11ª REUNIÃO de ANÁLISE CRÍTICA do SQ-CQMA

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1 11ª REUNIÃO de ANÁLISE CRÍTICA do SQ-CQMA Setor: CQMA Data: 30/11/2009 Local: sala de reuniões do CQMA Sistema: NBR ISO/IEC 17025:2005 Participantes Setor Ramal Maria Aparecida Faustino Pires CQMA 9194 Marycel E. B. Cotrim CQMA-LAQA 9305 Elâine A. J. Martins CQMA-LAQA 9318 Hélio A. Furusawa CQMA-LAQA 9318 João C. Ulrich LCQ/CQMA 9365 Marcos A. Hortellani LCQ/CQMA 9320 Vera L. R. Salvador LFX/CQMA 9352 Pauta REUNIÃO de ANÁLISE CRÍTICA de desempenho global. Discussão dos itens: Nível de atendimento aos requisitos regulamentares relacionados ao Sistema de Gestão Ambiental, Sistema de Saúde e Segurança no Trabalho; Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência. Mudanças que possam afetar o sistema de gestão e adequação contínua do sistema de gestão. Satisfação dos clientes. Treinamento. Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas. Desempenho dos fornecedores. Recomendações para melhoria; Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear; Além da compilação dos resultados de todos os outros itens anteriormente avaliados de acordo com o cronograma de análise crítica do CQMA. Observações: 1. Devem ser recolhidas informações e avaliados obrigatoriamente todos os assuntos, conforme escopo. Se algum item específico não for aplicável ao escopo, este deve ser preenchido com a seguinte frase: Item não aplicável ao escopo. (Ex. O item 12 para sistemas não relacionados a Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração). 2. Se por algum motivo não houver informação relevante para ser apresentada na reunião em questão, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: Informações insuficientes para análise crítica devido a, este assunto será discutido em reunião específica agendada para. (Ex. Satisfação de Cliente - não concluída em função da agenda definida para esta atividade será realizada após realização da pesquisa) 3. O Item ação pendente aborda a entrada: Situação das ações oriundas das Análises Críticas pela Direção anteriores. 4. O item recomendações para melhoria aborda as saídas relacionadas a decisões e ações para melhoria da eficácia do sistema, dos processos e dos produtos, bem como necessidade de recursos, conforme aplicável. FM-IPN V1 1 de 18

2 ASSUNTOS GERAIS 1. Resultados das auditorias internas e/ou auto avaliações Item analisado em 19/11/2009 Relatório da 9ª auditoria interna do SQ-CQMA realizada de 20 a 22 de outubro de Ata da reunião de AC da 9ª auditoria Ata da reunião para Determinação das ações no LCQ, realizada em 26/11/2009. Plano de Ação e Plano do Negócio; Controle de documentos; Controle de registros. Foram constatadas em 2009, na 9ª auditoria interna, 05 Não-conformidades e 03 observações. Foram apontadas 5 NCs e 3 OBS. A maioria das não-conformidades apontadas na 9ª auditoria interna foi pontual e não sistêmicas, exceto controle de documentos e registros, que parece ser um ponto fraco do sistema. A equipe auditora considerou que o SG-CQMA é consistente e atende aos requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. Também foi ressaltado como ponto forte o comprometimento da gerência e dos funcionários com o SQ-CQMA e a re-certificação do LCQ. Foram apontados como ponto fraco a não apresentação dos planos do negócio e de ação do CQMA, pois não foi possível evidenciar os indicadores para monitorar os objetivos e metas. Foi observado como melhoria o novo sistema de pesquisa de satisfação do cliente por telefone. d) Recomendações para Melhoria referente aos comentários dos Auditores no relatório da 8ª auditoria interna do CQMA. Ação Responsável Prazo Finalizar o PN-CQMA e enviar ao CTA (via CQAS) para aprovação Elaborar o PA-CQMA com base no PN- CQMA aprovado Revisão geral no sistema de documentação do SQ- CQMA, SQ-LCQ e SQ-LFX. Elaborar lista e programação dos equipamentos a serem calibrados e enviar à Coordenadora Técnica do CQMA. Avaliar prioridades e solicitar calibração e/ou manutenção para o ano de Gerente Gerente RDs Responsáveis pelos labs Gerência março/ 2010 Reprogramada abril/2010 Reprogramada Junho/ /12/2009 Janeiro/2010 Recur sos FM-IPN V1 2 de 18

