Toolkit de Auditorias da Qualidade

Transcrição

1 Toolkit de Auditorias da Qualidade Veja como funciona uma auditoria em Sistemas de Gestão da Qualidade e quais documentos são importantes para você se guiar

2 Introdução...4 Definições Básicas...5 Processo da Auditoria...8 Programa das Auditorias...10 Plano da Auditoria...13 Lista de Verificação...16 Relatório Final...21 Conclusão...23 Sobre a Voitto...25 SUMÁRIO

3 Os resultados provêm do aproveitamento das oportunidades e não da solução dos problemas Peter Drucker Pai da Administração Moderna

4 Introdução Neste e-book você conhecerá as etapas básicas de uma auditoria e aprenderá como preparar documentos, seja a auditoria no seu processo, produto, sistema de gestão ISO, 5S, etc. Em uma auditoria, o objetivo não é solucionar os problemas encontrados! Eles serão analisados posteriormente pela área da empresa que recebeu a não conformidade. A auditoria serve principalmente para detectar oportunidades para a melhoria contínua da empresa. Como auditores, seremos justos ao detectar o certo ou errado, baseados em um requisito, mas cabe ao auditado corrigir/melhorar sua área de atuação em prol da organização.

5 Definições Básicas O QUE É UMA AUDITORIA? É um Processo sistemático, documentado e independente Definir Escopo para obter evidências e avaliá-las objetivamente, determinando a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos. Criar EAP

6 Definições Básicas Evidência Objetiva Registros, documentos, observações do auditor, que são verificados (as) e analisados (as) durante a auditoria, seguindo os critérios. Critérios de Auditoria Requisitos de uma norma ou de um procedimento/documento que dita uma regra/atividade que deverá ser cumprida corretamente. Criar EAP Definir Escopo Constatação de Auditoria É a confirmação da conformidade ou não conformidade de um dado requisito, de acordo com a evidência objetiva encontrada

7 Mas como funciona A Auditoria? Veja agora o passo-a-passo de uma auditoria de SGQ e os principais templates de documentos utilizados...

8 Processo de Auditoria

9 Veja agora os documentos mais utilizados para uma auditoria...

10 Programa de Auditorias Como dito anteriormente, o Programa de Auditorias é o planejamento macro do ciclo de auditorias. Ele pode ser semestral, anual, trienal, etc. Não existe uma periodicidade definida, contanto que ele exista. Nele, você pode colocar todas as auditorias pertinentes. É necessário conter no programa: Objetivos das auditorias (intenção e prioridades da empresa); Abrangência, duração, etc; Procedimentos, critérios e métodos de auditoria; Seleção da equipe (papéis e responsabilidades) e recursos.

11 Exemplo de Programa de Auditorias Programa de Auditoria Nome da Empresa Ramo da Empresa Local da Auditoria Justificativa Gráfica ipaper Gráfica ipaper Na sede da Empresa Este programa tem por finalidade formalizar a intenção das auditorias, bem como sua determinação de local, prazo, atividades e etc. Tais auditorias internas terão como base da NBR ISO 9001:2015 e os documentos vigentes da ipaper. Os resultados servirão para a melhoria contínua do SGQ, manutenção do SGQ, além de seus funcionários terem contato com o ambiente de auditorias. Escopo Objetivo Auditorias de primeira e terceira parte do Sistema de Gestão da Qualidade Período do Exame março de 2016 à dezembro de 2016 Partes Envolvidas na Execução Requisitos Estatutários Referências Toda a empresa Não aplicável NBR ISO: 9001/2015 NBR ISO: 19011/2012 Manual da Qualidade (revisão vigente) Documentos referentes ao sistema de gestão da qualidade (SGQ)

