ATA DA 7ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2009

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1 ATA DA 7ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2009 Data: 03/11/ Horário: 9:00 - Local: Sala 7 do Subsolo Bloco A Participantes Setor Ramal Presença Ademar Potiens Junior e Roberto Vicente LRR 9239 J Anna Lúcia Villavicencio ou Sueli Ivone Borrely CTR 9827 P Antonio Augusto Couto ou Ivana Conte Consetino CCTM 9441 A Antonio Marialva Neto e Luis Alberto Pereira Dias DIRF 9525/9548 J Antonio R. Alvarez ou Maria da P. Potiens CMR 9667/9661 A Ary Pereira Junior ou José A. de Souza ou Paulo Alves Costa CCN 9279 A Brigitte R.S. Pecequilo ou Joselene de Oliveira LRA 9645 P Célia M. Napolitano ou Carlos Alberto Zeituni CTR 9876 P Celso H. Gimenes ou Márcia O. Pupak GDP 9053 P Christovam R. Romero Filho ou Malvina Boni Mitaki SRP 9360/9663 A Elaine Arantes J. Martins ou Hélio Furusawa ou Ana Copat CQMA 9335 P-P-P Elaine B. de Araújo ou Maria T. Colturato DIRF 9547/9552 J Elita Urano ou Gláucia T. dos Santos CCN 9340/9373 A Eveline Cruz Ferreira ou Mariliana Abi-Eçab GRS 8886/8888 P Felícia del Gallo Rocha ou Flávio Betti LDT 9654 J Fernando F. Moreira DE 9002/8907 A Fideromo B. Alarcón Jara CQAS 9031 P Sérgio de Freitas Vieira ou Mauri Antonio Freilas SSF 9138 A Gerson Antonio Rubin ou Custodio A. Guimarães CEN 9406 P Ivone Jorge de Moura GMP 8946 P João C. Ulrich ou Helena Miho Shihomatsu LCQ 9308 J Joselfina M. Esteves ou Rodney B. de Oliveira DAD/A 9122 A Linda Therese Mor GMR 9654 P Luis A. Terribile de Mattos CQAS 9024 J Maria da Penha A. Potiens ou Gelson Pinto LCI 9216 A Marina Ferreira Lima ou Suli Alexandre Mesquita LRT 9215 A Ronaldo Veronesi ou Jorge A. S.Rego ou Maria Helena P. Queiroz GCL 9085 P Rosângela do Rocio Arkaten ou Luis E. T. Miranda CB 9233/ 9301 P-P Rosemeire P. Paiva ou Mauro O. Martins CRPq 8842 P Solange E. Mitaki, e Eduardo Landulfo CLA 9307 P Teresinha Ferreira Lima Daltro CQAS 9024 P Tereza C. Salvetti CQAS 9031 P Tonisson Lima de Azevedo DIE 9202 J Ulisses d utra Bitelli e Leslie de Molnary CEN 9426/272 A Vera Lucia R. Salvador ou Marcos Scapin LFX A Walter Ricci, e Mitiko Saiki CRPq 8848/9967 A Willy H. de Souza ou Adriano Giardino GPP 9144 J-P Wilson Scapin CQAS 9024 P OBS: P = presente J = ausência justificada A = ausente Em Negrito, no caso de Titular e Suplente, que compareceu. A Reunião foi presidida por Tereza Cristina Salvetti Relator: Teresinha F. Daltro 1 de 6

2 ATA DA 7ª REUNIÃO DO COMITÊ DA QUALIDADE, MEIO AMBIENTE E SEGURANÇA DO SGI-IPEN DE 2009 Data: 03/11/ Horário: 9:00 - Local Sala 7 do Subsolo Bloco A Assuntos da Pauta 1 APROVAÇÃO DA ATA ANTERIOR A ata anterior foi aprovada pelos participantes, sem comentários. 2 Auditorias Internas e Externa (FCAV) Tereza informou que a auditoria interna ocorreu sem problemas e que na reunião de abertura o Diretor da DIE solicitou que a auditoria se estendesse a todos os departamentos. Entendeu, de forma geral, que foi muito positiva, mais abrangente, alguns processos corporativos foram auditados pela primeira vez e a participação de todos foi muito boa, auditados e auditores. Tereza lembrou que a reunião de encerramento foi agendada para o dia 13/11 na sala de reunião do CTA às 10:00 hs, convidando todos a comparecerem. Tereza comentou que das 4 auditorias previstas nos laboratórios do GMR: apenas uma se realizou (LDT com resultado preocupante), uma teve a data alterada (LCI) e duas cancelaram suas auditorias (LRT e LRA). Gerson (CEN) informou está tendo dificuldade para fechar agenda da auditoria com o LCI devido a compromissos já assumidos pelos auditores nas datas propostas. Tereza pediu que haja um esforço para que esta auditoria aconteça o mais breve possível, pois