MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL SGA SAMAE JS

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1 PÁGINA 1/13 MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO SGA SAMAE JS

2 PÁGINA 2/13 CONTROLE DE REVISÕES: Revisão Data Itens modificados Observações Requisitos Gerais Alteração do escopo do SAMAE-JS

3 PÁGINA: 3/13 1. OBJETIVO Estabelecer as diretrizes fundamentais para o Sistema de Gestão Ambiental SGA, formuladas pela Autarquia SERVIÇO AUTÔNOMO MUNICIPAL DE ÁGUA E ESGOTO DE JARAGUÁ DO SUL com o intuito de viabilizar a exeqüibilidade do processo, em todos os níveis da organização, como preconiza a Norma ISO : APLICAÇÃO E RESPONSABILIDADES O Sistema de Gestão Ambiental descrito neste Manual tem como diretrizes os requisitos da Norma NBR ISO 14001:2004 e se aplica ao SAMAE de Jaraguá do Sul, cuja sede administrativa está situada à rua Erwino Menegotti, 478, bairro Água Verde, Jaraguá do Sul/SC. A responsabilidade pela elaboração, revisão e manutenção deste documento é do Coordenador do SGA. A responsabilidade pela aprovação deste documento é do Diretor Geral do SAMAE-JS. Todos os colaboradores do SAMAE de Jaraguá do Sul são responsáveis pela aplicação deste Manual. 3. DEFINIÇÕES E SIGLAS SAMAE-JS: SAMAE de Jaraguá do Sul; SGA: Sistema de Gestão Ambiental; R.A. Representante da Administração; CGA Comitê de Gestão Ambiental; MGA - Manual de Gestão Ambiental; e Os termos e definições utilizados neste Manual são determinados pela Norma NBR ISO : DISPOSIÇÕES GERAIS 4.1. Requisitos Gerais A organização possui um Sistema de Gestão Ambiental, cujos requisitos estão descritos neste Manual. O escopo do Sistema de Gestão Ambiental do SAMAE-JS é: Prestação de Serviços de Água e Esgoto Sanitário no Município de Jaraguá do Sul, através do Sistema Central de Tratamento e Abastecimento de Água ETA Política Ambiental O SAMAE JS estruturou seu Sistema de Gestão Ambiental com base na seguinte Política Ambiental: POLÍTICA DO SAMAE-JS

4 PÁGINA: 4/13 Nosso compromisso em Jaraguá do Sul é fornecer água potável, coletar e tratar esgoto sanitário, atendendo a Legislação aplicável, prevenindo a poluição e a degradação através do gerenciamento de efluentes e resíduos e da racionalização do uso da água e demais insumos. Asseguramos a melhoria contínua de nosso sistema de gestão ambiental aplicando novas tecnologias, capacitando nossos colaboradores e interagindo com a comunidade. Esta política está divulgada e implantada em todos os níveis do SAMAE-JS Planejamento Aspectos Ambientais O SAMAE-JS mantém procedimentos para identificar os aspectos e impactos ambientais de suas atividades, produto e serviços. Após avaliação inicial, que inclui a identificação de todos os aspectos ambientais presentes e a análise de potenciais passivos ambientais, são definidos os aspectos ambientais significativos. A atualização e a identificação de novos aspectos, bem como a avaliação de aspectos possivelmente obsoletos são efetuadas nas seguintes situações: Modificações e novos projetos de instalações e atividades; Modificações ou novos requisitos legais; e/ou Reavaliação do sistema quando identificada sua necessidade, sob responsabilidade do Coordenador do SGA. Os aspectos ambientais significativos identificados são gerenciados, através de procedimentos operacionais e instruções de trabalho de controle/emergências/monitoramento e/ou ações de melhoria (objetivos/metas ou ações imediatas). PG 003 Procedimento de Identificação e Avaliação de Aspectos e Impactos Ambientais Requisitos Legais e Outros O SAMAE-JS mantém procedimentos para acessar, identificar, analisar, validar, atualizar e divulgar requisitos legais e outros requisitos voluntários, relacionados aos seus aspectos ambientais para as fases de planejamento, implementação e manutenção do SGA SAMAE-JS.