3 Ação Responsável Prazo Realizar a calibração e/ou manutenção dos equipamentos selecionados no planejamento Estabelecer metodologia para controle e avaliação dos ensaios realizados pelo subcontratado. Revisar todas as listas de registros dos laboratórios e do centro, avaliando a forma de indexação. Revisar listas de equipamentos, planos de calibração e manutenção dos laboratórios. Refazer a análise crítica do padrão Nº 463 BCS/SS utilizado na verificação da curva de sensibilidade do espectrômeto WDXRF (LFX96S01), deixando claro no relatório de AC que o mesmo é estável e não interfere no resultado da análise Mary Todos os envolvidos RDs RDs Vera e Marcos Agosto/2010 Julho/2010 Junho/2010 Junho/2010 Junho/2010 Recur sos Orçamen tário As Não-conformidades e observações foram discutidas uma a uma e registradas na Ata da Reunião de Análise Crítica do item Resultados das auditorias internas e/ou auto avaliações (ENTRADAS PARA A ) realizada no dia 19/11/ Avaliações realizadas por organizações externas Relatórios RAV N.º 406/09 do INMETRO Ata da reunião para tomada de decisão sobre avaliação do INMETRO-2009, realizada em 11/03/2009. Ata da RAC referente à avaliação do INMETRO nos dias 24, 25 e 26 de agosto de Situação das Não Conformidades, realizada em 04/09/2009. Nenhuma pendência anterior. Após reunião realizada no dia 11/03/2009 para tomada de decisão sobre avaliação do INMETRO- 2009, o LCQ decidiu continuar no processo do INMETRO. Porém, o RD salientou que até o presente momento não há cliente específico para o ensaio acreditado, motivo pelo qual o critério custo versus benefício fica comprometido. A maioria das não-conformidades apontadas pelo INMETRO foi pontual e não sistêmicas, exceto controle de documentos e registros, que parece ser o ponto fraco do sistema. Como não havia ensaios do escopo, os avaliadores foram buscar evidências em outros clientes. É importante que seja feito um esforço no sentido de colocar esse ensaio no mercado competitivo. Para a próxima avaliação do INMETRO, o LCQ espera já ter um contrato com o MAPA (Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento), onde será realizada uma grande quantidade de análises utilizando-se o ensaio do escopo de acreditação. Também está sendo cogitada a ampliação do escopo. As NCs foram registradas pelo João Ulrich. As NCs referentes ao ensaio e especificamente ao LCQ, AUDIT-CQMA , AUDIT-CQMA , AUDIT-CQMA a AUDIT-CQMA- FM-IPN V1 3 de 18

4 e AUDIT-CQMA , foram discutidas em reunião do SQ-LCQ do dia 02/09/2009 e as demais NCs foram discutidas na RAC referente à avaliação do INMETRO em 04/09/2009 em atas em anexo. Elaborar cronograma de treinamentos Elaborar cronograma de verificação das ações propostas na RAC-CQMA Treinamento em correção de registros Treinamento em tratamento de resíduos 1º módulo Elaborar programa em Excel para controle de documentos RD RD João Hélio Hélio 30/10/09 realizado 30/10/09 realizado 17/09/09 realizado 30/09/09 realizado 30/10/09 realizado 3. Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação) (requisito NBR ISO 14001) Ata da 10ª RAC-CQMA Relatório de Avaliação da Pesquisa de Satisfação de Clientes CQMA Realizar a pesquisa via telefone conforme estabelecido na reunião de 24/11/08 Preparar os dados para AC da pesquisa de satisfação do cliente referente a todo o ano de Conforme havia sido decidido anteriormente, a pesquisa será realizada via telefone, uma vez ao ano. Como foi realizada em abril de 2009, será optou-se por realizar apenas em 2010 a fim de não entrar em conflito com os clientes, visto que já foi realizada uma este ano. A avaliação dos retornos de pesquisas de satisfação dos clientes do CQMA será realizada logo após a obtenção das informações. Providenciar formulários, lista de clientes e demais dados necessários para a realização da Pesquisa de Satisfação dos Clientes referente à Realizar a pesquisa via telefone e registrar as respostas dos clientes Central do CQMA Secretária do CQMA Setembro/ 2010 Setembro/ outubro 2010 FM-IPN V1 4 de 18

