Curso Capacitação de Auditores

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1 Certificações JP Verithas Registro Nº 458 ISO9001:2008 Curso Capacitação de Auditores Escritório: (11) SP (21) RJ (41) PR 1

2 Certificações JP Verithas Registro Nº 458 ISO9001:2008 Escritório: (11) SP (21) RJ (41) PR 2

3 Capacitação de Auditores Conduta ética Apresentação justa Devido cuidado profissional Independência Abordagem baseada em evidências 1

4 Um programa de auditoria pode incluir uma ou mais auditorias, dependendo do tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada. Estas auditorias podem ter uma variedade de objetivos e também podem incluir auditorias combinadas ou auditorias em conjunto. Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria: 1. estabeleçam, implementem, monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria 2. identifiquem os recursos necessários e assegurem que eles sejam providos 2

5 Exemplos de programas de auditoria incluem os seguintes: 1. uma série de auditorias internas que cobrem o sistema de fiscalização de toda uma organização durante o ano em curso 2. auditorias de segunda parte de sistema de verificação de fornecedores potenciais de produtos críticos a serem realizadas em um período de 6 meses 3. auditorias de certificação/registro e de acompanhamento realizadas por uma organização de certificação/registro de terceira parte em um sistema de fiscalização de instalações e infraestrutura dentro de um período de tempo acordado contratualmente entre a organização de certificação e o cliente Objetivos de um programa de auditoria 1. prioridades da direção 2. intenções comerciais 3. requisitos de sistema de fiscalização 4. requisitos estatutários, regulamentares e contratuais 5. necessidade de avaliação de fornecedor, 6. requisitos de cliente 7. necessidades de outras partes interessadas, e 8. riscos para a organização 3

6 Exemplos de objetivos de programa de auditoria incluem os seguintes: 1. satisfazer requisitos para verificação em uma norma de sistema de funcionamento de sistemas 2. verificar conformidade com requisitos contratuais 3. obter e manter confiança na capacidade de um fornecedor 4. contribuir para a melhoria do sistema do avaliado. Abrangência de um programa de auditoria 1. escopo, objetivo e duração de cada auditoria a ser realizada 2. freqüência das auditorias a serem realizadas 3. número, importância, complexidade, semelhança e localizações das atividades a serem auditadas 4. requisitos normativos, estatutários, regulamentares e contratuais e outros critérios de auditoria 5. necessidade para credenciamento ou registro/certificação 6. conclusões de auditorias anteriores ou resultados de análise crítica de um programa de auditoria anterior 7. qualquer questão relativa a idioma, cultural e social 8. preocupações das partes interessadas 9. mudanças significativas para uma organização ou suas operações. 4

7 Responsabilidades do programa de auditoria Convém que seja designada a responsabilidade para gerenciar um programa de auditoria a um ou mais indivíduos que tenham um entendimento geral de princípios de auditoria, da competência de auditores e da aplicação de técnicas de auditoria. Convém que eles tenham habilidades de gerenciamento bem como compreensão técnica e empresarial pertinentes às atividades a serem auditadas. Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria 1. estabeleçam os objetivos e abrangência do programa de auditoria 2. estabeleçam as responsabilidades e procedimentos, e assegurem que os recursos sejam fornecidos 3. assegurem a implementação do programa de auditoria 4. assegurem que registros apropriados do programa de auditoria sejam mantidos 5. monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria. 5

8 Recursos do programa de auditoria 1. recursos financeiros necessários para desenvolver, implementar, gerenciar e aperfeiçoar as atividades de auditoria 2. técnicas de auditoria 3. processos para alcançar e manter a competência de auditores, e aperfeiçoar o desempenho do auditor 4. disponibilidade de auditores e especialistas, com a competência adequada aos objetivos particulares do programa de auditoria 5. abrangência do programa de auditoria 6. tempo de viagem, acomodação e outras necessidades para se auditar Procedimentos do programa de auditoria 1. planejar e programar auditorias 2. assegurar a competência de auditores e líderes de equipe de auditoria 3. selecionar equipes de auditoria apropriadas e designar suas funções e responsabilidades 4. realizar auditorias 5. realizar ações de acompanhamento de auditoria, se aplicável 6. manter registros do programa de auditoria 7. monitorar o desempenho e eficácia do programa de auditoria 8. informar para a Alta Direção as realizações globais do programa de auditoria. 6

