AUDITORIAS AUDITORIAS

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1 OBJETIVO DA AUDITORIA PROCEDIMENTOS VERIFICAR, ATESTAR SE AS ATIVIDADES E OS RESULTADOS A ELA RELACIONADOS, DE UM SISTEMA DE GESTÃO FORMAL, ESTÃO IMPLEMENTADOS EFICAZMENTE. DEFINIÇÕES: AUDITORIA: UM EXAME, SISTEMÁTICO E INDEPENDENTE, REALIZADO PARA DETERMINAR SE AS ATIVIDADES E OS RESULTADOS A ELA RELACIONADOS, ESTÃO DE ACORDO COM OS PLANOS PROGRAMADOS E SE ESSES PLANOS ESTÃO IMPLEMENTADOS EFICAZMENTE E SÃO ADEQUADOS PARA ATINGIR OS OBJETIVOS. SISTEMA: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, AS RESPONSABILIDADES, OS PROCEDIMENTOS, PROCESSOS E RECURSOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DA QUALIDADE. AUDITOR: UMA PESSOA QUE TENHA A QUALIFICAÇÃO PARA DESENVOLVER. CLIENTE: UMA PESSOA OU ORGANIZAÇÃO QUE REQUISITA A AUDITORIA. AUDITADO: UMA ORGANIZAÇÃO A SER AUDITADA.

2 DEFINIÇÕES: EVIDÊNCIA OBJETIVA: INFORMAÇÕES QUALITATIVAS OU QUANTITATIVAS, REGISTROS OU CONFIRMAÇÃO DE FATOS, PERTINENTES À IMPLEMENTAÇÃO DE UM ELEMENTO DO SISTEMA, BASEADAS EM OBSERVAÇÕES, MEDIDA OU ENSAIO QUE PODEM SER VERIFICADOS. OBSERVAÇÃO: UMA CONSTATAÇÃO DE FATO, FEITA COMO PARTE DE UM PROCESSO DE AUDITORIA CONSUBSTANCIADA PELA EVIDÊNCIA OBJETIVA. NÃO-CONFORMIDADE (ANOMALIA): O NÃO CUMPRIMENTO DE REQUISITOS ESPECIFICADOS. CLIENTES AUDITORES AUDITOR LÍDER EQUIPE AUDITORA AUDITADO

3 DOS AUDITORES: RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES: AUDITOR: AGIR DE ACORDO COM OS REQUISITOS DE AUDITORIA APLICÁVEIS. COMUNICAR E ELUCIDAR OS REQUISITOS DA AUDITORIA. PLANEJAR E REALIZAR AS SUAS ATRIBUIÇÕES EFICAZ E COMPETENTEMENTE. DOCUMENTAR AS OBSERVAÇÕES. RELATAR OS RESULTADOS DA AUDITORIA. VERIFICAR A EFICÁCIA DAS AÇÕES CORRETIVAS TOMADAS COMO UM RESULTADO DA AUDITORIA (CASO SOLICITADO PELO CLIENTE). RETER E SALVAGUARDAR OS DOCUMENTOS PERTINENTES À AUDITORIA: ENTREGANDO TAIS DOCUMENTOS CONFORME REQUERIDO. GARANTINDO QUE TAIS DOCUMENTOS PERMANECERÃO CONFIDENCIAIS. TRATANDO INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS COM DESCRIÇÃO. COOPERAR COM O AUDITOR LÍDER. AUDITOR-LÍDER: RESPONSÁVEL POR TODAS AS FASES DA AUDITORIA. TOMAR DECISÕES FINAIS QUANTO À CONDUTA E A QUALQUER OBSERVACÃO DA AUDITORIA. PARTICIPAR DA SELEÇÃO DOS DEMAIS MEMBROS DA EQUIPE DA AUDITORIA. PREPARAR O PLANO DA AUDITORIA. REPRESENTAR A EQUIPE AUDITORA NAS DISCUSSÕES COM A ADMINISTRAÇÃO DO AUDITADO. ENTREGAR O RELATÓRIO DA AUDITORIA. DO CLIENTES: RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES: DETERMINAR A NECESSIDADE E O PROPÓSITO DA AUDITORIA E INICIAR O PROCESSO. DEFINIR A ORGANIZAÇÃO AUDITORA. DEFINIR O ESCOPO DA AUDITORIA, TAL COMO A NORMA DO SISTEMA DA QUALIDADE OU DOCUMENTO A SER ADOTADO. RECEBER O RELATÓRIO DA AUDITORIA. DETERMINAR QUE AÇÃO DE FOLLOW-UP, SE EXISTIR, SERÁ TOMADA E INFORMAR AO AUDITADO SOBRE ESSA AÇÃO.

