, ,000+ Estudos longitudinais (1998/2013) Anos de pesquisa Empresas Fortune 100 Participantes das pesquisas Profissionais certificados Membros da comunidade Evento Técnico Mensal agosto/2015 6

7 Resultado de Pesquisa O obstáculo número um para o sucesso de grandes projetos de mudança é a resistência dos empregados e a gestão ineficaz do lado humano da mudança. Dados de 327 empresas submetidas a grandes projetos de mudança. Prosci Best Practices in Business Process Reengineering benchmarking study. Evento Técnico Mensal agosto/2015 7

8 O que é Gestão de Mudanças? No nível de Projeto A Gestão de Mudanças é a aplicação de um processo estruturado e um conjunto de ferramentas para conduzir o lado humano da mudança para alcançar um resultado desejado. No nível organizacional A competência de liderança para permitir a mudança dentro de uma organização. A capacidade estratégica projetada para aumentar a capacidade de mudança e a capacidade de resposta. Evento Técnico Mensal agosto/2015 8

9 Impactos da Globalização Bolsas da Ásia voltam a operar em baixa após segunda-feira de perdas G1, 25/08/2015 Bolsa de valores brasileira também foi afetada com queda na China Jornal Nacional, 24/08/2015 Crise do Brasil preocupa vizinhos da América do Sul BBC Brasil, 30/07/2015 FGV mostra que 42% dos brasileiros preveem piora na economia Exame, 25/08/ negócios que crescem até na crise (e como eles conseguem) Exame, 25/08/2015 Evento Técnico Mensal agosto/2015 9

10 Desenho de processos de negócio Upgrades de tecnologia / sistema Reestruturação Six Sigma Oportunidades de Mudança do Negócio Aquisições e Fusões Expansão ou downsizing Mudanças no modelo de negócio/novos empreendimentos Novas campanhas de marketing Redesenho de Cargos Evento Técnico Mensal agosto/

11 Aumento da resistência Diminuição da produtividade 1 a comunicação ou 1 o rumor Movimento da Mudança Conforto / segurança Preocupação / incerteza Perda de produtividade Insatisfação dos empregados Resistência passiva Risco / fuga Turnover de empregados valiosos Impacto tangível no cliente Resistência ativa Exclusão da mudança Tempo Prosci Flight Risk Model Evento Técnico Mensal agosto/

12 Aumento da resistência Diminuição da produtividade 1 a comunicação ou 1 o rumor Movimento da Mudança Dept. A Dept. C Dept. B Perda de produtividade Insatisfação dos empregados Resistência passiva Dept. D Turnover de empregados valiosos Impacto tangível no cliente Resistência ativa Exclusão da mudança Tempo Prosci Flight Risk Model Evento Técnico Mensal agosto/

13 Prosci ADKAR Model Evento Técnico Mensal agosto/

14 Integração de Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças Estado atual Gestão de Projetos Estado de transição Gestão de Mudanças Estado futuro Solução é desenhada, desenvolvida e entregue de forma eficaz (Lado técnico) + Solução é abraçada, adotada e utilizada de forma eficaz (Lado humano) = Sucesso O gerenciamento de projetos e gestão de mudanças têm uma proposição conjunta valiosa, orientada para os resultados do negócio. 14

15 Fases do projeto Velocidade dos Processos de Mudança Pós-Implementação Sucesso Implementação Conceito, desenho e construção Necessidade de negócio Awareness Desire Knowledge Ability Reinforcement Elementos necessários de mudança para os empregados Evento Técnico Mensal agosto/

16 Planejamento da Mudança Nome do Projeto Propósito Características Pessoas O que é o projeto Por que estamos mudando O que estamos mudando Quem vai estar mudando PATROCÍNIO Se as pessoas não mudarem como elas fazem o seu trabalho, então não importa que mudanças específicas são implementadas. Evento Técnico Mensal agosto/

17 Quem faz Gestão de Mudanças? Cada 'engrenagem' desempenha um papel específico com base em como eles estão relacionados com a mudança organizacional Evento Técnico Mensal agosto/

