CERTIFICAR PARA GANHAR O FUTURO VISEU AUDITORIAS: UMA VISÃO PRÁTICA

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1 CERTIFICAR PARA GANHAR O FUTURO VISEU AUDITORIAS: UMA VISÃO PRÁTICA Artur Morais Junho 2007

2 Auditorias: Uma Visão Prática Índice A definição Características do Auditor Características do Auditado Os desafios do Auditor A realização da Auditoria

3 A definição Auditoria: Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências e respectiva avaliação objectiva com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são satisfeitos NP EN ISO :2003

4 A definição Auditor: Pessoa com competência (atributos pessoais e capacidade demonstrados de aplicar conhecimentos e de saber fazer)..para realizar uma auditoria NP EN ISO :2003

5 Características do Auditor Um Auditor tem de ser, antes de mais, um especialista na implementação da norma e na sua interpretação, mas Segundo Crosby, a maior dificuldade não está no que se desconhece, mas naquilo que se julga saber.

6 Características do Auditor Segundo o Código de Conduta do Auditor Certificado Manter a confidencialidade; Não agir de forma prejudicial à reputação; Procurar satisfazer as expectativas e necessidades dos clientes de auditorias, respeitando a ética; Colaborar com outros auditores na realização de auditorias; Não fornecer, de forma intencional, informações falsas ou incorrectas;...

7 ... Ser independente; Características do Auditor Não aceitar qualquer benefício; Acrescentar valor aos sistemas de gestão auditados; Dignificar a função de auditoria através de um comportamento profissional, verdadeiro, rigoroso, justo e isento; Desenvolver as acções necessárias à actualização e aumento dos conhecimentos.

8 Características do Auditado Quem é o auditado? Organizações estão em reestruturação, reinventando-se e sofrendo transformações de reengenharia, para adaptarem os seus processos e as suas metas e responderem a uma envolvente em mutação

9 Características do Auditado Três elementos funcionais básicos: Os Líderes definem a Visão e a Missão; estabelecem as orientações e os planos; combinam Recursos A organização todas as pessoas estão incumbidas da implementação dos planos para atingir as metas estabelecidas Os Clientes Constituem o propósito da organização.

10 Características do Auditado Os Clientes Trocam algo com valor (através da compra) contra benefícios (em bens e serviços), fornecidos pela organização. VALOR PERCEBIDO = PROVEITOS / CUSTOS

11 Os desafios do Auditor Acrescentar valor... Valor = Aquilo que uma coisa vale. Dic. Academia das Ciências de Lisboa Coisa Sistema de Gestão da Entidade auditada. Após a auditoria deve ficar a valer mais, e pelo menos tanto como aquilo que a empresa paga pela auditoria...

12 Os desafios do Auditor O Auditor deve procurar obter um bom entendimento do SGQ e da natureza do negócio: Identificação dos factores críticos do negócio; Avaliação da Política, Objectivos, Processos, Instalações Identificação dos requisitos regulamentares e legais associados à actividade

13 Os desafios do Auditor. Avaliação da adequabilidade dos Processos para satisfazer objectivos e requisitos do cliente Efectuar uma análise à documentação, nomeadamente se cobre todos os requisitos da norma

14 A realização da auditoria Focalização O Auditor deve procurar que a sua avaliação não se focalize apenas na avaliação da conformidade com os requisitos aplicáveis, mas, e também, promova uma reflexão que potencie melhorias ao nível da eficácia e eficiência da organização

15 A realização da auditoria Mas atenção. O SGQ não pode ser apenas aroma de iogurte...em 1º lugar a conformidade.. e a seguir a eficácia / eficiência

16 Mas atenção. A realização da auditoria Tendo a noção de que os operadores que estamos a auditar fazem o seu trabalho muito melhor do que nós o faríamos. Tendo a noção de que a maior parte dos gestores que estamos a auditar percebem mais do seu negócio do que nós. Tendo a noção de que o valor acrescentado duma auditoria é recíproco. Valoriza-se o sistema de gestão da empresa e a equipa auditora.

17 Agregar Valor A realização da auditoria Para a organização certificada se: - Fornecer informação à Alta Direcção a respeito da capacidade da organização de ir de encontro aos objectivos estratégicos; - Identificar problemas que se resolvidos aumentam o desempenho da Organização; - Identificar oportunidades de melhoria e possíveis áreas de risco.

18 Agregar Valor A realização da auditoria Para Clientes - Aumento da capacidade da organização em fornecer produtos conformes e de encontro com as suas expectativas Para o Organismo Certificador - Aumento da credibilidade dos processos de certificação

19 A realização da auditoria O Auditor encontra Empresas com: Cultura da Qualidade Grau de consistência, compromisso, atitude colectiva e comportamento da organização Maturidade do SGQ Baixo ou elevado nível de maturidade

20 A realização da auditoria Empresa com Baixa Cultura da Qualidade e SGQ com pouca maturidade A expectativa de uma Auditoria de Agregar Valor pode significar RECEBER CONSULTADORIA

21 A realização da auditoria Empresa com Cultura da Qualidade considerável / elevada e SGQ com pouca maturidade Expectativa similar à anterior mas maior expectativa quanto ao Auditor

22 A realização da auditoria Empresa com Baixa Cultura da Qualidade e SGQ com maturidade Normalmente o SGQ assegura a conformidade. As Oportunidades do Melhoria do Auditor devem incluir maneiras pelas quais a eficácia / eficiência do SGQ pode ser realçada

23 A realização da auditoria Empresa com Cultura da Qualidade elevada e SGQ com maturidade Expectativa muito desafiante para o Auditor. É importante que o Auditor tenha uma clara compreensão dos Objectivos Estratégicos e ser capaz de colocar o SGQ nesse contexto.

24 A realização da auditoria Como orientação geral Noção de quando parar durante uma auditoria. Para acrescentar o tal valor numa auditoria não é necessário insistir até encontrar uma não conformidade. Se está conforme, parabéns, e passemos à frente...

25 AUDITORIAS: UMA VISÃO PRÁTICA Muito obrigado pela atenção.