4 DO AUDITADO: RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES: INFORMAR AOS PRINCIPAIS FUNCIONÁIOS SOBRE OS OBJETIVOS E ESCOPO DA AUDITORIA. INDICAR OS MEMBROS RESPONSÁVEIS DE SUA ORGANIZAÇÃO PARA ACOMPANHAR OS MEMBROS DA EQUIPE AUDITORA. PROVER TODOS OS RECURSOS NECESSÁRIOS À EQUIPE AUDITORA, A FIM DE GARANTIR UM EFICAZ E COMPETENTE PROCESSO DE AUDITORIA. PROVER ACESSO AOS MEIOS E AO MATERIAL COMPROBATÓRIO CONFOME REQUERIDO PELOS AUDITORES. COOPERAR COM OS AUDITORES PARA PERMITIR QUE OS OBJETIVOS DA AUDITORIA SEJAM ATINGIDOS. DEFINIR E INICIAR AS AÇÕES CORRETIVAS BASEADAS NO RELATÓRIO DA AUDITORIA. ATIVIDADES DO AUDITOR LÍDER: DEFINIR REQUISITOS DE CADA TAREFA DA AUDITORIA, INCLUINDO AS QUALIFICAÇÕES EXIGIDAS PARA OS AUDITORES. AGIR DE ACORDO COM OS REQUISITOS DA AUDITORIA APLICÁVEIS, E OUTRAS DIRETRIZES APROPRIADAS. PLANEJAR A AUDITORIA, PREPARAR OS DOCUMENTOS DE TRABALHO E INFORMAR A EQUIPE AUDITORA. ANALISAR A DOCUMENTACÃO EXISTENTE SOBRE AS ATIVIDADES DO SISTEMA DA QUALIDADE, PARA DETERMINAR SUAS ADEQUAÇÕES. RELATAR, IMEDIATAMENTE, AS NÃO-CONFORMIDADES CRÍTICAS DO AUDITADO. RELATAR QUALQUER OBSTÁCULO ENCONTRADO DURANTE O DESEMPENHO DA AUDITORIA. APRESENTAR OS RESULTADOS DA AUDITORIA CLARA E CONCLUSIVAMENTE, E SEM ATRASOS.

5 ATIVIDADES DOS AUDITORES: MANTER-SE DENTRO DO ESCOPO DA AUDITORIA. REALIZAR O SEU TRABALHO COM OBJETIVIDADE. COLETAR E ANALISAR EVIDÊNCIA QUE SEJA RELEVANTE E SUFICIENTE PARA PERMITIR EXTRAIR CONCLUSÕES COM RELAÇÃO AO SISTEMA DO AUDITADO. MANTER-SE ALERTA PARA QUAISQUER INDICAÇÕES DE EVIDÊNCIA QUE POSSAM INFLUENCIAR OS RESULTADOS DA AUDITORIA E POSSIVELMENTE EXIGIR UMA AUDITORIA MAIS AMPLA. COMPORTAR-SE ETICAMENTE DURANTE TODO O TEMPO. INÍCIO DA AUDITORIA PREPARAÇÃO DA AUDITORIA EXECUÇÃO RELATÓRIOS CONCLUSÃO

