RELATÓRIO DE ANÁLISE CRÍTICA DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA

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1 1/ 22 LOCAL: Sala de Reunião Presidência HORÁRIO: 14:00 H Assuntos tratados: 1. Resultados das auditorias internas e das avaliações do atendimento aos requisitos legais e outros subscritos pela organização 2. Comunicação(ões) proveniente(s) de partes interessadas externas, incluindo reclamações 3. O desempenho ambiental, da qualidade e ocupacional da organização 4. Extensão na qual foram atendidos os objetivos e metas 5. Situação das ações corretivas e preventivas 6. Ações de acompanhamento das análises anteriores 7. Recomendações para melhoria do SGI 8. Política do SGI 9. Conclusão PARTICIPANTES PRESIDENTE SUPERINTENDENTE GERAL GERENTES DIRETORIA SUPERINTENDENTES RD-SGI

2 2/ Resultados das auditorias internas e das avaliações do atendimento aos requisitos legais e outros subscritos pela organização 1.1. Resultados de Auditorias 6ª Auditoria Interna: Os resultados desta Auditoria, conforme o Relatório (anexado a esta ata) foram: Resultados da Auditoria: Elementos/Processos Em conformidade Elementos/Processos com Não Conformidade : ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 TODOS (EXCETO OS DESCRITOS AO LADO) 12 (4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, e 4.6) 5.5.3, 6.2.2, 6.3 e , e NÃO CONFORMIDADES por elemento do SGI: NC 1 (item 5.5.3, 6.2.2, 6.3, 6.4 da ISO e item 4.4.1, e da ISO14001:04) NC/E: Não evidenciado o reparo no teto que esta com humidade no departamento de genealogia e não evidenciado obra da parede que esta aberta no departamento financeiro após retirada de ar condicionado. Como consequência desta Auditoria foi estabelecida a RTNC aplicável para aplicação de ação corretiva (001/2015, 002/2015, 003/2015, 004/2015, 005/2015, 006/2015 e 001/2016.) Baseado nos resultados desta Auditoria observa-se que o SGI está em conformidade com os arranjos planejados para a gestão integrada (Qualidade e Meio Ambiente), incluindo-se os requisitos destas Normas e PGI s, e está adequadamente implementado e é mantido eficazmente.

3 3/ Avaliação do atendimento de requisitos legais e outros A BMN-PLANLEG é a empresa designada para identificação e avaliação dos impactos das atualizações das normas legais, aplicáveis aos aspectos ambientais pertinentes aos negócios da empresa. Através de uma análise técnica das mudanças legais, a BMN orienta a ABCZ sobre as ações a serem implementadas no Sistema de Gestão Integrada, sendo o atendimento satisfatório até o momento. O atendimento aos requisitos legais e outros requisitos têm sido acompanhados e verificados pela RD-SGI, conforme procedimento PRO 2 (Controle de Requisitos Legais e Outros Requisitos). Quando necessário são abertos alguns PGI s e RTNC s para o estabelecimento das ações corretivas necessárias para o atendimento aos requisitos legais e outros.

4 4/ Comunicação(ões) proveniente(s) de partes interessadas externas, incluindo reclamações comunicação(ões) proveniente(s) de partes interessadas externas, incluindo reclamações 2.1. Comunicação e Consulta Ambiental Desde o início das atividades do SGI (MAR/11), não houve comunicação recebida pelos órgãos fiscalizadores, tampouco da sociedade vizinha Solicitações de Clientes (incluindo reclamações) Todas as solicitações de Clientes referentes aos serviços da ABCZ são tratadas adequadamente. A resposta a reclamação dos associados é feita diretamente com o departamento responsável, através do sistema que o criador acessa, desse modo o criador pode avaliar o conferente, o técnico e a ABCZ e logo em seguida é feito um feedback para esse mesmo criador em caso de reclamação, sugestão ou orientação, não são abertos relatórios de não-conformidade, apenas são abertos para casos da ISO 14001:04, pois, perder-se-ia muito tempo abrindo relatórios e o sistema esta atendendo a legislação e funcionando de forma eficaz.

