AUDITORIA. Conceito de auditoria

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2 AUDITORIA Conceito de auditoria A Auditoria é uma atividade de avaliação independente e de assessoria da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controlo, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação ás atribuições e aos planos, metas, objetivos e politicas definidos para as mesmas. Em termos mais restritos, uma auditoria é uma avaliação formal e detalhada da situação financeira de uma empresa. As auditorias são apresentadas á comunidade como certificados de saúde financeira. Como tal, são geralmente da responsabilidade de auditores externos (certified public accountants). É a garantia que tem de ser dada aos investidores de que a organização está a conduzir os negócios de forma honesta e apresenta a estes investodres informação financeira exata e verdadeira. Este é o papel dos auditores. São uma verificação independente das operações realizadas pela empresa: esta verificação garante que a informação financeira apresentada é verdadeira e fiel. Os potenciais investidores, por exemplo, podem usar esta informação para decidir se devem investir. 1

3 Plano de auditoria O plano de auditoria funciona como uma agenda de auditoria com base no programa de auditoria, onde serão detalhados os processos a serem auditados, os dias de auditoria, os horários da auditoria e outras informações específicas de cada auditoria. Convém que o auditor líder da auditoria (que não necessita de ser certificado com auditor líder) prepare um plano de auditoria que forneça a base para um acordo entre o cliente da auditoria, a equipe auditora e o auditado, relativo a realização da auditoria. Convém que o plano de auditoria facilite a programação e a coordenação das atividades da auditoria. Convém ainda que o plano de auditoria seja suficientemente flexível para permitir alterações, tais como mudanças no escopo, que podem se tornar necessárias na medida que as atividades de auditoria progridam. Convém que o plano de auditoria seja analisado criticamente e aceito pelo cliente de auditoria, e convém que seja apresentado ao auditado antes do início das atividades de auditoria. Lembrando que para cada auditoria constante do programa de auditoria deve haver um plano O primeiro passo para planear a auditoria interna é a elaboração do programa anual de auditorias. Obedecendo às diretrizes para auditorias de sistemas de gestão da qualidade ISO e utilizando informações das áreas (setores), é de responsabilidade da gerência da qualidade (ou representante da direção RD) reunir informações que possam contribuir para que as auditorias sejam programadas. Auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços Para planear uma auditoria em todos os processos de um sistema de gestão, o Auditor Líder (normalmente o RD) elabora um programa anual que estabelece, dentre outros: As áreas a serem auditadas; O cronograma das auditorias (data e hora); O objetivo da auditoria; A norma a ser auditada; 2

4 O nome do auditado e; O nome do auditor. Este programa deve ser submetido à aprovação da alta administração da empresa e deve ter o apoio constante da mesma, tendo em vista a importância das ações que serão desenvolvidas (item 5.1 da Norma). O Representante da Direção seleciona a equipe de auditoria e envia aos membros uma cópia da programação, além de cópias de listas e formulários a serem utilizados. Uma reunião entre o Auditor Líder e o Gerente ou Supervisor da área onde a auditoria será realizada deve ocorrer pelo menos uma semana antes da data planejada para a auditoria. Nessa reunião, os seguintes itens devem ser acordados e providenciados: Data e horário da auditoria Processo a ser analisado criticamente Tratamento a ser dado a questões sigilosas ou de maior suscetibilidade Nomes dos auditados. Além do procedimento que descreve o processo a ser auditado, outros documentos pertinentes devem ser analisados antes do planejamento detalhado da auditoria, como por exemplo relatórios de auditorias anteriores, não-conformidades e detalhes de ações corretivas, amostras dos registros mantidos etc. Tal documentação deve ser solicitada ao Auditor Líder (RD). A checklist (verificação) da auditoria é uma lista dos requisitos ou perguntas básicas a serem feitas com referência às etapas e decisões do processo, e é elaborada pela Equipe de Auditoria. As organizações dependem do valor agregado do produto, que depende da eficácia dos processos para obter sucesso. Processo é conjunto de operações sistemáticas que interagem a fim de gerar ganhos para o negócio ao transformar recursos tangíveis e intangíveis em resultados. Dessa forma, as auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços e melhoria contínua dos processos, preparando a empresa para submeter-se a auditoria externa com mais tranquilidade e segurança. 3

5 Tipos de auditoria As auditorias podem ser classificadas de acordo com vários aspetos tais como: De acordo com a sua amplitude, as auditorias podem ser classificadas como gerais e parciais. As auditorias gerais têm como finalidade obter uma visão global da entidade. As auditorias parciais podem ser orientadas, ou seja focalizadas num setor, área funcional ou procedimento. Podem ser também horizontais ou seja sobre um tema específico transversal a vários serviços. Podem ser também relacionadas com projetos ou programas e resultam de um acompanhamento, exame e avaliação da execução de um projeto ou programa específico. As auditorias quanto à periodicidade podem ser classificadas como permanentes, se forem realizadas várias vezes ao longo do período de forma regular ou irregular. Podem também ser ocasionais ou únicas quando se realizam quando ocorre algum acontecimento imprevisto ou quando é necessário encontrar resposta para um problema particular. A auditoria também pode ser de fim de exercício e é dedicada a averiguar a sinceridade dos documentos de prestação de contas. As auditorias também podem ser classificadas quanto à profundidade e assim designam-se por integrais ou completas e por provas ou sondagens. As integrais ou completas tratam-se de um exame a todas as operações efetuadas num determinado período. Também podem ser por provas ou sondagens. 4

6 Equipa de auditoria A equipa auditora é constituída por : Auditor coordenador Auditores técnicos ou peritos técnicos Observadores Auditor coordenador - Responsabilidades: Participar na seleção dos outros membros da equipa auditora; Preparar o plano de auditoria; Responsável por todas as fases da auditoria; Representar a equipa auditora junto dos responsáveis da entidade auditada; Apresentar o relatório da auditoria; Perfil do Auditor O auditor deve ter o máximo de cuidado, imparcialidade e zelo na realização dos trabalhos e exposição das conclusões, para tanto é necessário autonomia e credibilidade para poder revisar e avaliar políticas e planos, procedimentos, normas, operações e registros, imprimindo qualidade excecional aos seus relacionamentos profissionais, identificando a origem dos problemas detetados e discutindo prontamente a solução, sempre agindo com lisura, paciência, educação, respeito, criatividade e senso critico. A adoção deste posicionamento tornará o auditor um profissional mais respeitado, consolidando sua credibilidade junto à organização, sendo de suma importância à necessidade de treinamento, educação continuada, aperfeiçoando para o exercício dessa atividade, procurando antever os problemas organizacionais, atuando nas causas e não nos efeitos. 5

7 Características Especificas do Auditor 1) Curiosidade 2 ) Atitude Crítica 3) Atenção (no sentido de considerar todas as possíveis fontes de informação e todas as inter-relações) 4) Persistência 5) Energia 6) Autoconfiança 7) Coragem 8) Habilidade para julgar corretamente 9) Integridade 6

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