FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) IDENTIFICAÇÃO Código do documento Revisão 09 Data 17/11/2017 Título SISTEMA DE DOCUMENTAÇÃO Classificação Ostensivo n o de páginas 06 n o de anexos 01 2) ELABORAÇÃO, ANÁLISE e APROVAÇÃO Nome (do responsável ou órgão colegiado) Setor Rubrica (ou evidência) Data Elaborado / Revisado Wilson Scapin Jr. (Grupo de Transição) CQUAL 10/11/2017 Analisado Tereza C Salvetti (RD setoriais) CQUAL 16/11/2017 Analisado Willy Hoppe de Sousa DPG 17/11/2017 Aprovado Wilson Aparecido Parejo Calvo S 17/11/2017 3) DOCUMENTOS CORRELACIONADOS Código do Documento Título Segurança para os sistemas informatizados IT-IPN IT-IPN LT-IPN LT-IPN LT-IPN LT-IPN Sistema de gerenciamento da documentação controlada Codificação de documentos do SGI Forma, formatação, itemização e redação de documentos do SGI Lista de definições usadas no SGI Lista de siglas relacionadas à Organização Lista de documentos que suportam o SGI- ipen Lista de códigos relacionados a processos FM-IPN V4 1 de 2

2 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 4) DISTRIBUIÇÃO: Nome (ou local de distribuição) Unidade Instituição Data INTRANET Todas ipen 21/11/2017 5) HISTÓRICO DE ANÁLISE CRÍTICA E ALTERAÇÕES Rev. Data Descrição 00 22/08/2001 Este procedimento cancela e substitui o Sistema de Documentação. Contempla os requisitos para controle de documentação das normas de conformidade adotadas para o SGI do ipen: NBR ISO 9002: 1994; par consistente de normas NBR ISO 9001: 2000 e NBR ISO 9004: 2000; NBR ISO/IEC 17025; NBR ISO 14001; CNEN NN 1.16; CNEN IN 01; BOAS PRÁTICAS DE FABRICAÇÃO. Define os principais documentos utilizados pelo ipen para descrever e documentar o SGI. Adequação, na tabela 3, responsabilidades e autoridades para o controle de documentos à nova estrutura organizacional do ipen, respeitando as diretrizes das normas de conformidade. Cria, na tabela A2, anexo 1, uma nova codificação para os eventuais procedimentos escritos correlacionando os documentos com os principais processos do ipen /04/2002 Foi incluído o atendimento à norma OHSAS Especificações para Segurança e Saúde no Trabalho. O Controle de Registros da Radioproteção foi incluído no item documentos de referência. Foram acrescentados os itens: Grafia do acrônimo IPEN ; Itemização de Planos da Qualidade Operacionais; Itemização de IT na forma de tabela de dados, desenhos, diagrama, figuras, etc.; 5.7 Documentos existentes; 5.8 Cancelamento. O conteúdo do anexo 1 e do item 5.5 foi transferido para IT IPN Codificação de documentos do SGI. Os anexos 2 e 3 foram renumerados /09/2004 Os anexos 1 e 2 passaram a fazer parte da IT-IPN O item Definições e Abreviaturas foi adequado ao A Tabela de documentos que suportam o SGI, assim como a Matriz de responsabilidades para elaboração, análise crítica e aprovação de documentos dos e foram unificadas. Esta revisão cancela e substitui o (FCA-CQAS-03/2004) 03 14/10/2005 Foram revisadas as definições e as tabelas de responsabilidades. (FCA-IPN-02/2005) 04 11/10/2007 Na tabela 1 foram revisados os requisitos das normas NBR ISO e (item 2). Foram revisados os documentos de referência (item 4). Foram revisadas as definições dos documentos relacionados na tabela 2 (item 5.1). Foi alterada a classificação dos documentos (item 5.2). Foram alteradas as responsabilidades constantes das tabelas 3 e 4 (item 5.3.3). Foram revisados os itens 5.3.4, e 5.6. Foi suprimido o item 5.7. (FCA-IPN-04/2007) 05 14/08/2008 No último parágrafo do item foi ressaltado que o controle de revisão deve seguir as diretrizes da IT-IPN (FCA-IPN-01/2008) 06 23/08/2010 Revisão geral do documento 07 11/09/2014 Alterações decorrentes da introdução no sistema de documentação do documento Lista, sendo criadas as seguintes Listas: LT-IPN e LT-IPN (substituindo a IT-IPN ); LT-IPN (substituindo a Tabela 2 deste procedimento) e a LT-IPN (substituindo o anexo 1 da IT-IPN ). Foram revisadas as responsabilidades em função de alteração na estrutura organizacional /12/2016 Correções referentes ao controle de documentos, conforme apontado na não conformidade identificada na auditoria interna: documentos de referencia, documentos correlacionados. Retirada CNEN IN 01 do item /11/2017 Reorganização dos tópicos e revisão das responsabilidades associadas a: elaboração, análise e aprovação de documentos do SG. FM-IPN V4 2 de 2

