ATA DA REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO (SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO QUALIDADE E MEIO AMBIENTE)

Transcrição

1 > DATA: 06 / 03 / 2018 ATA DA REUNIÃO DE ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO (SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO QUALIDADE E MEIO AMBIENTE) > PARTICIPANTES: MÁRCIO TRUJILLO RODRIGUES - DIRETORIA HUGO BARROS MEIO AMBIENTE PEDRO GESINI BLANCO CONSULTOR Reunião realizada com o objetivo de apresentar para a Diretoria os resultados do Sistema Integrado de Gestão da TRUFER, de acordo com o requisito 9.3 do documento Manual do Sistema Integrado de Gestão (Rev. 01) em relação ao Sistema de Gestão da Qualidade (NBR ISO 9001:2015) e ao Sistema de Gestão Ambiental (NBR ISO 14001:2015). Esta análise crítica inclui os resultados do Sistema Integrado de Gestão implementado nas Unidades Diadema, Curitiba, Taubaté e Contagem, cobre o período de Janeiro a Dezembro /. ENTRADAS: 1. Situação de ações provenientes de análises críticas anteriores pela Direção: Realizada leitura da ata de reunião de análise crítica realizada em 24/02/, não existem pendências. 2. Mudanças em questões externas e internas que possam afetar o Sistema Integrado de Gestão: Não foram identificadas mudanças que possam afetar o Sistema Integrado de Gestão; não estão previstas alterações na Legislação, alterações na estrutura ou de pessoas chaves, e nem aumento no número de Filiais. Também não foram identificadas mudanças nas necessidades dos nossos Clientes ou alterações a serem implementadas nos serviços prestados pela Empresa. Destaca-se apenas a inclusão da Filial CONTAGEM na Certificação ISO 9001 e ISO A TRUFER realizou no período de Novembro/ a Fevereiro/2018 o processo de revisão para adequação aos requisitos das Normas NBR ISO 9001:2015 e NBR ISO 14001:2015, sendo que a validação desta adequação será feita durante a auditoria externa do órgão certificador SGS, a ser realizada nos dias 02 a 06/04/2018. A crise econômica do país continua tendo efeitos sobre os resultados da TRUFER, notando-se uma lenta retomada a partir do segundo semestre de. As metas para os indicadores da qualidade e meio ambienta foram avaliadas e mantidas para o próximo período. Página 1

2 3. Satisfação do cliente e retroalimentação de partes interessadas: Verificados os feedbacks recebidos no ano de (Janeiro a Dezembro / ), os resultados foram considerados POSITIVOS pela Diretoria. Em função da quantidade ter sido pequena (dois Clientes) a TRUFER encaminhou Pesquisas de Satisfação de Clientes no mês de Fevereiro /, com resultados também positivos (nota média 8,90 em 2018, e nota média 8,25 em ). No período de Janeiro a Dezembro / a TRUFER não recebeu reclamações. Em função do exposto, a Diretoria considera os resultados POSITIVOS. 4. Extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados: Apresentados os resultados dos Objetivos da Qualidade, conforme Manual do Sistema Integrado de Gestão : UNIDADE DIADEMA: Compra de Sucatas 12507, , , , , ,02 Pesquisa de Satisfação de Clientes Conforme Avaliação de Clientes Compra de Sucatas 9226, , , , , ,00 Pesquisa de Satisfação de Clientes Conforme Avaliação de Clientes A Diretoria considera que os resultados foram positivos, tendo se mantido dentro das metas colocadas pela Diretoria na ata de análise crítica pela Direção de 27/03/: Ocorrências de Infra Estrutura: meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Reclamações de Clientes: meta = máximo 3 (semestre), obtido zero (semestre); Ocorrências de compras: meta = máximo 2 (no semestre), obtido zero (semestre); Pesquisa de Satisfação de Clientes: retorno dos Clientes POSITIVO no período. >> Em relação ao material processado os números mostram o impacto negativo que a crise econômica ainda exerce sobre a produção da TRUFER, com retomada no 2º. Semestre. Página 2

3 UNIDADE CURITIBA: Compra de Sucatas 1034,06 790, , , , ,39 Pesquisa de Satisfação de Clientes Conforme Avaliação de Clientes Compra de Sucatas 1259,93 661,26 975, , , ,90 Pesquisa de Satisfação de Clientes Conforme Avaliação de Clientes A Diretoria considera que os resultados foram positivos, tendo se mantido dentro das metas colocadas pela Diretoria na ata de análise crítica pela Direção de 27/03/: Ocorrências de Infra Estrutura: meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Reclamações de Clientes: meta = máximo 3 (semestre), obtido zero (semestre); Ocorrências de compras: meta = máximo 2 (no semestre), obtido zero (semestre); Pesquisa de Satisfação de Clientes: retorno dos Clientes POSITIVO no período. >> Em relação ao material processado os números mostram o impacto negativo que a crise econômica ainda exerce sobre a produção da TRUFER, com uma lenta retomada de produção porém com altos e baixos ao longo do ano. UNIDADE TAUBATÉ: Compra de Sucatas 2769, , , , , ,17 Pesquisa de Satisfação de Clientes Conforme Avaliação de Clientes Página 3