9 Implementação do programa de auditoria 1. comunicar o programa de auditoria às partes pertinentes 2. coordenar e programar auditorias e outras atividades pertinentes ao programa de auditoria 3. estabelecer e manter um processo para a avaliação dos auditores e o seu desenvolvimento profissional contínuo 4. assegurar a seleção de equipes de auditoria 5. fornecer os recursos necessários para as equipes de auditoria 1. assegurar a realização de auditorias de acordo com o programa de auditoria 2. assegurar o controle de registros das atividades de auditoria 3. assegurar a análise crítica e a aprovação de relatórios de auditoria e assegurar sua distribuição ao cliente da auditoria e outras partes especificadas 4. assegurar as ações de acompanhamento de auditoria, se aplicável. 7

10 Registros do programa de auditoria 1. registros relativos a auditorias individuais, tais como planos de auditoria relatórios de auditoria relatórios de não-conformidade relatórios de ação corretiva e preventiva relatórios de ações de acompanhamento de auditoria, se aplicável 2. resultados de análise crítica do programa de auditoria 3. registros relativos a pessoal de auditoria, incluindo assuntos tais como competência do auditor e avaliação de desempenho seleção da equipe de auditoria manutenção e aperfeiçoamento da competência Monitoramento e análise critica do programa de auditoria Convém que indicadores de desempenho sejam usados para monitorar características, tais como 1. a habilidade da equipe de auditoria em implementar o plano de auditoria 2. conformidade com o programa de auditoria e as programações 3. realimentação dos clientes de auditoria, auditados e auditores 8

11 Convém que a análise crítica do programa de auditoria considere, por exemplo, 1. resultados e tendências do monitoramento 2. conformidade com os procedimentos 3. evolução de necessidades e expectativas de partes interessadas 4. registros do programa de auditoria 5. práticas alternativas ou novas de auditar 6. consistência no desempenho entre equipes de auditoria em situações semelhantes. 9

12 Designando o líder da equipe da auditoria Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria escolham o líder da equipe de auditoria para uma auditoria específica. Definindo objetivos, escopo e critério de auditoria Os objetivos da auditoria definem o que é para ser realizado pela auditoria e podem incluir o seguinte: 1. determinação da extensão da conformidade do sistema de atuação do auditado, ou partes dele, com o critério de auditoria 2. avaliação da capacidade do sistema de atuação para assegurar a concordância com requisitos estatutários, regulamentares e contratuais 3. avaliação da eficácia em atingir seus objetivos especificados 4. identificação de áreas para potencial melhoria. 10

13 Determinando a viabilidade da auditoria Convém que a viabilidade da auditoria seja determinada, levando em conta fatores tais como a disponibilidade de: 1. informações suficientes e apropriadas para planejar a auditoria 2. cooperação adequada do auditado 3. tempo e recursos adequados. Onde a auditoria não é viável, convém que seja proposta uma alternativa ao cliente da auditoria, em consulta com o auditado. Selecionando a equipe da auditoria 1. objetivos, escopo e critério da auditoria e duração estimada da auditoria 2. se a auditoria é uma auditoria combinada ou em conjunto 3. competência global necessária da equipe da auditoria para alcançar os objetivos da auditoria 4. requisitos estatutários, regulamentares, contratuais e de certificação/registro, se aplicáveis 5. necessidade de se assegurar à independência da equipe da auditoria em relação às atividades a serem auditadas e evitar conflito de interesse 11

