Módulo 5 Implementação, operação, verificação e análise crítica do SGSSO, exercícios.

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1 Módulo 5 Implementação, operação, verificação e análise crítica do SGSSO, exercícios.

2 4.4 - Implementação e operação Recursos, papéis, responsabilidades e autoridade Competência, treinamento e conscientização Comunicação, participação e orientação Documentação Controle de documentos Controle operacional Preparação e atendimento a emergências

3 4.4 - Implementação e operação Recursos, papéis, responsabilidades e autoridade A administração deve assegurar a disponibilidade de recursos essenciais para estabelecer, implementar, manter e melhorar o sistema da gestão de SSO. Esses recursos incluem recursos humanos e habilidades especializadas, infra-estrutura organizacional, tecnologia e recursos financeiros. Os recursos financeiros necessários para implantação de um SGSSO podem ser elevados. Isto limita a decisão da direção com relação à implantação da norma OHSAS Funções, responsabilidades e autoridades devem ser definidas, documentadas e comunicadas, visando facilitar uma gestão ambiental eficaz. É boa prática complementar as descrições de cargo com as responsabilidades de SSO, para que apenas um documento seja utilizado.

4 4.4 - Implementação e operação Recursos, papéis, responsabilidades e autoridade A alta administração da organização deve indicar representante(s) específico(s) e comunicar a todos os funcionários que estejam atuando sob o controle da organização. Estes representantes, independentemente de outras responsabilidades, devem ter função, responsabilidade e autoridade definidas para: a) Assegurar que um sistema da gestão de SSO seja estabelecido, implementado e mantido em conformidade com os requisitos da norma OHSAS b) Relatar à alta direção sobre o desempenho do sistema da gestão de SSO para análise, incluindo recomendações para melhoria Conforme a estrutura da organização, podemos ter vários profissionais cumprindo este papel, por exemplo o gerente da qualidade ou de meio ambiente ou de saúde e segurança do trabalho. Porém para saúde e segurança ocupacional é necessário que este gerente tenha o conhecimento técnico e da legislação, ou ele deve ter um profissional que seja ao menos um técnico de segurança do trabalho como suporte para efetivamente conseguir cumprir esta função. Toda gestão executiva deve demonstrar seu comprometimento com a melhoria continua do desempenho do SGSSO. A organização deve garantir que seu profissionais seja responsáveis pelos aspectos de SSO sob seu controle, incluindo adequação aos requisitos aplicáveis de SSO.

5 4.4 - Implementação e operação Competência, treinamento e conscientização A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) para fazer com que as pessoas que trabalhem para ela ou em seu nome sejam competentes com base em apropriados educação, treinamento, experiência e habilidades (registros devem ser retidos), e sejam conscientes: a) das conseqüências de SSO reais ou potenciais associadas com suas atividades, e dos benefícios provenientes da melhoria do seu desempenho pessoal b) de suas funções e responsabilidades em atingir a conformidade com política, procedimentos e requisitos do sistema de gestão de SSO, incluindo processos de resposta a emergências c) das potenciais conseqüências da inobservância de procedimentos. A organização deve identificar as necessidades de treinamento associadas com os riscos de SSO, e deve prover treinamento ou tomar outras ações para atender a estas necessidades. Deve também avaliar a efetividade dos treinamentos realizados ou das ações tomadas, e reter os registros associados. Procedimentos de treinamento devem levar em conta os diversos níveis de responsabilidade, habilidade, domínio do idioma e riscos. Durante as auditorias de certificação este é um dos pontos mais sensíveis. Principalmente em uma organização média ou grande (com mais de 200 funcionários), os profissionais que estão implantando a norma não conseguem atingir todas as pessoas da organização para treinamento e conscientização, e é necessário delegar parte desta tarefa para os líderes. Porém os próprios líderes têm dificuldade para entender seu papel, e muitas vezes não têm o tempo necessário disponível devido à sobrecarga de trabalho.