5 PÁGINA: 5/13 Os requisitos legais, no âmbito federal, estadual e municipal, são identificados e atualizados através de serviços terceirizados, utilizando-se como ferramenta sistema com acesso via WEB (World Wide Web). A área de coordenação do SGA é responsável pela manutenção do sistema de informações legais e de outros requisitos. PG 004 Procedimento de Identificação e Registro de Requisitos Legais e Outros Requisitos Objetivos, Metas e Programas Os objetivos e metas ambientais de Sistema de Gestão Ambiental são propostos pelas áreas da organização para discussão e aprovação em reuniões do Comitê de Gestão Ambiental e em reuniões de Análise Crítica com outras partes envolvidas. Para tanto, são analisados os aspectos ambientais significativos, requisitos legais pertinentes, registros de comunicação com partes interessadas, compromissos da política de meio ambiente e requisitos financeiros, institucionais e tecnológicos. Para alcançar os objetivos e metas ambientais estabelecidos pelo SAMAE-JS, cada segmento da organização deve estabelecer e executar planos específicos à sua área, que devem conter, pelo menos, ações, responsáveis, prazos e outras informações que se demonstrarem pertinentes. O acompanhamento da implementação dos planos de ação é feito nas reuniões do Comitê de Gestão Ambiental e de Análise Crítica, pautadas com base no cronograma que deverá integrar respectivo plano. PG 005 Programas de Gestão Ambiental 4.4. Implantação e Operação Recursos, Funções, Responsabilidades e Autoridades a Atribuições Gerais: São consideradas atribuições gerais de todas as áreas e de todos os funcionários: comprometer-se com a Política Ambiental e colaborar para a sua manutenção e aprimoramento; contribuir para a efetiva implementação dos procedimentos pertinentes às respectivas áreas, seja como facilitador, agente de treinamento ou na execução das atividades descritas nestes procedimentos; contribuir para a manutenção dos registros relativos ao Sistema de Gestão Ambiental; contribuir para a identificação e comunicação de quaisquer não conformidades com impacto ao meio ambiente;

6 PÁGINA: 6/13 contribuir para a identificação e comunicação de quaisquer não-conformidades relacionadas, com o Sistema de Gestão Ambiental; contribuir para a efetiva implementação de Ações Corretivas e Objetivos e Metas. contribuir para a efetiva implementação de Ações Preventivas, Corretivas, Objetivos e Metas. b Atribuições Específicas: Todos os Procedimentos de Gestão (PG s) e Instruções de Trabalho (IT s) apontam os responsáveis pela elaboração, revisão, manutenção e aplicação de cada documento. As funções de serviços do SAMAE-JS estão definidas em descrição de cargos específica para cada atividade sob a responsabilidade do setor de recursos humanos. As inter-relações entre as diversas áreas ocorre conforme o organograma do Anexo 01. A Alta Administração na estrutura do SAMAE-JS é configurada pela função do Diretor Geral. São funções do Diretor Geral: Garantir os recursos necessários para o planejamento, implantação, manutenção e melhoria do SGA SAMAE-JS; Nomear o Representante da alta Administração e os Coordenadores do SGA SAMAE-JS O Representante da Alta Administração (RA) é nomeado para implantar, manter e melhorar o Sistema de Gestão Ambiental, bem como relatar o seu resultado à Alta Administração. O Coordenador e o Sub-Coordenador do SGA tem funções, responsabilidades e autoridade para: Assegurar que os requisitos do Sistema de Gestão Ambiental sejam estabelecidos, implementados e mantidos de acordo com a Norma NBR ISO :2004; Gerenciar os procedimentos de revisão e atualização de processos do Sistema de Gestão Ambiental, bem como zelar pela correta aplicação das determinações constantes daquele sistema; c Outras Atribuições: Outras responsabilidades apropriadas para assegurar a eficácia no desenvolvimento e implementação do Sistema de Gestão Ambiental são:

7 PÁGINA: 7/13 Responsabilidades Ambientais Estabelecer a orientação geral Nomear o Comitê do SGA Desenvolver a Política Ambiental Monitorar o desempenho global do SGA Desenvolver objetivos, metas e programas ambientais Assegurar a melhoria contínua Identificar as expectativas de clientes e fornecedores Cumprir os procedimentos e instruções normativas do SGA Pessoas Responsáveis Diretor Geral Diretor Geral Comitê do SGA Coordenador e Sub-Coordenador do SGA Gerentes e chefes das áreas, com participação do Coordenador do SGA Coordenador e Sub-Coordenador, Gerentes e chefes das áreas Coordenador, Sub-coordenador e Gerentes e chefes das áreas Todos os colaboradores Competência, Treinamento e Conscientização A organização mantém procedimentos contínuos que são voltados à identificação de necessidades de treinamento e conscientização. Todos os funcionários, sobretudo aqueles diretamente envolvidos com aspectos ambientais significativos e inclusive aqueles de empresa que realizam serviços em nome do SAMAE-JS, são treinados para executarem os controles ambientais nas tarefas pelas quais são responsáveis, de forma que estejam cientes dos impactos de sua atividade ao meio ambiente. PG 006 Procedimento de Gestão de Competência, Treinamento e Conscientização Comunicação São mantidos procedimentos para comunicação interna e externa, referentes ao Sistema de Gestão e Aspectos Ambientais. São determinados os meios de comunicação entre o SAMAE-JS e funcionários e SAMAE-JS e as partes externas interessadas. Os Fornecedores e Prestadores de Serviços que desenvolvem atividades internas no SAMAE-JS são comunicados sobre Procedimentos e Instruções de Trabalho relevantes às suas atividades, através do Informativo de Procedimentos Básicos para Atividades Internas no SAMAE JS. PG 007 Procedimento de Comunicação Documentação Os documentos do Sistema de Gestão Ambiental estão estruturados em níveis hierárquicos como segue:

