FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento PG-CQMA-0301 Revisão 10 Data 17/09/2018 Título SERVIÇOS EXECUTADOS PELOS LABORATÓRIOS DO CQMA Classificação OSTENSIVO n o de páginas 03 n o de anexos 0 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE E APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Elaborado/ Revisado João C. Ulrich Setor LAQA/ CQMA Rubrica (ou evidência) Data 11/09/2018 Analisado Elâine A. J. Martins CQMA 11/09/2018 Analisado Helio A. Furusawa LAQA/ CQMA 11/09/2018 Aprovado Marycel A. C. Cotrim CQMA 17/09/2018 3) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento PG-CQMA-0101 PG-CQMA-0901 IT-CQMA IT-CQMA FM-CQMA FM-CQMA Organização Título Identificação e rastreabilidade da amostra Pesquisa de Satisfação do Cliente Registro de Amostras Pesquisa de Satisfação de Clientes - CQMA Registro de Amostra FM-IPN V4 1 de 2

2 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 4) DISTRIBUIÇÃO Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituição Data Intranet (cópia eletrônica) IPEN IPEN 17/09/2018 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 30/06/2004 Emissão do documento 01 14/05/2007 Foi feita uma revisão geral para adaptação ao texto da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005; Foram revisados os rodapés, de acordo com a nova versão do PG-IPN /10/2007 Revisão do texto referente a clientes internos 03 22/10/2009 Revisão dos rodapés e junção da FC ao texto /03/ /01/2012 Foi feita uma revisão geral no documento para adaptação à nova documentação IPN e troca da FC Inserido texto referente à participação do Coordenador Técnico na análise crítica de contrato no item /04/2013 Alteração no item /05/2015 Inserção da IT-CQMA por abrangência, de acordo com plano de ação proposto para tratamento de não conformidade apontada na 5ª Reavaliação CGCRE/Inmetro ocorrida em 05 e 06/05/2015 no LCQ/CQMA; Alterações nos itens 3 e 4; Atualização da FC /09/2016 Adequação ao IT-IPN /05/2017 Correção da folha de controle, sem alteração da versão /10/ /09/2018 Alteração nos itens 5.1 e 5.2 para para atendimento à não conformidade apontada na 2a Visita Técnica do Projeto Modernit realizada em 18 a 22/09/2017. Revisão geral do texto visando atualização de acordo com a norma NBR ISO/IEC 17025:2017. FM-IPN V4 2 de 2

3 1. Objetivo Estabelecer procedimento para a análise crítica dos pedidos, propostas e contratos de serviços solicitados por clientes internos e externos à Instituição. 2. Campo de Aplicação Aplica-se aos Laboratórios do Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA). 3. Definições e Abreviaturas As definições, as siglas e os principais documentos que suportam o SGQ-CQMA estão de acordo com os documentos LT-IPN , LT-IPN e LT-IPN que esclarecem e padronizam os termos utilizados no SG-IPN. 4. Documentos de Referência ABNT NBR ISO/IEC Requisitos gerais para a competência de laboratórios de ensaio e calibração PG-IPN-0301 Análise crítica dos pedidos, propostas, contratos e novos produtos e/ou serviços LT-IPN Lista de Definições usadas no SG LT-IPN Lista de Siglas Relacionadas à Organização 5. Procedimento 5.1. Análise Crítica Para clientes internos ou rotineiros, a análise crítica pode ser realizada de forma simplificada. Toda solicitação de serviços de ensaio (análise) recebida é avaliada pelo Laboratório que executará o serviço, sempre considerando os aspectos financeiro, legal e de tempo, antes do envio do orçamento ao cliente. A análise visa assegurar o perfeito entendimento das necessidades do cliente, verificando a capacidade de atendimento dentro das especificações fornecidas. No caso de a solicitação ter sido feita via Gerência Comercial/ Setor de vendas, segue-se o procedimento estabelecido no PG-IPN-0301 e todos os procedimentos operacionais estabelecidos no mesmo, porém utilizando o formulário do CQMA (FM-CQMA ) no momento do registro de amostra. O contato inicial do cliente normalmente é feito direto com o laboratório executor do ensaio ou na Central do CQMA. No caso de o cliente não saber a qual laboratório solicitar o serviço ou que tipo de análise deverá ser realizada, o laboratório ou a Central encaminhará o cliente ao Coordenador Técnico do CQMA para os esclarecimentos necessários. Cabe ao Coordenador Técnico do CQMA coordenar, aprovar e decidir sobre serviços e ensaios analíticos e aprovar as solicitações de serviços ao CQMA no âmbito de seu setor e em substituição à gerência e aos responsáveis pelos laboratórios. 1 de 3