5 Analisar criticamente o retorno da pesquisa e registrar. Central do CQMA, responsáveis pelos laboratórios e RDs outubro / novembro Situação das ações preventivas e corretivas Item analisado em 04/09/2009 e 19/11/2009. Os registros completos constam das Atas individuais de entrada para a 11ª RAC do SQ-CQMA. Reavaliado nesta reunião. Relatórios do TNCMC. TNCMC - Registros Atrasados para Verificação de Plano de Ação AUDIT-CQMA (S, A) - PN-CQMA e PA-CQMA AUDIT-CQMA (S, A) - AGUARDAR RETORNO DA CNEN 1. Em relação ao RNC AUDIT-CQMA : essa NC foi discutida no item 1 e o plano de ação foi reprogramado para abril de Em relação ao RNC AUDIT-CQMA : a documentação foi enviada ao CQAS em novembro de 2008, porém houve vários desvios, o que acarretou um atraso na saída dessa documentação para a CNEN. Devemos aguardar o retorno da CNEN. Todos os planos de ação dos demais RNC estão dentro do prazo. Aguardar retorno da CNEN para o questionamento da documentação enviada Elaborar lista e programação dos equipamentos que precisam de calibração e manutenção para os laboratórios LFX, LCQ e LAQA e enviar à Coordenadora Técnica do CQMA. Avaliar prioridades e solicitar calibração e/ou manutenção para o ano de 2010 Gerencia Junho/09 Laboratórios 15/12/09 Gerencia 31/08/10 Orçamen tario 5. O nível de atendimento aos requisitos regulamentares 10ª RAC-CQMA e atas das auditorias de Ambiental: FM-IPN V1 5 de 18

6 Promover treinamento e reciclagem de informação sobre o Guia de Procedimentos para Armazenamento, Tratamento e Descarte de Resíduos de Laboratório Químico. Foi discutida a necessidade de promover treinamento e reciclagem de informação sobre o Guia de Procedimentos para Armazenamento, Tratamento e Descarte de Resíduos de Laboratório Químico. Deverá ser realizado em maio de 2009 pelo Dr. Hélio. Será solicitado à proteção radiológica um treinamento/reciclagem sobre proteção radiológica. A Dra. Marycel irá solicitar ao Sr. Feijó o agendamento desse treinamento. O CQMA está aguardando retorno da proteção radiológica sobre treinamento na documentação. A gerência já solicitou retorno da SRP de previsão do treinamento. Treinamento e reciclagem de informação sobre o Guia de Procedimentos para Armazenamento, Tratamento e Descarte de Resíduos de Laboratório Químico. Hélio Maio/10 Reprogra mado Treinamento em gerenciamento de Resíduos Hélio Realizado Solicitar retorno da SRP de previsão do treinamento na documentação série 1300 Gerente Março/10 Reprogra mado 6. Adequação de Políticas e Práticas Item analisado em 16/10/2009. Ata da 10ª RAC-CQMA, realizada em 17/02/2009. MQ-CQMA-4.01; MQ-CQMA-4.02; MQ-CQMA-4.04; MQ-CQMA-4.08; MQ-CQMA-4.09; MQ-CQMA- 4.11; MQ-CQMA-5.02; MQ-CQMA Promover treinamento para os funcionários que ainda não estão envolvidos no sistema da qualidade e reforçar continuamente os conceitos para os já envolvidos. A missão do CQMA e as políticas e objetivos envolvidos no SQ-CQMA foram analisados exaustivamente em reunião realizada em 16 de outubro de 2009, segundo ata anexa. Conforme resumo descrito abaixo: Missão, Política da Qualidade e Objetivos gerais da política 1. Missão do CQMA Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que a missão do CQMA continua refletindo a realidade do centro. 2. Política da Qualidade do CQMA FM-IPN V1 6 de 18

