Gerenciamento de Projetos

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1 Gerenciamento de Projetos Grupo de Consultores em Governança de TI do SISP 20/02/2013 1

2 Agenda 1. PMI e MGP/SISP 2. Conceitos Básicos - Operações e Projetos - Gerenciamento de Projetos - Escritório de Gerenciamento de Projetos - Programas e Gerenciamento de Programas - Portfólio e Gerenciamento de Portfólio - Partes Interessadas 3. Áreas de Conhecimento 4. Grupos de Processos e Artefatos 5. Relação entre os Processos. 2

3 PMI: Project Management Institute Instituto de referência mundial em Gerenciamento de Projeto, presente em mais de 160 países, responsável pelo Guia PMBOK e pela Certificação PMP-Project Management Professional. PMBoK: Project Management Body of Knowledge Guia contendo a visão global de um conjunto de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 3

4 4

5 Conceitos Básicos Projeto Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. PMI. Rotinas Operacionais São contínuas, repetitivas e têm por objetivo manter o negócio. 5

6 Conceitos Básicos Projeto possui... Parâmetros pré-definidos: Prazo; Orçamento; Equipe específica; Qualidade desejada; Material e equipamentos envolvidos. Data de início e fim previstos; Objetivo claro e definido; Patrocinador Escopo único (inédito); Sequência clara e lógica de atividades; Alinhamento à estratégia da organização; Projeto é... Progressivo: ele é progressivamente elaborado. Criado para fornecer um produto, serviço ou resultado único. 6

7 Operações X Projetos 7

8 Gerenciamento de Projetos O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto com o propósito de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos envolve a implementação de ações que visam planejar, executar e controlar diversas atividades para alcançar os objetivos especificados. 8

9 Gerenciamento de Projetos Gerenciar um projeto inclui: - Identificação dos requisitos; - Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado; - Balanceamento das restrições conflitantes do projeto que incluem, mas não se limitam a: - Escopo - Cronograma - Orçamento - Recursos e - Riscos. 9

10 Escritório de Gerenciamento de Projetos O Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) é uma estrutura, função ou unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um EGP podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável por gerenciar os projetos. A forma, função e estrutura específicas de um EGP dependem das necessidades da organização a qual ele suporta. 10

11 Programa Um programa é um conjunto de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado, a fim de obter benefícios não disponíveis se gerenciados individualmente. Um aspecto importante do programa é que ele é orientado a benefícios. Enquanto o foco do projeto é a entrega do bem, produto ou serviço a que ele se propôs, o do programa é a realização dos benefícios por ele perseguidos. 11

12 Gerenciamento de Programas O Gerenciamento de Programas é o gerenciamento coordenado e centralizado de um programa visando o alcance dos seus objetivos e benefícios estratégicos. Em programas, é importante integrar, monitorar e controlar as interdependências entre os projetos. O gerenciamento de programas foca nessas interdependências e ajuda a determinar a abordagem ideal para gerenciá-las. 12

13 Portfólio Um portfólio é uma coleção de projetos, programas e outros trabalhos, que estão agrupados com propósito de facilitar o gerenciamento efetivo do trabalho para atender objetivos estratégicos organizacionais. Portfólio consiste nos trabalhos que estão em andamento ou planejados, estando eles relacionados de alguma forma entre si ou não. Enquanto os projetos e programas são temporários, os portfólios são contínuos. 13

14 Gerenciamento de Portfólio É o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios, que inclui identificação, priorização, autorização, gerenciamento e controle de projetos, programas e outros trabalhos relacionados. O gerenciamento de portfólios se concentra em garantir que os projetos e programas sejam analisados a fim de priorizar a alocação de recursos e sejam consistentes e alinhados às estratégias organizacionais. 14

15 Gerenciamento de Portfólio Todos os componentes de um portfólio exibem certas características comuns: Representam investimentos feitos ou planejados; Estão alinhados com as metas e objetivos estratégicos; São quantificáveis e, portanto, podem ser medidos, classificados e priorizados. 15

16 Partes Interessadas As partes interessadas no projeto são pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positivamente ou negativamente afetados como resultado da execução ou do término do projeto. Eles podem também exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto. 16

17 Áreas de Conhecimento do PMBoK 3 2 Gerenciamento do Tempo Gerenciamento do Escopo 4 Gerenciamento de Custos 9 Gerenciamento de Aquisições 1 Gerenciamento de Integração 5 Gerenciamento da Qualidade 8 Gerenciamento dos Riscos 6 7 Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento da Comunicação 17

18 Gerenciamento da Integração Processos que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos. 18

19 Gerenciamento do Escopo Processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com Sucesso. Processos relativos ao término do projeto no prazo correto. 19

20 Gerenciamento do Tempo Processos relativos ao término do projeto no prazo correto. 20

21 Gerenciamento dos Custos Processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. 21

22 Gerenciamento da Qualidade Processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado. 22

23 Gerenciamento dos Recursos Humanos Processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. 23

24 Gerenciamento das Comunicações Processos relativos à geração, coleta,disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. 24

25 Gerenciamento dos Riscos Processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto. 25

26 Gerenciamento dos Aquisições Processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos. 26

27 Grupos de Processos - MGP/SISP 27

28 Grupos de Processos - MGP/SISP Iniciação Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos: Planejamento Controle Execução Encerramento 28