4 Após ter sido realizada a análise crítica da solicitação do serviço, se considerada factível, é elaborado o orçamento, quando aplicável, para a prestação do serviço e encaminhado ao cliente solicitando sua aprovação. O cliente recebe o orçamento, quando aplicável, e todas as informações necessárias para a realização do ensaio, enviado na forma de carta ou . Se não for possível a realização do serviço, o cliente recebe esse comunicado também na forma de carta ou , explicando os motivos da impossibilidade de realização do serviço. O cliente recebe resposta à sua solicitação diretamente do Laboratório executor ou da Central do CQMA ou do Coordenador Técnico. Todos os registros da análise crítica realizada são arquivados, em forma eletrônica ou papel, juntamente com a cópia da documentação referente ao pedido do cliente, sob responsabilidade do responsável do laboratório ou responsável da qualidade Desenvolvimento do contrato Para o caso de clientes que não estão necessariamente ligados à Gerência Comercial do IPEN, como por exemplo, clientes de cooperação em pesquisas, todo o processo é de responsabilidade do Laboratório, podendo ser feito por meio de discussão informal e registrado diretamente no formulário de registro de amostras. Nesse caso, a análise crítica do pedido pode ser realizada de uma forma mais simplificada e o próprio aceite do trabalho por meio da aprovação do registro da amostra é considerado suficiente. Quando o responsável pelo laboratório (gerência do laboratório) firma sua assinatura no formulário de registro de amostra (FM-CQMA ), significa que a análise crítica do pedido de análise foi realizada e os responsáveis pelos laboratórios garantem que: Os requisitos dos clientes foram adequadamente definidos, documentados e entendidos; O laboratório tem capacidade e os recursos para atender aos requisitos; Foram selecionados os métodos ou procedimentos apropriados e capazes de atender aos requisitos dos clientes. Caso o método tenha sido solicitado pelo cliente e o laboratório avaliar que o mesmo não é apropriado ou esteja desatualizado, o laboratório deve informar ao cliente; Foi estabelecido um prazo para conclusão do serviço e registrado no FM-CQMA O cliente, ao dar entrada na amostra e assinar o registro (FM-CQMA ), declara estar ciente e de acordo com o estabelecido pelo laboratório. Para o caso de contratos formalmente firmados via Gerência Comercial do IPEN são seguidos os procedimentos do IPEN, de acordo com o PG-IPN Quaisquer diferenças entre o pedido ou proposta e o contrato, essas são resolvidas antes do início das atividades de laboratório. Cada contrato deve ser aceito tanto pelo laboratório como pelo cliente. Desvios solicitados pelo cliente não podem afetar a integridade do laboratório ou a validade dos resultados e assim, devem ser documentados e acordados entre as partes. O cliente é prontamente informado de qualquer desvio do contrato, através de informação no formato papel ou eletrônico. 2 de 3

5 Caso o contrato necessite ser modificado após ter sido iniciado, o mesmo processo de análise crítica de contrato é repetido e qualquer emenda quando necessária será comunicada a todo pessoal envolvido. Registros dessa nova análise crítica são mantidos. O laboratório coopera com os clientes ou seus representantes esclarecendo o pedido e monitorando o desempenho do laboratório em relação ao trabalho realizado. Esta cooperação pode consistir de disponibilização de acesso razoável às áreas pertinentes do laboratório para presenciar as atividades específicas do cliente, assim como, preparação, embalagem e outras atividades, desde que não afete a confidencialidade referente a ensaios para outros clientes Registros São considerados registros da qualidade: a Solicitação de serviço/orçamento, o orçamento enviado ao cliente, a análise crítica do pedido e qualquer comunicação entre cliente e a Central ou Coordenador Técnico do CQMA ou qualquer um dos Laboratórios do CQMA via carta ou durante a realização dos serviços. No caso de clientes internos e regulares, o registro da análise crítica do pedido pode ser inserido no próprio formulário de registro de amostras (FM-CQMA ), correspondendo à assinatura do responsável pelo laboratório (gerência do laboratório), como descrito acima, não necessitando uma nova análise crítica a cada solicitação de análise. 3 de 3