7 Após discussão, os membros do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que a Política da Qualidade do CQMA atende perfeitamente aos requisitos da NBR ISO/IEC 17025:2005 e continua refletindo a realidade do centro. 3. Objetivos gerais da política Objetivo n 1 : referente ao item a da norma. Após discussão com os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluiu-se que esse objetivo é atendido, pois existe um comprometimento com as boas práticas profissionais e com a qualidade dos ensaios realizados. Isso pode ser verificado e comprovado por meio dos seguintes itens: Equipe está sendo constantemente treinada A metodologia utilizada para prestação de serviços é normalizada ou devidamente validada Os laboratórios participam de programas interlaboratoriais e fazem a respectiva análise crítica dos resultados Os laboratórios fazem análise crítica dos pedidos e propostas de serviço, garantindo assim um perfeito atendimento às necessidades e anseios dos clientes atendidos pelos laboratórios do CQMA. A baixa freqüência de reclamações por parte dos clientes. Objetivo n 2 : referente aos itens b e e da norma. Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, após discussão deste item entendem que esse objetivo é atendido, pois o SQ-CQMA atende à Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. Como evidências desse comprometimento estão todas as reuniões de Análise Crítica pela Direção, os tratamentos das não-conformidades, além do Sistema da Qualidade como um todo, o que envolve auditorias internas, treinamentos e reciclagem, avaliações externas, interlaboratoriais, pesquisa de satisfação do cliente e tratamento de reclamações. Objetivo n 3 : referente ao item c da norma. Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, após discussão entendem que esse objetivo é atendido, pois a Política da Qualidade do CQMA está disponível em todos os laboratórios, nos corredores e quadros de aviso, na intranet (na página da qualidade do CQMA) e na internet na página do CQMA. Além disso, é divulgada em treinamentos da documentação da qualidade, onde é explicada e entendida por todos os envolvidos. Também é apresentada nas reuniões do Sistema da Qualidade, além de ser analisada criticamente nas reuniões de Análise Crítica pela Direção, cujas atas estão disponíveis na intranet, garantindo que todos estejam familiarizados. Esta reunião já é uma evidência da Análise Crítica pela Direção e manutenção da Política e Objetivos da Qualidade. Entende-se que a Política da Qualidade do CQMA está de acordo com a Política da Qualidade do ipen, formando assim um Sistema de Gestão sólido e coerente. Objetivo n 4: referente ao item d da norma. Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, após discussão deste item entendem que esse objetivo é atendido, pois são realizadas reuniões periódicas do Sistema da Qualidade (a critério de cada laboratório) e são dados treinamentos e palestras a todos os envolvidos com temas que envolvem a documentação da qualidade. Demais políticas incluídas no Sistema de Gestão 4. Política de confidencialidade (referente ao Item c do MQ-CQMA-4.01). Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, entendem que a Política de confidencialidade continua refletindo a realidade do centro, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025: Política de imparcialidade (referente ao Item d do MQ-CQMA-4.01). Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, após discussão deste item entendem que a Política de imparcialidade continua refletindo a realidade do centro, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. FM-IPN V1 7 de 18

8 6. Política para Análise Crítica dos Pedidos, Propostas e Contratos (referente ao Item do MQ-CQMA- 4.04). Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que a Política para Análise Crítica dos Pedidos, Propostas e Contratos continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e registrado de acordo, atendendo as exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005, e dos laboratórios e dos clientes do CQMA. 7. Política para tratamento de reclamações (referente ao Item do MQ-CQMA-4.08). Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, após discussão, concluíram que a Política de tratamento de reclamações continua refletindo a realidade do centro, pois os laboratórios continuam tendo um relacionamento direto com o cliente para conhecer e solucionar possíveis reclamações, embora tenhamos recebido uma não conformidade neste item por não registrar as ações no TNCMC como havia sido proposto. Fato este que já foi discutido em resolvido na RAC de avaliação da 2ª avaliação externa do INMETRO. 8. Política de controle de trabalho de ensaio não-conforme (eferente ao Item 4.9.1do MQ-CQMA-4.09). Itens da política de controle de trabalho de ensaio não-conforme avaliados: a) São designadas pelo CQMA responsabilidades e autoridades pelo gerenciamento do trabalho nãoconforme, quando este for identificado, incluindo as tomadas de ação, até a interrupção do trabalho e retenção dos relatórios de ensaio, quando necessário. Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que a o texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. b) É realizada uma avaliação do trabalho não-conforme. O texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. c) São tomadas imediatamente ações corretivas, junto com qualquer outra decisão sobre a aceitação do trabalho não-conforme. O texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. d) Quando necessário, o cliente será notificado pelo CQMA e o trabalho será cancelado. O texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. Nesse caso é feita uma nova AC de contrato. e) São definidos pelo CQMA os responsáveis pela autorização da retomada do trabalho. O texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025: Política para ação corretiva (referente ao Item do MQ-CQMA-4.11). Os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, após discussão, concluíram que a o texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e são mantidos registros no TNCMC, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025: Política para necessidade de treinamento(referente ao Item do MQ-CQMA-5.02). Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que a Política para levantamento das necessidades de treinamento continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico (IPN) e FM-IPN V1 8 de 18

