ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO ATA DE REUNIÃO n. 18

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1 Setor: CQMA Data: Local: sala de reuniões do CQMA Sistema: ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 Participantes Setor Ramal Ademar Benévolo Lugão CQMA 9250 Maria Ap. Faustino Pires CQMA 9194 Marycel Elena Barboza Cotrim CQMA/LAQA 9305 Elâine Arantes Jardim Martins CQMA/LAQA 9318 Hélio Akira Furusawa CQMA/LAQA 9318 João Cristiano Ulrich LCQ/CQMA 9365 Marcos Antonio Hortellani LCQ/CQMA 9381 Helena Miho Shihomatsu LAQA/CQMA 9316 Vera Lucia Ribeiro Salvador LFX/CQMA 9352 Irene Goldstein CQMA 9317 Observações: 1. Devem ser recolhidas informações e avaliados obrigatoriamente todos os assuntos, conforme escopo. Se algum item específico não for aplicável ao escopo, este deve ser preenchido com a seguinte frase: Item não aplicável ao escopo. (Ex. O item 12 para sistemas não relacionados a Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração). 2. Se por algum motivo não houver informação relevante para ser apresentada na reunião em questão, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: Informações insuficientes para análise crítica devido a, este assunto será discutido em reunião específica agendada para. (Ex. Satisfação de Cliente - não concluída em função da agenda definida para esta atividade será realizada após realização da pesquisa) 3. O Item ação pendente aborda a entrada: Situação das ações oriundas das Análises Críticas pela Direção anteriores. 4. O item recomendações para melhoria aborda as saídas relacionadas a decisões e ações para melhoria da eficácia do sistema, dos processos e dos produtos, bem como necessidade de recursos, conforme aplicável. Os assuntos foram previamente discutidos nas reuniões de entrada para a 18ª RAC-CQMA, de acordo com o estabelecido no CRONOGRAMA DE ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO DO CENTRO DE QUÍMICA E MEIO AMBIENTE CQMA, referente ao ano de FM-IPN V2 1 de 22

2 ASSUNTOS GERAIS 1. Resultados das auditorias internas e/ou auto avaliações Este item foi avaliado em 03/08/2016. Relatório da16ª Auditoria interna do CQMA realizada em 21 a 23/06/16. Escopo 1: LFX: Determinação de U total e Si em pó de U3Si2 por WDXRF Escopo 2: LCQ: Determinação de mercúrio em peixes por meio da técnica FIA-CV-AAS Escopo 3: LCQ: Determinação de metais em água por meio da técnica ICP-MS Ação Responsável Prazo 1. Corrigir os documentos apontados Envolvidos 30/11/ Realizar auditoria horizontal RDs Até 31/03/16 3. Treinamento em tratamento de NCs incluindo Irene determinação das causas. Até 30/11/15 4. Estudo da interferência ou não da pressão na Marcos Scapin compactação das amostras. 01/03/16 5. Estabelecer periodicidade para as verificações e Marcos e Vera cumprir cronograma 01/10/15 6. Providenciar calibração de equipamentos no LCQ João 01/11/15 7. Revisão do PO-LFX Marcos Scapin 01/12/15 8. Estudo da documentação IPN-1300 Todos os envolvidos Até 30/05/16 9. Solicitação de treinamento aos responsáveis da RD e gerente do Proteção Radiológica CQMA Até 28/02/ Correção dos itens e verificação da abrangência Todos os somente após no mínimo 6 meses envolvidos Constante Resultado das pendências: A ação do item 2 está será realizada em dezembro, de acordo com o programado. A ação 8 foi iniciada e deverá ser finalizada em A ação 9 foi cancelada. Os demais itens foram cumpridos. FM-IPN V2 2 de 22