14 1. habilidade dos membros da equipe da auditoria de interagir eficazmente com o auditado e trabalhar em conjunto; 2. idioma da auditoria e entendimento das características sociais e culturais particulares do auditado; estes pontos podem ser atendidos pelas próprias habilidades do auditor ou pelo apoio de um especialista. Auditores em treinamento podem ser incluídos na equipe da auditoria, mas convém que não auditem sem direção ou orientação. O cliente da auditoria e o auditado podem pedir a substituição de determinados membros da equipe da auditoria, por motivos razoáveis, baseados nos princípios de auditoria. Exemplos de motivos razoáveis incluem situações de conflito de interesse (como um membro da equipe da auditoria ter sido anteriormente um empregado do auditado ou ter prestado serviços de consultoria ao auditado) 12

15 Estabelecendo contato inicial com o auditado 1. estabelecer canais de comunicação com o representante do auditado 2. confirmar a autoridade para conduzir a auditoria 3. fornecer informações sobre a duração proposta para a auditoria e a composição da equipe da auditoria 4. pedir acesso a documentos pertinentes, inclusive registros 5. definir as regras de segurança aplicáveis ao local 6. fazer arranjos para a auditoria 7. concordar com a participação de observadores e a necessidade de guias para a equipe da auditoria. Realizando análise critica de documentos Deve-se fazer análise de todo o escopo documental das áreas auditadas antes das atividades de auditoria. A documentação pode incluir documentos e registros pertinentes a empresa, e relatórios de auditoria anteriores. Convém que a análise crítica leve em conta o tamanho, natureza e complexidade da organização, e os objetivos e escopo da auditoria. 13

16 Realizando análise critica de documentos Se a documentação for considerada inadequada, convém que o líder de equipe da auditoria informe ao cliente da auditoria, àqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria e ao auditado. Convém que seja tomada uma decisão se convém que a auditoria continue ou seja suspensa até que as considerações sobre a documentação estejam resolvidas. Preparando o plano da auditoria 1. os objetivos da auditoria 2. o critério de auditoria e qualquer q documento de referência 3. o escopo da auditoria, inclusive com identificação das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados 4. as datas e lugares onde as atividades de auditoria no local serão realizadas 5. o tempo esperado e duração de atividades de auditoria no local, inclusive reuniões com a direção do auditado e reuniões da equipe da auditoria 6. as funções e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria e das pessoas acompanhantes 7. a alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria. 14

17 Convém que o plano de auditoria também inclua o seguinte, se apropriado: 1. identificação do representante do auditado na auditoria 2. o idioma de trabalho e do relatório da auditoria, se ele for diferente do idioma do auditor e/ou do auditado 3. os principais pontos do relatório de auditoria 4. arranjos de logística (viagem, instalações no local, etc.) 5. assuntos relacionados a confidencialidade 6. quaisquer ações de acompanhamento de auditoria. Designando trabalho para a equipe da auditoria Convém que o líder de equipe da auditoria, em consulta com a equipe da auditoria, designe responsabilidade a cada membro da equipe para auditar processos específicos, funções, locais, áreas ou atividades. Convém que tais tarefas levem em conta a necessidade por independência e competência de auditores e o uso eficaz de recursos, como também funções e responsabilidades diferentes de auditores, auditores em treinamento e especialistas 15

18 Preparando documentos de trabalho 1. listas de verificação e planos de amostragem de auditoria 2. formulários para registro de informações, tais como evidências de suporte, constatações da auditoria e registros de reuniões. Convém que o uso de listas de verificação e formulários não se restrinja à abrangência das atividades da auditoria, que podem mudar devido ao resultado de informações coletadas durante a auditoria. Convém que documentos de trabalho, incluindo registros resultantes de seu uso, sejam retidos no mínimo até a conclusão da auditoria. Tratativa especial para documentos confidenciais. Conduzindo a reunião de abertura 1. confirmar o plano de auditoria 2. fornecer um pequeno resumo de como as atividades da auditoria serão empreendidas 3. confirmar canais de comunicação 4. fornecer oportunidade para o auditado fazer perguntas. 16