6 INICIANDO A AUDITORIA: DEFINIÇÃO DO ESCOPO DA AUDITORIA PELO CLIENTE COM AJUDA DO AUDITOR LÍDER E CONHECIMENTO DO AUDITADO. DEFINIÇÃO DA FREQUÊNCIA DA AUDITORIA. ANÁLISE PRELIMINAR DA DESCRIÇÃO DO SISTEMA DO AUDITADO. PREPARANDO A AUDITORIA: ELABORAÇÃO DO PLANO DA AUDITORIA: DEVERÁ SER APROVADO PELO CLIENTE E COMUNICADO AOS DEMAIS AUDITORES E AUDITADO. DEVE SER FLEXÍVEL PARA PERMITIR MUDANÇAS DE ENFOQUE DURANTE A AUDITORIA. DEVE INCLUIR INFORMAÇÕES, TAIS COMO: O ESCOPO E O OBJETIVO DA AUDITORIA, DATA E LOCAL DA REALIZAÇÃO, TEMPO E DURAÇÃO ESTIMADOS PARA CADA ATIVIDADE, REQUISITOS DE CONFIDENCIALIDADE, ETC. OBJEÇÕES POR PARTE DO AUDITADO DEVEM SER INFORMADAS IMEDIATAMENTE AO AUDITOR LÍDER. TAREFAS DA EQUIPE AUDITORA: ATRIBUIÇÕES DOS ITENS OU ELEMENTOS ESPECÍFICOS A SEREM AUDITADOS POR CADA AUDITOR. DOCUMENTOS DE TRABALHO: LISTAS DE VERIFICAÇÃO ( CHECK-LISTS ), FORMULÁRIOS PARA ANOTAÇÕES DE OBSERVAÇÕES E EVIDÊNCIAS OBJETIVAS DE APOIO ÀS CONCLUSÕES OBTIDAS. EXECUÇÃO DA AUDITORIA: REUNIÃO DE ABERTURA: APRESENTAR A EQUIPE AUDITORA À AMINISTRAÇÃO SUPERIOR DO AUDITADO. ANALISAR O ESCOPO E OS OBJETIVOS DA AUDITORIA. FORNECER RESUMO DOS PROCEDIMENTOS E MÉTODOS A SEREM USADOS NA AUDITORIA. ESTABELECER A COMUNICAÇÃO ENTRE A EQUIPE AUDITORA E AO AUDITADO. CONFIRMAR QUE OS RECURSOS E OS MEIOS SOLICITADOS PELOS AUDITORES ESTÃO DISPONIVEIS. CONFIRMAR HORA E DATA DA REUNIÃO DE ENCERRAMENTO. VERIFICAÇÃO: COLETAR EVIDÊNCIAS ATRAVÉS DE ENTREVISTAS, DE EXAMES DE DOCUMENTOS, DE OBSERVAÇÕES DE ATIVIDADES E DAS CONDIÇÕES NAS ÁREAS EM QUESTÃO. INDÍCIOS DE NÃO-CONFORMIDADES DEVEM SER REGISTRADOS E INVESTIGADOS.