12 Exemplo de Programa de Auditorias Previsão de Auditorias Generalidades Auditores Auditoria Interna Auditoria Externa de Manutenção Auditoria Interna As auditorias internas naipaper se dão semestralmente e englobam todo o SGQ. São auditados todos as áreas e alguns serviços em andamento e já finalizados, a fim de verificar a conformidade do processo Os auditores serão selecionados por ocasião das auditorias. São escolhidos pelo RD. Os auditores são sempre funcionários efetivos da empresa (com experiência nos cursos de auditor interno da qualidade; interpretação da ISO; e ter participado como auditado de alguma auditoria) (VER PROCEDIMENTO DE AUDITORIA INTERNA) A auditoria interna do 1º semestre do ano se dará em meados do ano (março-abril), com intenção também de se preparar para a auditoria externa de Manutenção. A auditoria externa de manutenção será a primeira anual feita pela Bureau Veritas Certification e está programada para Junho/2016 A auditoria interna da segunda metade do ano se dará em meados do segundo semestre (setembro-outubro), com finalidade de manter o SGQ conforme. Programa das Auditorias item 4 item 5 item 6 item 7 item 8 item 9 item 10 Auditoria Interna Auditoria Externa de Certificação Auditoria Interna Duração Prevista x x x 2h x x x 2h x x x 2h x x x 3h x x x 2,5h x x x 2h x x x 3h Funções Auditadas Qualidade e Presidência Presidência Comercial Operações, RH e Financeiro Financeiro Marketing RH

13 Plano da Auditoria Convém ter no Plano de Auditoria: Objetivos da Auditoria; Escopo (empresa, processos a serem auditados, etc); Critérios e documentos de referência; Local, data, responsável (5W2H); Papéis e Responsabilidades; Recursos, etc; O Plano de Auditoria é, em síntese, um cronograma daquela auditoria.

14 Exemplo de Plano da Auditoria

15 Exemplo de Plano da Auditoria

16 Lista de verificação Check List De modo a ter uma auditoria objetiva e completa, é bastante recomendável que a equipe auditora, antes do início da auditoria, prepare uma lista de verificação, tendo como base os requisitos a serem auditados e utilizar essa lista para conduzir o processo. Pode ser feita uma análise prévia da documentação do auditado, de forma a obter respostas e entender o que será auditado e verificado presencialmente. Vale lembrar que a lista de verificação não é o único documento a ser utilizado, visto que durante a auditoria, tópicos diferentes (que pertencem à documentação da empresa, mas não na Norma utilizada) podem surgir e você, como auditor, deverá se atentar a isso.

17 Exemplo de Lista de verificação Check List Item ISO Questão Quais meios que a empresa usa para identificar as saídas (produto final ou saída do processo) para assegurar a conformidade com os requisitos? Prepare a Lista de verificação fazendo perguntas baseadas nos requisitos (de uma norma, documento ou lei) de modo que a resposta te ajude a verificar se a empresa está conforme ou não Resposta da Empresa (Análise crítica prévia da documentação) A empresa faz CQ final nos produtos antes de encaixotar para transporte e todas as embalagens possuem código de barras e número do lote com data de validade que são tabulados no formulário XXX para controle posterior Conformidade Não Conforme Conforme X Evidência de Auditoria Constatou-se por meio de análise do posto de trabalho do CQ Final/Embalagem que a empresa verifica os aspectos da embalagem e cadastra as informações de lote e validade no formulário XXX, conforme descrito na IT AAA

18 Exemplo de Lista de verificação Check List Item ISO Questão Quais meios que a empresa usa para identificar as saídas (produto final ou saída do processo) para assegurar a conformidade com os requisitos? Sugere-se fazer uma análise prévia dos documentos da empresa (quando cabível) para verificar durante a auditoria, se as respostas condizem ou não Resposta da Empresa (Análise crítica prévia da documentação) A empresa faz CQ final nos produtos antes de encaixotar para transporte e todas as embalagens possuem código de barras e número do lote com data de validade que são tabulados no formulário XXX para controle posterior Conformidade Não Conforme Conforme X Evidência de Auditoria Constatou-se por meio de análise do posto de trabalho do CQ Final/Embalagem que a empresa verifica os aspectos da embalagem e cadastra as informações de lote e validade no formulário XXX, conforme descrito na IT AAA

