Padrão Gerencial. Gestão de Mudança

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1 1 OBJETIVO Definir o processo de gestão das mudanças relevantes para organização. 2 DISPOSIÇÕES GERAIS 2.1 Este padrão aplica-se a todas as Gerências e Unidades do SESI DR-BA; 2.2 Documentação de referência: Manual do Sistema de Gestão; PG SESI. 0-Gestão de Risco; NBR ISO 90:25 Sistema de Gestão da Qualidade Requisitos; e NBR ISO 9000:25 Sistema de Gestão da Qualidade Vocabulário; 2.3 Conceito de Mudança qualquer alteração que se faça necessária no sistema de gestão da qualidade; 2.4 Partes Interessadas (PI) - pessoa ou organização que pode afetar ou ser afetada ou se perceber afetada por uma decisão ou atividade da organização; 2.5 A gestão de mudança deve ser considerada uma ação sistêmica na rotina do SESI; 2.6 É responsabilidade dos gestores de negócio, da Unidade e de processo, o planejamento e implantação das mudanças; 2.7 Estas alterações podem estar relacionadas com qualquer elemento do processo: entradas, recursos, atividades, saídas, controles e medidas. A mudança deve buscar o aumento da performance do processo para melhorar os resultados. 2.8 Em recursos, devemos considerar além do financeiro, os recursos materiais, mão de obra e tecnologia que serão necessários para o planejamento e implementação da mudança. 2.9 O Controle de Mudanças do SESI será coordenado pela Assessoria da Qualidade do SESI, que ficará responsável por compilar o Controle de Mudanças (Anexo B) deste procedimento. A centralização visa o acompanhamento e monitoramento dos resultados alcançados com as mudanças propostas; 3 RESPONSABILIDADES Planejar a mudança Atribuições STE SESI Gerências (Negócio, RM, Suporte Neg. e NDE). Assessorias dos Negócios Assessoria da Qualidade Gerencia da Unidade Colaboradores Autorizar a execução da mudança Executar o trabalho proposto Avaliar os riscos e oportunidades Monitorar mudanças executadas Controle centralizado da Gestão da Mudança 1 de 6

2 4 PROCEDIMENTO 4.1 Identificação e planejamento de mudança A mudança pode surgir de novas necessidades ou problemas identificados pelas Partes Interessadas; São potenciais fontes de mudanças: Sistema de gestão da qualidade; Requisitos das Partes Interessadas; Falhas do processo ou serviço; Identificação de um risco ou oportunidade; Resultados de auditorias interna e externa; Não conformidade identificada; Avaliação de resultados; Saída de um processo; Legislação aplicável aos negócios e processos do SESI; O gestor do processo onde a mudança será implantada deve registrar no Anexo A- Formulário de Gerenciamento de Mudança todas as etapas que serão executadas, salvando o arquivo no sistema de gerenciamento de documentos, na intranet, com número sequencial e informar a Assessoria da Qualidade; Registrada a mudança, os responsáveis pela autorização devem assinar o Anexo A- Formulário de Gerenciamento de Mudança ratificando a pertinência. Sempre disponibilizando a cópia no ECM; A Assessoria da Qualidade deverá inserir no Controle Centralizado de (Anexo B) para acompanhamento da implementação Este monitoramento será apresentado nas Reuniões Estratégicas do SESI/Comitê Gestor da Qualidade; 4.2 Priorização das mudanças A organização determinará a prioridade das mudanças levando em conta: O risco da mudança; Impacto sobre as Partes Interessadas (PI); Impacto nos objetivos de qualidade; Eficácia dos processos que são parte do SGQ; Mensalmente, nas Reuniões Gerenciais com a Superintendência do SESI, Gerências de Negócio, Gerência de Suporte ao Negócio e NDE serão apresentadas as mudanças propostas e feita a priorização de implementação; A Assessoria da Qualidade comunicará ao responsável pela mudança, o Gerente da Unidade e de Negócios e Partes Interessadas, se pertinente, sobre a aprovação da mudança para início da implementação; 2 de 6

3 4.3 Implementação da mudança Preencher o Plano de Ação (Anexo A) com detalhamento das atividades a serem executadas; Executar atividades conforme Plano de Ação; O responsável pela mudança comunicará ao Gerente da Unidade, Assessoria da Qualidade e Partes Interessadas, se pertinente, sobre as alterações na operação/processo, com objetivo de implementar as melhorias estabelecidas; Ao final do processo, o responsável, deverá atestar que a mudança foi implementada; O responsável pela implementação da mudança deve manter registros atualizados no sistema ECM, disponível na intranet; 4.4 Avaliação de eficácia A eficácia da mudança implementada será avaliada entre 30 e 60 dias, após sua finalização, nas reuniões estratégicas da unidade, conforme procedimento de Análise de Desempenho; A avaliação (Anexo A) deverá ser feita entre o confronto dos Ganhos declarados e os Dados coletados após implementação da mudança; 5 REGISTROS Os registros a seguir são tratados conforme o PS-FIEB.0 Controle de Documentos e Registros: Específicos: Gerenciamento de Mudanças. Corporativo: Gerenciamento de Mudanças e Controle de Mudanças 6 ANEXOS Anexo A Gerenciamento de Mudanças. Anexo B Controle de Mudanças 7 HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES Não se aplica 3 de 6

4 EMISSÃO Assessoria da Qualidade APROVAÇÃO Superintendência SESI DATA NÚMERO DA MUDANÇA / ANO (intranet) ANEXO A- GERENCIAMENTO DE MUDANÇAS (MODELO) Área: Responsável pela mudança: : Etapa : Identificação e Planejamento da Mudança Situação atual: (descreva de forma clara e sucinta o contexto atual que deseja trabalhar) Origem da mudança: (informar a área, quem relatou a necessidade e data do acontecimento) Mudança sugerida: (descreva de forma clara e sucinta o que se pretende com a mudança que planeja fazer) Ganho esperado: (descreva os ganhos esperados em termo de custo, tempo ou qualidade para organização) Partes Interessadas (PI): (pessoas que podem ser afetadas ou beneficiadas e precisam ser comunicadas) Prazo estimado para execução: Recursos necessários para mudança: (materiais, pessoal, tecnologia, infraestrutura, dentre outros) Estimativa de custo: Riscos envolvidos: (apenas descrever os riscos e posteriormente aplicar o procedimento de gestão de risco para avaliação, impacto e acompanhamento) Etapa 02: Execução da mudança (Plano de Ação) início: final: Ação Quem prevista Status concluída 4 de 6

5 Etapa 03: Avaliação de Eficácia da Mudança Os ganhos esperados foram atingidos? ( ) sim ( )não ( ) parcialmente Descrição da Eficácia: Etapa 04:Aceite da mudança INICIAL Unidade Aprovação do Gestor: Responsável: : FINAL Parecer final da implementação: Foi concluído conforme o previsto? ( ) sim ( ) não - comentário: Implementado na sua integralidade? ( ) sim ( ) não - comentário: Lições aprendidas (positivas e negativas): Gerência de Negócio / GSN / NDE Aprovação do Gestor: Responsável: : 5 de 6

6 ANEXO B - CONTROLE DE MUDANÇAS (MODELO) Número de Mudança Unidade Mudança sugerida Responsável pela mudança aprovação autorização finalização Avaliação eficácia Status Obs 6 de 6