6 4.4 - Implementação e operação Comunicação, participação e orientação A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) para: a) Participação de seus funcionários em: Envolvimento na identificação de perigos, avaliação de riscos e determinação de controles Envolvimento apropriado na investigação de incidentes Envolvimento no desenvolvimento e revisão de política e objetivos de SSO Orientação onde houver chance que a SSO seja afetada Representação em questões de SSO Os funcionários devem ser informados sobre os arranjos para sua participação, e sobre quem é o representante da empresa para as questões de SSO. b) Orientação para contratados, onde houver chance de eles serem afetados em relação à sua SSO. A organização deve garantir que, quando apropriado, partes externas interessadas sejam consultadas sobre questões de SSO.

7 4.4 - Implementação e operação Documentação A documentação do sistema de gestão de SSO deve incluir: A) Política e objetivos de SSO B) Descrição do escopo do sistema de gestão de SSO C) Descrição dos principais elementos do sistema da gestão de SSO e sua interação e referência aos documentos associados D) Documentos (incluindo registros) requeridos pela OHSAS E) Documentos (incluindo registros) determinados pela organização como sendo necessários para assegurar planejamento, operação e controle eficazes dos processos que estejam associados com o gerenciamento de seus riscos de SSO A documentação deve ser proporcional ao nível de complexidade da organização.

8 4.4 - Implementação e operação Controle de documentos Os documentos requeridos pelo sistema da gestão de SSO e pela OHSAS devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos estabelecidos. A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) para: a) aprovar documentos quanto à sua adequação antes do uso b) analisar e atualizar conforme necessário, e re-aprovar documentos c) assegurar que as alterações e a situação atual da revisão de documentos sejam identificadas d) assegurar que as versões relevantes de documentos aplicáveis estejam disponíveis em seu ponto de uso e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis f) assegurar que os documentos de origem externa requeridos pela organização como sendo necessários ao planejamento e operação do sistema da gestão de SSO sejam identificados, e que sua distribuição seja controlada g) prevenir a utilização não-intencional de documentos obsoletos, e utilizar identificação adequada nestes caso sejam retidos para quaisquer fins

9 Exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 - ( ) Os documentos do SGSSO devem possuir datas de revisão. 2 - ( ) Responsabilidades para criação e aprovação de documentos devem ser definidas. 3 - ( ) A organização deve ter procedimentos que estabeleçam as diretrizes para comunicação interna entre os seus vários níveis e funções. 4 - ( ) Comunicações de organizações não-governamentais pertinentes ao SGSSO devem ser respondidas e registradas. 5 - ( ) A organização deve treinar de modo apropriado todo colaborador que possa sofrer riscos de SSO. 6 - ( ) O pessoal deve ser competente para executar suas atividades e, para tanto, deve ter instrução, no mínimo, secundária. 7 - ( ) É necessário estabelecer um procedimento documentado para definir como os recursos financeiros são providos ao sistema de gestão de SSO, para seu controle e implementação. 8 - ( ) A organização deve ter um único colaborador com responsabilidade para relatar à administração o desempenho do SGSSO.

10 Resposta do exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 - ( F ) Os documentos do SGSSO devem possuir datas de revisão. 2 - ( V ) Responsabilidades para criação e aprovação de documentos devem ser definidas. 3 - ( V ) A organização deve ter procedimentos que estabeleçam as diretrizes para comunicação interna entre os seus vários níveis e funções. 4 - ( F ) Comunicações de organizações não-governamentais pertinentes ao SGSSO devem ser respondidas e registradas. 5 - ( V ) A organização deve treinar de modo apropriado todo colaborador que possa sofrer riscos de SSO. 6 - ( F ) O pessoal deve ser competente para executar suas atividades e, para tanto, deve ter instrução, no mínimo, secundária. 7 - ( F ) É necessário estabelecer um procedimento documentado para definir como os recursos financeiros são providos ao sistema de gestão de SSO, para seu controle e implementação. 8 - ( F ) A organização deve ter um único colaborador com responsabilidade para relatar à administração o desempenho do SGSSO.

