AUDITORIAS AUDITORIAS PROCESSO

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1 1 AUDITORIAS por por AUDITORIAS PROCESSO SISTEMAS DE GESTÃO DO AMBIENTE por por

2 por EM SÍNTESE O PROCESSO AUDITORIA por AUDITORIA AMBIENTAL Auditoria Ambiental Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências da auditoria e respectiva avaliação objectiva com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são satisfeitos Objectivo e Âmbito O objectivo da auditoria deve ser definido pelo cliente, mas será o auditor, em conjunto com o cliente, a definir o âmbito da auditoria (extensão e limites da auditoria). 2

3 por Aponta princípios gerais de Auditorias Ambientais. Enfatiza os seguintes pontos: 1 - Uma auditoria deve claramente definir foco e âmbito 2 - Possibilidade de cliente da auditoria, ser o auditado ou entidade reguladora 3 - Constatações podem ser positivas e negativas por Os princípios gerais abrangem as seguintes categorias: Objectivos e âmbito da auditoria Objectividade, independência e competência da equipa auditora A utilização de atitudes profissionais A utilização de procedimentos sistemáticos O exame dos critérios da auditorias como forma de obter evidências e atingir as constatações Assegurar as fiabilidade das constatações e conclusões Relatar à gestão e ao cliente 3

4 MODELO CONCEITUAL Âmbito Observações Critério Referência por Evidências Constatações Conclusões por Requisitos para uma Auditoria Ambiental Só deve ser realizada se, após consulta do cliente, o auditor ficar com a opinião que: Existe informação suficiente e apropriada sobre o tema da auditoria; Existem recursos adequados para suporte ao processo de auditoria; Existe uma cooperação adequada por parte da organização a ser auditada. Critérios de Auditoria Passo essencial numa auditoria. Devem ser definidos no início da auditoria pelo auditor e cliente. Políticas, práticas, procedimentos ou requisitos em relação aos quais o auditor compara a informação recolhida no processo de auditoria. Os requisitos podem incluir, mas não estão limitados a, normas, directrizes, requisitos específicos da organização, e requisitos legislativos ou regulamentares. 4

5 por PRÉ AUDITORIA por Actividades Pré Auditoria Auditorias Ambiente (1) I - Pré- Auditoria Completar Questionário Pré -Auditoria Organizar Equipa Auditora Atribuir Responsabilidades Notificar Local Rever Regulamentação Relevante Rever Últimas Auditorias, Protocolos e Questionário Pré-Auditoria Importância das Análises e balanços de Massa e Energia 5

6 MACRO FLUXO DO PROCESSO DE AUDITORIA AMBIENTAL por Actividades Pré-Auditoria Auditoria Actividades na Entidade Definição da Equipa Planeamento da Auditoria Notificação à Entidade Análise das Regulamentações e Informações Aplicáveis Actividades Pós-Auditoria 1 Preparação do Material Necessário por PREPARAÇÃO DA AUDITORIA AMBIENTAL Plano de Auditoria: Local e data da Auditoria; Cronograma de reuniões com o auditado; Tempo e duração da auditoria; Objetivos e âmbito; Logística; Metodologia; Áreas prioritárias de auditoria; Material de referência; Períodos de retenção de documentos; e Formato e estrutura, data de emissão e distribuição esperadas para o relatório. 6

7 por AUDITORIA Actividades Auditoria Auditorias Ambiente (1) II - Auditoria por Início de Auditoria Fim de Auditoria Briefing com Gestor do Local Encontro com Equipa Ambiental Participação na Visita Orientada Rever de Gestão e Registos Entrevistar Pessoal do Local Inspecionar a Unidade Briefing Local Diário Debate com Gestor do Local 7

8 MACRO FLUXO DO PROCESSO DE AUDITORIA AMBIENTAL Actividades Pré-Auditoria 1 Reunião de Abertura Verificação por Auditoria Actividades na Entidade Actividades Pós-Auditoria Entrevistas Avaliação e Verificação dos Registros Redação e Validação dos Resultados Elaboração do Relatório Preliminar Reunião de Encerramento 2 por EXECUÇÃO DA AUDITORIA Reunião de abertura Recolha de evidências Constatações Reunião de encerramento 8

9 por REALIZANDO A AUDITORIA NA ENTIDADE ENTREVISTAS Explique os motivos da entrevista Planeie: estabeleça objectivo e meta e organize suas ideias Use a mesma linguagem do entrevistado Faça as perguntas para a pessoa certa Faça perguntas abertas Mantenha a lógica das perguntas No final faça um resumo junto com o entrevistado REALIZANDO A AUDITORIA NA UNIDADE por ENTREVISTAS As perguntas devem ser: claras objectivas racionais completas 9

10 REALIZANDO A AUDITORIA NA UNIDADE por FECHO DA ENTREVISTA Não exceda o tempo programado Termine com algo positivo Agradeça Promova sugestões por PÓS AUDITORIA 10

11 MACRO FLUXO DO PROCESSO DE AUDITORIA AMBIENTAL por Actividades Pré-Auditoria Auditorias Actividades na Entidade Actividades Pós-Auditoria 2 Revisão do Relatório Preliminar Emissão do Relatório Final Distribuição do Documento Preparação do Plano de Acção Acompanhamento da Execução do Plano por Relatório da Auditoria Informação que deve ser incluída nos relatórios: Identificação da organização auditada e do cliente; Objectivos e âmbito da auditoria; Critérios de auditoria; Período de tempo abrangido pela auditoria e data de realização da auditoria Identificação dos membros da equipa auditora; Identificação dos representantes da organização a ser auditada que participaram na auditoria; Declaração da confidencialidade dos conteúdos da auditoria; Lista de distribuição do relatório da auditoria; Sumário do processo de auditoria, incluindo as principais dificuldades encontradas; Conclusões da auditoria. 11

