Escritório de Projetos e Escritório de Processos: Diferenças e Tendências ELO Group

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1 Escritório de Projetos e Escritório de Processos: Diferenças e Tendências ELO Group tel:

2 Agenda Algumas confusões práticas As funções básicas do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos Modelo geral de inserção dos escritórios A proposta do CPIO: além da integração entre Processos e Projetos Os diferentes modelos de inserção do Esc. de Processos Questões práticas para implantação O outsorcing do escritório de processos... uma tendência

3 Objetivos da discussão Promover uma discussão prática: das principais diferenças entre os escritórios de projetos e os escritórios de processos dos diferentes modelos de escritório de processos e da possibilidade e dos desafios da incorporação destes pelo escritório de projetos

4 Algumas confusões práticas os processos... os projetos... os processos de projeto... e os projetos de processos...

5 ...os projetos e os processos... Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. PMBOK Uma cooperação de atividades distintas para a realização de um objetivo global, orientado para o cliente final que lhes é comum. Um processo é repetido de maneira recorrente dentro da empresa. SALERNO

6 ...os processos de projeto... Iniciação Planejamento Execução Organizações orientadas à projetos CEO Controle Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Projeto Projeto Encerramento Projeto Projeto

7 ...os projetos de processos... Melhoria Projeto Processo Ação recorrente no no dia a dia

8 As funções básicas do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos Escritório de Projetos Escritório de Processos Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas de gestão de projetos Guardião da metodologia de gestão de projetos (padrões, regras, medidas de desempenho etc..) Consolidação dos registros, documentações, avaliação de melhores práticas e difusão de aprendizados Apoio ao gestor do projeto no acompanhamento e avaliação do projeto Avaliar e gerir o portfólio de projetos e a sua governança Realizar a interlocução entre os gerentes de projetos e a alta administração Integração dos múltiplos projetos e gestores de projetos, consolidando suas informações Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas de gestão de processos Guardião da metodologia de gestão de processos (padrões, regras, medidas de desempenho etc..) Consolidação dos registros, documentações, avaliação de melhores práticas e difusão de aprendizados Apoio ao gestor do processo no acompanhamento e avaliação do processo Avaliar e gerir o portfólio de processos e a sua governança Realizar a interlocução entre os gerentes de processos e a alta administração Integração dos múltiplos processos e gestores de processos, consolidando suas informações

9 As funções básicas do(s) escritório(s) de processos e/ou projetos Escritório de Projetos Escritório de Processos Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas de gestão de projetos Guardião da metodologia de gestão de projetos (padrões, regras, medidas de desempenho etc..) Consolidação dos registros, documentações, avaliação de melhores práticas e difusão de aprendizados Apoio ao gestor do projeto no acompanhamento e avaliação do projeto Avaliar e gerir o portfólio de projetos e a sua governança Realizar a interlocução entre os gerentes de projetos e a alta administração Integração dos múltiplos projetos e gestores de projetos, consolidando suas informações Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas de gestão de processos Guardião da metodologia de gestão de processos (padrões, regras, medidas de desempenho etc..) Funções semelhantes, mas sobre objetos distintos... Consolidação dos registros, documentações, avaliação de melhores práticas e difusão de aprendizados Apoio ao gestor do processo no acompanhamento e avaliação do processo...exigindo competências muito diferenciadas para cada um... Avaliar e gerir o portfólio de processos e a sua governança Realizar a interlocução entre os gerentes de processos e a alta administração Integração dos múltiplos processos e gestores de processos, consolidando suas informações

10 Modelo geral de inserção dos escritórios CEO Escritório de Projetos e/ou Processos VP de Compras CFO COO VP de Marketing VP de Distribuição Áreas Funcionais Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Gerente de Processo Gerente de Projeto GPc GPc GPj GPj

11 Modelo geral de inserção dos escritórios Escritório de Projetos e/ou Processos As CEO As responsabilidades dos escritórios podem variar desde um simples suporte até uma atuação executiva, com responsabilização pelos resultados VP de Compras CFO COO Áreas Funcionais VP de Marketing VP de Distribuição Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Gerente de Processo Gerente de Projeto GPc GPc GPj GPj

12 Institucionalizando a gestão dos processos e dos projetos Proposta de resposta à necessidade de institucionalizar a gestão dos processos e/ou dos projetos tornando-as, de forma efetiva, parte do cotidiano das tarefas e, ainda, da cultura da organização. Há necessidade de internalização na estrutura do negócio, de forma a buscar resultados organizacionais concretos, como ganhos de eficiência, qualidade, custos e prazos, através da adoção de práticas uniformes, controles, consolidação e análise de informações, indicadores e capacitação. Seu maior desafio é a permanência Busca manter que a lógica da gestão de processos e projetos vão continuar internalizadas e atualizadas na organização. (Grupo de Produção Integrada, 2004)