3 A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 03/11/2016. Na 16ª auditoria interna do CQMA foram apontadas 2 observações e 3 não conformidades. Foram apontados como pontos fortes do Sistema de Gestão: - Novamente foi observado o comprometimento das pessoas envolvidas para manter o Sistema da Qualidade do CQMA funcionando a contento e - A inserção de mais um escopo no SQ e a inserção de mais um laboratório no SQ. Foram apontados como pontos fracos do Sistema de Gestão: - O laboratório com certificação INMETRO não está destacado na Home Page do Centro; - Em relação ao item 4.7, a equipe auditora constatou que é difícil avaliar a Pesquisa de Satisfação, pois não há clientes para os ensaios cujos escopos estão sendo auditados e que não foram constatadas providências para mitigar o problema. Em relação a este item, é importante salientar que o conceito da pesquisa de satisfação de clientes do CQMA não se baseia somente na avaliação do retorno relacionado ao escopo acreditado e sim a todos os serviços prestados. Mesmo que hajam clientes dos escopos avaliados, se esses não respondessem as pesquisas não haveria retorno para avaliar. A ausência de clientes do escopo e a ausência de retorno da pesquisa de satisfação são questões diferentes e devem ser tratadas com visões distintas. A separação dos retornos da pesquisa em do escopo e demais serviços perderia sentido uma vez que a nossa pesquisa de satisfação de clientes tem o objetivo de avaliar os serviços prestados quer sejam acreditados ou não. - Em relação ao item 4.11, foi apontada a deficiência do SQ-CQMA para determinação das causas básicas no tratamento das NC e OBS. Foi comentado que ainda temos dificuldades em determinar as causas básicas das NCs. - Em relação ao item 5.4, foi observado que o título do novo escopo do LCQ, Determinação de metais em água por meio da técnica ICP-MS não corresponde à realidade, pois há somente dois elementos analisados, urânio e tório. Por abrangência, o LAQA tem o mesmo problema. Ficou decidido que a gerência vai se reunir com os responsáveis dos laboratórios envolvidos e decidir se continuam com a acreditação. Em relação às NCs e OBS apontadas na 16ª auditoria interna: As falhas no controle de registro e de documentos apontadas não são significativas, portanto não impactam o SGQ. Estas falhas podem ser minimizadas com a auditoria horizontal que está programada para novembro. A maioria dos apontamentos foi para o novo escopo do LCQ, fato este muito compreensível, pois no início é comum. Os apontamentos mais importantes são em relação ao acompanhamento das saídas das RACs e do TNCMC. Essa deficiência deverá ser minimizada com os encontros periódicos específicos. FM-IPN V2 3 de 22

4 Gerente do Tempo/ Decisão sobre o processo de acreditação 24/12/16 CQMA pessoas Correção de documentos e registros apontados na Todos os Tempo/ 30/10/16 auditoria envolvidos pessoas Tempo/ Correção do TNCMC RDs 30/08/16 pessoas Encontros periódicos com a equipe para tratar especificamente de assuntos da qualidade e tratamento de não conformidades Estabelecimento de ações para verificação de registros em cada setor Estabelecer nova metodologia de inserção das metas e indicadores no SIGEPI Todos os envolvidos Todos os envolvidos Gerentes Constante Até 30/11/16 Até março de 2017 Tempo/ pessoas Tempo/ pessoas Tempo/ pessoas 2. Avaliações realizadas por organizações externas Este item foi avaliado em 22/08/2016 Relatório de Avaliação Local nº 017/2016, referente à 1ª Auditoria Interna do Projeto Modernit realizada pela equipe auditora da RMMG em 15 a 17/08/16 no LAQA/CQMA. As ações do ano de 2015 são referentes à reavaliação do INMETRO. Ação Responsável Prazo 1. Solicitar nova emissão do Certificado de Regularidade, pelo responsável na Instituição, ao Ministério do Meio Ambiente (IBAMA); 2. Enviar para Avaliadora Líder, cópia do Termo de Compromisso de Ajustamento de Conduta IBAMA/IPEN/CNEN, válido até 17/07/2015, comprovando documentação válida junto ao IBAMA. João 25/05/15 João 30/05/15 FM-IPN V2 4 de 22

5 3. O documento DE-LCQ-001 Lista de Documentos externos será recodificado conforme instrução de codificação de documentos do Sistema de Gestão Integrada SGI e devidamente inserido no Sistema de Gestão da Qualidade. 4. O documento IT-CQMA será inserido no Sistema de Gestão da Qualidade. João 30/05/15 Elaine 30/05/15 5. Abordar esse assunto no treinamento da série João/Elaine 27/05/15 6. Solicitar treinamento adequado e/ou esclarecimentos sobre ação João/Elaine 30/05/15 preventiva. 7. A partir deste treinamento, avaliar de forma apropriada, por meio de discussão dos responsáveis pelo Sistema de Gestão, antes da Todos Contínuo inserção de ações preventivas no sistema de tratamento de não conformidades e melhoria contínua TNCMC. 8. Revisar todas as listas de registros do CQMA e laboratórios, identificando melhor os registros (conforme procedimento João/Elaine 05/06/15 específico existente na instituição), esclarecendo o local de armazenamento. 9. Providenciar orçamento, aprovação e calibração dos João 30/05/15 equipamentos termohigrômetro IDT 147 e Data Logger IDT Enviar para avaliadora/especialista, cópia dos certificados e respectivas análises críticas (AC) dos certificados dos equipamentos micropipetas: IDT 151; IDT 189 e IDT 190 e balança João 15/06/15 AL 500, uma vez que, a calibração desses equipamentos NÃO está vencida. 11. Avaliar os objetivos gerais da qualidade, quando da reunião de AC Todos 18/11/15 deste item, considerando essa sugestão de melhoria. Resultado das pendências: Todas as ações foram cumpridas. Não há pendências. Ações do ano de 2016 são referentes à avaliação da documentação pelo projeto MODERNIT, realizada em 2016, havia a pendência da correção da documentação de acordo com a análise feita pela Dra. Eliana Freire Gaspar de Carvalho Dores. Resultado das pendências: Os documentos foram corrigidos para a auditoria. Não há pendências. A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 22/08/2016. De acordo com o RAL nº 017/2016, foram apontados os seguintes desvios: 1 OBS compartilhada com o LMM; 6 NCs para Requisitos da Direção; 2 NCs para o corporativo do IPEN; 3 OBS e 15 NCs para requisitos técnicos para o LAQA. A maioria das NCs e OBs apontadas foram bem simples e têm pouco impacto no SGQ- CQMA, pois foram referentes à erros em documentos e registros. Porém, geraram novos FM-IPN V2 5 de 22