3 1 Objetivo Definir a documentação necessária, atribuir responsabilidades e normalizar os critérios para a classificação, elaboração, codificação, padronização, aprovação, revisão, emissão, distribuição, arquivamento e alteração de documentos do Sistema de Gestão (SG) do ipen. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao ipen. 3 Definições e Abreviaturas Para efeito deste procedimento são aplicáveis as definições e abreviaturas das listas LT-IPN e LT-IPN Documentos de Referência IT-IPN IT-IPN LT-IPN LT-IPN LT-IPN FM-IPN Organização Segurança para os sistemas informatizados Sistema de gerenciamento da documentação controlada Treinamento e desenvolvimento Codificação de documentos do SGI Forma, formatação, itemização e redação de documentos do SGI Lista de definições usadas no SGI Lista de siglas relacionadas à Organização Lista de documentos que suportam o SG- ipen Folha de controle de documentos 5 Procedimento 5.1 Tipos de documentos Os principais documentos que suportam o Sistema de Gestão do ipen são apresentados na LT-IPN Lista de documentos que suportam o SG- ipen. 5.2 Classificação dos documentos Os documentos são classificados quanto a permissão de acesso como: Ostensivo: documento que contem dados ou informações cuja revelação não-autorizada não compromete planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos, bem como a segurança das instalações. Restrito: documento que contem dados ou informações cuja revelação não autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos, bem como a segurança das instalações. Nota: em função de determinação legal, o documento pode ter classificação diferente das anteriores. Esta determinação deve ser referenciada junto à classificação. A responsabilidade pela classificação do documento é da autoridade que exerça função de direção, comando, chefia ou assessoramento ao qual o conteúdo está relacionado. Cabe aos responsáveis pelas cópias a sua guarda adequada em função da classificação. 1 de 6

4 5.3 Elaboração, aprovação e emissão de documento Identificação da necessidade de elaboração ou revisão de documento A identificação da necessidade de elaboração ou revisão de um documento tem origem a partir do planejamento do Sistema de Gestão adotado, de requisitos especificados em modelos de conformidade; de requisitos regulamentares, legais ou estatutários; da validação de um novo processo; do processo de aprendizado (ação corretiva ou sugestão de melhoria) e outros. Todos os funcionários podem sugerir por meio de solicitação ao RD do sistema, modificações nos documentos, de forma a obter melhorias para os processos Elaboração ou alteração de documentos Uma vez identificada a necessidade de elaboração e/ou revisão de documentos, é iniciado o processo de elaboração ou alteração de documentos, conforme -0503, pelo responsável designado para a atividade, segundo Anexo Análise crítica e aprovação A minuta de um documento novo ou revisado é submetida à análise crítica e à aprovação, conforme Sistema de gerenciamento da documentação controlada, por função com autoridade designada, conforme Anexo Codificação, formatação e controle Uma vez aprovado, o documento é: codificado, conforme IT-IPN ; formatado, conforme IT-IPN ; controlado e gerenciado, conforme A cópia controlada dos documentos em papel pode ser feita em preto e branco, exceto se a cor for necessária para determinar padrões. 5.5 Implantação de procedimento documentado Cabe ao RD e/ou responsáveis por atividade/processo, conforme a instância, providenciar treinamento aos usuários nos procedimentos e diretrizes documentadas, conforme diretrizes do Treinamento e desenvolvimento. 5.6 Cancelamento A CQUAL e/ou RD devem ser informados sobre o cancelamento de qualquer documento do SG. Cópias controladas desse documento devem ser destruídas e o documento mestre deve ser imediatamente retirado da intranet e do arquivo físico de documentos válidos, colocandoo em local reservado para documentos obsoletos conforme diretrizes do A numeração dos documentos cancelados não poderá ser mais utilizada em novos documentos. 5.7 Responsabilidades Conselho Técnico Administrativo CTA Assegurar que os setores do ipen sigam este procedimento; Definir os responsáveis (função/cargo) pelo controle de documentos do SG; Aprovar documentos do SG, conforme definido no Anexo 1. 2 de 6