19 Ajuda prática - Reunião de abertura 1. apresentação dos participantes, incluindo um resumo de suas funções 2. confirmação dos objetivos, escopo e critério da auditoria 3. confirmação da programação da auditoria e outros arranjos pertinentes com o auditado, como data e duração da reunião de encerramento, qualquer reunião intermediária entre a equipe da auditoria e a direção do auditado, e qualquer mudança de última hora 4. métodos e procedimentos a serem usados para realizar a auditoria, incluindo um alerta ao auditado que a evidência de auditoria será somente uma amostra das informações disponíveis e que, dessa forma, há um elemento de incerteza ao se auditar Ajuda prática - Reunião de abertura 1. confirmação dos canais formais de comunicação entre a equipe da auditoria e o auditado 2. confirmação do idioma a ser usado durante a auditoria 3. confirmação de que o auditado será mantido informado do progresso da auditoria, durante a auditoria 4. confirmação de que os recursos e instalações necessários à equipe da auditoria estão disponíveis 5. confirmação de assuntos relativos à confidencialidade 6. confirmação de procedimentos pertinentes de segurança no trabalho, emergência e segurança para a equipe da auditoria 17

20 Ajuda prática - Reunião de abertura 1. confirmação da disponibilidade, funções e identidades de quaisquer q guias 2. método de relatar, incluindo qualquer classificação de não-conformidades 3. informações sobre condições nas quais a auditoria pode ser encerrada 4. informações sobre qualquer sistema de apelação referente à realização ou conclusões da auditoria. Comunicação durante a auditoria Convém que a equipe da auditoria se comunique periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso da auditoria, e redistribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria conforme necessário Durante a auditoria, convém que o líder da equipe da auditoria periodicamente comunique o progresso da auditoria e qualquer preocupação ao auditado e ao cliente da auditoria, como apropriado. Convém que qualquer necessidade de mudanças no escopo da auditoria que fique aparente com o progresso das atividades da auditoria no local seja analisada criticamente e seja aprovada pelo cliente da auditoria e, se apropriado, pelo auditado. 18

21 Funções e responsabilidades de guias e observadores 1. estabelecer contatos e programas para entrevistas 2. organizar visitas para partes específicas do local ou da organização 3. assegurar que regras relativas à segurança no local e procedimentos de segurança sejam conhecidos e respeitados pelos membros da equipe da auditoria 4. testemunhar a auditoria em nome do auditado 5. fornecer esclarecimento ou ajuda na coleta de informações. Coletando e verificando informações Convém que durante a auditoria as informações pertinentes aos objetivos, escopo e critério da auditoria, inclusive informações relativas às interfaces entre funções, atividades e processos, sejam coletadas por amostragem apropriada e sejam verificadas. Somente as informações que são verificáveis podem ser evidência de auditoria. Convém que as evidências de auditoria sejam registradas. A evidência de auditoria é baseada em amostras das informações disponíveis. Desse modo há um elemento de incerteza ao se auditar e, convém que aqueles que atuam baseados nas conclusões da auditoria estejam atentos sobre esta incerteza. 19

22 Ajuda prática - Fontes de informações 1. entrevistas com os empregados e outras pessoas 2. observações de atividades e do ambiente e condições de trabalho circunvizinho 3. documentos, como política, objetivos, planos, procedimentos, normas, instruções, licenças e permissões, especificações, desenhos, contratos e ordens 4. registros, como registros de inspeção, notas de reuniões, relatórios de auditoria, registros de monitoramento de programas e o resultados de medições 20

