PROC. 04 ANÁLISE CRÍTICA

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1 1 de 7 ANÁLISE CRÍTICA MACROPROCESSO GESTÃO DE PROCESSOS PROCESSO ANÁLISE CRÍTICA ANÁLISE CRÍTICA 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMENTOS DEFINIÇÕES PAUTA E CONVOCAÇÃO INDICADORES RESULTADOS ACOMPANHAMENTO / IMPLEMENTAÇÃO DAS AÇÕES EFICÁCIA DAS AÇÕES REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMENTO ANEXOS FICHA DO INDICADOR... 7 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição PAULA MOURA ASSESSORIA DE PROCESSOS ANTONIO CARLOS BORGES DIRETORIA EXECUTIVA BIBLIOTECA LINK E INTRANET 1

2 2 de 7 1. OBJETIVO Estabelecer e manter um procedimento para a realização de análise crítica pela alta direção do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). 2. ABRANGÊNCIA Alta direção do SGQ. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Não aplicável. 4. PROCEDIMENTOS 4.1 Definições A análise crítica é o momento em que a alta direção do SGQ analisará os indicadores-chave da organização, entre outros elementos como projetos estratégicos ou propostas das áreas, de modo a avaliar os resultados e a verificar o alinhamento da operação e estratégias com o SGQ. Este procedimento objetiva a tomada de decisão embasada nos dados destes indicadores e em outras informações, garantindo a melhoria contínua do referido Sistema, com a implementação das ações/medidas que se julguem necessárias, visando as metas/objetivos que se pretendem alcançar. 2

3 3 de 7 Vale destacar que a alta direção do (SGQ) é composta pela Diretoria Executiva, Assessoria de Planejamento e Assessoria de Processos. 4.2 Pauta e Convocação Antes da realização da reunião de análise crítica, o representante da Direção (Analista de Planejamento ou Analista de Processos) terá de elaborar a pauta da reunião e enviá-la para a alta direção do SGQ e outros convidados que julgar necessário. Essa pauta deverá constar da convocação para a reunião e poderá ser enviada por ou meio equivalente, questionando quais pontos os participantes julgam importantes para a análise e desejam incluir no documento além dos propostos. Os temas a seguir devem ser tratados na pauta como apropriados: Adequação das políticas e procedimentos; Indicadores do Plano Estratégico da Entidade; Andamento dos planos de ação; Situação das ações preventivas e corretivas; Desempenho dos processos e conformidade dos serviços; Acompanhamento das ações oriundas de análises críticas anteriores; Mudanças que possam afetar o SGQ; Recomendações para melhoria; Requisitos regulatórios novos ou revisados; Relacionamento com clientes (reclamação / solicitação). Resultados de auditorias internas. 3

4 4 de 7 A reunião de análise crítica deverá ser realizada pelo menos uma vez por ano. 4.3 Indicadores Cabe às áreas controlarem e monitorarem os indicadores de seus respectivos processos de acordo com a ferramenta que preferirem. Uma vez consolidado os dados, os mesmos devem ser transportados para a Ficha do Indicador (conforme anexo 7.1). É de responsabilidade das áreas registrarem nestas fichas a justificativa para possíveis desvios do indicador (campo "Análise / Conclusão"), uma ação de disposição no campo "Plano de Ação" ou ação corretiva (marcação desta opção no campo "Ação Corretiva"). Essas fichas servirão de base para a realização da análise crítica referente à implantação e manutenção do SGQ. Esses dados analisados irão abastecer a Ata de Análise Crítica. Durante a análise desses dados no Relatório de Análise Diária a Alta Direção (Assessoria de Planejamento e Processos) poderão ratificar as conclusões contidas nesses registros, solicitar novas avaliações, estabelecer novas metas ou determinar quaisquer outras medidas necessárias, visando o aprimoramento do SGQ, sua adequação e eficácia em relação à Política da Qualidade, com Objetivos da Qualidade e aos requisitos da Norma ISO Resultados Os resultados da reunião de análise crítica estarão dispostos em documento Relatório de Análise Crítica a ser disponibilizada entre os participantes. Todos devem assinar a lista de presença da reunião no decorrer da mesma. Na ata poderão constar outros pontos que os participantes julgarem necessários, mas deverá incluir, principalmente: Ações para melhoria da eficácia do SGQ; Ações para melhoria do serviço prestado pela entidade em relação às necessidades dos clientes, incluindo ações corretivas, ações preventivas, não conformidades, etc; 4