as informações serão importantes para alimentar a RAC específica deste processo. Foi acordada a data de 23/11 as 14:00 hs para a realização da RAC deste processo. CQAS enviará mensagem informando o local da reunião e convidou todos os auditores (líderes ou não e em treinamento) para participarem desta reunião. Brigitte questionou os critérios para inserção dos auditores em treinamento no Programa de Auditoria Interna, pois o designado para sua equipe não compareceu, nem apresentou justificativa. Tereza lembrou que houve uma reunião, logo após o curso de formação e reciclagem dos auditores internos, entre toda a equipe auditora do IPEN e os auditados, onde foram feitos todos os acertos das equipes auditoras, envolvendo aqueles em treinamento. Lembrou que estes casos deverão ser discutidos na RAC, bem como, a forma como está sendo feita a inserção de novos auditores neste processo. Confirmou que a auditoria da Fundação Vanzolini acontecerá nos dias 30/11 a 03/12 e está aguardando contato da FCAV para agendar meio dia com os auditores, antes da realização da auditoria, para conhecerem o Instituto. ] As evidências dos ações corretivas do CQMA/LCQ foram encaminhadas aos auditores do INMETRO para avaliação. 2.1 Ação Proposta Responsável Data Realizar a reunião de análise crítica do processo de Auditoria Interna (enviar mensagem a todos os envolvidos). 3 TAC-IBAMA CQAS e auditores 23/11/2009 Tereza informou que a maioria dos Centros não respondeu as informações solicitadas pelo Sr. Superintendente, para atualização das informações contidas no DAOP (Descrito de Atividades Operacionais) dos Centros. O prazo para envio da Cláusula Quarta, que solicita estas informações, juntamente com outras é 04/11/2009, o que não irá ocorrer. A CQAS contatou o IBAMA para prorrogar o prazo de entrega desta cláusula, bem como novo ofício alterando o prazo de validade para implantação do TAC, pois este documento é fundamental para os pesquisadores do Instituto. Assim que receber as orientações do IBAMA a CQAS irá atuar, de forma a prorrogar a entrega da cláusula Quarta e do ofício. 2 de 6

3 Assuntos da Pauta Neste sentido, Tereza reforçou que os RDs atuem junto aos Gerentes de suas unidades, para que respondam ao do Dr. Nilson, informando também a necessidade de adequação legal das salas que armazenam os insumos utilizados em seus processos. Hélio comentou se o pessoal da DIE (Infraestrutura) não poderia centralizar a orientação aos Centros, quanto a estas necessidades legais. Tereza observou que o único Centro que informou esta necessidade, incluindo orçamentos, foi o CTR e recomendou que os interessados procurassem, ao menos neste momento, a Dra. Sueli Borrely (CTR) para qualquer auxílio, pois não acredita que o pessoal da DIE tenha competência para tal. Entende que a CQAS deveria auxiliar neste sentido, mas no momento não tem pessoal e competência técnica para tal. 3.1 Ação Proposta Responsável Data Formalizar novos prazos do TAC junto ao IBAMA. CQAS e S Nov/ TNCMC Rosemeire identificou alguns problemas, na última versão, para que o TNCMC registre de forma adequada algumas situações existentes no processo para tratamento de não-conformidade. Lembrou que o aplicativo não deve restringir a gestão do processo, mas auxiliar, como ferramenta de registro, permitindo implementar melhorias. Em função disto, sugeriu algumas alterações no TNCMC que reavaliam alguns conceitos estabelecidos para este processo, principalmente nas reclamações de cliente (SAC), onde as opções existentes são: procede ou solicitação de ação corretiva; e a idéia e que haja também a opção de não abrir uma ação corretiva. Rosemeire entende isto, pois considera que o Sistema está suficientemente maduro para não limitar as ações do gestor