23 Ajuda prática - Fontes de informações 1. resumos de dados, análises e indicadores de desempenho 2. informações sobre os programas de amostragem do auditado e sobre procedimentos para o controle de amostragem e processos de medição 3. relatórios de outras fontes, como, por exemplo, realimentação de cliente, outras informações pertinentes de partes externas e classificações de fornecedor 4. bancos de dados computadorizados e web sites. Ajuda prática - Conduzindo entrevistas Entrevistas são um dos meios importantes para coletar informações e convém que sejam conduzidas de maneira adaptada à situação e à pessoa entrevistada. Porém, convém que o auditor considere o seguinte: 1. convém que as entrevistas sejam realizadas com pessoas de níveis e funções apropriados e que executem atividades ou tarefas dentro do escopo da auditoria 2. convémqueasentrevistassejamconduzidasduranteo horário normal de trabalho e, onde possível, no local normal de trabalho da pessoa sendo entrevistada 3. convém que todo o possível seja feito para colocar a pessoa sendo entrevistada à vontade, antes e durante a entrevista 21

24 Ajuda prática - Conduzindo entrevistas 1. convém que as razões da entrevista e de qualquer anotação feita sejam explicadas 2. entrevistas podem ser iniciadas pedindo para as pessoas que descrevam seu trabalho 3. convém que perguntas que influenciam as respostas (isto é, perguntas direcionadas) sejam evitadas 4. convém que os resultados da entrevista sejam resumidos e analisados criticamente com a pessoa entrevistada 5. convém que se agradeça às pessoas entrevistadas pela sua participação e cooperação. Ajuda prática - Conduzindo entrevistas 1. convém que as razões da entrevista e de qualquer anotação feita sejam explicadas 2. entrevistas podem ser iniciadas pedindo para as pessoas que descrevam seu trabalho 3. convém que perguntas que influenciam as respostas (isto é, perguntas direcionadas) sejam evitadas 4. convém que os resultados da entrevista sejam resumidos e analisados criticamente com a pessoa entrevistada 5. convém que se agradeça às pessoas entrevistadas pela sua participação e cooperação. 22

25 Gerando constatações da auditoria Convém que as evidências de auditoria sejam avaliadas de acordo com o critério de auditoria para gerar as constatações da auditoria. Constatações da auditoria podem indicar tanto conformidade quanto nãoconformidade com o critério de auditoria. Convém que sejam registradas as não-conformidades e as evidências de auditoria que as suportam. Nãoconformidades podem ser graduadas. Convém que elas sejam analisadas criticamente com o auditado para obter reconhecimento de que a evidência de auditoria é precisa e que as não-conformidades foram compreendidas. Preparando as conclusões da auditoria 1. analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer q outras informações apropriadas p coletadas durante a auditoria, contra os objetivos da auditoria 2. acordar quanto às conclusões da auditoria, levando em conta a incerteza inerente ao processo de auditoria 3. preparar recomendações, se especificado pelos objetivos de auditoria 4. discutir sobre ações de acompanhamento de auditoria, se incluído no plano de auditoria. 23

26 Ajuda prática - Conclusões da auditoria 1. a extensão da conformidade dos que vai ser avaliado com o critério de auditoria 2. a implementação eficaz, manutenção e melhoria do sistema de trabalho da organização 3. a capacidade do processo de análise crítica pela direção em assegurar a contínua pertinência, adequação, eficácia melhoria das operações. Conduzindo a reunião de encerramento 1. Conduzida pelo auditor líder; 2. Negocia com o auditado os planos de ação para correção de não conformidades; 3. Em auditorias de verificação formal de conformidade, é recomendado que haja registro de ata com assinaturas de participantes; 4. Opiniões divergentes relativas às conclusões podem ser registradas para se ter oportunidade de análise de mérito clara às colocações; 5. Recomendações de melhoria e pontos de ações preventivas devem ser apontadas. 24