5 Diretor de Planejamento e Gestão - DPG Coordenador de Gestão da Qualidade (CGQ), do Meio Ambiente (CGA) e da Segurança (CGS) Comitê de Análise de Segurança da Instituição CASI Coordenação da Gestão da Qualidade CQUAL Grupo de Trabalho (GT) Gerência de Redes e Suporte Técnico GRS Comitê de Segurança Interno CSI ou equivalente Responsável pelo setor Representante da Direção RD Funcionário e colaborador Estabelecer a estrutura de documentação do SG; Coordenar o processo de elaboração / análise / revisão de documentos corporativos do SG; Elaborar e analisar criticamente documentos do SG, conforme definido no Anexo 1. Elaborar e analisar criticamente documentos do SG, conforme definido no Anexo 1; Armazenar, arquivar, distribuir e manter física e/ou eletronicamente, juntamente com o RD do setor, os documentos mestres do SG, assim como as Listas Mestras da Documentação Controlada do ipen, conforme abrangência; Providenciar treinamento aos usuários nos procedimentos corporativos, conforme diretrizes do -1801, conforme abrangência. Analisar e/ou aprovar documentos do SG, conforme definido no Anexo 1. Analisar documentos do SG para verificar o atendimento do controle dos documentos; Disponibilizar a documentação do SG na Intranet. Elaborar e revisar documentos do SG, conforme definido no Anexo 1 Estabelecer e implantar as diretrizes relacionadas à segurança da informação; Operacionalizar o acesso controlado à documentação do SG, de forma a garantir a segurança desta informação. Analisar documentos do SG setorial, conforme definido no Anexo 1. Assegurar que os documentos do SG setoriais sejam controlados como definido neste procedimento; Aprovar documentos do SG, conforme definido no Anexo 1. Estabelecer a estrutura de documentação do SG setorial; Coordenar o processo de elaboração / análise / revisão de documentos do SG setorial; Elaborar e analisar criticamente documentos do SG, conforme definido no Anexo 1; Armazenar, arquivar, distribuir e manter física e/ou eletronicamente os documentos mestres setoriais do SG, assim como as Listas Mestras da documentação controlada setorial; Providenciar treinamento aos usuários nos procedimentos setoriais, conforme diretrizes do Seguir as diretrizes estabelecidas nos procedimentos documentados; Comunicar a necessidade de alteração nos documentos, em função de mudanças nos processos e/ou nos requisitos; Participar do processo de elaboração / análise / revisão de documentos do SG. 3 de 6

6 5.8 Registros Folha de Controle de Documentos (FC) FM-IPN Lista Mestra Documento (Ata, Plano, Memorando, Folha de Despacho, outro) referenciado ou anexado aos registros anteriores. 6 Anexos Anexo 1 - Matriz de responsabilidade para elaboração, análise crítica e aprovação de documentos do SG. 4 de 6