18 Quem faz Gestão de Mudanças? Para os empregados Ativando Executivos e gerentes seniores cumprindo o papel de patrocinadores da mudança Gerentes de nível médio e supervisores cumprindo o papel de coach para seus subordinados Recurso ou equipe de gestão de mudanças aplicando uma abordagem estruturada e permitindo outras Equipe do projeto integrando o lado humano da mudança Funções de apoio fornecendo conhecimentos Evento Técnico Mensal agosto/

19 Metodologia padrão de GM em Projetos de TI Construção da Solução (Crença) Implementação da Solução (Comprometimento) Planejamento (Contato) Desenho da Solução (Entendimento) Impacto Organizacional Alinhamento Organizacional Lideranças Capacitação Comunicação Relacionamento Evento Técnico Mensal agosto/

20 Prosci 3-Phase Change Management Process Planejamento Desenho Construção Implementação Fase 1 Preparing for change Definir sua estratégia de gestão de mudanças Preparar a sua equipe de gestão de mudanças Desenvolver o seu sponsorship model Fase 2 Managing change Desenvolver planos de gestão de mudanças Tomar ações e implementar os planos COACHING Fase 3 Reinforcing change Coletar e analisar feedback Diagnosticar gaps e gerenciar a resistência Implementar ações corretivas e celebrar sucessos Prosci ADKAR Model Evento Técnico Mensal agosto/

21 COACHING 21

22 Coach Na Europa, entre os séculos XV e XVI a palavra kocsi era usada para designar Carruagem. No século XVIII os nobres universitários da Inglaterra eram conduzidos para as aulas pelos Cocheiros (Coacher). Ideia: Transportar pessoas de um lugar para outro. Evento Técnico Mensal Agosto/

23 Coaching É um processo que tem como objetivo melhorar a performance de uma pessoa, equipe ou organização, através de ferramentas e técnicas validadas cientificamente. Visa ajudar o indivíduo a aprender e não ensinar o que não sabe. Situação atual Situação desejada Evento Técnico Mensal Agosto/

24 Princípios do Coaching Foco no futuro Ações Não julgamento Evento Técnico Mensal Agosto/

25 Resultados com o Coaching Fonte: Revista Administração em Diálogo. Aplicação de coaching em empresas: um meta estudo sobre e evolução das pesquisas em um periódico internacional especializado, Agosto Evento Técnico Mensal Agosto/

26 Trabalhos Publicados abordando o Coaching Por tipo de abordagem Por objetivo Fonte: Revista Administração em Diálogo. Aplicação de coaching em empresas: um meta estudo sobre e evolução das pesquisas em um periódico internacional especializado, Agosto Evento Técnico Mensal Agosto/

27 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças Mesmo aplicando a metodologia de Gestão de Mudanças e as melhores práticas em Gestão de Projetos, o engajamento das partes interessadas pode oscilar no decorrer do projeto. Evento Técnico Mensal Agosto/

28 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças Podem permanecer: Ausência ou redução do apoio para o projeto; Falhas no entendimento; Resistência. Evento Técnico Mensal Agosto/

29 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças 1º Passo: Atuar com a equipe do projeto para que todos se sintam responsáveis pelo sucesso do projeto. Qual é o objetivo que precisa ser atingido? Quando será atingido? Quais são as evidências que teremos de que os objetivos foram alcançados? Porque atingir esse objetivo é importante para você? O que você ganha? Evento Técnico Mensal Agosto/

30 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças 2º Passo: Atuar com a gestão das áreas de negócio, dessa forma, teremos novos Líderes-Coach, promovendo a transição em suas áreas. Qual é o objetivo que precisa ser atingido? Quando será atingido? Quais são as evidências que teremos de que os objetivos foram alcançados? Porque atingir esse objetivo é importante para você? O que você ganha? Evento Técnico Mensal Agosto/

31 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças Ferramentas que podem auxiliar: Roda da Vida ou Roda das Competências; Ganhos e Perdas; SWOT Pessoal; Especificação de objetivos; Missão e propósito; Road Map. Evento Técnico Mensal Agosto/

