DURATEX S.A. CNPJ / Companhia Aberta NIRE
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1 ATA SUMÁRIA DA REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, REALIZADA EM 3 DE NOVEMBRO DE 2016 DATA, HORA E LOCAL: em 3 de novembro de 2016, às 18:15 horas, na Avenida Paulista, 1938, 5º andar, Sala 505, em São Paulo (SP). MESA: Salo Davi Seibel (Presidente) e Carlos Roberto Zanelato (Secretário). QUORUM: a totalidade dos membros eleitos. DELIBERAÇÕES TOMADAS: os Conselheiros deliberaram, por unanimidade, aprovar as alterações decorrentes de revisões efetuadas nos seguintes normativos internos: a) Regimento do Comitê para Avaliação de Transações com Partes Relacionadas: na forma proposta por seus membros (Anexo 1), aprimorar a redação do item 7, bem como excluir o item 8 ( Disposições Transitórias ) por ter cumprido a sua finalidade; e b) Política de Controles Internos: aprimorar a redação, na forma proposta pela Diretoria, com manifestação favorável do Comitê de Auditoria e de Gerenciamento de Riscos da Companhia (Anexo 2). ENCERRAMENTO: nada mais havendo a tratar e ninguém desejando manifestar-se, encerraram-se os trabalhos, lavrando-se esta ata que, lida e aprovada, foi por todos assinada. São Paulo (SP), 3 de novembro de (aa) Salo Davi Seibel Presidente; Carlos Roberto Zanelato Secretário; Alfredo Egydio Arruda Villela Filho e Ricardo Egydio Setubal Vice-Presidentes; Alfredo Egydio Setubal, Francisco Amauri Olsen, Helio Seibel, Juliana Rozenbaum Munemori, Raul Calfat e Rodolfo Villela Marino Conselheiros. ANTONIO JOAQUIM DE OLIVEIRA Diretor de Relações com Investidores
2 ANEXO 1 REGIMENTO DO COMITÊ PARA AVALIAÇÃO DE TRANSAÇÕES COM PARTES RELACIONADAS 1. REGIMENTO As responsabilidades, competências e atribuições do Comitê para Avaliação de Transações com Partes Relacionadas (Comitê) da Duratex S.A. (Duratex) estão definidas e estabelecidas neste Regimento. Para fins do presente documento, a definição de parte relacionada será aquela utilizada pela Comissão de Valores Mobiliários ( CVM ), nos termos da Deliberação CVM n 642, de , a qual aprovou o Pronunciamento Técnico CPC nº 5 (R1), emitido pelo Comitê de Pronunciamentos Contábeis CPC. 2. OBJETIVO O Comitê para Avaliação de Transações com Partes Relacionadas é um comitê do Conselho de Administração da Duratex (CA) e é responsável por assegurar que as transações com partes relacionadas se pautem levando em consideração em primeiro lugar os interesses da Duratex, observando condições estritamente comutativas, negociadas de forma independente, mediante processo transparente, ético e em conformidade com a legislação vigente. 3. COMPOSIÇÃO 3.1. O Comitê será formado pelos 3 (três) membros do CA considerados independentes. Um dos membros será eleito Presidente por seus pares. Após a eleição, o CA será comunicado do fato A função de membro do Comitê é indelegável O mandato do membro do Comitê será de 1 (um) ano, iniciado a partir da primeira reunião do CA posterior à Assembleia Geral Ordinária Na hipótese de haver apenas 2 (dois) membros no Comitê, o Presidente do Comitê, através do CA, acompanhará as tratativas para indicação do novo conselheiro independente, integrando-o aos trabalhos do Comitê tão logo empossado É vedado aos membros do Comitê, direta ou indiretamente, receber qualquer tipo de remuneração da Duratex pela prestação de serviços de consultoria, assessoria ou quaisquer outros que configurem impedimento ou incompatibilidade com as obrigações e responsabilidades de membro do Comitê. 4. FUNCIONAMENTO 4.1. O Comitê reunir-se-á, no mínimo, duas vezes no ano, por convocação de seu Presidente.