8 PÁGINA: 8/13 I II III IV Nível I Manual de Gestão Ambiental: define a estrutura geral do sistema; Nível II Procedimentos de Gestão (PG): constituem o detalhamento de atividades e ações relacionadas ao Sistema de Gestão Ambiental. Nível III Instruções de Trabalho (IT): que constituem a descrição e detalhamento de atividades e ações de serviços regulares e que possam interferir no estado ambiental da empresa. Nível IV: Registros do Sistema de Gestão Ambiental que evidenciam o funcionamento das sistemáticas documentadas nos Procedimentos de Gestão, Instruções de Trabalho, Política Ambiental, Objetivos e Metas entre outros instrumentos componentes do SGA Controle de Documentos O Sistema de Gestão Ambiental é amparado por um conjunto de documentos, os quais, quando emitidos ou revisados, passam por um processo de verificação e aprovação que lhes garante a consistência, e também, obedecem a uma sistemática de acesso para garantir tanto sua disponibilidade nas áreas onde são utilizados na versão correta. O Sistema de Gestão Ambiental é composto por documentos emitidos internamente em mídia eletrônica com acesso via Intranet SAMAE-JS. Tais documentos possuem procedimentos que regulamentam sua emissão e controle. Em casos especiais, onde não esteja disponibilizado o acesso a Intranet, o SAMAE-JS pode utilizar documentos impressos. Para tanto, são documentadas as decisões relacionadas a esta condição, para fins de garantia da atualização da documentação. Todos os dados e documentos relacionados ao Sistema de Gestão Ambiental que ocorrem em meio digital têm sua manutenção garantida por sistemática de backup. O SGA SAMAE-JS, apresenta um procedimento documentado para a organização do controle de documentos. PG 001 Procedimento de Controle de Documentos

9 PÁGINA: 9/ Controle Operacional Cada setor identifica, através da avaliação de seus aspectos ambientais significativos, as atividades que devem ser realizadas de forma planejada. As áreas definem as instruções de trabalho a serem estabelecidos e mantidos, que contemplem as medidas de controle e prevenção de impactos, bem como os critérios operacionais relacionados. O Coordenador do SGA ou o R.A. fornece apoio às áreas na avaliação das necessidades da elaboração de novos procedimentos Preparação e Resposta a Emergências São mantidos procedimentos para identificar os riscos de acidentes ambientais dentro do levantamento de aspectos e impactos ambientais. O Plano de Emergência contempla o atendimento às situações emergenciais, distinguindo-as entre as que podem ser controladas pela própria área e as que não são passíveis desse controle. Cronograma de simulados é mantido e desenvolvido. Após cada ocorrência ou simulado o plano é reavaliado, efetuando-se mudanças caso necessário. A organização desenvolve e mantém um cronograma de simulados. Após cada ocorrência ou simulado, ocorrem reuniões com envolvidos, com o objetivo de avaliar e aprimorar a eficiência de cada ação prevista no plano. Este, por sua vez, é estruturado de modo a permitir que ajustes e mudanças sejam efetuados sempre que as conclusões do grupo que participa da avaliação assim sugerirem. PG 008 Procedimento de Preparação e Atendimento a Emergência 4.5. Verificação e Ação Corretiva Monitoramento e Medição O SAMAE-JS mantém procedimento documentado para monitorar as características-chave de suas operações e atividades, verificando se os resultados estão em conformidade com os padrões legais/próprios/metas. Para tanto, são mantidos procedimentos, definidos a partir do levantamento de aspectos ambientais significativos, controles operacionais e metas. Os instrumentos e equipamentos de inspeção e ensaios avaliados e classificados como críticos para o Sistema de Gestão Ambiental e utilizados pelo SAMAE-JS, são utilizados mediante comprovação de calibração. Periodicamente a conformidade frente aos requisitos legais é avaliada através da combinação das seguintes ferramentas/procedimentos: Monitoramento rotineiro; Existência de novos requisitos legais;