4 Compra de Sucatas 3051, , , , , ,20 Pesquisa de Satisfação de Clientes Conforme Avaliação de Clientes A Diretoria considera que os resultados foram bastante positivos, tendo se mantido dentro das metas colocadas pela Diretoria na ata de análise crítica pela Direção de 27/03/: Ocorrências de Infra Estrutura: meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Reclamações de Clientes: meta = máximo 3 (semestre), obtido zero (semestre); Ocorrências de compras: meta = máximo 2 (no semestre), obtido zero (semestre); Pesquisa de Satisfação de Clientes: retorno dos Clientes POSITIVO no período. >> Em relação ao material processado os números mostram o impacto negativo que a crise econômica ainda exerce sobre a produção da TRUFER, com uma lenta retomada de produção porém com altos e baixos ao longo de. UNIDADE CONTAGEM: >> A medição de dados nesta Filial será iniciada em Março/2018 em função da sua inclusão no Sistema Integrado de Gestão no início de A Diretoria determina as seguintes metas para o próximo período (Diadema, Curitiba, Taubaté, Contagem): META META Ocorrências de Infra Estrutura Reclamações de Clientes Máximo 2 (semestre) MANTIDA Máximo 3 (semestre) MANTIDA Ocorrências de Compras Pesquisa de Satisfação Máximo 2 (semestre) MANTIDA Resultado positivo MANTIDA Página 4

5 5. Extensão na qual os objetivos ambientais foram alcançados: Apresentados os resultados dos Objetivos Ambientais indicados no Manual do Sistema Integrado de Gestão para a análise dos processos da TRUFER: UNIDADE DIADEMA: AMBIENTAL Relação água / material Relação energia / material 0,007 0,010 0,010 0,014 0,012 0,006 0,010 0,045 0,056 0,013 0,016 0, , , , , , , , ,68 15,771,3 4156, , ,04 Ocorrências de desregulagem (manutenção) (pátio) Segue análise individual por indicador: Relação água / material : variou entre 0,07 e 0,056 ao longo de em função da oscilação na quantidade de material (a água não é um insumo de produção); Relação energia elétrica / material : variou entre 2182,34 e 15771,35 ao longo de (eletricidade é um insumo direto de produção); Desregulagem: meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Vazamento (manutenção): meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Vazamento (pátio): meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre). >> Importante destacar que todos os valores (consumo de água, consumo de energia elétrica, material processado) passaram a ser fornecidos pela Controladoria, já consolidados e revisados, extraídos do Sistema PROTEUS. UNIDADE CURITIBA: AMBIENTAL Relação água / material Relação energia / material 0,040 0,049 0,025 0,039 0,052 0,029 0,041 0,098 0,091 0,098 0,116 0, , , , , , , , , , , , ,62 Ocorrências de desregulagem (manutenção) (pátio) Página 5

6 Segue análise individual por indicador: Relação água / material : variou entre 0,025 e 0,116 ao longo de em função da diminuição acentuada no consumo de água (a água não é um insumo de produção); Relação energia elétrica / material : variou entre 1201,12 e 2938,92 ao longo de em função da redução do consumo de energia elétrica (eletricidade é um insumo direto de produção); Desregulagem: meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Vazamento (manutenção): meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Vazamento (pátio): meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre). >> Importante destacar que todos os valores (consumo de água, consumo de energia elétrica, material processado) passaram a ser fornecidos pela Controladoria, já consolidados e revisados, extraídos do Sistema PROTEUS. UNIDADE TAUBATÉ: AMBIENTAL Relação água / material Relação energia / material 0,017 0,019 0,021 0,026 0,022 0,023 0,028 0,044 0,056 0,031 0,073 0, , ,75 938, , ,84 786,58 960, , , , , ,63 Ocorrências de desregulagem (manutenção) (pátio) Segue análise individual por indicador: Relação água / material : variou entre 0,017 e 0,073 ao longo de em função da oscilação na quantidade de material vendido (a água não é um insumo de produção); Relação energia elétrica / material : variou entre 486,87 e 2860,53 com queda no material (eletricidade não tem grande impacto sobre a produção); Desregulagem: meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Vazamento (manutenção): meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre); Vazamento (pátio): meta = máximo 2 (semestre), obtido zero (semestre). >> Importante destacar que todos os valores (consumo de água, consumo de energia elétrica, material processado) passaram a ser fornecidos pela Controladoria, já consolidados e revisados, extraídos do Sistema PROTEUS. UNIDADE CONTAGEM: >> A medição de dados nesta Filial será iniciada em Março/2018 em função da sua inclusão no Sistema Integrado de Gestão no início de Página 6