5 5 de 7 Necessidade de recursos para melhoria do SGQ. A Diretoria Executiva informará à Presidência eventuais assuntos ou deliberações que entender pertinentes. A Presidência, por sua vez, definirá ou fornecerá orientações e/ou recursos que julgar necessários para abordagem na análise crítica pela Diretoria Executiva. 4.5 Acompanhamento/ Implementação das Ações Caberá ao Representante da Direção gerenciar as ações decorrentes da reunião de análise crítica, bem como abrir as ações corretivas e preventivas que se fizerem necessárias. O monitoramento dessas ações ficará sob a responsabilidade do representante da Direção. 4.6 Eficácia das Ações A responsabilidade pela verificação da eficácia das ações será da Assessoria de Planejamento, em conjunto com a Direção e demais convocados, por meio do procedimento descrito neste documento. Será verificado se as ações tomadas realmente eliminaram a causa do problema real/potencial, se a oportunidade/sugestão de melhoria contribuiu para o alcance dos objetivos e metas do Planejamento Estratégico da Entidade, entre outros aspectos previamente enumerados. 5. REGISTROS 5

6 6 de 7 Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Documento Relatório de Análise Crítica H:\GED\PLANEJA MENTO ESTRATÉGICO\Pla nejamentos Operacionais FecomercioSP 2013\ANALISE CRÍTICA_RELATÓRIOS Acesso restrito por meio de permissão de acesso na rede Data Permanente Sim Não Aplicável 6. HISTÓRICO DO DOCUMENTO Versão Data Comentários /09/2013 Edição Inicial /11/ /11/ Nova definição para o processo de análise crítica; 2. Inserção da Assessoria de Processos na composição da alta direção; 3. Exclusão das palavras Pelo menos uma semana semana no 1º parágrafo do item 4.2; 4. Exclusão dos anexos e da referência dos mesmos ao longo do texto; 5. Substituição da palavra planilha para documento e inserção do papel da Diretoria Executiva e Presidência no item 4.3; 6. Substituição dos registros anteriores pelo único atual. 1. Inserção dos Analistas de Planejamento e Processos como Representantes da Direção no item 4.2 e, 2. Exclusão da frase ou membro da Assessoria de Planejamento no item /11/ Inclusão do item 4.3 Indicadores 6

7 7 de 7 7. ANEXOS 7.1 Modelo de Ficha do Indicador PROCESSO: Inserir Nome do Processo INDICADOR: Inserir Nome do Indicador META RESULTADO ATINGIDO ÁREA / RESPONSÁVEL MÉDIA MÉDIA MÉDIA MÉDIA MÉDIA MÉDIA MÉDIA (Ex.: Inserir nome da área e do colaborador) QUANDO MEDIR: (Definir a periodicidade da medição - Ex.: mensal, anual etc) ONDE MEDIR: (Ex.: sistema X, planilha Y etc) UNIDADE DE MEDIDA: (Ex.: número, percentual, valor monetário etc) COMO MEDIR (Inserir a fórmula de cálculo do indicador) HISTÓRICO DAS ATUALIZAÇÕES/OBSERVAÇÕES (Descrição da atualização - data e nome de quem atualizou) Análise/Conclusão Ação Corretiva Sim Não Responsável: Plano de Ação O que Como Quem Onde Onde Quando 7