11 Controle operacional A organização deve identificar e planejar aquelas operações que estejam associadas com a identificação de perigos, onde a implementação de controles é necessária para gerenciar riscos de SSO. Também deve ser incluída a gestão de mudanças. Para estas operações, a organização deve implementar e manter: a) Controles operacionais aplicáveis às atividades da organização. Estes controles devem ser integrados dentro do SGSSO b) Controles relacionados à compra de mercadorias, equipamentos e serviços c) Controles relacionados a sub-contratados e visitantes nos locais de trabalho d) Estabelecimento, implementação e manutenção de procedimento(s) documentado(s) para controlar situações onde sua ausência possa acarretar desvios em relação à sua política e aos objetivos de SSO e) Determinação de critérios operacionais onde sua ausência pode levar a desvios das políticas e objetivos de SSO

12 Preparação e respostas a emergências A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimento(s) para identificar potenciais situações de emergência e para responder a tais situações que estejam ocorrendo, assim como para prevenir e mitigar conseqüências diversas que estejam associadas a estas situações. No planejamento de respostas a emergências, a organização deve levar em conta as necessidades das partes interessadas, como por exemplo serviços de emergência e vizinhos. A organização deve também periodicamente testar tais procedimentos, quando possível, envolvendo as partes interessadas conforme for apropriado. A organização deve periodicamente analisar e, quando necessário, revisar seus procedimentos de preparação e resposta a emergências, em particular após testes periódicos ou após a ocorrência de situações emergenciais. Normalmente temos que elaborar e testar planos de emergência para incêndios, explosões, e vazamentos. Os profissionais devem ser treinados e as simulações devem ser realizadas o mais próximo possível da emergência real. As normas regulamentares especificam o tamanho da brigada de incêndio em função dos produtos com os quais a empresa trabalha e do número de funcionários.

13 Preparação e respostas a emergências Exemplo Plano de Emergência - Incêndio TRANSEUNTE/ FUNCIONÁRIO LOCAL/ SUPERVISOR Ao identificar um incêndio ligar para a portaria ramal 200 e informar o local que se encontra o sinistro e se há feridos. Tentar encontrar o brigadista próximo ao sinistro e informar o ocorrido. Manter-se afastado da área onde está ocorrendo o incêndio. Ajudar a manter as pessoas afastadas da área onde está ocorrendo o incêndio. BRIGADISTA / BRIGADA Avaliar o sinistro e decidir se necessita de apoio, se necessitar ligar para a portaria e solicitar a participação da brigada, se o incêndio não for controlável solicitar o corpo de bombeiro e se necessário uma ambulância. Deve colocar os EPI s, isolar a área do incêndio mantendo as pessoas afastadas. Prestar primeiros socorros, se necessário. Se for possível, iniciar o combate ao sinistro com o extintor ou hidrantes da área. Se tiverem sido convocados os demais brigadistas se reúnem no ponto de encontro, colocam os EPI s pegam os equipamentos de combate a incêndios e seguem para a área da ocorrência. Apoiar o corpo de bombeiros se este tiver sido chamado. PORTARIA Recebe a ligação e aciona o alarme para reunião da brigada e chama o médico do trabalho, se necessário. Um funcionário da portaria se desloca para o ponto de encontro dos brigadistas e comunica o local do sinistro, se necessário. Se necessário: chama o corpo de bombeiro tel e ambulância 192. Informa o setor de segurança ramal 300 e a diretoria.