32 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças Ferramentas que podem auxiliar: Roda da Vida ou Roda das Competências; Ganhos e Perdas; SWOT Pessoal; Especificação de objetivos; Missão e propósito; Road Map. Evento Técnico Mensal Agosto/

33 Roda das Competências Evento Técnico Mensal Agosto/

34 Perdas e Ganhos O que você ganhará se obtiver isso? (motivador - prazer) O que você perderá se obtiver isso? (sabotador - dor) O que você ganhará se não obtiver isso? (sabotador - prazer) O que você perderá se não obtiver isso? (motivador - prazer) Evento Técnico Mensal Agosto/

35 Perdas e Ganhos O que você pode fazer para minimizar as possíveis perdas? (sabotador - dor) O que você pode fazer para manter os ganhos, mesmo atingindo o objetivo? (sabotador - prazer) Evento Técnico Mensal Agosto/

36 SWOT O que você poderia melhorar ou desenvolver para aproveitar melhor as oportunidades e diminuir as possíveis ameaças? Evento Técnico Mensal Agosto/

37 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças 3º Passo: Quando algum questionamento não construtivo for feito para o projeto, priorize perguntas construtivas e estratégicas ao invés de respostas. Assim, haverá uma construção do aprendizado. Perguntas adequadas, úteis e estimulantes produzem mais resultados do que ordens e comandos. Livro Coaching Executivo: A conquista da liderança Evento Técnico Mensal Agosto/

38 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças Exemplos de perguntas que podem auxiliar em questionamentos relacionadas aos benefícios do projeto: Quais são os benefícios que o projeto proporcionará para a sua rotina? Para sua gerência ou área? Para a empresa? Na sua percepção, quais são os problemas existentes atualmente que serão solucionados ou minimizados com o projeto? O que a tecnologia proporcionará de diferente para a sua rotina? Porque este projeto é importante para a sua área? E para a empresa? Porque a gestão da empresa informou que é importante desenvolver este projeto? Evento Técnico Mensal Agosto/

39 Coaching intensificando resultados de Gestão de Mudanças Exemplos de perguntas que podem auxiliar na identificação do nível de engajamento da equipe: De 0 a 10, onde 0 é totalmente insatisfeito e 10 é totalmente satisfeito, qual é o seu nível de satisfação atual com o projeto? E com as entregas do projeto? De 0 a 10, onde 0 é totalmente insatisfeito e 10 é totalmente satisfeito, qual é o seu nível de comprometimento atual com o projeto? E com as entregas do projeto? Caso a resposta seja menor do que 10, pergunte: O que você pode fazer para que este nível de satisfação ou comprometimento seja 10? O que você ainda não fez, e se fizer vai melhorar os resultados ou o seu comprometimento do projeto? Evento Técnico Mensal Agosto/

40 Conclusões Foco nas Pessoas Importância do Planejamento Senso de urgência e Patrocínio Análise da Cultura da Organização Mapeamento dos Stakeholders Mobilização dos líderes da área de negócio Capacitação da Equipe de Mudanças Inovação Evento Técnico Mensal Agosto/

41 Principais Referências Coaching Executivo: A conquista da liderança. Rosa R. Krausz, Editora Nobel, Aplicação de coaching em empresas: um meta estudo sobre e evolução das pesquisas em um periódico internacional especializado. Teodoro Malta Campos e José Eduardo Storopoli, Revista Administração em Diálogo, Coaching acadêmico, um novo processo de apoio e desenvolvimento das competências escolares. Paulo Sérgio Fernandes Cogo, A construção de sentido sobre quem somos e como somos vistos. Almeida, Ana Luisa C. In: Marchiori, M. Faces da Cultura e da Comunicação Organizacional, Liderando mudança. Kotter, John P., A transição na gestão de mudança: o que preciso mudar em mim para que o outro mude? Soares, Katia, Site Prosci. disponível em: Evento Técnico Mensal Agosto/

42 Obrigada! Suellen Iraci (31) Graziela Miguel (31)