Política de Conformidade (Compliance)

Transcrição

1 Política de Conformidade (Compliance) Versão 1.0 Elaborado em outubro de 2017

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO CONCEITO DE COMPLIANCE DIRETRIZES ATRIBUIÇÕES DOS ÓRGÃOS ESTATUTÁRIOS Assembleia Geral Conselho Fiscal Conselho de Administração Diretoria Executiva ATRIBUIÇÕES DO PROFISSIONAL DE COMPLIANCE PERFIL EXIGIDO PARA O PROFISSIONAL DE COMPLIANCE DOCUMENTAÇÕES DISPOSIÇÕES FINAIS P á g i n a

3 1. OBJETIVO Esta política regulamenta a conformidade de compliance aplicável às cooperativas singulares do Sistema de Crédito Cooperativo CrediSIS, e fiscalizada pela Cooperativa Central. O principal objetivo é manter a perenidade da instituição com a certeza que todos os componentes da estrutura organizacional pratiquem integridade no desenvolvimento de suas atividades. 2. CONCEITO DE COMPLIANCE Compliance tem origem no verbo em inglês to comply, que significa agir de acordo com, isso é; agir de acordo com a lei, com a norma, regulamento, uma regra, uma instrução de controle interno ou externo, um comando ou um pedido, ou seja, estar em compliance é fazer o certo. Portanto, manter em conformidade significa atender aos normativos dos órgãos reguladores, de acordo com as atividades e negócio desenvolvido pela instituição, principalmente aqueles inerentes ao seu controle interno. 3. DIRETRIZES A presente política tem como diretrizes: a) Assegurar à estrutura de compliance uma gestão independente e autônoma, como função segregada, de modo a garantir a isenção e imparcialidade em todas as suas atuações; b) Assegurar pleno acesso a qualquer informação, provocando ou acompanhando investigações quando a estrutura de compliance considerar necessário; c) Assegurar, aos integrantes da estrutura de compliance, a confidencialidade no exercício da função; d) Garantir livre e imediato acesso à alta administração e aos órgãos regulamentares e fiscalizadores, ao gerenciamento efetivo dos riscos e das irregularidades ou violações detectadas por não conformidade; e) Garantir a implantação, a execução e cumprimento das normas e procedimentos de compliance; 3 P á g i n a

4 f) Orientar e auxiliar na identificação dos riscos (análise de riscos), bem como na definição e implantação das ações de eliminação e mitigação destes riscos; g) Orientar e auxiliar na identificação das causas e contra medidas, bem como acompanhar a implementação destas para correção de não conformidade e melhorias identificadas. 4. ATRIBUIÇÕES DOS ÓRGÃOS ESTATUTÁRIOS 4.1 Assembleia Geral Aprovar a política de conformidade de compliance. 4.2 Conselho Fiscal Atestar a veracidade dos resultados decorrentes as atividades de conformidade de possíveis irregularidades ou falhas identificadas pelo o profissional de compliance das cooperativas do sistema de crédito cooperativo. 4.3 Conselho de Administração O conselho de Administração deve observar e cumprir as atribuições a ele atribuído contidas na Resolução CMN 4.595, de 28 de agosto de 2017, em especial as atribuições mencionadas no artigo 9º, bem como as demais responsabilidades relacionadas: I. assegurar: a) a adequada gestão da política de conformidade da instituição; b) a efetividade e a continuidade da aplicação da política de conformidade; c) a comunicação da política de conformidade a todos os empregados e prestadores de serviços terceirizados relevantes; e d) a disseminação de padrões de integridade e conduta ética como parte da cultura da instituição; II. garantir que medidas corretivas sejam tomadas quando falhas de conformidade forem identificadas; III. promover os meios necessários para que as atividades relacionadas à função de conformidade sejam exercidas adequadamente, nos termos da resolução vigente; 4 P á g i n a