7 Anexo 1 - Matriz de Responsabilidade para elaboração, análise crítica e aprovação de documentos do SG Documento Elaboração/ Revisão Análise Crítica Aprovação Documentos corporativos Plano Diretor DPG CTA CTA Manual de Gestão - MG GT5 CQUAL e DPG CTA Programa de Garantia da Qualidade - PGQ Relatório de Gestão Progress Report (-0101) (-0101) (-0101) RD CTA Diretorias e Gerências Superintendente Circular CNEN/IPEN CTA CTA Superintendente 1 Documentos prescritos pela CNEN IN 01 (RGI - Relatório Geral da Instituição; PER - Plano de Emergência Radiológica; PPF - Plano de Proteção Física; PR - Plano de Radioproteção; PMRA - Programa de Monitoração Radiológica Ambiental; PPI - Plano de Proteção contra Incêndio; PGRR - Programa de Gerência de Rejeitos Radioativos; PTP Programa de Treinamento de Pessoal) Programa de Monitoramento Químico Ambiental PMAQ Plano de Emergência Não Radiológica - PEC Programa de Gerenciamento de Resíduos Químicos não Radioativos PGRC PO-IPN Mapa de Processo (Corporativo) Série 0100 (especificamente para PO da série 0101 Organização) (-0101) (-0101) Responsável (dono) do Processo CGS (e GDP para o PTP) e CASI CGA Pessoal envolvido no Processo e CQUAL CTA CTA Superintendente Superintendente Diretor responsável pelo Setor GT1 CQUAL e DPG CTA GT1 (Diretor responsável) CQUAL e DPG (DPG) DPG (Superintendente) IT-IPN GT1 DPG DPG CQUAL e DPG PO-IPN Séries GT5 e GT8,, 0800, 1700 respectivamente CQUAL DPG IT-IPN CQUAL CQUAL GT3, GT6, GT18, respectivamente CQUAL Superintendente Diretor responsável pelo setor PO-IPN Séries 0300, 0600, 1800 RD do setor Setor responsável pelo IT-IPN processo Setor Setor PO-IPN IT-IPN Série 1300 GT13 GRP Supervisores de Radioproteção DS GRP 5 de 6

8 PO-IPN IT-IPN Documento Séries 0200, 0400, 1100, 1400, 1500, 1600 Elaboração/ Revisão Documentos corporativos RD do setor responsável pelo processo Documentos setoriais Análise Crítica RD do Setor do Setor Aprovação Diretor responsável pelo setor Diretor responsável pelo setor do Setor RD, CQUAL, Plano do Negócio e s e CTA DPG Adjuntos Plano de Ação RD Plano da Qualidade do tipo MQ-Lab Plano da Qualidade do tipo PGQ (Instalação, Empreendimento ou Projeto Especial) Relatório de Análise de Segurança RAS (Instalação Nuclear ou Instalação Radiativa) Plano de Controle de Material Nuclear PCMN (Instalação Nuclear) Plano de Segurança setorial complementar ao plano corporativo (PPI/ PPF/ PER / PLGR) Mapa de Processo (Setorial) RD do Laboratório RD Conforme designado pelo Responsável pela Instalação Responsável (dono) do Processo Pessoal Envolvido CSI (ou equivalente) RD, CSI (ou equivalente), CASI Pessoal envolvido no Processo e RD técnico 3 e Adjunto e adjunto (onde aplicável) e Responsável pelo Setor s PG-setorial RD 4 Adjuntos PO-setorial Responsável Pessoal envolvido RD 4 setor 4 ou IT-setorial Técnico 3 1 Documentos necessários para Certificação das Instalações conforme CNEN IN 01 devem ser encaminhados à DRS/CNEN pela Superintendência. 2 A responsabilidade pela elaboração e análise crítica de documentos relacionados a segurança da informação em meio eletrônico é das Gerência de Redes e Suporte Técnico (GRS) e de Desenvolvimento de Sistemas (GDS). 3 Conforme NBR ISO/ IEC Documentos que tratam de atividade envolvendo material radioativo devem ser analisados e/ou aprovados pelo Supervisor de Radioproteção do setor. 6 de 6