27 Preparando o relatório da auditoria Conteúdo do relatório: 1. os objetivos da auditoria 2. o escopo da auditoria, particularmente a identificação das unidades organizacionais e funcionais ou os processos auditados e o período de tempo coberto 3. identificação do cliente da auditoria 4. identificação do líder da equipe da auditoria e seus membros 5. as datas e lugares onde as atividades da auditoria no local foram realizadas 6. o critério da auditoria 7. as constatações da auditoria 8. as conclusões da auditoria. Preparando o relatório da auditoria O relatório da auditoria também pode incluir ou pode se referir ao seguinte, se apropriado: p 1. o plano de auditoria 2. uma lista de representantes do auditado 3. um resumo do processo de auditoria incluindo obstáculos e/ou incertezas encontrados que poderiam diminuir a confiabilidade das conclusões da auditoria. 4. a confirmação de que os objetivos da auditoria foram atendidos dentro do escopo da auditoria e em conformidade com o plano de auditoria 5. quaisquer áreas não cobertas, embora dentro do escopo da auditoria 6. quaisquer opiniões divergentes e não resolvidas entre a equipe da auditoria e o auditado 25

28 Preparando o relatório da auditoria 1. as recomendações para melhoria, se especificado nos objetivos da auditoria 2. o plano de ação de acompanhamento negociado, se existir 3. uma declaração da natureza confidencial dos conteúdos 4. a lista de distribuição do relatório da auditoria. Aprovando e distribuindo o relatório da auditoria Convém que o relatório da auditoria seja emitido dentro do período de tempo acordado. Convém que o relatório da auditoria seja datado, analisado criticamente e aprovado de acordo com os procedimentos do programa de auditoria. Convém que o relatório da auditoria aprovado seja então distribuído aos receptores designados pelo cliente da auditoria. Convém que os membros da equipe da auditoria e todos os receptores do relatório respeitem e mantenham a confidencialidade do relatório. 26

29 Concluindo a auditoria A auditoria está concluída quando todas as atividades descritas no plano da auditoria foram realizadas e o relatório da auditoria aprovado foi distribuído. Convém que os documentos pertencentes à auditoria sejam retidos ou destruídos conforme acordo entre as partes participantes e em conformidade com os procedimentos do programa de auditoria e requisitos estatutários, regulamentares e contratuais aplicáveis. Concluindo a auditoria A menos que requerido por lei, convém que a equipe da auditoria e aquele responsável por gerenciar o programa de auditoria não revelem para qualquer outra parte o conteúdo de documentos, quaisquer outras informações obtidas durante a auditoria, ou o relatório da auditoria, sem a aprovação explícita do cliente da auditoria e, onde apropriado, a aprovação do auditado. 27

30 Conduzindo ações de acompanhamento de auditoria As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas, preventivas ou de melhoria, se aplicável. Normalmente tais ações são decididas e empreendidas pelo auditado dentro de um prazo acordado e não são consideradas como parte da auditoria. Convém que o auditado mantenha o cliente da auditoria informado sobre a situação destas ações. Competência e avaliação de auditores Segurança e confiança no processo de auditoria dependem da competência daqueles que conduzem a auditoria. Esta competência está baseada na demonstração de: 1. atributos pessoais descritos no item abaixo 2. capacidade para aplicar conhecimento e habilidades, descritos abaixo, adquiridos através de educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria 28

31 Atributos pessoais 1. ético, isto é, justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto 2. mente aberta, isto é, disposto a considerar idéias ou pontos de vista alternativos 3. diplomático, isto é, com tato para lidar com pessoas 4. observador, isto é, ativamente atento à circunvizinhança e às atividades físicas 5. perceptivo, isto é, instintivamente atento e capaz de entender situações 6. versátil, isto é, se ajuste prontamente a diferentes situações 7. tenaz, isto é, persistente, focado em alcançar objetivos 8. decisivo, isto é, chegue a conclusões oportunas baseado em razões lógicas e análise 9. autoconfiante, isto é, atue e funcione independentemente, enquanto interage de forma eficaz com outros. 29