13 Definindo a atuação do Escritório de Processos Unidade normativa e coordenadora, Prescreve métodos e ferramentas que orientem o gerenciamento dos processos-chave da organização atua como elo de comunicação e negociação entre os diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados. A visão sistêmica do Escritório sobre o processo permite uma análise mais eficaz e integrada Recebe sugestões de melhoria que beneficiem o processo como um todo. Instância organizacional responsável por inserir e gerir a prática de gestão de ou por processos no escopo de atuação e na cultura da organização. Promove o consecução dos objetivos da Engenharia e Gestão de Processos, Integração através da uniformização do entendimento da forma de trabalho, análise e melhoria do fluxo de informações e explicitação do conhecimento sobre os processos, armazenando know how organizacional. (Grupo de Produção Integrada, 2004)

14 A proposta do CPIO: além da integração entre Processos e Projetos

15 Atuação do Escritório de Processos Gerenciando o Ciclo do Processo Identifica o processo; Modela, estuda, analisa e identifica problemas; Identifica formas de melhorar o processo; Projeta um processo melhorado; Implanta o novo processo; Implementa o novo processo; Registra e avalia os resultados; Acompanha os resultados; Registra os caminhos percorridos e gera aprendizado. Atuando de forma normativa e coordenadora Não executa os processos; Prescreve os métodos e ferramentas que orientam a atuação durante o Ciclo do Processo; Representa o elo de comunicação entre os diferentes departamentos envolvidos nos processos gerenciados. (Grupo de Produção Integrada, 2004)

16 O Escritório de Processos em uma organização (completamente) funcional Presidência Escritório de Processos Áreas Funcionais TI RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Processo 1 GF1 GF2 GF3 GF4 Processo 2 GF5 GF6 GF7 Processo N GF8 GF9 GF10 GF = Gestores Funcionais (Grupo de Produção Integrada, 2004)

17 O Escritório de Processos em uma organização matricial Presidência Escritório de Processos RH TI Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Processo 1 Processo 2 Processo 3 Processo N (Grupo de Produção Integrada, 2004)

18 Modelo 1 CEO VP de Compras CFO COO VP de Marketing VP de Distribuição CPIO Áreas Funcionais TI Escritório de Processos RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo (Grupo de Produção Integrada, 2004)

19 Modelo 2 CEO CPIO VP de Compras CFO COO VP de Marketing VP de Distribuição Áreas Funcionais TI Escritório de Processos RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo Gestor de Processo (Grupo de Produção Integrada, 2004)

20 O Escritório de Processos em uma organização funcional Presidência Escritório de Processos Áreas Funcionais TI RH Compras Finanças Produção Marketing Distribuição GP Processo 1 GP Processo 2 GP Processo 3 GP Processo N GP = Gestores de Processos (Grupo de Produção Integrada, 2004)

21 O funcionamento do Escritório de Processos Processos Gerenciais Definição do escopo de atuação do escritório Definição dos níveis de serviço do escritório Definição do Plano de Ação do escritório Gestão do escritório (definição de cargas de trabalho, prioridades, etc) Gestão de relacionamento com a alta direção da empresa Definição do Orçamento do escritório Definição de métodos, padrões para modelagem, melhoria e gestão d... Processos Finalisticos Suporte aos gestores na gestão dos processos Capacitação da organização nos temas afetos à gestão d... Promoção da difusão das melhores práticas (entre áreas) (cálculo dos indicadores de (projeto de melhoria, técnicas processos, análise dos resultados, de análise e melhoria de identificação de pontos de melhoria) processos, Six Sigma, Modelagem, etc.) Prospecção e apoio a Gestão de compliance e adoção de modelos de atendimento a certificados referência (ITIL,SCOR,etc.) de qualidade, SOX, etc. Gestão dos projetos de melhoria dos processos Avaliação da maturidade dos processos Gestão da Mudança Gestão da Interface entre Processos Gestão da qualidade e layout dos modelos Divulgação dos processos para a organização (intranet, etc.) Processos de suporte Gestão de recursos (alocação de pessoas, etc.) Criação dos artefatos para a aplicação na gestão (templates, formulários... Seleção e prospecção de ferramentas de modelagem de processos Organização de workshops e eventos Organização e Controle de reuniões Gestão de versões e diretórios do projeto Registro de lições aprendidas

22 Questões práticas para implantação É importante que seja bem definido (e comunicado) o papel do escritório! A seleção de profissionais com perfil alinhado ao papel desejado é crucial para o sucesso! O escritório deve ficar em uma posição de linha, permitindo um bom trânsito com todas as áreas da organização! Apesar de atribuições gerais semelhantes, os conhecimentos necessários para os escritórios de processos e projetos são distintos! Os objetos são diferentes! Os escritórios de processos e projetos podem compor a mesma unidade organizacional, mas cuidado, cada objeto exige conhecimentos específicos. Garanta a capacitação necessária!