do processo, pois é dele esta responsabilidade e não uma imposição do aplicativo ter apenas as 2 opções (existentes hoje). Tereza comentou que estes são conceitos fundamentais para este processo e seria interessante se todos os RDs pudessem participar desta decisão. Rosemeire lembrou da agilidade na definição desta reflexão, pois precisa tratar as não-conformidades existentes em seu processo. Foi lembrado que neste período vários RDs iniciam suas férias e não é o momento adequado para deixar esta atividade para os RDs. Assim sendo, os RDs dos centros deverão discutir este conceito e conversar com o desenvolvedor para implementar as alterações que forem estabelecidas. 4.1 Ação Proposta Responsável Data Analisar e definir as alterações a serem implementadas no processo e no TNCMC. CQAS e RDs Nov/ TNCMC web Andamento e Pendências Vide item 4. da Pauta. 2 GESTÃO AMBIENTAL 2.1 IBAMA Vide item 3. da Pauta 2.2 Adequação Ambiental O relatório final (que analisa os efluentes do IPEN) dos últimos anos será concluído até Novembro/2009 e enviado ao IBAMA, juntamente com a cláusula Quarta. 3 de 6

4 3 GESTÃO DE SEGURANÇA 3.1 CNEN Certificação das Instalações Nucleares e Radiativas A CQAS está analisando o PGQ corporativo proposto pelo consultor e tem expectativa de finalizar em até Jan/ Ação Proposta Responsável Data Finalizar revisão do PGQ corporativo CQAS Jan/ INFORME DOS GTs 4.1 GT1 Os procedimentos PG-IPN-0105 e PG-IPN-0106, que dizem respeito a elaboração dos Planos do Negócio e de Ação dos Centros, ainda estão em análise/aprovação pelo CTA. 4.2 GT3 A coleta de informações da Pesquisa de Satisfação dos Clientes que adquiriram Radiofármacos 2008 foi concluída, os dados analisados, porém o relatório final ainda não foi concluído. Isto se deve a sobrecarga de tarefa dos funcionários, em função da dispensa dos terceirizados que estavam auxiliando sobremaneira algumas atividades fundamentais para os processos corporativos. O Dr. Goro será consultado para auxiliar na conclusão deste relatório até o final de Novembro. 4.3 GT4-A Este grupo teve nova subdivisão (três), sendo que cada equipe trata especificamente de: projetos de engenharia (liderado pelo Fábio DPF), de projetos de P&D (liderado pela Ana Claudia) e de ensino (liderado pelo Couto). Em função desta nova subdivisão, o draft deste procedimento deverá estar finalizado em Dez/ GT4-B Após várias análises, o grupo está elaborando o procedimento gerencial com as diretrizes de metodologia para definição e gradação de itens de segurança das instalações nucleares e radiativas do IPEN. Devido a vários imprevistos (eventos e atividades não programadas), a previsão de finalização deste trabalho foi alterada de Outubro/09 para Dezembro/ GT5 Devido ao acúmulo de atividade dos envolvidos nestes GTs, as atividades ainda não puderam ser retomadas este mês. Este GT, em sua fase inicial, analisou o processo e entende que atende aos requisitos específicos das normas de conformidade, o que não compromete os Sistemas, mas deverá dar continuidade para implementar as melhorias identificadas o mais breve possível. 4.6 GT6 A DIRF finalizou a proposta de Qualificação de Fornecedor e este GT continua verificando a abrangência e aplicabilidade para ou centros que também precisam atender a ANVISA e a CNEN. 4.7 GT8 As atividades deste GT foram interrompidas em Julho e deveriam ter sido retomadas no início de Setembro, o que não ocorreu por vários motivos: auditorias internas (integrantes hora auditado, hora auditor), viagem a trabalho (e particular), etc. Este GT atravessa o mesmo problema que o GT5, ou seja, pessoas com sobrecarga de atividades, impactando diretamente as atividades dos GTs em geral. 4 de 6