14 4.5 - Verificação Medição de desempenho e monitoramento Avaliação do atendimento a requisitos legais e outros Investigação de incidente, não-conformidade, ação corretiva e ação preventiva Controle de registros Auditoria interna

15 Medição de desempenho e monitoramento A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimentos para monitorar e medir regularmente o desempenho de SSO. Os procedimentos devem incluir: Medidas qualitativas e quantitativas, apropriadas às necessidades da organização Monitoramento à extensão na qual os objetivos do SGSSO são atingidos Monitoramento à efetividade dos controles, tanto para saúde quanto para segurança Medidas pró-ativas de desempenho que monitorem a conformidade com o programa de SSO, controles e critérios de operação Medidas reativas de desempenho que monitorem doenças, incidentes, acidentes, etc., e outras evidências históricas de deficiências de desempenho do SGSSO Registros de dados e resultados de monitoramento e medição suficientes para facilitar análise subseqüente de ações corretivas e preventivas A organização deve assegurar que equipamentos de monitoramentos e medição sejam calibrados/verificados e mantidos, devendo-se reter os registros associados.

16 Avaliação do atendimento a requisitos legais e outros De maneira coerente com seu comprometimento de atendimento a requisitos, a organização deve estabelecer, implementar e manter procedimentos para avaliar periodicamente o atendimento aos requisitos legais aplicáveis. A organização deve avaliar o atendimento a outros requisitos por ela subscritos. A organização pode combinar esta avaliação com a avaliação referida acima, ou estabelecer procedimento em separado. A organização deve manter registros dos resultados das avaliações periódicas. Há empresas que realizam o trabalho de informar à organização sobre as alterações na legislação mas é necessário que internamente haja um responsável pela avaliação global dos impactos e éla informação às áreas atingidas pela legislação. Além disso, dependendo da alteração, é necessária a realização de investimentos pela organização, portanto o responsável pelo sistema deve informar a alta direção e ajudar na coordenação dos planos de ação.

17 Investigação de incidente, não-conformidade, ação corretiva e ação preventiva A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimentos para registrar, investigar e analisar incidentes de forma a: a) Determinar deficiências de SSO e outros fatores que possam ter causado ou contribuído para a ocorrência do incidente b) Identificar a necessidade de ação corretiva c) Identificar oportunidades para ação preventiva d) Identificar oportunidades de melhoria contínua e) Comunicar os resultados de tais investigações Qualquer necessidade identificada para ação corretiva ou oportunidade para ação preventiva deve ser negociadas com as partes interessadas relevantes.

18 Investigação de incidente, não-conformidade, ação corretiva e ação preventiva A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimentos para tratar as não-conformidades reais e potenciais, e para executar ações corretivas e preventivas. Os procedimentos devem definir requisitos para: a) Identificar e corrigir não-conformidades, e executar ações para mitigar as conseqüências para a SSO b) Investigar não-conformidades, determinar suas causas e executar ações para evitar sua repetição c) Avaliar a necessidade de ações para prevenir não-conformidades e implementar ações apropriadas para evitar sua ocorrência d) Registrar os resultados das ações corretivas e preventivas executadas e) Analisar a eficácia das ações corretivas e preventivas executadas. Onde ações corretivas ou preventivas identificarem novos perigos, ou mudanças nos perigos, ou necessidade de novos controles ou sua revisão, o procedimento deve requerer que as ações propostas sejam incluídas na avaliação de riscos antes de sua implementação. As ações executadas devem ser adequadas à magnitude dos problemas e aos riscos para SSO encontrados. A organização deve assegurar que sejam feitas as mudanças necessárias na documentação do sistema da gestão de SSO.