5 IV. Aprovar a política de conformidade; V. Aprovar a política de remuneração dos responsáveis pelas atividades relacionadas a conformidade; VI. Implantar canal de comunicação com a diretoria executiva, conselho fiscal e cooperativas singulares; VII. Implantar um canal de denúncias, que propicie o anonimato e segurança aos usuários; 4.4 Diretoria Executiva I. Responsável por alocar pessoas em quantidade suficiente, adequadamente treinadas e com experiência necessária para o exercício das atividades relacionadas à função de conformidade; II. Definir a posição na estrutura organizacional da instituição, da unidade específica responsável pela função de compliance sendo integralmente segregada da atividade de auditoria interna; III. Garantir independência e adequada autoridade aos responsáveis por atividades relacionadas à função de conformidade na instituição; IV. Proporcionar recursos suficientes para o bom desempenho das atividades relacionada à função de conformidade; V. Autorizar livre acesso as informações necessárias para execução das atividades de conformidade. 5. ATRIBUIÇÕES DO PROFISSIONAL DE COMPLIANCE O profissional de compliance deve observar e cumprir as atribuições a ele atribuído contidas na Resolução CMN 4.595, de 28 de agosto de 2017, em especial as atribuições mencionadas no artigo 7º, bem como as demais responsabilidades relacionadas: 5 P á g i n a

6 I. Testar e avaliar a aderência da instituição ao arcabouço legal, à regulamentação infra legal, às recomendações dos órgãos de supervisão e, quando aplicáveis, aos códigos de ética e de conduta; II. Prestar suporte ao conselho de administração e à diretoria da instituição a respeito da observância e da correta aplicação dos itens mencionados no inciso I, inclusive mantendo-os informados sobre as atualizações relevantes em relação a tais itens; III. Auxiliar na informação e na capacitação de todos os empregados e dos prestadores de serviços terceirizados relevantes, em assuntos relativos à conformidade; IV. Revisar e acompanhar a solução dos pontos levantados no relatório de descumprimento de dispositivos legais e regulamentares elaborado pelo auditor independente, conforme regulamentação específica; V. Elaborar relatório, com periodicidade mínima anual, contendo o sumário dos resultados das atividades relacionados à função de conformidade, suas principais conclusões, recomendações e providências tomadas pela administração da instituição; e VI. Relatar sistemática e tempestivamente os resultados das atividades relacionadas à função de conformidade ao conselho de administração; VII. Executar suas atividades com imparcialidade, autonomia, independência, flexibilidade e diplomacia; VIII. Ter livre acesso as informações necessárias para o exercício e desempenho de suas atribuições; IX. Disponibilizar aos órgãos fiscalizadores sempre que solicitado a política de conformidade e relatório dos resultados decorrentes as atividades de conformidade; 6 P á g i n a

7 X. Participar das reuniões dos órgãos estatutários sempre que necessário ou quando solicitado; XI. Contribuir com informações relevantes e adequadas para elaboração ou até mesmo atualização de manual operacional de compliance. Para atestar a conformidade dos processos e atividades desenvolvidas da instituição o compliance se relacionará com as áreas de Negócio, Controles Internos, Gestão integrada de Risco, Normas, Auditoria Interna e Externa. Faz parte do processo de conformidade a observância do código de ética e de conduta do Sistema CrediSIS. 6. PERFIL EXIGIDO PARA O PROFISSIONAL DE COMPLIANCE O profissional de compliance deve dispor de acordo com as atividades a ele atribuído, os pré-requisitos a saber: I - Formação a) Graduação em ciências contábeis, economia, direito ou auditoria; b) Pós-graduação correlata à atividade desenvolvida; c) Experiência profissional entre 3 à 4 anos em instituições financeiras na área de controles internos ou auditoria interna, tendo possuído atuação efetiva nas áreas mencionadas; d) Estar em treinamento contínuo; II - Conhecimentos Específicos a) Conhecimento sobre o negócio da instituição, a exemplo missão, visão e valores; b) Conhecimento das normas externas dos órgãos reguladores; c) Conhecimento das normas interna do Sistema CrediSIS; d) Possuir treinamento específico. 7 P á g i n a

8 7. DOCUMENTAÇÕES O relatório de que trata no inciso V do capítulo 4 desta política ficará à disposição do Banco Central do Brasil, pelo prazo mínimo de cinco anos. 8. DISPOSIÇÕES FINAIS Esta política de Conformidade (Compliance) foi aprovada na reunião ordinária do Conselho de Administração em 09/11/ P á g i n a