7 EXECUÇÃO DA AUDITORIA: OBSERVAÇÕES DA AUDITORIA: TODAS AS OBSERVAÇÕES DEVEM SER DOCUMENTADAS, PARA QUE, NO FINAL DA AUDITORIA, A EQUIPE AUDITORA POSSA ANALISÁ-LAS E DECIDIR AS QUE DEVERÃO SER APRESENTADAS COMO NÃO-CONFORMIDADES. AS NÃO-CONFORMIDADES DEVEM SER DOCUMENTADAS CLARA E CONCISAMENTE, E FUNDAMENTADAS POR EVIDÊNCIAS OBJETIVAS. AS NÃO-CONFORMIDADES DEVEM SER RELACIONADAS COM REQUISITOS ESPECÍFICOS DA NORMA OU OUTROS DOCUMENTOS CONTRA OS QUAIS A AUDITORIA TENHA SIDO REALIZADA. AS OBSERVAÇÕES DEVEM SER ANALISADAS PELO AUDITOR LÍDER, EM CONJUNTO COM UM RESPONSÁVEL PELA ADMINISTRAÇÃO. EXECUÇÃO DA AUDITORIA: REUNIÃO DE ENCERRAMENTO: DEVE SER REALIZADA AO FINAL DA AUDITORIA E ANTES DA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO. DEVE CONTAR COM A PRESENÇA DA EQUIPE AUDITORA, COM A ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR DO AUDITADO E COM OS RESPONSÁVEIS PELAS FUNÇÕES ENVOLVIDAS. SEU PRINCIPAL OBJETIVO É APRESENTAR AS OBSERVAÇÕES DA AUDITORIA À ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR, PARA GARANTIR QUE ELES ENTENDAM CLARAMENTE OS RESULTADOS DA AUDITORIA. AS OBSERVAÇÕES DEVEM SER APRESENTADAS PELO AUDITOR LÍDER, RESSALTANDO-SE A SUA IMPORTÂNCIA. AS CONCLUSÕES DA EQUIPE AUDITORA QUANTO À EFICÁCIA DO SISTEMA, QUE GARANTA QUE OS OBJETIVOS ESTÃO SENDO ATINGIDOS, DEVEM SER APRESENTADOS PELO AUDITOR LÍDER. OS AUDITORES PODEM FAZER RECOMENDAÇÕES PARA MELHORIA DO SISTEMA DO AUDITADO (O QUE DEVE SER FEITO E NÃO COMO DEVE SER FEITO!!!). (É RESPONSABILIDADE DO AUDITADO DETERMINAR A EXTENSÃO, A MANEIRA E OS MEIOS PARA AS AÇÕES A SEREM IMPLANTADAS).

8 DOCUMENTOS DA AUDITORIA: RELATÓRIO: DEVE SER PREPARADO SOB COORDENAÇÃO DO AUDITOR LÍDER, QUE É O RESPONSÁVEL PELA SUA EXATIDÃO E PELA TOTALIDADE DAS INFORMAÇÕES. DEVE REFLETIR FIELMENTE O ENFOQUE E O CONTEÚDO DA AUDITORIA. DEVE SER DATADO E ASSINADO PELO AUDITOR LÍDER. DEVE CONTER OS SEGUINTES ITENS: ESCOPO E OBJETIVOS DA AUDITORIA; DETALHES DO PLANO DE AUDITORIA; NOME DOS MEMBROS DA EQUIPE AUDITORA E DO AUDITADO; DATAS DA AUDITORIA; IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO AUDITADA. DEVE CONTER A IDENTIFICACÃO DOS DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA CONTRA OS QUAIS A AUDITORIA FOI REALIZADA (NORMA, MANUAL DA QUALIDADE DO AUDITADO, ETC). DEVE CONTER O JULGAMENTO DA EQUIPE AUDITORA DA EXTENSÃO DA CONCORDÂNCIA DO SISTEMA DO AUDITADO COM O DOCUMENTO DE REFERÊNCIA. DEVE INDICAR A CAPACIDADE DO SISTEMA PARA ATINGIR OS OBJETIVOS DA QUALIDADE REQUERIDOS. DEVE SER ENVIADO AO CLIENTE PELO AUDITOR LÍDER. (É DE RESPONSABILIDADE DO CLIENTE FORNECER À ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR DO AUDITADO UMA CÓPIA DO RELATÓRIO. QUALQUER DISTRIBUIÇÃO ADICIONAL DEVE SER FEITA MEDIANTE CONSULTA AO AUDITADO). OS DOCUMENTOS DA AUDITORIA DEVEM SER RETIDOS DE ACORDO COM OS REQUISTOS REGULADORES. CONCLUSÃO DA AUDITORIA: A AUDITORIA ESTÁ CONCLUÍDA QUANDO DA ENTREGA DO RELATÓRIO AO CLIENTE. FOLLOW-UP DA AÇÃO CORRETIVA: O AUDITADO É O RESPONSÁVEL POR DEFINIR E INICIAR A AÇÃO CORRETIVA NECESSÁRIA PARA CORRIGIR UMA NÃO-CONFORMIDADE OU SUA CAUSA. O AUDITOR É SOMENTE RESPONSÁVEL PELA IDENTIFICAÇÃO DA NÃO- CONFORMIDADE. O PERÍODO DE TEMPO PARA IMPLEMENTAÇÃO E FOLLOW-UP DA AÇÃO CORRETIVA DEVE SER ACORDADO ENTRE CLIENTE E AUDITADO, CONSULTANDO A ORGANIZAÇÃO AUDITORA. APÓS VERIFICAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO DA AÇÃO CORRETIVA, A ORGANIZAÇÃO AUDITORA PODE PREPARAR UM RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO E DISTRIBUÍ-LO DE MODO SIMILAR AO DO RELATÓRIO DA AUDITORIA ORIGINAL.