9 registrado de maneira correta em atas e no LNTD anual, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025: Política para proteção dos dados (referente ao Item do MQ-CQMA-5.04). a) o CQMA utiliza apenas softwares comerciais para editar texto, produzir banco de dados e realizar cálculos estatísticos, os quais são considerados suficientemente validados para os propósitos aos quais foram projetados; Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que o texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo software utilizado para ensaios de prestação de serviços são softwares comerciais considerados suficientemente validados para os propósitos aos quais são utilizados, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. b) o CQMA não utiliza software de computador desenvolvido pelo próprio usuário. Caso no futuro seja necessária a utilização de algum software desenvolvido por pessoal do CQMA, este deverá ser validado e devidamente documentado em detalhes suficientes e apropriados antes de seu uso; Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que o texto deste item continua refletindo a realidade do centro, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005, pois o único software desenvolvido pela GDS exclusivamente para o CQMA está em fase de teste pela Central do CQMA e só será colocado no sistema quando estiver totalmente validado. c) seguir procedimento estabelecido pelo CQMA ou procedimento específico do laboratório para a proteção dos dados, assegurando a integridade e confidencialidade da entrada ou coleta, armazenamento, transmissão e processamento dos dados; Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que o texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico e mantidos registros, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. d) os computadores e equipamentos automatizados são monitorados e conservados, de forma a assegurar o funcionamento adequado, e estão em condições ambientais e operacionais necessárias para a manutenção da integridade dos dados de ensaio de acordo com PO-LCQ-1601 e PO-LFX Após discussão, os integrantes do Conselho Consultivo e demais representantes dos laboratórios envolvidos no SQ-CQMA, concluíram que o texto deste item continua refletindo a realidade do centro, pois todo o processo é feito conforme procedimento específico dos laboratórios, de acordo com exigências da Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025: O nível de atendimento aos objetivos e metas Item analisado em 16/10/2009 e re-avaliado nesta reunião. Ata da 10ª RAC-CQMA. Ata da reunião do dia 16/10/2009 Ata da reunião realizada em 19/11/2009 FM-IPN V1 9 de 18

10 Finalizar o Plano do Negócio do CQMA e submetê-lo a AC do Conselho Consultivo para aprovação. Elaborar Plano de Ação do CQMA para 2009 com base no PN-CQMA e submetê-lo a AC do Conselho Consultivo para aprovação. Encaminhamento para aprovação final no CTA Este item já foi discutido no item 1 e deverá ser reprogramado. Ver item 1 desta ata 8. Desempenho de processo e conformidade de produto (controle de nãoconformidades de processo e de produto) No nosso caso, o produto é o serviço de análises sendo nosso processo avaliado juntamente com o item 4. Não se aplica. Não se aplica Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas e resultado das atividades de comparação com as melhores práticas (benchmarking), onde e quando aplicável. Ata da 10ª RAC do CQMA. Projetos de pesquisa, colaboração e convênios com universidades, iniciativas pública e privada e órgãos governamentais. Ata da 10ª RAC-CQMA. FM-IPN V1 10 de 18