6 procedimentos e controles que contribuíram para a melhoria do sistema. O único apontamento que não foi resolvido satisfatoriamente é referente à avaliação de fornecedores pelos servidores responsáveis pelas respectivas compras. Porém, embora o procedimento da instituição esteja falho, o CQMA continua realizando a avaliação por uma metodologia própria. Será aberta uma NC para o processo corporativo. Providenciar procedimento, treinamento e registros necessários, além de correção da documentação de acordo com o estabelecido em reunião do dia 22/08/16. RDs 16/11/16 Pessoas e 3. Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação) (requisito NBR ISO 14001) Este item foi avaliado em 24/11/2016 Seguindo procedimento IT-CQMA , todos os serviços foram acompanhados de um questionário. Desta forma, foram enviados 250, com um retorno de 135 (55%). Estes foram compilados e analisados em 31/05/2016 e estão apresentados no Relatório de Avaliação da Pesquisa de Satisfação de Clientes CQMA para o período de Período avaliado: janeiro a dezembro de A seguir é apresentado um resumo dos resultados. Tabela. 3.1: Resultados gerais obtidos da pesquisa de satisfação de clientes, período da análise: janeiro a dezembro de JANEIRO A DEZEMBRO DE 2015 Fração Fração do Formulários Identificação do laboratório Retornados dos Total dos enviados Enviados Retornados Laboratório de Caracterização Química - LCQ 11 (4%) 6 55% 4% Laboratório de Fluorescência de Raios X - LFX 82 (33%) 47 57% 35% Laboratório de Análises Química e Ambiental - LAQA 157 (63%) 82 53% 61% Totais (55%) - 100% Quantidade de amostras registradas: 2991 Quantidade de determinações solicitadas: FM-IPN V2 6 de 22

7 Tabela 3.2. Resumo quantitativo da pesquisa de satisfação de clientes Item Resultado Geral obtido Total de formulários enviados no período 250 Número de laboratórios participantes 03 Retorno da avaliação 135 (55%) Item com menor pontuação Prazo Avaliação individual dos laboratórios na pesquisa de satisfação do cliente. Ação Responsável Prazo 1. Alterar o FM-CQMA de pesquisa de satisfação do cliente RD do CQMA 20/06/16 2. Atualizar a IT-CQMA RD do CQMA 20/06/16 Resultado das pendências: Todas as ações foram cumpridas. Não há pendências. A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 24/11/2016. Nesta reunião foi apresentado o relatório final da pesquisa de 2015 e um relatório parcial até 23/11/16. Lembrando que no ano anterior ficou decidido que o relatório final da pesquisa de satisfação dos clientes seria finalizado até 31/05/16. A aplicação da nova planilha facilitou muito a compilação dos dados. O prazo ainda é o item mais questionado, mesmo sendo previamente acordado por ocasião do contrato e respeitado por parte do laboratório. O relatório é feito com base nos retornos dos formulários da pesquisa que são enviados junto com cada relatório de análise. Não houve nenhuma reclamação e a avaliação foi maior que 90% para todos os itens (notas 4 e 5). Em 2016, levantamento parcial até 23/11, foram enviados um total de 194 FMs com retorno de 84 para o LAQA, 3 para o LCQ e 2 para o LFX. FM-IPN V2 7 de 22

8 O prazo ainda é o item mais questionado, mesmo sendo previamente acordado por ocasião do contrato e respeitado por parte do laboratório. Avaliar diferentes perguntas para o FM-CQMA de pesquisa de satisfação do cliente a fim de buscar novas formas de questionar o cliente em relação à sua satisfação. Todos Até 20/06/17 Tempo/ pessoas 4. Situação das ações preventivas e corretivas Este item foi avaliado em diferentes momentos: em 03/11/2016 (AC da auditoria interna); em 22/08/2016 (AC da 1ª Auditoria Interna do Projeto Modernit); Ação Responsável Prazo 1. Solicitar treinamento adequado e/ou esclarecimentos sobre ação João/Elaine preventiva 30/05/15 2. A partir deste treinamento, registrar de forma apropriada, as ações Todos no TNCMC Contínuo 3. Corrigir e reprogramar ações Todos os Até envolvidos 30/05/16 Resultado das pendências: Todas as ações foram cumpridas. Não há pendências. Das 10 NCs e OBS de 2015, apenas 2 continuam abertas, sendo uma delas referentes a auditoria horizontal que será realizada em dezembro. A outra é sobre ações preventivas. Das 34 apontadas em 2016, apenas 1 foi finalizada. As demais estão em andamento ou para verificação de eficácia. Porém a maioria com estabeleceu-se a próxima auditoria interna, em junho de 2017, como prazo de verificação de eficácia. FM-IPN V2 8 de 22