29 Grupos de Processos - MGP/SISP Iniciação Autorização do projeto ou fase. Planejamento Controle Execução Encerramento 29

30 Iniciação - MGP/SISP 30

31 Artefatos - MGP/SISP Análise de Viabilidade do Projeto (AVP) Demonstrar a viabilidade técnica e financeira do projeto. Termo de Abertura do Projeto (TAP) Autorizar formalmente a existência de um projeto e conceder ao líder do projeto a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades relacionadas. 31

32 Grupos de Processos - MGP/SISP Iniciação Planejamento Controle Definição e refinamento dos objetivos e planejamento das ações necessárias para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. Execução Encerramento 32

33 Planejamento - MGP/SISP 33

34 Artefatos - MGP/SISP Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP) Definir como o projeto será executado, monitorado e controlado. Ele pode ser resumido ou detalhado e ser formado por um ou mais planos de gerenciamento auxiliares e outros documentos de planejamento. Cronograma Documentar as datas planejadas de início e término das atividades necessárias para finalizar o projeto, sequência das atividades, suas durações, recursos humanos necessários, custos estimados, definindo a linha de base para utilização no acompanhamento da execução. Planilha de Custos Documentar e controlar os custos planejados e reais do projeto. 34

35 Artefatos - MGP/SISP Planilha de Riscos Armazenar os riscos identificados no projeto, incluindo a análise qualitativa, planejamento de respostas aos riscos, impactos sobre os objetivos do projeto, a probabilidade de ocorrência, a estratégia para tratamento e o plano de contingência. Artefatos do Planejamento da Contratação Documentar o processo de planejamento da contratação. Conforme a IN da SLTI/MP nº 04/2010, os Artefatos do Planejamento da Contratação são: Plano de Sustentação, Estratégia da Contratação, Planilha de Riscos da Contratação, Termo de Referência ou Projeto Básico. 35

36 Grupos de Processos - MGP/SISP Iniciação Planejamento Controle Execução Coordenação das pessoas e de outros recursos para execução do planejamento. Encerramento 36

37 Execução - MGP/SISP 37

38 Artefatos - MGP/SISP Contratos Documentar um acordo ou convenção entre duas ou mais partes, e que obriga o contratado a prover o produto, serviço ou resultado especificado e o contratante a pagar por ele. Ordem de Serviços Solicitar formalmente à contratada a prestação de serviço ou fornecimento de bens relativos ao objeto do contrato. Ver IN SLTI/MP nº 04/2010. Documentos de Comunicação do Projeto Transmitir informações do projeto para as partes interessadas. Os documentos de comunicação do projeto são definidos na fase de planejamento no Plano de Gerenciamento de Projetos (PGP). Planilha de Lições Aprendidas (PLA) Armazenar as aprendizagens obtidas durante o projeto, para que possam contribuir com projetos futuros ou novas fases do projeto, formando uma base histórica. 38

39 Grupos de Processos - MGP/SISP Iniciação Planejamento Controle Execução Garantia de que os objetivos do projeto sejam alcançados através do monitoramento do progresso e identificação dos desvios que devem ser tratados pela equipe. Encerramento 39

40 Controle - MGP/SISP 40

41 Artefatos - MGP/SISP Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP) Fornecer informações sobre o desempenho do projeto, de forma a manter as partes interessados atualizadas sobre seu andamento. Termo de Recebimento de Produto/Serviço (TRPS) Declarar formalmente para a contratada que os serviços prestados ou os bens fornecidos foram devidamente avaliados e atendem aos requisitos estabelecidos em contrato. Planilha de Controle de Recebimento de Produto/Serviço (PRPS) Controlar os Termos de Recebimento de Produto/Serviço emitidos durante o projeto. Formulário de Solicitação de Mudanças (FSM) Formalizar e documentar a solicitação de mudança que será submetida ao processo Gerenciar Mudanças. Planilha de Controle de Solicitação de Mudanças (PCSM) Controlar os Formulários de Solicitação de Mudança emitidos durante o projeto. 41

42 Grupos de Processos - MGP/SISP Iniciação Planejamento Controle Execução Encerramento Formalização do(s) aceite(s) da fase ou projeto, de maneira organizada e documentada. 42

43 Encerramento - MGP/SISP 43

44 Artefatos - MGP/SISP Termo de Encerramento do Contrato Encerrar formalmente o pacto contratual entre a contratante e a contratada. Ver IN SLTI/MP nº 04/2010. Termo de Encerramento do Projeto (TEP) Registrar o encerramento formal do projeto com aprovação das partes interessadas. Base de Conhecimento de Lições Aprendidas (BCLA) Documentar as lições aprendidas de todos os projetos da organização. É a consolidação de todas as Planilhas de Lições Aprendidas. 44

45 Relação entre os Processos Os grupos de processos de gerenciamento de projetos estão ligados pelos objetivos que produzem. Em geral, as saídas de um processo se tornam entradas para outro processo ou são entregas do projeto. Execução Planejamento Nível de interação entre processos Iniciação Monitoramento e Controle Encerramento Tempo Início Término 45

46 Exemplos - EAP 46

47 Exemplos - Cronograma 47

48 48

49 Diferentes visões do projeto Analogia do Balanço 49

50 Dúvidas, sugestões, questionamentos... 50

51 Obrigado! 51

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