11 Atualização constante da documentação relativa a convênios e parcerias estratégicas em andamento. Implantação do Sistema da Qualidade no LAQA. Todas as parcerias dos laboratórios continuam muito bem e os trabalhos caminham de acordo com as expectativas. Todas as informações sobre projetos e parcerias constam no SIGEPI que é atualizado no mínimo uma vez ao ano. Manter atualizado o banco de dados por meio do SIGEPI. Todos contínuo Mudanças que possam afetar o sistema de gestão, negócio e/ou setor/instituição (fatores financeiros, sociais, ambientais, estatutários e regulamentares, além de volume e tipo de trabalho no caso de laboratórios que atendam a NBR ISO 17025) - Mudanças na direção, gerências e nas lideranças não só no CQMA como em outros setores do IPEN que afetam o SQ-CQMA. - Verba do orçamentário da Instituição. - Diminuição no quadro de funcionários. - Concurso CNEN. - Termo de Ajuste de Conduta, TAC, do IBAMA, para as instalações técnicas do Instituto. - Cenários do Plano Diretor A grande preocupação está relacionada à redução do quadro de servidores por aposentadorias. Em relação a esse cenário, fato que independe da gerência, será aguardado o novo concurso em 2010, porém o numero de vagas ainda é muito limitado e bem abaixo das necessidades do centro. Para compensar essa redução o CQMA tem agregado estagiários e bolsistas, porém essa ação não substitui efetivamente os servidores. Os responsáveis e substitutos no LCQ foram definidos e a documentação do sistema da qualidade já foi revisada e atualizada. A busca de auxílio de agências de fomento (financiamento de projetos e formação de recursos humanos e bolsistas PCI) é uma ação constante. FM-IPN V1 11 de 18

12 Busca constante de auxílio de agências de fomento (financiamento de projetos e formação de recursos humanos e bolsistas PCI) Pesquisadores Contínuo 11. As preocupações das partes interessadas pertinentes. Informações sobre as expectativas dos clientes, parceiros e demais envolvidos. Reclamações dos clientes. Pesquisas de satisfação. Ata da 10ª RAC-CQMA. Adequação do LAQA para início do processo. Os parceiros do LAQA, bem como alguns dos principais clientes (SABESP) possuem Sistema da Qualidade implantado e, alguns deles possuem ensaios acreditados junto ao INMETRO, portanto é de interesse que o laboratório atenda a ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. O laboratório iniciou o processo de adequação. Foram detectadas necessidades de treinamento na parte de validação. Além dos treinamentos, o LAQA vem elaborando os procedimentos necessários ao SQ-LAQA e implementando gradativamente os controles e registros necessários. O CCN, nosso cliente institucional, ainda tem a preocupação com o prazo das análises, embora já tenham sido realizadas várias ações visando a redução no tempo das análises a fim de atender a demanda do elemento combustível. As equipes do LAQA e o LFX têm se empenhado em adequar as metodologias aplicadas a fim de reduzir esse tempo de análise de maneira a não comprometer a confiabilidade dos resultados. A adequação física do LAQA a fim de atender às normas e evitar contaminação cruzada foi finalizada. Ainda referente ao CCN, a preocupação em relação às análises de razão isotópica continua, pois o equipamento, ICP-MS, não está operacional. O equipamento não está confiável para as análises do CCN. Adequação física da sala 20-A do LAQA para análises Daves Gray. Adequação da metodologia para determinação de impurezas em compostos de urânio por LFX e comparação com ICP-OES Marycel Marycel e Vera realizado realizado Recurso institucional gerencial Recurso institucional gerencial FM-IPN V1 12 de 18