19 Exemplo de Lista de verificação Check List Marque se o item está ou não conforme Item ISO Questão Quais meios que a empresa usa para identificar as saídas (produto final ou saída do processo) para assegurar a conformidade com os requisitos? Resposta da Empresa (Análise crítica prévia da documentação) A empresa faz CQ final nos produtos antes de encaixotar para transporte e todas as embalagens possuem código de barras e número do lote com data de validade que são tabulados no formulário XXX para controle posterior Conformidade Não Conforme Conforme X Evidência de Auditoria Constatou-se por meio de análise do posto de trabalho do CQ Final/Embalagem que a empresa verifica os aspectos da embalagem e cadastra as informações de lote e validade no formulário XXX, conforme descrito na IT AAA

20 Exemplo de Lista de verificação Check List Escreva de forma clara e detalhada quais são as evidências da auditoria Item ISO Questão Quais meios que a empresa usa para identificar as saídas (produto final ou saída do processo) para assegurar a conformidade com os requisitos? Resposta da Empresa (Análise crítica prévia da documentação) A empresa faz CQ final nos produtos antes de encaixotar para transporte e todas as embalagens possuem código de barras e número do lote com data de validade que são tabulados no formulário XXX para controle posterior Conformidade Não Conforme Conforme X Evidência de Auditoria Constatou-se por meio de análise do posto de trabalho do CQ Final/Embalagem que a empresa verifica os aspectos da embalagem e cadastra as informações de lote e validade no formulário XXX, conforme descrito na IT AAA

21 Relatório Final de Auditoria Para finalizar a auditoria, a equipe auditora (ou o auditor líder) deverá preparar o Relatório de Auditoria que deve incluir, pelo menos os seguintes itens: Informações da Auditoria; Auditores e Auditados; Não-Conformidades/Observações; Conclusão.

22 Exemplo de Relatório Final de Auditoria Área Auditada Equipe: Data de início: Data de término: IDENTIFICAÇÃO DA EQUIPE AUDITORA Norma de Referência: Manual da Qualidade (revisão/ data): SUMÁRIO DA AUDITORIA RELATO DA EQUIPE AUDITORA Conformidade Observadas: Descrição da Ocorrência Levantada Evidência Objetiva Não Conformidade Observadas: Descrição da Ocorrência Levantada Evidência Objetiva Observação Observadas Descrição da Ocorrência Levantada Evidência Objetiva Sugestões Observadas Nome: PESSOAL AUDITADO Cargo:

23 Conclusão A auditoria vai muito além dos documentos aqui exemplificados. O processo de auditoria envolve várias partes de uma empresa e deve ser feita com atenção e ética. Os documentos aqui apresentados são uma referência para você criar ou melhorar seus próprios registros. O treinamento de Formação de Auditores Internos na ISO 9001:2015 oferecido pelo Grupo Voitto te dará embasamento suficiente para entender os requisitos de um Sistema de Gestão da Qualidade, bem como irá apresentar o passo-a-passo de uma auditoria e como será o seu trabalho de auditor. Se você gostou desse e-book, entre em contato conosco para saber mais! Você pode ter uma carreira brilhante como auditor. Obrigado!

24 Se interessou pelo tema? Ficou intrigado com os tempos de duração, datas de início, término que apareceram? Aguarde a continuação desse ebook em breve!

25 Voitto Treinamento Voitto Online Com um modelo de gestão inovador, a Voitto promove a capacitação de estudantes, profissionais e empresas em todo o território nacional. Especializada nas áreas de Lean Seis Sigma, Softwares Empresariais, Sistemas de Gestão, Desenvolvimento Humano e Segurança Operacional, oferecemos treinamentos orientados para o mercado de trabalho, transformando conhecimento em diferencial competitivo para nossos clientes. Com a Voitto Online, todas as barreiras físicas são quebradas. Utilizamos em nossos cursos online a mesma metodologia prática e objetiva dos cursos presenciais, com foco na resolução de problemas reais do dia-adia das empresas. Focamos no que é importante: proporcionar o aluno a assimilação rápida e aplicação imediata dos conhecimentos.

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