3 ANEXO 1 DA ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DE DA fls As deliberações do Comitê serão tomadas pela maioria de seus membros A pauta das reuniões será distribuída aos membros do Comitê com antecedência mínima de 5 (cinco) dias úteis O Comitê poderá agendar, com comunicação prévia ao Diretor Presidente, reuniões com membros da Diretoria ou quaisquer outros funcionários da Duratex, com a empresa de Auditoria Independente e com o responsável pela Auditoria Interna. Tais reuniões terão como objetivo discutir políticas, práticas e procedimentos adotados, no que se refere ao cumprimento de suas atribuições e responsabilidades definidas na Política de Transações com Partes Relacionadas e verificar, quando necessário, o cumprimento de suas recomendações O Comitê através do seu Presidente reportará, ao CA, no mínimo 1 (uma) vez ao ano, os trabalhos desenvolvidos e sua conformidade com as melhores práticas nas transações com partes relacionadas O Comitê poderá, sempre que julgar necessário e apropriado, selecionar e propor a contratação de consultoria especializada nas áreas técnica, jurídica, financeira e contábil para assessorá-lo em seus trabalhos, remetendo a proposta de contratação ao Diretor Presidente da Duratex para conhecimento e ao CA para aprovação As deliberações do Comitê serão registradas em ata, cujas cópias serão enviadas ao Presidente do CA e ao Diretor Presidente. 5. ATRIBUIÇÕES/RESPONSABILIDADES 5.1. Acompanhar o cumprimento da Política de Transações com Partes Relacionadas, propondo sua revisão sempre que necessário ao CA Avaliar periodicamente as transações entre partes relacionadas Atuar como mediador e propor solução sempre que houver divergência entre a Duratex e qualquer das partes relacionadas em qualquer discussão sobre negócios, contratos, operações ou serviços Propor ao CA a renegociação ou descontinuidade de um serviço, negócio, contrato ou qualquer operação com partes relacionadas, sempre que julgar que as condições do referido negócio estejam beneficiando uma das partes de forma indevida ou fora das condições de mercado. 6. AVALIAÇÃO O Comitê realizará, formal e anualmente, a sua autoavaliação. 7. ALTERAÇÕES Este Regimento será revisto a cada 3 anos ou sempre que a maioria de seus membros entender pertinente. A consequente alteração deverá ser submetida à apreciação e aprovação do Conselho de Administração.
4 ANEXO 2 POLÍTICA DE CONTROLES INTERNOS 1. OBJETIVO Estabelecer princípios e diretrizes do sistema de Controles Internos. 2. ABRANGÊNCIA Aplica-se a toda a Companhia e suas subsidiárias. 3. DEFINIÇÕES 3.1. Ativos Bens e direitos de qualquer natureza, incluindo imagem, marcas e valores da Companhia Risco É a possibilidade de ocorrência de um evento que afetará negativamente a realização dos objetivos da Companhia Sistema de Controles Internos Conjunto de políticas, normas, procedimentos e atividades de controle estabelecidas na Companhia com o propósito de identificar e reduzir riscos. 4. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES 4.1. Princípios e Diretrizes Básicas Instituir políticas, normas e procedimentos para assegurar que os riscos inerentes às atividades da empresa sejam identificados e administrados adequadamente nos seguintes aspectos: cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis; eficiência e eficácia das operações; consistência, tempestividade e proteção adequada das informações; salvaguarda dos ativos Garantir a confiabilidade e tempestividade dos relatórios contábeis e financeiros, divulgando-os nos canais de comunicação competentes Assegurar a apropriada segregação de funções, observada a estrutura hierárquica da Companhia, de modo a eliminar atribuições de responsabilidade conflitantes, assim como reduzir e monitorar, com a devida independência requerida, potenciais conflitos de interesses existentes nas áreas.
5 ANEXO 2 DA ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DE DA fls Manter sistema e estrutura de controles internos alinhados com as melhores práticas, os quais devem ser revisados e atualizados periodicamente, a fim de que eventuais deficiências sejam pronta e integralmente corrigidas, de forma a garantir sua efetividade Conservar altos padrões de integridade e valores éticos, por intermédio da disseminação de cultura que torne explícito a todos os funcionários e partes relacionadas os princípios da Companhia Fazem parte da estrutura de controles internos da Companhia: Políticas, normas e procedimentos; Gerência de Controles Internos; Gerência de Auditoria Interna; Comissão de Riscos; Todos os níveis executivos da Companhia; Comitê de Auditoria e de Gerenciamento de Riscos Responsabilidades A Política e o sistema de controles internos são definidos pela Diretoria, submetidos à avaliação do Comitê de Auditoria e de Gerenciamento de Riscos e aprovados pelo Conselho de Administração. As diretorias são responsáveis por patrocinar a implantação de práticas de negócio eficientes e controles internos adequados e eficazes. Para tanto, devem alocar recursos necessários ao processo e definir a estrutura apropriada às atividades de gestão do sistema de controles internos. Os gestores de processo são responsáveis por avaliar, estabelecer e manter práticas de negócio eficientes e controles internos adequados e eficazes. 5. VIGÊNCIA DA POLÍTICA Esta Política deverá ser revista a cada 3 anos.
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