9 A maioria das não conformidades é referente a controle de documentos e registros ou prazos de calibração. Em relação ao controle de documentos e registros, será realizada a auditoria interna que, de acordo com nossa experiência anterior em 2013, deverá reduzir muito esse problema. Já os prazos de calibração, houveram problemas atípicos no processo de compras, o que acabou atrasando o programado dos laboratórios, comprometendo assim o cronograma. Realizar as correções na documentação e a partir Até junho Pessoas/ RDs dos resultados da auditoria horizontal. de 2017 Programar as calibrações com antecedência e Responsáveis Pessoas/ acompanhar, na medida do possível, o processo Contínuo pela ação de compras. 5. O nível de atendimento aos requisitos regulamentares Este item foi avaliado em 24/11/2016 Ata da 17ª RAC do CQMA referente a 2015, CNEN 112/11, PMA-Q, TAC-IBAMA. Na última RAC, foram estabelecidas as seguintes ações de saída: Ação Responsável Prazo 1. Será solicitado ao CCN a verificação da possibilidade de absorver as sobras de todos os laboratórios no seu processo. 2. Será novamente solicitado o treinamento para a SRP. Resultado das pendências: RDs Gerente Até setembro/16 Até setembro/16 Em relação ao item 1, a Marycel ficou de verificar isso no ano passado, mas ainda não enviamos as barricas. Quanto ao item 2, na reunião para avaliação das saídas das RAC, em 14/10/16, ficou decidido que essa ação será cancelada. O João vai estudar a série IPN-1300 e selecionar o que nos atende ou nos afeta para nos passar as informações. A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 24/11/2016. O CQMA não recebeu nenhum documento oficial caracterizando-o como nuclear. No início do ano de 2017, a gerencia deverá se reunir com a Gláucia (SS) e a Terezinha (SRP) para FM-IPN V2 9 de 22

10 resolver esta pendência. PGR-CQMA: processo de aquisição finalizado para descarte de 3 toneladas de rejeitos no primeiro trimestre. PMA-Q-2016: a periodicidade passou a ser semestral. Salva guardas: haverá inspeção da CNEN em fevereiro e na sequência da agência IAEA. Agendar reunião com SS e SRP para tratar da classificação do CQMA Preparar áreas para inspeção Gerente Responsáveis pela SS Março/ 2017 Janeiro/ 2017 Preparar rejeitos para descarte Todos Março/ 17 Estudar a documentação serie 1300 e multiplicar conhecimento João Setembro/ 2017 Pessoas/ Pessoas/ Pessoas/ Pessoas/ 6. Adequação de Políticas e Práticas Este item foi avaliado em 22/11/2016 Avaliação anterior das políticas (ata da 17 ª RAC do CQMA) e resultado das auditorias. Ação Responsável Prazo 1. Alteração dos textos das novas políticas na documentação e divulgação aos envolvidos RD do CQMA Até 20/06/16 Resultado das pendências: Ação cumprida. Não há pendências. Registro das discussões realizadas para se chegar às conclusões finais se as políticas ainda refletem a realidade do CQMA ou não. A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 22/11/2016. Segue quadro com resumo das alterações discutidas e propostas. FM-IPN V2 10 de 22

11 Texto original Texto alterado Missão do CQMA Produzir conhecimento a partir da Pesquisa, do Desenvolvimento Tecnológico, da Inovação e da formação de Recursos Humanos gerando produtos e serviços nas áreas de tecnologia química, ambiental e nuclear. Texto mantido sem alteração Política da Qualidade do CQMA Promover a melhoria contínua em todas as suas atividades em conformidade com as normas ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN 1.16, visando a satisfação de seus clientes, valorizando a capacitação e o envolvimento de seus colaboradores com o sistema da qualidade. Texto mantido sem alteração Objetivo Geral da Política nº 1 Garantir o compromisso dos laboratórios no atendimento aos seus clientes com as boas práticas profissionais e com a qualidade dos seus ensaios (análises), sempre realizados de acordo com métodos estabelecidos e requisitos dos clientes Texto mantido sem alteração Objetivo atendido, pois o comprometimento com as boas práticas profissionais e com a qualidade dos ensaios podem ser verificados e comprovados por meio das seguintes evidências: Os laboratórios fazem análise crítica dos pedidos e propostas de serviço, garantindo assim o atendimento às necessidades dos clientes; O índice de satisfação dos clientes se manteve sempre acima da Nota 2, indicando que o cliente está satisfeito. O índice de satisfação dos clientes (indicador) se mantém acima de 90% (meta a atingir para formulários retornados com nota 2 ou 3). Objetivo Geral da Política nº 2 Garantir os níveis de excelência dos serviços dos laboratórios atendendo os requisitos das normas ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN 1.16 Texto mantido sem alteração Objetivo atendido e pode ser verificado e comprovado por meio FM-IPN V2 11 de 22