5 5/ O desempenho ambiental e da qualidade 3.1. Desempenho Ambiental: Foram definidos objetivos e metas para Meio Ambiente, nos quais foram traçadas metas para alcançá-las através dos PGI s. Essas metas contemplam: ações, responsável, recurso, prazo, data de verificação, comentário e status que foram acompanhados e verificados em reuniões realizadas com a Alta Direção. As situações das metas estão registradas no Programa de Gestão Integrada número 01/2016 e são monitoradas, conforme mostra abaixo:

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7 7/ 22 PGI QUALIDADE

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11 11/ 22 PGI SEGURANÇA

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13 13/ 22 Comentário: Entendemos que o desempenho ambiental está sendo satisfatório, tendo em vista as ações que estão em andamento para o atendimento aos requisitos legais.

14 14/ 22 Exemplo de painel de indicadores do ABCZstat / SGI

15 15/ Desempenho da Qualidade Para verificar o desempenho do SGQ foram definidos os indicadores de eficácia de processo. Estes indicadores demonstram como estão os resultados do SGQ da Empresa. No ABCZstat estão descritos os resultados, De uma maneira geral pode-se dizer que o desempenho da Qualidade está satisfatório.

16 16/ Extensão na qual foram atendidos os objetivos e metas 4.1. Objetivos, Metas e Programas de Gestão Ambiental: Os Objetivos, Metas e Programas de Gestão Ambiental mantidos estão descritos no item 3.1. Eles foram estabelecidos e são analisados mensalmente e aqueles que não estiverem dentro da meta estabelecida terão Planos de Ação para as readequações necessárias. A revisão dos PGI s ocorrerá na próxima Reunião de Análise Crítica, onde avaliaremos sua eficácia Objetivos e Metas Qualidade: Os Objetivos e Metas estabelecidos para a Gestão da Qualidade levaram em consideração os Processos Gerenciais estabelecidos para o SGI. Naqueles que foi julgado necessário criar uma maneira de acompanhamento, estabeleceu-se os indicadores de monitoramento da eficácia. Os indicadores estão inseridos no ABCZstat (ver item 3.2). Os resultados avaliados atendem as legislações e estão funcionando de forma eficaz, dentro das 4 dimensões definidas que são: Capital Humano e Aprendizado, Economico Financeiro, Mercado e Imagem e Processos Internos e Tecnologias são trabalhados os objetivos e metas e estão disponíveis no abaixo um exemplo de como funciona essas dimensões:

17 17/ Situação das ações corretivas e preventivas 5.1. Situação das ações corretivas e preventivas Ambientais: As não conformidades identificadas em auditorias internas e externas e pelos processos serão tratadas de acordo com o PRO-12. O tratamento da Não Conformidade envolve: O registro da mesma; A forma de identificar e corrigir não conformidade(s) e executar ações para mitigar suas consequências para o SGI A necessidade de investigar e analisar as não conformidades encontradas (incluindo incidentes e acidentes), determinar suas causas e executar ações para evitar sua repetição; A determinação deficiências no SGI subjacentes e outros fatores que possam estar causando ou contribuindo para a ocorrência de incidentes e ou não conformidades, para prevenir que não conformidade(s) não se repita(m) e que ações apropriadas sejam estabelecidas para evitar sua ocorrência; A identificação da necessidade de ações corretivas; A identificação de oportunidades para ações preventivas; A identificação de oportunidades para a melhoria contínua; A forma de comunicar os resultados dos tratamentos destas não conformidades ; O tempo apropriado para a tomada de ações; A identificação da necessidade de ação corretiva ou de oportunidade para ação preventiva; A forma de disponibilizar os resultados das investigações de incidentes e ou de tratamento das não conformidades através da manutenção dos registros envolvidos; A forma de análise critica para verificar a eficácia da(s) ação(ões) corretiva(s) e ação(ões) preventiva(s) executada(s). As não conformidades abertas na auditoria interna foram tratadas e todas elas demostraram ter sido eficaz para eliminar a causa dos desvios originais. Abaixo segue a descrição de todas elas e o encerramento se realizado: RTNC 001/2015: (item 6.3, 6.4 da ISO 9001:08 e item ISO14001:04) NC/E: Não evidenciado o reparo no teto que esta com humidade no departamento de genealogia. - Previsão de conclusão até dezembro de RTNC 002/2015 (item item 6.3, 6.4 da ISO 9001:08 e item ISO14001:04) NC/E: Não evidenciado o reparo da parede após a retirada de ar condicionado - Previsão de conclusão até dezembro de RTNC 003/2015 (item e da ISO 9001:08 e item e da ISO 14001:04) NC/E: Alguns auditados questionaram sobre a comunicação interna e disseram não saber o necessário sobre o SGI - Realizado novo treinamento com os colaboradores, ver lista de presença RH.