13 ASSUNTOS ESPECÍFICOS 12. Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência. (Específico para sistemas que atendam a NBR ISO/IEC 17025) Relatórios de participação enviados pelos organismos organizadores e/ou relatórios preparados pelos laboratórios e atas das discussões de análise crítica. Análise crítica dos resultados. Conforme decidido na 9ª RAC do CQMA realizada em 2008, todos os ensaios de proficiência e comparações inter-laboratoriais devem ser avaliados, pois a excelência dos laboratórios, independente de estar ou não no escopo da qualidade. O LCQ participou do Teste de Proficiência do FAPAS - Food Analysis Performance Assessment Scheme, de determinação de mercúrio total em amostra de peixe em 2008, sendo que em 18/12/2008, o LCQ recebeu o relatório do Teste de Proficiência do FAPAS. A determinação realizada pelo LCQ, por meio da técnica FIA-CV-AAS, apresentou o resultado igual a 15,80 µg kg -1. O valor atribuído (assigned value) pelo provedor é igual a 15,40 µg kg -1. Dessa forma, o valor de z-score obtido pelo tratamento estatístico do provedor foi de 0.1 para Hg total. Assim, o resultado do laboratório foi classificado como satisfatório ( z 2 = satisfatório). Em 2009, não houve participação do LCQ, devido a uma falha do setor de importação do Ipen que não fez o pagamento da invoice de participação. O LCQ participa também do ensaio de proficiência do Departamento de Saúde de Nova York, em amostras de sangue, urina e soro, pela técnica HRICP-MS. Neste ano de 2009, participou apenas da primeira rodada, ocorrida em fevereiro de 2009, tendo acerto de aproximadamente 80% dos resultados para matriz sangue, 20% de acerto na matriz soro e 25% de acerto na matriz urina. O estudo de validação foi intensificado e relatórios (análise crítica) têm sido gerados. Porém, a participação do LCQ no ensaio de proficiência do Departamento de Saúde de Nova York, em amostras de sangue, urina e soro, pela técnica HRICP-MS, está sendo reavaliada. Não foi realizada a análise crítica dos resultados da ABACC, dos programas SME CY 2007 e 2008, pois se necessitava planejar novos ensaios e devido a avaria constante do equipamento utilizado (HRICP-MS), não foi possível a realização desses ensaios. O LFX participa do programa de intercomparação organizado pelo IAEA Proficiency Test for XRF Laboratories - PTXRFIAEA04: Sample of Environmental Origin, para amostras de sedimento. Os valores de Z-score para a rodada 5 mostraram que os resultados obtidos para estes analitos foram melhores que os anteriores. O LFX participou também do Programa de Medição Interlaboratorial para Certificação de Material de Referência de Bauxita SGS GEOSOL SG 041 e do Programa de Medição Interlaboratorial para Certificação de Material de Referência de Bauxita SGS GEOSOL PI Bx - 2. Os resultados não foram recebidos e o laboratório não participará mais deste PI O LAQA participou de 3 programas de comparação interlaboratoriais de águas em 2009 e obteve bons resultados. FM-IPN V1 13 de 18

14 Intensificar estudo e revalidação da metodologia para adequar as análises de sangue, urina e soro por HRICP-MS.. Participação do LCQ no Teste de Proficiência do FAPAS - Food Analysis Performance Assessment Scheme, para determinação de Hg total. Jorge e João 2010 João Continuo 13. Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear ou radiológica (Específico para sistemas que atendam a CNEN NN 1.16) Ata da 10ª RAC-CQMA. Realização do treinamento na documentação do SRP. A gerência solicitou o treinamento na documentação do SRP, além de informações de como este item deve ser atendido, quais os procedimentos, formulários devem ser feitos para atender a este item, porém não obteve resposta. Solicitar treinamento na documentação SRP Gerente Março/ A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para sistemas que atendam NBR ISO E/OU OHSAS 18001) Não aplicável. Não aplicável. O CQMA tem ações pontuais que atendem NBR ISO e OHSAS 18001, porém não tem um sistema de gestão integrada implantado nem em fase de implantação no momento. Portanto esse item não será analisado criticamente. FM-IPN V1 14 de 18

15 15. Informações Complementares Esta Análise Crítica pela Direção é complementada pelas seguintes análises: Análise Crítica dos Processos Corporativos realizada nos dias 04, 20 e 28 de agosto de Resultados das auditorias internas: realizada em 19/11/2009 Adequação de Políticas e Práticas (objetivos gerais da qualidade): realizada em 16/10/2009 Avaliações realizadas por organizações externas (reavaliação INMETRO em 03,04 e 05/09/2007): realizada em 04/09/2009 Avaliação do Plano de Negócio e do Plano de Ação: a ser realizada em 2010 Situação das ações preventivas e corretivas: item analisado em 04/09/2009 e 19/11/2009 ITENS EXTRAS AVALIADOS 16. Desempenho dos fornecedores Reunião de Análise Crítica dos processos corporativos realizada no dia 27/08/2009. Não há. No ano de 2009, todos os fornecedores utilizados pelo CQMA foram contemplados na avaliação de fornecedores do IPEN e todos tiveram pontuação acima de 80, ficando assim dentro do limite de aprovação especificado pelo procedimento IPEN, comprovando a qualificação dos mesmos. Mesmo para o setor de compras do IPEN, a grande dificuldade ainda é qualificar fornecedores. O CQMA, assim como o próprio IPEN, tem cada vez menos problemas com os fornecedores devido à adequação dos procedimentos da instituição. 17. Recomendações para melhoria Legislações vigentes mais restritivas; Mercado competitivo; Evolução tecnológica. FM-IPN V1 15 de 18