32 Convém que auditores tenham conhecimento e habilidades nas seguintes áreas: 1. aplicar princípios, procedimentos e técnicas de auditoria, - planejar e organizar o trabalho com eficácia 2. realizar a auditoria dentro da programação acordada, - priorizar e enfocar assuntos de importância 3. coletar informações através de entrevistas eficazes, escutar, observar e analisar criticamente documentos, registros e dados 4. entender a conveniência e conseqüências de usar técnicas de amostragem para auditar Convém que auditores tenham conhecimento e habilidades nas seguintes áreas: 1. verificar a precisão das informações coletadas 2. confirmar a suficiência e conveniência da evidência de auditoria para apoiar as constatações e conclusões da auditoria 3. avaliar os fatores que possam afetar a confiabilidade das constatações e conclusões da auditoria, - usar documentos de trabalho para registrar atividades de auditoria 4. preparar p relatórios da auditoria 5. manter a confidencialidade e a segurança das informações 6. se comunicar com eficácia através de habilidades lingüísticas pessoais ou através de um intérprete 30

33 Convém que auditores tenham conhecimento da legislação pertinente à auditoria: 1. códigos locais, regionais e nacionais, leis e regulamentos, - contratos e acordos 2. tratados e convenções internacionais 3. outros requisitos para os quais a organização é submetida. Conhecimento e habilidades genéricas de líderes de equipe da auditoria 1. planejar a auditoria e fazer uso eficaz de recursos durante a auditoria 2. representar a equipe da auditoria em comunicações com o cliente da auditoria e o auditado 3. organizar e dirigir os membros da equipe da auditoria 4. fornecer direção e orientação para auditores em treinamento 5. conduzir a equipe da auditoria para atingir as conclusões da auditoria 6. prevenir e solucionar conflitos 7. preparar e completar o relatório de auditoria. 31

34 Auditores Convém que auditores tenham a educação, experiência profissional, treinamento e experiência em auditoria, conforme aseguir: 1. Educação completa e suficiente para adquirir o conhecimento e habilidades 2. Experiência profissional que contribua para o desenvolvimento do conhecimento e habilidades. Convém que essa experiência profissional seja em uma posição técnica, gerencial ou profissional, que envolva o exercício de julgamento, solução de problemas e comunicação com outro pessoal gerencial ou profissional, pares, clientes e/ou outras partes interessadas. Auditores 1. Treinamento completo em auditoria que contribua para o desenvolvimento do conhecimento e habilidades. O treinamento pode ser provido pela própria organização da pessoa ou por uma organização externa. 2. Experiência em auditoria. Convém que esta experiência tenha sido adquirida sob a direção e orientação de um auditor que seja competente como líder de equipe de auditoria na mesma disciplina. 32

35 Planejamento da Inspeção: Toda a inspeção deve ser planejada de forma prévia de tal forma que para todas as partes envolvidas fique claro seus objetivos e constatações. Relevar os pontos a serem observados em campo antes mesmo do início as inspeções é de total importância. Toda a documentação pertinente atos jurídicos devem estar de fácil acesso dos auditores para seu uso e comprovação junto às partes auditadas. Conhecendo o auditado: Este primeiro contato deve ser efetuado na Reunião de Abertura onde todas os pontos devem ser expostos e dúvidas dirimidas. Esta é uma boa oportunidade para que o auditado explique seus processos. 33

36 Listas de verificação: São guias muito úteis para que os auditores se guiem quanto aos pontos mais importantes e relevantes que devem ser verificados quando nas instalações do cliente. Passos para elaboração de um Check List: 1. Identificando o escopo e abrangência da Auditoria; 2. Identificando os requisitos aplicáveis; 3. Estudando a documentação e legislação aplicáveis; 4. Definindo um formulário adequado à auditoria; 5. Definindo os itens a serem verificados com o tempo disponível; 6. Consolidando a lista com a equipe auditora. 34