19 Não-conformidade, ação corretiva e ação preventiva Modelo de formulário SOLICITAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA E PREVENTIVA AÇÃO FONTE ASSUNTO CORRETIVA Auditoria interna Monitoramento DESCRIÇÃO DO PROBLEMA - PREENCHIDO PELO SOLICITANTE STATUS PROXIMA ATIVIDADE DATA Nº 25/4/ Implementação 15/5/2007 Foram identificados 3 profissionais sem a máscara de proteção na área de processamento de algodão EMISSOR Paulo DEPTOGestão Meio Ambient DATA PREENCHIDO PELO RESPONSÁVEL DA INVESTIGAÇÃO PREENCHIDO POR Paulo DEPTO Meio Ambiente DATA ANÁLISE DAS CAUSAS 25/4/ /4/2007 A liderança não está cobrando e acompanhando e os profissionais não estão conscientizados CORREÇÃO (CORREÇÃO IMEDIATA DO PROBLEMA) Nº AÇÃO RESP. PRAZO Dar advertência para os 3 profissionais, explicar as razões do uso da máscara e informar que na 3ª advertência ele será mandado embora por justa causa João 25/4/2007 AÇÃO CORRETIVA (AÇÃO A SER ADOTADA PARA EVITAR A REINCIDÊNCIA) Nº AÇÃO RESP. PRAZO 1 2 Preparar um check list de acompanhamento para as lideranças, estes na sua passagem pela fábrica deverão verificar o uso de EPI's em cada setor e o check list será verificado semanalmente pelo técnico de segurança do trabalho para garantir que a atividade esteja sendo realizada Prepara treinamento de 8h para conscientização do uso de EPI's e aplicar a todos os profissionais da produção Miguel 15/5/2007 Maria 15/5/ Nº O técnico de segurança deverá dobrar o tempo de acompanhamento dentro da fábrica para verificar o uso dos EPI's AÇÃO Luiz 25/5/2007 AÇÃO PREVENTIVA (AÇÃO PARA ELIMINAR CAUSAS POTENCIAIS DE NÃO-CONFORMIDADES) RESP. PRAZO PREENCHIDO PELO DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO MEIO AMBIENTE VERIFICAÇÃO DA EFICÁCIA DA AÇÃO TOMADA VERIFICADO POR DEPTO OBSERVAÇÕES DATA

20 Controle de registros A organização deve estabelecer e manter registros, conforme necessário, para demonstrar conformidade com os requisitos de seu sistema da gestão de SSO e da norma OHSAS 18001, bem como resultados obtidos. A organização deve estabelecer, implementar e manter procedimentos para a identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção e descarte de registros. Os registros devem ser e permanecer legíveis, identificados e rastreáveis.

21 Controle de registros Modelo de controle Registro possível: registro de auditoria interna. Identificação: número seqüencial Armazenamento: na pasta registros de SSO do drive C Proteção: back up Recuperação: solicitar ao Técnico de Segurança do Trabalho Tempo de retenção: 2 anos Descarte: apagar o arquivo

22 Auditoria interna A organização deve assegurar que as auditorias do sistema da gestão de SSO sejam conduzidas em intervalos planejados para: a) Determinar se o SGSSO está em conformidade com os arranjos planejados para sua gestão, incluindo-se os requisitos da norma OHSAS foi adequadamente implementado e é mantido... é efetivo em atender a políticas e objetivos da organização b) Fornecer informações à administração sobre os resultados das auditorias. Programas de auditoria devem ser planejados, estabelecidos, implementados e mantidos pela organização, levando-se em consideração os resultados da avaliação de risco das atividades da organização e os resultados das auditorias anteriores. Procedimentos de auditoria devem ser estabelecidos, implementados e mantidos para tratar: - das responsabilidades, competências e requisitos, para planejar e conduzir as auditorias, para relatar os resultados e manter registros associados - da determinação dos critérios de auditoria, escopo, freqüência e métodos A seleção de auditores e a condução das auditorias devem assegurar objetividade e imparcialidade do processo de auditoria.

23 4.6 - Análise crítica pela administração A alta direção deve analisar o SGSSO a intervalos planejados e incluir oportunidades de melhoria e mudanças no SGSSO, incluindo políticas e objetivos de SSO. Registros devem ser mantidos. As entradas para análise pela administração devem incluir: a) Resultados das auditorias internas e das avaliações do atendimento aos requisitos legais e outros subscritos pela organização b) Os resultados de participação e orientação c) Comunicações provenientes de partes interessadas externas, incluindo reclamações d) O desempenho de SSO da organização e) Extensão na qual foram atendidos os objetivos f) Situação da investigação de incidentes, ações corretivas e preventivas g) Ações de acompanhamento das análises anteriores h) Mudança de circunstâncias, incluindo desenvolvimento em requisitos legais e outros relacionados a SSO i) Recomendações para melhoria As saídas da análise pela administração devem incluir quaisquer decisões e ações relacionadas a possíveis mudanças no desempenho de SSO, na política e objetivos, recursos e em outros elementos do sistema da gestão. Saídas relevantes da análise crítica devem ficar disponíveis para comunicação e consulta.

