AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTÃO

Transcrição

1 AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTÃO Parte I Ref.: ABNT NBR ISO 19011:2012

2 PROGRAMAÇÃO Contextualização; Objetivos; Termos e definições; Princípios de auditoria; Gestão do programa de auditoria; Competência do auditor; Responsabilidades na auditoria. 2

3 AUDITORIA Processo sistemático, documentado e independente para obter evidência de auditoria e avaliá-la, objetivamente, para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos (ABNT NBR ISO 19011:2012). 3

4 AUDITORIA Auditoria Interna ou de Primeira Parte: tratam-se das auditorias conduzidas pela própria organização ou em seu nome; Auditorias Externas ou de Segunda Parte: são realizadas por partes que têm um interesse na organização, tais como clientes ou por outras pessoas em seu nome. Auditorias Externas ou de Terceira Parte: são realizadas por organizações externas de auditoria independente, tais como organizações que provêem certificados ou registros de conformidade com os requisitos normativos. 4

5 OBJETIVOS Verificar o nível de conformidade do sistema de gestão com os critérios estabelecidos; Avaliar a capacidade do sistema de gestão em assegurar o cumprimento dos requisitos; Identificar melhorias. 5

6 TERMOS E DEFINIÇÕES Critério de auditoria: conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos usados como uma referência na qual a evidência de auditoria é comparada. Evidência de auditoria: registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis. Conclusão da auditoria: resultado de uma auditoria, após levar em consideração os objetivos de auditoria e todas suas constatações. 6

7 TERMOS E DEFINIÇÕES Constatações de auditoria: resultados da avaliação da evidência de auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria. As constatações indicam: Conformidade: atendimento a um requisito; Não Conformidade: não atendimento a um requisito; Requisito: necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma implícita ou obrigatória. 7

8 TERMOS E DEFINIÇÕES Auditado: organização/pessoa que está sendo auditada. Auditor: pessoa que realiza uma auditoria. Equipe de auditoria: um ou mais auditores que realizam uma auditoria. Programa de auditoria: conjunto de uma ou mais auditorias, planejado para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico. Plano de auditoria: descrição das atividades e arranjos para uma auditoria. 8

9 TERMOS E DEFINIÇÕES Escopo de auditoria: abrangência e limites de uma auditoria. Competência: capacidade* de aplicar conhecimentos e habilidades para atingir resultados pretendidos. *Capacidade implica a aplicação apropriada do comportamento pessoal durante o processo de auditoria. 9

10 PRINCÍPIOS DE AUDITORIA Integridade: convém que os auditores e a pessoa que gerencia um programa de auditoria: Realizem o seu trabalho com honestidade, diligência e responsabilidade; Observem e estejam em conformidade com quaisquer requisitos legais aplicáveis; Demonstrem sua competência enquanto realizam o seu trabalho; Desempenhem o seu trabalho de forma imparcial, mantendo-se justos e sem tendenciosidade em todas as situações; Estejam sensíveis a quaisquer influências que possam ser exercidas sobre seu julgamento enquanto estejam realizando uma auditoria. 10

11 PRINCÍPIOS DE AUDITORIA Apresentação justa: obrigação de reportar com veracidade e exatidão. Devido cuidado profissional: aplicação de diligência e julgamento na auditoria. Confidencialidade: segurança da informação; Independência: a base para imparcialidade de auditoria e objetividade das conclusões de auditoria. Abordagem baseada em evidência: método racional para alcançar conclusões de auditoria confiáveis e reproduzíveis em um processo sistemático de auditoria. 11

12 A IMPORTÂNCIA DOS PRINCÍPIOS Fazer com que as conclusões da auditoria sejam importantes e suficientes. Possibilitar que duas (ou mais) equipes auditoras, atuando em circunstâncias semelhantes, mas de forma independentes, cheguem a conclusões 12

13 GESTÃO DO PROGRAMA DE AUDITORIA Análise crítica e melhoria do programa de auditoria. -Estabelecer os objetivos do programa de auditoria; -Estabelecer o programa de auditoria. Monitorar o programa de auditoria. Implementar o programa de auditoria. 13

14 COMPETÊNCIA DO AUDITOR Ético: justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto. Mente aberta: disposto a considerar ideias ou pontos de vista alternativos. Diplomático: ter tato para lidar com as pessoas. Observador: estar atento à circunvizinhança e às atividades físicas. Perceptivo: estar consciente e ser capaz de entender situações. Versátil: ser capaz de prontamente se adaptar a diferentes situações. Tenaz: persistente, focado em alcançar objetivos. Decisivo: ser capaz de chegar a conclusões em tempo hábil, com base em razões lógicas e análise. 14

15 COMPETÊNCIA DO AUDITOR Autoconfiante: ser capaz de agir e atuar independente, enquanto interage de forma eficaz com outros. Agir com firmeza: ser capaz de atuar de forma ética e responsável, mesmo quando essas ações possam não ser sempre populares e possam algumas vezes resultar em desacordo ou confronto. Aberto a melhorias: aprender a partir das situações e esforçar-se para obter melhores resultados da auditoria. Sensibilidade cultural: observar e respeitar a cultura do auditado. Colaborativo: interagir de forma eficaz com os todos. 15

16 COMPETÊNCIA DO AUDITOR O auditor quando for criticar algo DEVE... SER Calmo e fazê-lo de maneira moderada; Crítico ao fato, não a pessoa. TER Paciência; Escuta ativa (deixar a pessoa terminar de falar). MANTER Contato visual; Postura ereta da cabeça. 16

17 COMPETÊNCIA DO AUDITOR Convém que auditores tenham conhecimento e habilidades nas seguintes áreas: Princípios de auditoria, procedimentos e métodos: Sistema de gestão e documentos de referência: Contexto organizacional: Requisitos legais e contratuais aplicáveis e outros requisitos que se aplicam ao auditado. 17

18 RESPONSABILIDADES NA O Auditor deve: AUDITORIA Cumprir os procedimentos aplicáveis à auditoria; Manter-se fiel ao objetivo da auditoria; Comunicar e esclarecer os objetivos da auditoria; Avaliar as áreas conforme plano de auditoria; Executar o processo de auditoria evitando desvios decorrentes de distrações; Registrar as constatações da auditoria; Reagir efetivamente em situações de tensão; Verificar a eficácia das ações de auditorias anteriores; Permanecer fiel a uma conclusão, apesar da pressão para mudar; Cooperar com o Auditor Líder e dar-lhe suporte. 18

19 RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA O Auditado deve: Informar aos funcionários os objetivos e o escopo da auditoria; Acompanhar os auditores durante auditoria; Cooperar com os auditores; Tomar providências quanto às não conformidades identificadas. 19