12 Texto original Texto alterado Objetivo Geral da Política nº 3 Garantir que todo o pessoal envolvido nas atividades abrangidas pelos laboratórios esteja familiarizado com a documentação da qualidade e que implementem as políticas e os procedimentos em seus trabalhos das seguintes evidências: Tratamento das não conformidades; Os laboratórios participam de programas interlaboratoriais e fazem a respectiva análise crítica dos resultados; Mais de 90% das não conformidades tratadas (indicador e meta); 100% de resultados satisfatórios nos PIs para métodos validados e acima de 90% de resultados satisfatórios para métodos em desenvolvimento (indicadores e metas). Texto mantido sem alteração Objetivo atendido de acordo com as seguintes evidências: São realizadas reuniões e comunicações do Sistema da Qualidade, tanto do centro como de seus laboratórios; São dados treinamentos e palestras aos envolvidos com temas que envolvem a documentação da qualidade e de procedimentos de ensaios, além de reciclagem na própria norma (indicadores e metas). Política de confidencialidade O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) tem como política assegurar a confidencialidade de todas as informações e atividades relacionadas ao item de ensaio, possuindo para isso todos os documentos necessários O CQMA tem como política assegurar a confidencialidade de todas as informações e atividades relacionadas ao item de ensaio, possuindo para isso todos os documentos necessários Política de imparcialidade O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) tem como política atuar de forma imparcial em qualquer ensaio realizado em seus laboratórios O CQMA tem como política atuar de forma imparcial em qualquer ensaio realizado em seus laboratórios FM-IPN V2 12 de 22

13 Política para Análise Crítica dos Pedidos, Propostas e Contratos Política para aquisição de serviços e suprimentos Política para tratamento de reclamações Política de controle de trabalho de ensaio não conforme Política para ação corretiva Política para necessidade de treinamento Texto original Os laboratórios do Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) garantem que a análise crítica dos pedidos, propostas e contratos é realizada considerando o entendimento e definição dos requisitos dos clientes, que os laboratórios tenham capacidade e recursos e que o método apropriado seja selecionado O CQMA adota os procedimentos do IPEN no processo de aquisição de forma a assegurar a qualidade dos ensaios O CQMA promove efetivo tratamento a toda reclamação visando a satisfação do cliente O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) garante que para o controle dos trabalhos não conformes procedimentos são implementados, responsabilidades e autoridades são designadas, ações e correções são definidas e executadas e onde necessário, o cliente é notificado e o trabalho cancelado O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) assegura que ações corretivas são implementadas quando forem identificados trabalhos não conformes ou desvios nos procedimentos do sistema de gestão ou nas operações técnicas O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) assegura q identificação das necessidades de treinamento e a realização do treinamento ao seu pessoal Texto alterado O CQMA garante que a análise crítica dos pedidos, propostas e contratos é realizada considerando o entendimento e definição dos requisitos dos clientes, que os laboratórios tenham capacidade e recursos e que o método apropriado seja selecionado O CQMA tem como política de aquisição a especificação de suprimentos e serviços de modo a assegurar a qualidade dos ensaios Texto mantido sem alteração O texto não necessita ser alterado, apenas uniformizado o uso do acrônimo O texto não necessita ser alterado, apenas uniformizado o uso do acrônimo O texto não necessita ser alterado, apenas uniformizado o uso do acrônimo FM-IPN V2 13 de 22

