Política de Controles Internos
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- Edson Eugénio Deluca
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1 Política de Controles Internos JURISDIÇÃO GEOGRÁFICA AND BAH BRA ESP USA ISR LUX MEX MON PAN SUI URU X A informação contida neste documento é de uso interno e propriedade do Grupo Andbank sendo proibida sua cópia, reprodução ou distribuição parcial ou total sem a autorização expressa do criador do documento.
2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO DIRETRIZES REQUISITOS BÁSICOS AVALIAÇÃO DOS CONTROLES ATUALIZAÇÃO... 7 Página 2
3 1. INTRODUÇÃO Esta política estabelece diretrizes e responsabilidades para a implementação e manutenção do Sistema de Controles Internos integrado ao Gerenciamento de Risco Operacional aplicável as atividades de atuação do Andbank LLA. 2. DIRETRIZES 2.1. Ambiente de Controle a. Manter padrões de integridade e valores éticos, por intermédio da disseminação de informações e de ações práticas que no dia-a-dia enfatizem e demonstrem a todos os colaboradores do Andbank LLA, a importância do Sistema de Controles Internos e do Gerenciamento do Risco Operacional. b. Garantir estrutura apropriada que permita a implementação e a adequada manutenção de controles que mitiguem os riscos identificados e os mantenham em níveis aceitáveis pelo Comitê de Risco e Controles Internos e pela alta administração. c. Assegurar a conformidade com leis e regulamentos estabelecidos pelos órgãos reguladores Banco Central do Brasil, Comissão de Valores Mobiliários e ANBIMA. d. Assegurar adequada atribuição de responsabilidades e de delegação de autoridade, observando-se a estrutura hierárquica estabelecida pela Diretoria a fim de preservar a independência entre as áreas de controle em relação às áreas de negócios, bem como também reduzir e monitorar potenciais conflitos de interesses existentes. e. Manutenção de canal permanente de comunicação entre a Diretoria, o Comitê de Risco, Controles Internos, Gestores dos Processos, Compliance e Área de Gerenciamento de Riscos, Auditoria Interna e colaboradores, acerca dos assuntos que envolvem o Sistema de Controles Internos. f. Avaliação e proposição de ações para a constante disseminação da cultura de riscos e controles em todos os níveis da instituição, inclusive terceiros. g. Manutenção de adequado sistema de controles internos com foco no processo de risco operacional com avaliação periódica de sua efetividade e conformidade. h. Aprimoramento contínuo do gerenciamento de riscos e controles internos que envolvem os negócios da organização i. Manutenção de compromisso com a competência do quadro funcional por meio programa de treinamento adequado aos colaboradores e prestadores de serviços, contemplando inclusive ações em situações de contingência que garantam a continuidade dos serviços Página 3
4 2.2. Avaliação de Riscos a. Manter estrutura de gerenciamento de risco operacional alinhada ás necessidades da organização, os quais deverão ser periodicamente avaliados e atualizados a fim de que eventuais deficiências sejam detectadas e prontamente corrigidas. b. Avaliar e monitorar a exposição da Distribuidora a riscos operacionais e a efetividade dos controles internos associados por meio da realização de atividades de monitoramento de clientes, de auto-avaliação e de registro de não conformidades/perdas operacionais devidamente registradas e monitoradas pelos sistemas de controle do Andbank LLA Atividade de Controle a. Definir políticas e procedimentos para assegurar que as respostas aos riscos sejam executadas com eficácia; b. Assegurar que todas as atividades de controle sejam incorporadas em toda organização em todos os níveis e todas as funções, abrangendo no mínimo critérios básicos como aprovação, autorização, verificação, conciliação, revisão do desempenho operacional, da segurança dos bens da informação e da segregação de responsabilidades 2.4. Informação e Comunicação a. Assegurar que informações pertinentes sejam identificadas, coletadas e comunicadas de forma coerente e tempestivamente, a fim de permitir que os colaboradores cumpram suas responsabilidades. b. Garantir que a comunicação flua em todos os níveis organizacionais, promovendo a consistência e tempestividade das informações para a tomada de decisões da Diretoria da LLA DTVM, por meio de processo de comunicação confiável, oportuno, compreensível e acessível aos colaboradores envolvidos e ao público externo quando aplicável. c. Elaborar relatórios sobre a situação dos controles internos, a serem avaliados e aprovados, no mínimo semestralmente, pela Diretoria da LLA DTVM, contemplando deliberações sobre as providências adotadas/propostas visando à correção de deficiências e aperfeiçoamento dos sistemas de controles 2.5. Monitoramento a. Realizar as tarefas de monitoramento no decurso normal das atividades de administração dos processos operacionais e de suporte, mediante atividades contínuas, avaliações independentes ou a combinação de ambas, que podem incluir análises de variância, comparações das informações oriundas de fontes diferentes e registro de ocorrências. b. Garantir a atuação efetiva e independente da auditoria interna sobre o Sistema de Controles Internos e do Gerenciamento de Risco Operacional. Página 4