23 O outsorcing do escritório de processos... uma tendência Cliente O que a organização deseja? Documentação de processos e procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco atualizadas Processos, modelos e documentação compliance Planos de Ação para melhoria Benefícios para a organização Foco no core business!! Redução de custos para manutenção do staff para gestão de processos Acesso a competência especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de referência e melhores práticas Process Factory O que a Process Factory pode fazer para sua organização? Atualização da Base de Modelos de Processos Atualização dos Controles Internos e Matrizes de Risco Adequação aos modelos de referência Análise de Resultados Acompanhamento dos planos de ação

24 O outsorcing do escritório de processos... uma tendência Cliente Process Factory O que a organização deseja? Documentação de processos e procedimentos sempre atualizada Controles e Matrizes de Risco atualizadas Processos, modelos e documentação compliance Planos de Ação para melhoria Benefícios para a organização Foco no core business!! Redução de custos para manutenção do staff para gestão de processos Acesso a competência especializada e sempre atualizada Acesso aos principais modelos de referência e melhores práticas uma tendência!!!! O que a Process Factory pode fazer para sua organização? Atualização da Base de Modelos de Processos Atualização dos Controles Internos e Matrizes de Risco Adequação aos modelos de referência Análise de Resultados Acompanhamento dos planos de ação Outsourcing das atividades do escritório de processos

25 O que a ELO pode fazer por você... Modelo de referência do escritório de processos Processos mapeados do escritório de processos que servem como referência para a implantação de um escritório de processos na sua organização. Projeto e implantação do escritório de processos Definição de atribuições para o Escritório Organização interna do Escritório Implantação de artefatos (templates, ferramentas etc.) para suporte as ações do escritório de processos Relacionamento com demais áreas da organização Definição de mecanismos de governança Capacitação da equipe do escritório de processos Outsourcing da gestão de processos Lógica de relacionamento Fábrica de processos Service level agreements

26 Suportada pelo ELO BPM Framework Projeto dos processos Estratégia de BPM Controle dos processos Governança e suporte à gestão dos processos Implantação dos processos Execução e coordenação

27 ELO BPM Framework Desdobrar estratégia de negócios Definir a cadeia de valor Definir a identidade de processos Definir os direcionadores de desempenho Mapear objetivos organizacionais Definir política de risco Acompanhar medidas de desempenho Auditar o compliance dos processos Monitorar os riscos e perdas Registrar lições aprendidas Divulgar processos e resultados Mapear e documentar os processos Diagnosticar os processos Priorizar processos Avaliar modelos de referência Elaborar as matrizes de risco Redesenhar processos Simular e selecionar processos ideais Projeto dos processos Implantação dos processos Estratégia de BPM Controle dos processos Execução e coordenação Governança e suporte à gestão dos processos Definir governança de processos (atores e responsabilidades) Avaliar maturidade no BPM Definir métodos e padrões Coordenar as ações de alinhamento (TI, RH etc.) Planejar e gerir projetos de BPM Manter documentação do BPM Garantir a gestão da mudança Adequar estrutura organizacional Adequar sistema de indicadores e incentivos Adequar os sistemas de TI Adequar competências Capacitar os profissionais nos novos processos Promover a coordenação do processo Garantir a integração entre as áreas Acompanhar a execução de ponta a ponta

28 Principais produtos e serviços ELO Elo strategy matrix ELO Elo process identity Roadmap para implantação de política de risco BPM Risk Process Performance Management BPM compliance Implantação de escritório de processos ELO process framework ITIL / ISO Gestão de Serviços de TI Modelagem e redesenho de processos Projeto dos processos Implantação dos processos Estratégia de BPM Controle dos processos Execução e coordenação Governança e suporte à gestão dos processos BPM Maturity Model Process factory e BPM Process factory outsourcing Riscos em BPM outsourcing outsourcing Mapeamento de riscos e projeto de controles Framework de integração ELO project planning Automação de processos Implantação de elementos de coordenação lateral

29 ELO Group tel: OBRIGADO!!!

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