14 Alteração dos textos das novas políticas na documentação e divulgação aos envolvidos. RD 20/06/17 Tempo/ pessoas 7. O nível de atendimento aos objetivos e metas Este item foi avaliado em 22/11/2016 PN-CQMA aprovado para ; PA-CQMA para 2015; SIGEPI Indicadores e metas dos objetivos gerais da qualidade. Ação Responsável Prazo 1. Aprovação do PN-CQMA pelo CTA CTA Alimentação do SIGEPI Todos envolvidos os Até dezembro de 2015 Resultado das pendências: O PN ainda está válido até 2018 e os indicadores foram discutidos e estabelecidos e podem ser verificados em detalhes na ata da reunião do dia 22/11/16. A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 22/11/2016. Plano do Negócio do CQMA - PN-CQMA: O PN-CQMA foi revisto e reformulado pela gerência e encaminhado para a CQUAL (Salvetti) em 22/06/2015 para seguimento das providências. A Alta direção do CQMA solicitará informações se necessárias. O PN-CQMA terá validade de março de 2015 a março de Plano de Ação do CQMA - PA-CQMA: O PA-CQMA deve ser alimentado no SIGEPI até dezembro do ano correspondente. Ficou decidido na RAC da auditoria que o PA-CQMA deverá ser compilado e impresso a partir de Na 16ª auditoria interna do CQMA, foi avaliada a necessidade de modificar o método de inserção das metas no SIGEPI. Objetivos gerais da qualidade: Conforme discutido em 22/11/16 e já tratado no item 6 desta ata, para o 1º objetivo, estabeleceu-se como indicador a satisfação do cliente e a meta a atingir é obter acima de 90% dos formulários retornados com nota 2 ou 3 (satisfeito ou muito satisfeito). O CQMA conseguiu atingir esta meta em FM-IPN V2 14 de 22

15 Para o 2º objetivo, foram estabelecidos como indicadores o número de não conformidades tratadas e os resultados de PIs satisfatórios. As metas selecionadas para cada indicador foram: mais de 90% das NCs tratadas no período de 1 ano, 100% de resultados satisfatórios nos PIs para métodos validados e acima de 90% de resultados satisfatórios para métodos em desenvolvimento. O CQMA atingiu essas metas em 2016 para os escopos do SGQ. Para o 3º objetivo, foram estabelecidos como indicadores os treinamentos específicos onde se tratam de assuntos da qualidade. Como meta selecionada para esse indicador estabeleceu-se pelo menos 1 treinamento ou palestra por ano que abranja o tema com participação de no mínimo 50% dos convocados. Alteração na metodologia de inserção dos indicadores no SIGEPI Gerentes e líderes de grupo Abril/17 Pessoas/ 8. Desempenho de processo e conformidade de produto (controle de nãoconformidades de processo e de produto) Este item foi avaliado nas reuniões de 22, 24 e 30/11/2016 LNTD-2016 e cronograma de treinamento interno do CQMA, novo procedimento de LNTD e tratamento da NC AUDIT-CQMA , referente à NC 09 do RAL nº 017/2016 da RMMG. Relatórios de análise dos laboratórios Avaliação de fornecedores Ação Responsável Prazo 1. Aguardar a disponibilização da avaliação dos fornecedores pelo setor de compras para o ano de 2015 e verificar o desempenho dos fornecedores que servem o CQMA de acordo com os esses dados. Marycel - 2. Realizar treinamento no TNCMC João e Elaine Resultado das pendências: Ações realizadas. Não há pendências. Até setembro de 2016 É importante lembrar que Relatórios de Análise são o produto dos nossos serviços. Considerando todos os laboratórios do CQMA que fazem prestação de serviços, foram realizadas no ano de determinações em 2989 amostras, que geraram 352 FM-IPN V2 15 de 22

16 Relatórios de ensaio, sem nenhuma reclamação do cliente, com um índice de satisfação maior que 90%. Treinamento - Item discutido em 22/11/16 e os detalhes podem ser verificados na ata dessa reunião parcial. Conforme discutido na reunião de 22/11/2016, no ano de 2016, dos 5 treinamentos internos inicialmente propostos, 3 já foram realizados. Apenas 2 estão pendentes com previsão de realização até fevereiro de 2017, pois este ano não foi possível realiza-los. O único treinamento previsto no LNTD-2016 foi SGQ segundo a norma NBR 17025:2005 e este será realizado no dia 29/11/2016. Este treinamento foi previsto no início do ano para 16 pessoas, porém 3 destas se aposentaram. Manteve-se o treinamento para 12 pessoas como meta, sendo 9 destas envolvidas no SQ-LAQA, mas se 50% desse total for realizado já é aceitável. Relatórios de análise dos laboratórios - Item discutido em 24/11/16 e os detalhes podem ser verificados na ata dessa reunião parcial. Em 2015, foram registradas 1700 amostras na Central e realizadas aproximadamente 9000 determinações. Embora nem todas as metodologias tenham relatórios de validação compilados, todas são realizadas com controles, materiais de referência e utilização de equipamentos calibrados a fim de garantir de qualidade dos ensaios realizados. Alguns dos ensaios são utilizados para participação em ensaios de proficiência. Avaliação de fornecedores - Item discutido em 30/11/16 e os detalhes podem ser verificados na ata dessa reunião parcial. Marycel fez uma compilação dos dados do relatório corporativo de análise crítica do desempenho de fornecedores do ano de 2015 referente aos fornecedores utilizados pelo CQMA. O CQMA teve uma NC para o corporativo durante a 1ª auditoria interna do Projeto Modernit. O tratamento proposto não deu certo, porém a Marycel está fazendo a avaliação de fornecedores de uma maneira diferente, mas o processo em si não funciona. Treinamento do SGQ segundo a norma NBR CQUAL 29/11/16 Institucional 17025:2005 Treinamento e reciclagem sobre o Programa de Hélio Fevereiro/ Pessoas/ gerenciamento de resíduos químicos 2017 Avaliação dos Riscos Químicos em Laboratório Hélio/Seneda Fevereiro/ 2017 Abrir uma não conformidade para o processo corporativo de aquisição sobre avaliação de fornecedores. RD Janeiro/ 2017 Pessoas/ Pessoas/ FM-IPN V2 16 de 22