5 4.8 GT13 O coordenador do GT13 (Sr. Christovam) reforça a necessidade de todas as instalações reverem seu Plano de Emergência Radiológica (PER), com base no PG-IPN-1301 (PER do IPEN). 4.9 GT14 CQAS continua aguardando análise de reformulação deste GT à Superintendência, por meio de proposta de portaria, porém com reunião do CTA discutindo algumas responsabilidades, pode ser que este Gt não seja consumado GT18 Este grupo iniciou suas atividades este mês, com objetivo de rever o processo para o atendimento ao requisito das normas de conformidade que dizem respeito à Gestão de Pessoas, com foco em competência e não em T&D GT IN O PPF do ipen já está em fase final (revisão pelo controle de documentos CQAS). Assim como para o TAC-IBAMA, a CQAS deverá atuar junto a Superintendência para que os centros atualizem as informações que constam do RGI, visando a conclusão da revisão deste documento até Março de O Plano de Radioproteção não teve sua revisão finalizada até o momento, pelos mesmos motivos expostos no itens 4.5 e 4.7 deste Informativo GT SAESP (CADA Comissão de Avaliação de Documentos) A tabela de temporalidade de documentos foi desmembrada em uma específica para uso pelos gestores de Sistema de Gestão, pois consta na relação apenas os documentos gerados pelo IPEN e que são abordados na legislação federal e estadual. 5 PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA 2009 Vide item 1. da Pauta 6 PROCESSOS CORPORATIVOS 6.1 Normas Todos os funcionários do ipen podem acessar as normas direto no site da ABNTnet: empresa: IPEN, usuário: IPEN e senha: ipen. Este acesso é apenas para consulta, sendo que a permissão para impressão está sendo modificada nesta nova proposta junto à ABNT. Os interessados em adquirir normas ABNT devem enviar sua solicitação à CQAS ou ramal 9031), informando também o título. A CQAS irá comunicar assim que finalizar a aquisição das normas OHSAS e OHSAS pelo IPEN. 6.2 Treinamentos previstos para 2009, dentro do âmbito do SGI Deveria haver nova turma de treinamento na norma NBR ISO/IEC 17025:2005, envolvendo pessoas do GMR, CTR e auditores internos que não puderam participar do 1º evento, porém por falta de quorum e o período inadequado para a realização deste evento, o mesmo foi transferido para o primeiro trimestre de Re-certificação NBR ISO 9001:2000 e Acreditação INMETRO Vide item 1. da Pauta. 6.4 RAC dos Processos Corporativos A ata destas reuniões está disponível na intranet. A CQAS deverá participar de reunião do CTA, para definir ações e os prazos. 5 de 6

6 6.5 Não-Conformidades Corporativas Houve 2 não-conformidades corporativas na auditoria da FCAV. Uma já concluída (referente ao uso da marca) e outra em andamento (certificação CNEN das instalações). AUDIT-IPN-083 (AI) revisão 0500 em andamento. AUDIT-IPN-080 (AI) Em andamento (eficácia do PAC em Dez/2009). AUDIT-IPN-079 (AI) Em andamento MGI revisado (30/12/2009) SETOR-IPN-064 CQAS (Gerenciamento de Equipamentos em andamento) SETOR-IPN-063 CPD (Queda do sistema em andamento) SETOR-IPN-058 DAD/A (retrabalho - em andamento) SETOR-IPN-053 CQAS (Preventiva ISO 9001 em andamento) SETOR-IPN-047 CPD (em andamento) SETOR-IPN-044 CPD (Baterias e painel em replanejamento) 6.6 Assuntos Gerais A CQAS solicita que os RDs avaliem, junto à Alta Direção de seu Centro (laboratórios), a possibilidade do IPEN possuir: - um único Manual de Gestão da Qualidade ou de Gestão Integrada, sendo que os Manuais específicos para atendimento da NBR ou CNEN NN 1.16, seriam consideramos como Planos da Qualidade. - uma única Política, Missão, Visão e Valores, sendo que os objetivos de cada unidade seriam para demonstrar o atendimento estes propósitos. Próxima reunião será em 8/12/2009 às 9:00 hs em local a ser definido. Consulte a intranet para informações atualizadas. 6 de 6