7 Após análise dos resultados de, foram definidas as metas para 2018: AMBIENTAL Consumo de água Consumo de energia elétrica Consumo de óleo diesel Ocorrências de desregulagem Contaminação do solo e lençol freático (manutenção) Contaminação do solo e lençol freático (pátio) META MENSL Diadema: 150 m3 AUMENTADA Curitiba: 120 m3 AUMENTADA Taubaté: 180 m3 AUMENTADA Contagem: 120 m3 A FILIAL Diadema: Kw/h AUMENTADA Curitiba: Kw/h MANTIDA Taubaté: Kw/h AUMENTADA Contagem: Kw/h A FILIAL Diadema: m3 MANTIDA Curitiba: m3 AUMENTADA Taubaté: m3 MANTIDA Contagem: m3 A FILIAL Máximo 2 (no semestre) MANTIDA Máximo 2 (no semestre) MANTIDA Máximo 2 (no semestre) MANTIDA NOTA: por não termos histórico estatístico da Filial CONTAGEM estamos provisoriamente adotando as mesmas metas da Filial CURITIBA por ser a que possui menor consumo. 6. Desempenho dos processos e conformidade de produtos e serviços: Processos produtivos (prestação de serviços): a partir dos resultados das Avaliações de Clientes, da quantidade de reclamações de Clientes, dos resultados dos Objetivos do Sistema de Gestão e da auditoria interna, a Diretoria considera os processos eficazes ao atender as necessidades de Clientes; Processos de apoio (compras, auditoria interna, melhorias): a partir dos resultados das Avaliações de Clientes, da quantidade de ocorrências, dos resultados dos Objetivos da Qualidade e da auditoria interna, a Diretoria considera estes processos eficazes no atendimento das necessidades dos Clientes. 7. Desempenho Ambiental: Em função dos resultados dos objetivos ambientais em relação às metas definidas, da inexistência de comunicações ambientais, e do atendimento da Legislação ambiental, a Diretoria da TRUFER considera o desempenho ambiental SATISFATÓRIO. 8. Não conformidades e ações corretivas: No período de Janeiro a Dezembro / não foram evidenciadas ocorrências internas. Em função do exposto, a Diretoria considera os resultados POSITIVOS. Página 7

8 9. Resultados de monitoramento e medição: Os processos da TRUFER são monitorados conforme indicado nos procedimentos operacionais por meio dos indicadores de cada processo (objetivos da qualidade / objetivos ambientais). Não existem outros fatores que precisem ser monitorados nos processos, tais como temperatura ambiente, umidade, etc. 10. Resultados de auditoria: 10.1 Auditorias Internas: Apresentados os registros da auditoria interna do Sistema Integrado de Gestão da TRUFER ( Checklist de Auditoria Interna NBR ISO 9001:2015 e Checklist de Auditoria Interna NBR ISO 14001:2015) realizada no período de 05/01/2018 a 28/02/2018, sendo evidenciada uma observação. A Diretoria considera que os resultados da auditoria foram SATISFATÓRIOS Auditorias Externas: Na última auditoria externa (manutenção) realizada pelo Órgão Certificador BSI de 29 a 31/03/ foram evidenciadas cinco não conformidades menores. Foram implementadas ações para tratar as situações identificadas. A Diretoria da TRUFER considera que os resultados da auditoria externa foram POSITIVOS, agregando valor ao nosso Sistema Integrado de Gestão. Em Abril/2018 será realizada a auditoria de recertificação pelo Órgão Certificador SGS, quando será feita a migração para a versão 2015 das Normas ISO 9001 e ISO Desempenho de provedores externos: Conforme consulta realizada pelo Representante da Direção junto ao Setor de Compras, os fornecedores atuais foram requalificados para o próximo período, pois não foram evidenciados problemas de fornecimento. Não foram identificadas ocorrências envolvendo os fornecedores da Empresa. 12. Suficiência de recursos: O "Cronograma de Atividades 2018" apresenta os recursos que precisam ser alocados para a manutenção do nosso Sistema de Gestão da Qualidade (auditoria interna, análise crítica, treinamentos). Além destes, caso sejam identificados outros recursos necessários (ex: treinamentos) a Diretoria irá avaliar na época em que forem necessários. Página 8