17 9. Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas e resultado das atividades de comparação com as melhores práticas (benchmarking), onde e quando aplicável. Este item foi avaliado na reunião de 24/11/2016 Participação em projetos de agências de fomento e participação em eventos que tragam benefícios para os laboratórios do CQMA. Ação Responsável Prazo Busca contínua de parceiros e aprimoramento por benchmarking. Todos Contínuo Resultado das pendências: Esta ação vem sendo realizada. Foi elaborada uma lista de parcerias do CQMA para avaliação e acompanhamento deste item. Não há pendências. A lista dos parceiros elaborada no ano passado não teve alterações, sendo baseada nas informações do SIGEPI. Os responsáveis dos laboratórios definiram seus parceiros estratégicos, mas ainda se tem dúvidas em relação a este assunto Não houve movimentação e concretização de programas de benchmarking pelos laboratórios. Busca contínua de parceiros e aprimoramento por benchmarking. Todos os responsáveis por laboratório Continuo Pessoas/ 10. Mudanças que possam afetar o sistema de gestão, negócio e/ou setor/instituição (fatores financeiros, sociais, ambientais, estatutários e regulamentares, além de volume e tipo de trabalho no caso de laboratórios que atendam a NBR ISO 17025) Este item foi avaliado na reunião de 30/11/2016 Relatórios de auditorias e atas das RACs anteriores. Fatores que contribuíram para a discussão do item: Recursos Humanos não reposição Recursos Financeiros restrição orçamentária Alteração de norma Falta de clientes / interessados para determinados ensaios FM-IPN V2 17 de 22

18 Na última RAC, foram estabelecidas as seguintes ações de saída: Ação Responsável Prazo Gerenciar os aspectos apontados para tentar minimizar o impacto sobre as atividades do centro. Gerência Contínuo Resultado das pendências: Embora a gerência tenha se esforçado para minimizar os fatores de impacto, não há como repor recursos humanos no momento. Em relação à falta de clientes para o ensaio acreditado, este fator ainda está pendente. No CQMA, assim como todo o IPEN, continua a necessidade de recursos humanos por causa da redução do quadro por aposentadoria e morte dos Servidores do CQMA. A formação de pessoal requer para treinamento nos procedimentos do CQMA. Essa situação já foi abordada nos anos anteriores e não foi possível chegar a uma solução. A ideia é continuar trabalhando com bolsistas, estagiários e colaboradores, além de solicitar aos servidores em fase de aposentadoria que fiquem mais um na ativa. Como a formação de pessoal requer para treinamento nos procedimentos do CQMA, várias atividades serão descontinuadas por falta de pessoal, mas esse é um problema que não pode ser resolvido no nível gerencial Os ensaios acreditados que não possuem clientes são uma proposta de alteração, pois além da falta de pessoal, ainda se tem o grande gasto financeiro, de trabalho e de necessários para se manter essa acreditação. O fato de se desistir da acreditação pode ser visto como ponto fraco, mas nesse caso específico seria um ganho, pois o conhecimento do sistema foi um aprendizado que ficará para sempre como um legado para os laboratórios do CQMA. Por outro lado, existem diversos ensaios que possuem clientes e não são acreditados. Nesse momento, a acreditação não seria uma boa escolha, pois a situação da instituição está crítica em relação a falta de pessoal. É importante ressaltar que os clientes desses ensaios não se preocupam com a acreditação, visto que os laboratórios trabalham dentro de Sistema de Gestão da Qualidade. Avaliar com critério a necessidade de se manter a acreditação de ensaios sem clientes Avaliar com critério a necessidade de se acreditar os ensaios com muitos clientes Gerente Gerente Março/ 2017 Março/ 2017 Pessoas/ / recursos institucionais Pessoas/ / recursos institucionais FM-IPN V2 18 de 22