16 Ata da 9ª RAC. Conscientização permanente dos funcionários da importância e necessidade do Sistema da Qualidade por meio de palestras e treinamentos. Reciclagem na documentação do Sistema da Qualidade As reuniões do SQ-CQMA, que deveriam ser realizadas mensalmente, não aconteceram. Embora isso não tenham atrapalhado a continuidade dos trabalhos realizados, deve ser feito um esforço no sentido de cumprir essa tarefa. Realizar reuniões mensais do SQ-CQMA para tratar de assuntos da qualidade apenas e conscientização do pessoal envolvido. Gerência e RDs contínuo 18. Treinamento Levantamento das necessidades de treinamento, treinamentos realizados previstos e não previstos e 10ª RAC-CQMA Informações de treinamento e participações de colaboradores externamente ao Ipen. Treinamentos pendentes (LNTD): Treinamento na documentação do SRP Treinamentos previstos (necessidades detectadas): Formação de auditores internos Calculo de incerteza Validação de metodologia Por ocasião do LNTD, foram levantadas várias necessidades de treinamento, porém, algumas delas não foram realizadas ainda. Entretanto, alguns dos treinamentos realizados não estavam previstos no LNTD. É necessário revisar o LNTD e enviar ao GDP. Treinamentos previstos para 2009 e ainda não realizados, que só serão realizados em 2010: Treinamento na documentação do SRP Foi feita a solicitação de treinamento na documentação da SRP, porém não houve retorno. A gerência fará essa solicitação para o início de É uma ação prevista na última RAC-CQMA e deverá ser reprogramada. FM-IPN V1 16 de 18

17 Treinamento no SQ-CQMA. Essa ação, proposta na última RAC-CQMA, foi cumprida, porém não foi possível reunir todos os funcionários devido a vários fatores. Ficou decidido que a partir de 2010, essas reuniões ou encontros do grupo da qualidade deverão acontecer com mais frequencia e que poderá ser uma reunião ou um treinamento, mas sempre voltados para os assuntos do SQ-CQMA. Treinamentos realizados em 2010: Treinamento em estimativa de incertezas em medições. O treinamento será dado pelo Dr. Hélio para os pesquisadores. Treinamento OOS-Tratamento de não-conformidades em controle de qualidade. O treinamento foi realizado anteriormente por 1 servidor do LCQ, 2 do LFX e 5 do LAQA, porém as expectativas em relação a esse curso não foram atendidas, pois o foco não foi bem o previsto. Precisaremos de um re-treinamento em ferramentas da qualidade que poderá ser dado institucionalmente. Treinamento em validação de metodologia analítica. Esse treinamento interno na planilha desenvolvida pelo Hélio para validação de metodologia para análises químicas, já foi ministrado para alguns funcionários que já iniciaram seu uso, porém precisa ser mais bem entendido e multiplicado para outros pesquisadores. Treinamento em correção de registros técnicos e qualidade segundo a NBR ISO Esse treinamento foi ministrado pelo João em 17/09/2009, para funcionários, estagiários e bolsistas. Treinamento em Tratamento de não conformidades em laboratórios analíticos. Esse treinamento foi uma multiplicação para o LCQ do treinamento externo realizado pelo João. Devido ao fato de o treinamento in company não ter atendido às expectativas, ficou decidido que o João fará uma multiplicação do treinamento ainda no primeiro semestre de Treinamento na norma e sistema de documentação no Laboratório de Caracterização Química LCQ Validação de planilhas desenvolvidas no laboratório Coleta de dados e construção de gráficos de controle para balanças utilizadas no Laboratório de Caracterização Química LCQ Treinamento e reciclagem de informação sobre o Guia de Procedimentos para Armazenamento, Tratamento e Descarte de Resíduos de Laboratório Químico parte 2 Revisar LNTD RD Dezembro/ 2009 Solicitar treinamento na documentação da SRP Gerência Março/2010 Sistematizar as reuniões do SQ-CQMA RD-CQMA A partir de março/10 FM-IPN V1 17 de 18

18 Multiplicar os treinamentos já realizados Todos constante 1ª agenda do SQ-CQMA para 2009: Treinamentos em Tratamento de NC em laboratório analítico 2ª agenda do SQ-CQMA para 2009: documentação da qualidade João Elâine Até junho/2010 Março/ 2010 parcialmente realizado FM-IPN V1 18 de 18