FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento PG-IPN-0804 Revisão 03 Data 30/11/2016 Título SUGESTÃO DE MELHORIA Classificação Ostensivo n o de páginas 5 n o de anexos 01 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Setor Rubrica (ou evidência) Elaborado Wilson Scapin Coordenador GT-08 CQUAL 21/11/2016 Analisado RD setoriais Vide ata RDs 21/11/2016 Data Aprovado José Carlos Bressiani (CTA) 3) DISTRIBUIÇÃO: Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituição Data INTRANET Todas IPEN 02/12/2016 4) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento Título PG-IPN-0103 Análise crítica PG-IPN-0302 Serviço de atendimento ao cliente FM-IPN V3 1 de 5

2 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 23/08/2010 Introdução deste procedimento no Sistema de Gestão /08/2014 Alteração do Item 2; Atualização de siglas e responsabilidades 02 17/11/2015 Correções do procedimento em função do RNC AUDIT IPN : Substituição da versão (2) pela (3) da folha de controle de documentos; Correção nos itens 3 e 4 do procedimento /11/2016 Exclusão das LTs-IPN do campo 04 da folha de controle; Atualização do Item 04 (documentos de referência); FM-IPN V3 2 de 5

3 1 Objetivo Estabelecer a sistemática para o registro e controle de sugestões de melhoria (SM), como forma complementar de demonstrar a melhoria contínua do sistema de gestão. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao SGI para atender aos requisitos listados a seguir, correspondentes às normas de conformidade e requisitos legais e/ou regulamentares aplicáveis aos setores do ipen. 3 Definições e Abreviaturas TNCMC - Tratamento de não Conformidade e Melhoria Contínua Para efeito deste procedimento são aplicáveis as definições e abreviaturas das LT-IPN , LT-IPN e LT-IPN Documentos de Referência PG-IPN-0803 PG-IPN-0302 LT-IPN LT-IPN LT-IPN Ação corretiva, preventiva e de melhoria. Serviço de atendimento ao cliente Lista de Definições usadas no SGI Lista de siglas relacionadas à Organização Lista de documentos que suportam o SGI do ipen 5 Procedimento 5.1 Responsabilidades Cabe ao Conselho Técnico Administrativo - CTA Assegurar que todos os setores do ipen sigam este procedimento; Definir os responsáveis (função/cargo) para o tratamento de SM. Cabe aos Responsáveis pelo setor Assegurar que a SM seja análisada e implantada, quando viável. Cabe à Coordenação da Gestão da Qualidade - CQUAL Operacionalizar o acesso ao sistema informatizado TNCMC; Cabe à Gerência de Benefícios e Saúde - GBS Participar da análise de SM que envolva aspectos relacionados a segurança e saúde no trabalho. Cabe ao Serviço de Segurança Física - SSF Participar da análise de SM que envolva aspectos relacionados a segurança física das instalações. Cabe ao Representante da Direção - RD Solicitar à CQUAL direitos de acesso ao sistema informatizado TNCMC, respeitando as responsabilidades estabelecidas neste procedimento; Cabe aos Representantes da Direção RD e RDA (Representante da direção para gestão ambiental) FM-IPN V3 1 de 5

4 Participar da análise de SM; Solicitar ação de melhoria para as SM consideradas viáveis. Cabe a todos os funcionários Apresentar SM para processos, produtos, sistemas, ambiente de trabalho, etc. 5.2 Sugestão de Melhoria A SM é uma das ferramentas usadas para a promover a melhoria contínua do sistema de gestão, podendo ser proposta por funcionários, colaboradores, clientes ou como saída das Análises Críticas pela Direção Registro A SM deve ser registrada no sistema informatizado TNCMC, seguindo a classificação da Tabela 1. Tabela 1 - Classificação da não conformidade quanto a origem Tipo INTERNA Quando for proposta por funcionário ou colaborador interno EXTERNA Quando for proposta por cliente (PG-IPN-0302) ou colaborador externo A transcrição da SM para o sistema informatizado TNCMC deve ter o seguinte texto: SM DE CLIENTE (Nome do Cliente) (Data) Sugestão: (Descrição da Sugestão). Caso seja verificada a duplicidade de uma SM, esta deve ser encerrada sem abertura de Solicitação de Ação, preenchendo a conclusão com referência a SM já existente Análise da SM O responsável pelo setor que recebeu a SM deve analisá-la para verificar a viabilidade de implantação, considerando os recursos necessários e a melhoria do processo, produto ou serviço. Para auxiliar esta análise, pode ser usada a Matriz apresentada no Anexo 1. O responsável (Tabela 1) deve decidir pela solicitação de ação de melhoria em função do resultado da análise de viabilidade Ação de melhoria A implantação de ação de melhoria deve seguir o PG-IPN Responsabilidades para o tratamento do SM As responsabilidades são apresentadas na Tabela 1: SM Tabela 1 Responsabilidades para o tratamento de SM Responsabilidade Propor Analisar a viabilidade Conclusão (Parecer) Funcionário, colaborador, cliente Responsável pelo setor RD/RDA FM-IPN V3 2 de 5