9 13. Eficácia de ações tomadas para abordar riscos e oportunidades: As ações para abordar riscos e oportunidades estão identificadas nos procedimentos operacionais; cabe ressaltar que estas ações foram decorrentes de ações preventivas e corretivas implementadas durante todo o período de certificação. Em função da baixa quantidade de reclamações e de problemas com os Clientes e fornecedores, consideramos que estão adequadas às necessidades da TRUFER e dos seus Clientes. 14. Oportunidades para melhoria: Apesar das dificuldades econômicas do último período (Janeiro a Dezembro / 2016) foram evidenciadas as ações de melhoria e ações preventivas: UNIDADE CURITIBA: 2 ações de melhorias e 5 ações preventivas. UNIDADE DIADEMA: 5 ações de melhorias e 2 ações preventivas. >> Importante destacar o investimento que foi feito para integração da Unidade Vila Carioca com a Unidade Diadema, o que permitirá reduzir as despesas para transferência de material, e a inclusão da Unidade Contagem na Certificação do Sistema Integrado de Gestão. A Diretoria considera que as ações de melhoria e as ações preventivas implementadas foram POSITIVAS. 15. Competências / Treinamento: Após o processo de integração dos novos funcionários, os treinamentos são ministrados conforme necessidades identificadas / indicadas pelos próprios Setores. Até este momento não identificamos nenhuma necessidade para o ano de 2018, caso isso ocorra serão incluídos no "Cronograma de Atividades 2018". 16. Política da Qualidade: A Política de Gestão foi analisada pela Diretoria e consideramos não haver necessidade de alterações, continuando adequada ao negócio da TRUFER; consideramos ainda que a nossa Política da Qualidade atende de forma adequada aos requisitos das Normas NBR ISO 9001:2015 e NBR ISO 14001:2015, não sendo necessárias adequações. 17. Contexto da Organização: A Diretoria da TRUFER realiza anualmente reuniões de planejamento estratégico com o objetivo de alinhar as ações de investimento e focar as prioridades dos Setores da Empresa; os registros desta reunião são registrados pela Diretoria. As partes interessadas e suas necessidades ( requisitos ) foram relacionadas no Manual do Sistema Integrado de Gestão, estando validadas pela Diretoria da TRUFER; vale destacar que nos procedimentos operacionais foram indicadas as partes interessadas pertinentes a cada processo. Página 9

10 18. Aplicabilidade das exclusões do Sistema de Gestão da Qualidade: Os itens 8.3 (Projeto e Desenvolvimento de Produtos e Serviços), 8.5.1(f) (Validação de Processos) e (propriedade pertencente a Clientes ou provedores externos) da Norma NBR ISO 9001:2015 foram considerados não aplicáveis devido à natureza dos processos da TRUFER, não afetando a capacidade da Empresa em atender aos requisitos do Cliente ou algum requisito regulamentar. A justificativa para cada uma das exclusões acima está apresentada no Manual do Sistema Integrado de Gestão nos seus respectivos Capítulos. Consideramos que as exclusões do nosso Sistema Integrado de Gestão estão adequadas ao nosso processo, porém serão validades pela SGS durante auditoria de adequação. 19. Avaliação do atendimento aos requisitos legais e outros: Apresentada para a Diretoria o formulário Controle de Licenças - Sistema de Gestão Ambiental contendo o status atual das licenças da TRUFER (Diadema, Curitiba, Taubaté e Contagem). 20. Comunicações provenientes de partes interessadas externas: Não foram recebidas comunicações provenientes de partes externas interessadas, envolvendo o Sistema Integrado de Gestão, portanto a Diretoria considera este item SATISFATÓRIO. SAÍDAS: 1. Oportunidades para melhoria: Não foram identificadas no Sistema de Gestão da Qualidade melhorias além das já registradas por meio das RAPM (Registro de Ações Preventivas e Melhorias). 2. Necessidade de mudanças no Sistema Integrado de Gestão: Para o ano de 2018 não identificamos mudanças relacionadas aos processos da Empresa (ex: abertura de Filiais, aumento da demanda, mudanças na Legislação, etc.). 3. Necessidade de recursos: O "Cronograma de Atividades 2018" apresenta os recursos que precisam ser alocados para a manutenção do nosso Sistema Integrado de Gestão (ex: auditoria interna, análise crítica, treinamentos). Além destes, caso sejam identificados outros recursos necessários (ex: treinamentos) a Diretoria irá avaliar na época em que forem necessários. Página 10

11 Encerramento da Análise Crítica pela Direção: A Diretoria considera que os resultados obtidos com o Sistema Integrado de Gestão da TRUFER foram POSITIVOS, trazendo benefícios para a Empresa e também para os Clientes, prevenindo impactos sobre o meio ambiente e permitindo o gerenciamento de ações preventivas e ações de melhoria. As metas para os indicadores ambientais da TRUFER foram alteradas para adequação ao novo cenário econômico e serão reavaliadas novamente ao final do próximo período. Márcio Trujillo Rodrigues Hugo Barros Pedro Gesini Blanco Diretoria Meio Ambiente Consultor Página 11