19 11. As preocupações das partes interessadas pertinentes. Este item foi avaliado na reunião de 30/11/2016 Foram consideradas como parte interessadas: a CNEN, o IBAMA, os Clientes, a Sociedade e os Servidores. Ação 1. Analisar e buscar soluções para atingir as expectativas das partes interessadas. 2. Divulgação na Intranet/Internet os escopos acreditados pelos organismos de acreditação Responsável Prazo Gerência João/David Contínuo Jun/16 3. Divulgação das atividades do CQMA na internet Todos Set/16 Resultado das pendências: Ação 1: está sendo realizada na medida do possível. Ação 2: concluída com êxito. Ação 3: conteúdos não estão sendo atualizados pelos pesquisadores Em relação aos clientes, este assunto foi tratado no item 3 desta ata. Em relação à CNEN, assunto discutido no item 5 desta ata, o licenciamento continua na mesma. Em relação ao IBAMA, assunto discutido no item 5 desta ata, foi reafirmado o compromisso com o TAC/IBAMA e o CQMA tem atuado fortemente na coordenação das atividades institucionais de gestão ambiental para atendimento aos compromissos junto ao IBAMA. Reuniões e treinamentos estão sendo realizados para que os RDs ambientais dos centros tenham condições de implementar as ações comprometidas. Quanto aos servidores, é preciso que se tenham melhores ferramentas gerenciais para gerir os conflitos. Iniciou-se reuniões para apresentar e discutir assuntos que possam afetar o CQMA e o instituto. Em relação à sociedade, o CQMA tem atividades de formação e desenvolvimento de RH junto a instituições de ensino (Tocantins, graduação - USP, pós-graduação, na forma de cooperação em cursos, treinamentos, visitas, etc.). Uma forma de divulgação das atividades do CQMA é a internet, mas os conteúdos não estão sendo atualizados na mesma velocidade da geração das informações. Analisar e buscar soluções para atingir as Todos os Continuo Pessoas/ expectativas das partes interessadas. envolvidos FM-IPN V2 19 de 22

20 ASSUNTOS ESPECÍFICOS 12. Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência. (Específico para sistemas que atendam a NBR ISO/IEC 17025) Este item foi avaliado na reunião de 24/11/2016 Relatórios de participação em PIs. Atas das RACs anteriores. Ação Responsável Prazo Responsáveis Finalizar Análise crítica dos resultados de PIs e elaborar relatórios. Julho/16 pelos Labs Resultado das pendências: Ação finalizada. Sem pendências. Foram compilados os resultados de PIs de 2015 e A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 24/11/2016. Os PIs nos quais os laboratórios do CQMA tiveram participação estão resumidos no quadro a seguir. Laboratório LCQ Nome do PI Programa de ensaio colaborativo para produção de material de referência LANAGRO-2015 Entidade promotora MAPA Parâmetros Determinação de mercúrio (Hg) realizada pelo método acreditado na CGCRE/INMETRO Resultados Resultados satisfatórios, seguindo-se avaliação do provedor LCQ 58ª e 59ª rodadas do Programa de ensaio de proficiência para chumbo e Programa Interlaboratorial de cádmio em sangue Chumbo e cádmio Considerado proficiente (resultados satisfatórios) em todas as determinações 3 rodadas do Programa Nacional de Intercomparação PNI IRD/CNEN Determinação de U e Th Aceitáveis, por meio da técnica ICP- estando dentro da MS faixa permitida, seguindo-se avaliação do provedor FM-IPN V2 20 de 22

21 Laboratório Nome do PI Entidade promotora Parâmetros Resultados LAQA 4 rodadas do Programa de ensaios de proficiência em análises ambientais Rede Metrológica RS Agua tratada: Arsênio, Ferro total, Níquel, Mercúrio, Cálcio, Cadmio, Chumbo, Cromo, Sódio, Bário, Manganês, Zinco, Dureza, Nitrogênio Amoniacal, DQO. Água Bruta: Condutividade, Alcalinidade, Turbidez, Cloreto, Sulfato, Cor Aparente Todos os resultados foram satisfatórios, exceto O LFX não participou de PIs em 2015 e João vai tentar incluir o LAQA no API do IRD para Assim como para pesquisa de satisfação dos clientes, na reunião passada, 22/11/16, ficou decidido que a RAC de PIs será feita na mesma época, no início do ano. Antecipar a RAC de PIs para o início do ano Todos os envolvidos Continuo Pessoas/ Verificar a possibilidade de inclusão do LAQA no API do IRD para 2017 João Abril/17 Institucional 13. Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear ou radiológica (Específico para sistemas que atendam a CNEN NN 1.16) Este item não é aplicável para o sistema ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. N.A. N.A. N.A. FM-IPN V2 21 de 22

22 A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para sistemas que atendam NBR ISO E/OU OHSAS 18001) Este item não é aplicável para o sistema ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. N.A. N.A. N.A Informações Complementares Esta Análise Crítica pela Direção é complementada pelas seguintes análises: Análise Crítica dos Processos Corporativos realizada em 31/03/2016. Análise do Plano do Negócio realizada em 22/11/ Análise do Plano de Ação realizada em 22/ 11/2016. FM-IPN V2 22 de 22