24 Exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 - ( ) A necessidade de alterações na política de SSO deve fazer parte da pauta da análise crítica pela administração. 2 - ( ) Os resultados da análise crítica pela administração devem ser documentados. 3 - ( ) Onde a implementação de controles é necessária para gerenciar riscos, as atividades associadas com perigos para SSO devem ser determinadas. 4 - ( ) A organização deve implementar e manter controles relativos à SSO pertinentes aos prestadores de serviços e visitantes. 5 - ( ) Auditorias periódicas do SGSSO devem ser realizadas segundo um procedimento documentado. 6 - ( ) As auditorias do SGSSO devem ser realizadas por auditores independentes da atividade auditada. 7 - ( ) Os registros do SGSSO devem incluir registros de treinamento, auditoria e análises críticas. 8 - ( ) Todos os profissionais são responsáveis por tratar e investigar as causas de nãoconformidades. 9 - ( ) Os critérios para definição de ação corretiva e preventiva definidos pela organização não estão relacionados com a magnitude do problema ( ) A organização deve estabelecer um procedimento para avaliação periódica do atendimento à legislação.

25 Resposta do exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 - ( V ) A necessidade de alterações na política de SSO deve fazer parte da pauta da análise crítica pela administração. 2 - ( V ) Os resultados da análise crítica pela administração devem ser documentados. 3 - ( V ) Onde a implementação de controles é necessária para gerenciar riscos, as atividades associadas com perigos para SSO devem ser determinadas. 4 - ( V ) A organização deve implementar e manter controles relativos à SSO pertinentes aos prestadores de serviços e visitantes. 5 - ( F ) Auditorias periódicas do SGSSO devem ser realizadas segundo um procedimento documentado. 6 - ( V ) As auditorias do SGSSO devem ser realizadas por auditores independentes da atividade auditada. 7 - ( V ) Os registros do SGSSO devem incluir registros de treinamento, auditoria e análises críticas. 8 - ( F ) Todos os profissionais são responsáveis por tratar e investigar as causas de nãoconformidades. 9 - ( F ) Os critérios para definição de ação corretiva e preventiva definidos pela organização não estão relacionados com a magnitude do problema ( V ) A organização deve estabelecer um procedimento para avaliação periódica do atendimento à legislação.

26 Exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 11 - ( ) Os registros do SGSSO devem ser arquivados de modo a permitir sua pronta recuperação ( ) O monitoramento das atividades com perigo para os profissionais pode ser feito unicamente através do órgão governamental competente responsável pela fiscalização ( ) Equipamentos utilizados para monitoramento de atividades do SGSSO devem ser calibrados, e registros destas calibrações devem ser mantidos ( ) A organização deve ter um procedimento para identificar o potencial para situações de emergência ( ) O procedimento de atendimento a situações de emergência deve ser necessariamente revisado após a ocorrência de um acidente ( ) Os procedimentos para atendimento de situações de emergência não necessitam ser testados periodicamente.

27 Resposta do exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 11 - ( V ) Os registros do SGSSO devem ser arquivados de modo a permitir sua pronta recuperação ( F ) O monitoramento das atividades com perigo para os profissionais pode ser feito unicamente através do órgão governamental competente responsável pela fiscalização ( V ) Equipamentos utilizados para monitoramento de atividades do SGSSO devem ser calibrados, e registros destas calibrações devem ser mantidos ( V ) A organização deve ter um procedimento para identificar o potencial para situações de emergência ( V ) O procedimento de atendimento a situações de emergência deve ser necessariamente revisado após a ocorrência de um acidente ( F ) Os procedimentos para atendimento de situações de emergência não necessitam ser testados periodicamente.

28 Fim do Módulo 5