18 18/ RTNC 004/2015: (item da ISO 9001:08 e item ISO 14001:04) NC/E: Evidenciado a falta de Registro de Documentos e Lista Mestra. - Previsão de conclusão até Outubro de RTNC 005/2015 (item 4.2.3, e da ISO 9001:08) NC/E: Evidenciado durante a auditoria interna, documento que lista a definição de cargos dos funcionários desatualizados e com modelo antigo, documento não conforme em anexo. - Previsão de conclusão até Fevereiro de RTNC 006/2015: (item da ISO 9001:08 e item ISO 14001:04) NC/E: Evidenciado a falta de Revisão Trienal nos PRO do SGI, o PRO-4 VER 02, mostra como estão controlados todos os registros exigidos pela Norma e outros que o SGI da ABCZ. - Previsão de conclusão até Outubro de RTNC 001/2016 (item 4.2.3, e da ISO 9001:08) NC/E: Evidenciado durante a auditoria interna, extintores fora do local de abastecimento de veículos e falta de organização e identificação dos equipamentos e produtos utilizados no mesmo local - Previsão de conclusão até Setembro de Situação das ações corretivas e preventivas da QUALIDADE: As não conformidades identificadas em auditorias internas e externas e pelos processos serão tratadas de acordo com o PRO-12, o tratamento de não conformidade envolve os mesmos itens mostrados no tópico 5.1 desta página.

19 19/ Ações de acompanhamento das análises anteriores As ações de acompanhamento são feitas por todos os gestores e apresentados a alta gestão e também aos colaboradores através de Boletim Interno enviados a cada quinze dias por e mensagens rápidas, todas as áreas mostram seus objetivos e metas dentro do SGI com foco nas 4 dimensões como citado no item 4.2 deste relatório. O acesso a essas informações também estão disponíveis a todos dentro do dentro de Gestão, Indicadores de Desempenho.

20 20/ Recomendações para melhorias no SGI As melhorias planejadas estão descritas nos objetivos, metas e programas de gestão (PGI) e indicadores de eficácia dos processos (ABCZstat). Através do ABCZstat, são lançados mensalmente as melhorias ocorridas em cada departamento, contento o plano de ação.

21 21/ Política do SGI A Política SGI foi novamente analisada pela Alta Direção, Representante da Direção e demais Superintendentes, quanto a sua adequação, implementação e divulgação. Pois na mudança de presidência foi necessário estudar e saber se a nova gestão estaria de acordo com a política adotada. Comentário: A política se mostrou adequada às diretrizes e objetivos da empresa e a forma utilizada para divulgação, através das placas distribuídas nos setores a inclusão no ABCZstat e boletim interno.

22 22/ Conclusão Com base nas informações demonstradas neste relatório ficam as seguintes decisões e ações relacionadas ao SGI: Observou-se, durante esta análise critica, que o SGI esta implementado e está mantido de acordo com o requerido pelas normas ISO 9001:08 e ISO 14001:04, exceto onde há RTNC s para o tratamento de desvios; Ficam os gestores responsáveis pela divulgação aos seus subordinados quanto aos indicadores de desempenho e suas tratativas quando não alcançadas, mudanças que estão ocorrendo com instalação de novos projetos; Continuar com os treinamentos de todos os envolvidos no SGI sempre reforçando para não deixar cair em esquecimentos; O SGI esta em melhoria continua. Em virtude destas observações entendemos que o SGI está preparado para a Auditoria de Manutenção pela ABS Quality Evaluations.