12 por Exemplo de Actividades até ao Fecho da Auditoria Auditorias Ambiente (1) III - Pós Auditoria EnviodoRelatório Preliminar(Draft) EnviodoQuestionário daauditoria Comentários do Relatório Plano de Acção Relatório final Relatório Preliminar (Draft) Responder ás revisões Submeter Relatório Final Introduzir conclusões no sistema de acompanhamento Fechar a Auditoria por AUDITORIAS TIPOLOGIAS, PAPEIS E MOTIVAÇÕES SISTEMAS DE GESTÃO DO AMBIENTE 2003/

13 por Auditoria (s) por Definição 3.1 da 19011:

14 por TIPOLOGIAS DE AUDITORIAS Tipologias Múltiplas aplicações (áreas,...) por Múltiplas perspectivas (referencial,...) 14

15 por QUANTO AO OBJECTIVO AUDITORIA DE FASE I e FASE II (Exº Multinacional); Fase 1 - Obter um visão global (baseada nos dados existentes); Fase 2 - Precisar questões criticas (amostragem) AUDITORIA DE AQUISIÇÃO E ALIENAÇÃO (Due Dilligence) AUDITORIA DE (Certification) AUDITORIA DE CONFORMIDADE (Compliance) por QUANTO À ABRANGÊNCIA AUDITORIA DE QUESTÕES LADAS (Especificas) AUDITORIA DE INSTALAÇÕES AUDITORIA DE RESÍDUOS AUDITORIA DE EMBALAGEM AUDITORIA DE RISCO AUDITORIA DE FORNECEDORES AUDITORIA DE DESEMPENHO... 15

16 (E) Chaminé Exterior Plastificação (R) Ruido (E) Chaminé Interiror da Plastificação (E) Pré-Impressão (R) Embalagens Usadas (E) Impressão (R) Latas (E) Acabamentos dez-99 jan-99 Tipologia de Auditorias, mais usuais Conformidade Legal Auditorias Ambiente (1) Auditorias de Conformidade por Risco (Contaminação) de Gestão Ambiental Desempenho Ambiental por QUANTO À EQUIPA AUDITORIA DE PRIMEIRA PARTE: auditoria interna AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE: auditorias externas AUDITORIA DE TERCEIRA PARTE auditoria de certificação 16

17 QUANTO AO TIPO () PRÉ-AUDITORIA CERTIFICAÇÃO por MANUTENÇÃO - A CADA 6 MESES RENOVAÇÃO DA CERTIFICAÇÃO - A CADA 2 ANOS por MOTIVAÇÃO, BENEFICIOS E AGENTES ENVOLVIDOS 17

18 por MOTIVAÇÕES E BENEFICIOS Motivações ÁREA BENEFÍCIOS por LEGAL FINANCEIRAS NEGÓCIOS IMAGEM GESTÃO EVITAR AUMENTAR A CONFIANÇA DAS ENTIDADES REGULADORAS MELHORAR O CONTROLE DOS CUSTOS; CAPACIDADE PARA ATINGIR OS REQUISITOS DOS CLIENTES; REDUZIR PREÇOS DOS SEGUROS; AUMENTAR COTA DE MERCADO E/OU MARGENS; SONDAGEM PARA ADJUDICAÇÃO OU INVESTIMENTO FOMENTAR ORGULHO, IMAGEM E RELAÇÕES PÚBLICAS AUMENTAR A ATRACTIVIDADE PARA OS EMPREGADOS MELHORAR " PAZ DE ESPÍRITO" EVITAR CRISES CONSISTÊNCIA NAS ABORDAGENS NOVAS OPORTUNIDADES 18

19 por BENEFÍCIOS DA AUDITORIA Identificação dos passivos ambientais, existentes ou potenciais, em relação às leis existentes Redução de conflitos com as entidades de ambiente Harmonização de práticas e procedimentos em diversas unidades operacionais de uma organização BENEFÍCIOS DA AUDITORIA por Prioridades dos Investimentos Avaliação dos passivos ambientais de organizações em processo de venda ou fusão Criação de oportunidades de redução de custos, através do controlo de perdas de matéria prima e energia Acesso a mercados com requerimentos ambientais específicos 19

20 por AGENTES ENVOLVIDOS ACTORES DO PROCESSO DE AUDITORIA Clientes por Auditores Auditados Guias e Observadores 20

21 FUNÇÕES, RESPONSABILIDADES E ACTIVIDADES por AUDITOR-LÍDER Condução da auditoria Contactos com cliente/auditado Formar a equipa Elaborar plano de auditoria Notificar constatações Resultados da auditoria EQUIPA DE AUDITORIA Qualificações Tipo de organização auditada Competências Conflitos Requisitos AUDITOR Apoio ao Líder Executar as tarefas Reunir/analisar evidências Preparar documentos Auxiliar no relatório de auditoria. Guias e Observadores apoio equipa estabelecer contactos e horários para entrevistas assegurar regras segurança testemunhar auditoria FUNÇÕES, RESPONSABILIDADES E ATIVIDADES por CLIENTE Necessidade da auditoria Cooperação do auditado Objectivos da auditoria Seleccionar a empresa auditora Autoridade/Recursos Determinar âmbito Aprovar plano da auditoria Receber relatório de auditoria AUDITADO Informar aos funcionários Assegurar os recursos Acompanhamento Acesso às instalações Cooperação 21