5 5.4 Registros São registros deste processo: A Sugestão de Melhoria - SM, mantida no TNCMC informatizado; Os registros de análise de viabilidade de implantação da SM. 6 Anexos Anexo 1 Matriz de Análise e Pontuação para Sugestões de Melhoria FM-IPN V3 3 de 5

6 FATORES Qualidade Intrínseca Custo Entrega Moral Proteção Física Segurança da Instalação Investimento Prioridade Facilidade Abrangência Garantia da Qualidade Meio Ambiente Atendimento de Clientes Anexo 1 Matriz de Análise e Pontuação para Sugestões de Melhoria PONTUAÇÃO A sugestão não impactará diretamente o produto / serviço. A melhoria não será percebida pelo cliente. A sugestão não impacta o custo do produto / serviço. A sugestão não influenciará a quantidade, o prazo, o local e o atendimento da entrega. A sugestão não influenciará o moral da equipe envolvida. A sugestão não influenciará a proteção física: no trabalho e na utilização do produto. A sugestão não influenciará a segurança da instalação. A implantação da sugestão exigirá investimentos superiores à verba orçamentária setorial. A sugestão não deverá ser implantada imediatamente. A sugestão será muito difícil de ser implantada. Implantação e efeitos localizados. A sugestão não influencia a Garantia da Qualidade O efeito da sugestão não contribui para preservar o meio ambiente. O efeito da sugestão não influencia o atendimento de clientes. A sugestão impactará o produto / serviço e o cliente poderá perceber pequenas melhorias. alguma redução no custo do produto / serviço. alguma melhoria na quantidade, prazo, local e atendimento da entrega. alguma contribuição para o moral da equipe. A sugestão poderá eliminar algum risco de acidente no trabalho e, na utilização do produto / serviço. alguma contribuição para a segurança da instalação. A implantação da sugestão exigirá investimentos compreendidos entre uma vez (1x) a compra direta e a verba orçamentária setorial. A sugestão deverá ser implantada o mais cedo possível. A sugestão poderá apresentar algumas dificuldades para ser implantada. Implantação e efeitos em alguns setores da empresa. A sugestão proporciona alguma contribuição para a Garantia da Qualidade. O efeito da sugestão traz alguma contribuição para preservar o meio ambiente. O efeito da sugestão contribui para alguma melhoria no atendimento de clientes. A sugestão impactará diretamente o produto / serviço da unidade. A melhoria proposta será fortemente percebida pelo cliente. A sugestão poderá reduzir sensivelmente o custo do produto / serviço. A sugestão poderá melhorar sensivelmente a quantidade, prazo, local e atencimento da entrega. A sugestão poderá contribuir para o moral da equipe de forma significativa. A sugestão eliminará sérios riscos de acidentes: no trabalho e/ou pelo uso do produto ou serviço. A sugestão poderá contribuir sensivelmente para a segurança da instalação. A sugestão exigirá investimentos de até uma vez (1x) a compra direta. A sugestão deverá ser implantada imediatamente. A sugestão é muito fácil de ser implantada. Implantação e efeitos por toda a empresa. A sugestão contribui significativamente para a Garantia da Qualidade. O efeito da sugestão contribui significativamente para preservar o meio ambiente. O efeito da sugestão contribui significativamente para a melhoria do atendimento de clientes. FM-IPN V3 4 de 5

7 Qualidade Intrínseca Qualidade que o produto ou serviço contém para satisfazer as necessidades do cliente, Custo Desembolso efetuado na execução do produto ou serviço. Entrega No local, prazo e quantidade acertados, além do atendimento já prestado. Moral Nível de satisfação da equipe envolvida. Proteção Física Preservação da integridade física de quem faz e de quem consome o produto ou serviço. Segurança da Instalação Preservação da integridade da instalação. Investimento Recursos necessários para a implantação da sugestão. Prioridade Ocasião para a implantação da sugestão. Facilidade Grau de simplicidade da implantação da sugestão. Abrangência Alcance dos efeitos da sugestão. Garantia da Qualidade Refere-se à adoção de método que garantirá a qualidade dos produtos ou serviços. Meio Ambiente Preservação da integridade ambiental. Atendimento de Clientes Educação e presteza no atendimento para a satisfação do cliente. Uma solicitação de ação de melhoria poderia ser aberta, conforme o seguinte critério de pontuação: até 65 pontos - não abrir qualquer ação; a partir de 66 pontos - abrir solicitação de ação melhoria. FM-IPN V3 5 de 5

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