37 Relatório de inspeção final e sua comunicação: A mesma deve ser efetuada na reunião final com todas as características já estudadas. Código de ética do inspetor: O que se espera do inspetor: Dedicação às causas profissionais. Lealdade na luta pelas suas idéias e opiniões. Produção de resultados para o desenvolvimento de suas funções, trazendo segurança à sociedade no geral. Empenho na defesa da sociedade. Participação colaborativa nas tarefas da organização que representa. Cumprimento formal, material e de prazos em suas tarefas. Liberdade de consciência nas suas posições. Tratamento igualitário com seus colegas, representados e funcionários. Relação fraterna com todos. Intransigência e plenitude na postura e conduta éticas. Até onde não for obrigado em lei, sigilosidade e discrição nos trabalhos. 35

38 Postura Profissional: É o todo quando com o contato ao auditado. Devemos lembrar de todos os pontos relevados anteriormente quanto postura de auditores líderes e auxiliares. Conduta adequada: A diferença entre boas maneiras e posições urgentes 36

39 Apresentação Pessoal: A importância do cuidado com a imagem dos auditores: Comportamento do auditado: 1. Deve ser sempre colaborativo, com ímpeto de facilitador dos trabalhos; 2. Sempre cortês; 3. Se contestar qualquer posição da auditoria, o mesmo terá a liberdade de manifestação nos canais competentes que devem ser mostrados pelos auditores; 4. Tratativas inadequadas ou agressivas dos auditados podem impedir inspeções o que está sob pena de sanções legais. 5. Se alegar sigilosidade a alguma área ou documento, o mesmo deve justificar o acesso não permitido dos auditores de forma coerente e, sempre que possível, com rastreabilidade legal. 37

40 Comunicação: 1. É um dos pontos mais importantes da auditoria; 2. Vários fatos de problemas de auditoria sempre começam em falhas de comunicação; 3. Nunca ache que o auditado já sabe de tudo que se sucederá e como serão os trâmites de auditoria. Explique sempre, de preferência, na reunião de abertura. 4. Sempre que um ponto for relevante, repita-o quando quantas vezes o mesmo for tratado e que seja pertinente sua relevância. 5. Sane todas as dúvidas do auditado. 6. Deixe sempre o auditado falar livremente. Boas explanações podem poupar trabalhos dos auditores. 7. Priorize sempre a comunicação das partes mesmo que pareça repetitiva. Credibilidade, Respeito, Imparcialidade e Orgulho Como já tratado nos itens de credibilidade e imparcialidade, as mesmas geram, durante a auditoria o respeito aliada à postura do profissional de auditoria. Orgulho e vaidade não devem ser relevados e quando o são, se tornam fontes de problemas de desempenho dos trabalhos. 38

41 Desenvolvendo a cooperação: Colaboração, ajuda, compartilhamento. Significa trabalhar em conjunto visando somar resultados, aproveitando melhor os recursos disponíveis, em geral escassos. Há interesse especial quando a cooperação envolve grande número de cooperantes. A Cooperação pode resultar em algo mais significativo do que qualquer q um dos cooperantes poderia realizar sozinho, ilustrando o ditado: "O todo é maior que a soma das partes" Percepção e Atitudes versus Desejo e Vontades: Percepção e Atitudes Raciocínio lógico e tácito Desejos e Vontades Emocionais 39

42 Fortalecendo a imagem Organizacional: A imagem que uma empresa conquista é reflexo do seu posicionamento, e, no futuro, haverá dificuldades para alterá-la. la Por isso, é importante medir a imagem que o público tem da empresa antes de se desenvolver qualquer plano de comunicação. Em resumo, pode-se dizer que o principal motivo para se trabalhar a imagem organizacional reside no fato de a imagem influenciar o relacionamento da empresa com os seus diversos públicos. Fortalecendo a imagem Organizacional: Organizações com imagem organizacional forte trazem para si o respeito da sociedade e credibilidade. Imagem organizacional está intimamente ligada ao auditor e os representantes de uma organização. 40