9 TIPOS DE AUDITORIA: AUDITORIA INTERNA (PRIMEIRA PARTE): REALIZADAS DENTRO DE UMA CAMPANHA POR AUDITORES INTERNOS, PARA VERIFICAR SE AS ATIVIDADES ATUALMENTE DESENVOLVIDAS ESTÃO EM CONFORMIDADE COM AS PLANEJADAS (NÓS EM NÓS). AUDITORIA EXTERNA (SEGUNDA PARTE): REALIZADAS POR UMA COMPANHIA EM SEUS FONECEDORES, USANDO SEUS PRÓPRIOS AUDITORES, PARA VERIFICAR SE AS ATIVIDADES ESTÃO SENDO DESENVOLVIDAS CONFORME REQUISITOS CONTRATUAIS (NÓS NELES). EXTRÍNSECAS (TERCEIRA PARTE): REALIZADAS NUMA COMPANHIA POR AUDITORES DE UM CLIENTE OU POR AUDITORES DE UMA ORGANIZAÇÃO INDEPENDENTE (ELES EM NÓS). FÁBRICA ABC NOSSO FORNECEDOR TIPOS DE AUDITORIA: FÁBRICA GF & ALUNOS NOSSA FÁBRICA FÁBRICA GHI NOSSO CLIENTE AUDITORIA INTERNA - NÓS EM NÓS - PRIMERA PARTE AUDITORIA EXTERNA - NÓS NELES - SEGUNDA PARTE AUDITORIA EXTRÍNSECA - ELES EM NÓS - TERCEIRA PARTE AUDITORES

10 ENTREVISTANDO NAS : TÉCNICAS DE ENTREVISTA FORMULANDO PERGUNTAS CONDUÇÃO DA ENTREVISTA HABILIDADES PARA OUVIR COMUNICAÇÃO: MÃO ÚNICA E MÃO DUPLA PERGUNTAS ABERTAS FECHADAS DIRIGIDAS

11 COMUNICAÇÃO EFICAZ: CONHEÇA O AUDITADO AVALIE A SITUAÇÃO ORGANIZE A MENSAGEM LINGUAGEM OUÇA COM ATENÇÃO EXERCÍCIO: OBJETIVO: O OBJEIVO DESTE EXERCÍCIO É DAR EXPERIÊNCIA NA CONDUÇÃO DE ENTREVISTAS EM, DESENVOLVER E APERFEIÇOAR AS TÉCNICAS PARA ESSAS. CENÁRIO: FÁBRICA DE PRODUTOS QUÍMICOS GF & ALUNOS. CADA NÚCLEO CONTERÁ TRÊS GRUPOS: AUDITORES AUDITADOS OBSERVADORES