5 3. REQUISITOS BÁSICOS A administração do Andbank LLA definiu requisitos básicos do Sistema de Controles Internos e de Gerenciamento de Risco Operacional que devem ser cumpridos pelos seus colaboradores com a devida diligência sem prejuízo das demais políticas internas e demais normas regulamentares estabelecidas. Os requisitos abaixo devem ser observados em atendimento as disposições regulamentares do Banco Central do Brasil e Comissão de Valores Mobiliários Requisitos de Controles Contábeis e Administrativos. a. Existência de normas e procedimentos formalmente definidos e atualizados. b. Controles Internos adequados para dar suporte à contabilidade e ao controle administrativo quanto às transações realizadas. c. Integração entre o sistema interno operacional com o sistema contábil, permitindo detecção tempestiva de eventuais diferenças entre os saldos apresentados. d. Realização de operações devidamente registradas no tempo oportuno. e. Existência de relatórios de controle que facilitem o acompanhamento dos valores das operações, saldos, receitas, despesas, vencimentos e apropriações em relação aos valores previstos, em conformidade com os termos e condições negociados com clientes. f. Segregação de funções e duplo controle, permitindo a identificação de falhas e erros operacionais. g. Realização de operações obedecendo aos limites estabelecidos nas políticas internas e normas regulamentares. h. Manutenção de controle sobre as operações e seu respectivo processamento, observando-se a adequada segregação de responsabilidades. i. Capacitação técnica e treinamento dos funcionários responsáveis pelo processamento das operações nos segmentos de atuação da LLA DTVM e na realização de atividades autorizadas pelo Banco Central do Brasil e CVM - Comissão de Valores Mobiliários; j. Asseguração de que tanto as receitas quanto as despesas incorridas são corretamente calculadas, cobradas, pagas e contabilizadas Requisitos operacionais a. Avaliação de conformidade dos controles relacionados a distribuição dos produtos e serviços oferecidos pela LLA DTVM. b. Monitoração de conformidade dos procedimentos previstos nas Regras e Parâmetros de Atuação da Distribuidora. c. Monitoração da atuação de profissionais contratados, principalmente Agentes Autônomos de Investimento. Página 5
6 d. Monitoração da adequação de controle de cadastro de clientes, dos investimentos em relação ao perfil dos clientes e da Prevenção à Lavagem de Dinheiro. e. Gestão da Segurança da Informação, principalmente quanto ao gerenciamento de acessos e senhas e manutenção dos sistemas com trilhas de auditoria. f. Manutenção de Plano de Contingência com acompanhamento e avaliação das atualizações e dos resultados dos testes em relação aos objetivos estabelecidos. 4. AVALIAÇÃO DOS CONTROLES O Sistema de Controles Internos e de Gerenciamento de Risco Operacional da LLA DTVM será mantido mediante a avaliação da eficácia e eficiência dos controles para mitigar os riscos a níveis aceitáveis. A Auto-Avaliação contemplará a visão dos riscos e controles vis-à-vis os objetivos dos processos, devendo alcançar: Realização dos objetivos estratégicos da organização. Conformidade com a legislação especifica e com requisitos regulamentares e contratuais, com destaque às normas e regulamentos de ofertas públicas de distribuição de valores mobiliários. Requisitos de conscientização, treinamento e educação em risco operacional. Gestão da Continuidade do Negócio. Os resultados das avaliações de riscos e controles e das perdas operacionais devem gerar as seguintes informações: a. Realimentação das partes interessadas no processo (Diretoria, Gestores de Processos e Gestor responsável por Controles Internos e Risco Operacional). b. Resultados das análises independentes. c. Situações de ações preventivas e corretivas. d. Desempenho do processo e conformidade com a Política. e. Mudanças que possam afetar o enfoque da organização para gerenciar os riscos, incluindo mudança no ambiente organizacional, nas circunstâncias do negócio, na disponibilidade dos recursos, nas questões contratuais. f. Tendências relacionadas com as ameaças e vulnerabilidades. g. Relatos sobre ocorrências de riscos operacionais. h. Recomendações e apontamentos de autoridades reguladoras e auto-reguladoras. Página 6
7 Os resultados da análise pela Diretoria devem incluir quaisquer decisões e ações relacionadas à: a. Melhoria do enfoque da organização para gerenciar os sistemas de controles internos e riscos operacionais associados aos processos de negócios. b. Planos de ação para melhoria dos processos, dos controles e dos objetivos de controles. c. Melhoria na alocação de recursos e/ou responsabilidades. 5. ATUALIZAÇÃO Esta política será revisada e atualizada anualmente ou sempre que a regulamentação divulgar regras que alterarem os procedimentos atualmente adotados. Página 7
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