10 PÁGINA: 10/13 Auditorias internas do SGA; e Inspeções programadas. Referência: PG 009 Procedimento de Monitoramento e Medição Avaliação do Atendimento a Requisitos Legais e Outros Como referenciado anteriormente, o SAMAE-JS dispõe de mecanismo de controle e avaliação de requisitos legais, baseado em acesso web a sistema da empresa VERDE GAIA. A sistemática de avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros requisitos, passa inicialmente pela validação de requisitos, no site, quanto a sua aplicabilidade ao SAMAE-JS. A partir de validado o requisito, o SAMAE-JS estabelece forma específica de garantir a análise de sua conformidade através de registros ou outro documento apropriado, devidamente vistado pelo Coordenador do SGA Não-Conformidades, Ação Corretiva e Ação Preventiva Para as não-conformidades ambientais identificadas, bem como para os acidentes ocorridos e considerados como prioritários, são estabelecidas Ações Corretivas, que devem indicar os responsáveis para o acompanhamento da eficácia das ações. No final do processo, o responsável pela Ação Corretiva determina, juntamente com os outros membros do grupo envolvido, se haverá como conseqüência a abertura de nova não-conformidade ou encerramento do processo. As ações preventivas definidas com base no potencial de não-conformidade são tratadas seguindo a mesma sistemática aplicada para ações corretivas. Caso haja dificuldades para a execução das ações ou ma eficácia das mesmas, e a Coordenação do Sistema de Gestão Ambiental não disponha de meios para solucionar, estas dificuldades deverão ser tratadas nas reuniões de análise crítica. As ações preventivas poderão ser propostas por colaboradores através de documento formal presente no PG Procedimento de Não-Conformidade e Ação Corretiva/Preventiva. Referências PG 010 Procedimento de Não-Conformidade e Ação Corretiva/Preventiva Controle de Registros Os registros da Gestão Ambiental são identificados, coletados, indexados, acessados, arquivados, armazenados, mantidos e dispostos segundo procedimentos documentados. Tanto registros em cópia

11 PÁGINA: 11/13 eletrônica como em cópia física têm seus controles na planilha Lista Geral dos Registros, a qual determina todos os passos necessários para garantir que estes sejam prontamente recuperáveis. Estes procedimentos prevêem ainda que os registros em cópias físicas sejam legíveis e armazenados e mantidos de forma adequada à prevenção de danos, deterioração e perdas. Para os registros em meio eletrônico, é assegurado o seu armazenamento/manutenção de forma a garantir a integridade das informações que guardam. Para tanto são realizados backups sistemáticos. PG 002 Procedimento de Controle de Registros Auditoria Interna O Programa de Auditorias Internas do Sistema de Gestão Ambiental é aplicável a todas as áreas abrangidas pelo Sistema, segundo os requisitos da norma NBR ISO 14001:2004. As auditorias são conduzidas segundo procedimento documentado e por pessoal devidamente qualificado e independente da área auditada. As auditorias são registradas e o conteúdo destes registros é levado ao conhecimento do responsável pela área, para que este possa definir e/ou implementar as devidas Ações Imediatas, Ações Corretivas e Preventivas. O relatório contendo os resultados das auditorias internas é considerado pela administração quando efetuada Análise Critica do Sistema. PG 011 Procedimento de Auditoria Análise Crítica pela Administração O SAMAE-JS analisa periodicamente a adequação, eficácia e os resultados do Sistema de Gestão Ambiental, frente aos requisitos a serem cumpridos e considerando o princípio da melhoria contínua, através de Reuniões do Comitê do SGA ou de Reuniões de Análise Crítica. A reunião de Análise Crítica é presidida pelo Diretor Geral do SAMAE ou pelo seu representante (RA) e secretariada pelo Coordenador do SGA, com participação dos integrantes do Comitê do SGA. Este Comitê é formado por colaboradores da organização, devidamente aprovados pela Alta Administração, cujo documento está registrado em ata específica, ou em caso de alterações, ata de reunião do Comitê de Gestão. É requisito básico que participem do Comitê de Gestão colaboradores das áreas: Técnica, Administração e Laboratórios. Outras áreas da organização poderão estar representadas no Comitê de Gestão.

12 PÁGINA: 12/13 Independente da participação do Comitê de Gestão podem participar das reuniões os responsáveis ou designados de outras áreas da empresa, quando solicitado pelo Comitê, em função das necessidades da pauta. Estas reuniões ordinárias têm freqüência semestral, e os assuntos tratados devem atender à pauta mínima que compreenderá: Resultado das Auditorias; Atendimento à requisitos legais; Comunicações Externas e reclamações; Desempenho ambiental análise e revisão de Objetivos e Metas; Situação das ações corretivas e preventivas; Ações de acompanhamento de análises anteriores; Recomendações para melhorias; e Avaliação geral do Sistema de Gestão Ambiental SGA. A Política Ambiental passa por análises que não ultrapassam o período de um ano.

13 PÁGINA: 13/13 ANEXO 1 - ORGANOGRAMA