Aprovado por: Leonardo Neri Data: 04/12/2017
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- Luzia Minho Bacelar
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1 SUMÁRIO 0. Histórico da Alteração e Distribuição 1. Objetivo 2. Aplicação 3. Glossário 4. Descrição das Etapas Definição dos processos de comunicação interna Meios de Comunicação Interna Mural Reunião 4.3. Meios de Comunicação Externa / CE Comunicação Externa Site Telefone Reunião Controle da Informação Documentada Anexos 0. HISTÓRICO DA ALTERAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO Motivo / Item de Alteração do Documento Descrição Item Revisão Data Revisado Adequação Norma ISO 9001:2015. Todo documento /12/17 Inserido logomarca PBQP-H Layout 03 12/07/16 Alteração para envio da CE para arquivamento /02/16 Alteração da Logomarca BSI /10/15 Implantação do Documento /11/14 Título Distribuição do Documento Local de Distribuição Código Diadmfin Ditec Dicom GI Contratos/ GED Comunicação Interna e Externa PQ com o carimbo de Cópia não controlada. Página 1
2 1. OBJETIVO Definir os canais de comunicação, nos ambientes interna e externo, envolvendo os públicos alvos, criando diretrizes para a sua efetiva realização, Definir regras para a comunicação interna da ELETRODATA. 2. APLICAÇÃO Aplica-se a todas as áreas/contratos da empresa que transmitem e/ou recebem mensagens. 3. GLOSSÁRIO Comunicação Interna Aquela realizada no âmbito interno da empresa, envolvendo a direção e colaboradores. Comunicação Externa Aquela realizada no âmbito externo da empresa, envolvendo os clientes, fornecedores e outras partes interessadas. Web site Trata-se do espaço virtual de uma organização ou pessoa: site. 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1. DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS DE INTERNA A ELETRODATA se utiliza de algumas ferramentas de comunicação interna e externa, para a divulgação de informações, dados e resultados. 4.2 MEIOS DE INTERNA Entendem-se como comunicação interna todas as formas de contato envolvendo o público interno (colaboradores). Público envolvido Colaboradores Canal de comunicação Mural Telefone Assuntos abordados Periodicidade - Avisos de colaboradores, aniversários, eventos, reuniões e circulares; - Treinamentos disponíveis. - Circulares da DIRETORIA ou Gerências; - Demais circulares de interesse dos colaboradores; - Informativos sobre meio ambiente, saúde e segurança, - Resultado dos indicadores do SGI e partes interessadas. - Informações e dados referentes aos serviços e interesse da empresa. Contínuo Setor RH e líderes dos setores Usuários cadastrados - Informações e dados referentes à Empresa, e aos seus serviços. Usuários Reuniões - Análise Crítica do SGQ; - Repasse de informações, análise de resultados e dados e definição de ações; (programada ou não) Direção Gerentes Líderes, Tec. Segurança com o carimbo de Cópia não controlada. Página 2
3 4.2.1 MURAL Podem ser disponibilizados nas áreas internas e externas da empresa As informações contempladas nos murais são previamente analisadas a aprovadas. Essa aprovação é evidenciada através da assinatura do responsável e data da aprovação, na própria informação que será disponibilizada. A sua retirada do mural será feita pelo responsável por sua aprovação. Líderes Gestores Diretoria Os indicadores da qualidade, segurança e saúde ocupacional, e cronograma de auditorias estarão fixados no mural de modo contínuo os s são devidamente caracterizados, conforme abaixo: EMISSOR: Setor ou pessoa emitente DESTINATÁRIO: Pessoa de interesse máximo ou a quem se dirige um assunto ou questionamento. COPIADOS (C/C): A quem pode interessar o assunto, porem é encaminhado tão somente para conhecimento. Observação: Mensagens de interesse da ELETRODATA devem ser encaminhadas através do da empresa. Observação: O é de uso pessoal e intransferível, sendo previamente liberado pelo setor de TI mediante o fornecimento de uma senha individual. No processo de comunicação utilizando-se de , devem ser observadas as seguintes regras: TODOS / RECEPÇÃO SEDE Fica vedado ao colaborador o uso de da empresa para fins pessoais (uso de mensagens pessoais); Fica vedada a utilização do externo do colaborador nas comunicações internas na ELETRODATA; Fica vedado anexar arquivos em mensagens internas que não sejam do interesse da ELETRODATA. Aplicar obrigatoriamente as instruções na Instrução Administrativa ITA Segurança da Informação. Estará disponível e atualizada para os contratos e filiais, uma lista de s, telefones fixos e celulares corporativos através do setor da recepção na SEDE, formulário FA-089 Controle de telefones e s corporativos. Todas as Filiais e Contratos deverão manter o mesmo controle. Os telefones celulares corporativos serão disponibilizados através do FA-070- Termo de Responsabilidade por posse e uso - aparelho telefonia celular, arquivados e controlados pela SEDE; com o carimbo de Cópia não controlada. Página 3
4 4.2.3 REUNIÃO As reuniões poderão ocorrer de forma planejada ou não planejada, para tratarem de analisar, comunicar, decidir assuntos do interesse da empresa. Essas reuniões podem ser convocadas pela Diretoria, Gerencias, Coordenação das áreas ou público externo cliente, fornecedor, etc. As informações e seus desdobramentos decorrentes das reuniões, quando pertinentes, serão disponibilizadas em rede, afixadas em mural ou encaminhadas para s específicos. Reuniões obrigatórias: Reunião de Análise Crítica Semestral - Tem como objetivo analisar criticamente todo o Sistema de gestão por meio da: Análise dos indicadores, ações propostas, ações corretivas, preventivas de todos os processos durante o período semestral. A Diretoria e toda a gerência local discutem ações para melhoria e necessidades de mudanças no sistema, caso necessário. Reunião Kick-Off Início de Contratos(quando possível) Reunião de CIPA: onde são divulgados o PPRA e PCMSO e onde são discutidos assuntos relacionados ao Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional, incluindo assuntos trazidos pelos funcionários. Outras Reuniões não obrigatórias, que ocorrem quando necessário: - Reunião Setorial - Reunião com Equipe Operacional Diretoria, Gerência ou Coordenação de áreas/setores. Para estas reuniões específicas, deve haver planejamento, convocação e registro no FQ Ata para reunião. Para reunião Kick-Off poderá ser registrado apenas utilizando o formulário FO Check List início e término de contrato. No planejamento, o coordenador da reunião deve definir dia, hora de início e término (se possível), local, participantes e pauta da reunião. Finalizada a reunião, a ata preenchida deverá ser divulgada o mais breve possível, para os participantes e pessoas interessadas. Devem ser arquivados para consultas e auditorias pelos contratos e/ou SGI. com o carimbo de Cópia não controlada. Página 4
5 4.3. MEIOS DE EXTERNA Entendem-se como comunicação externa todas as formas de contato envolvendo os públicos externos (clientes, fornecedores, órgãos governamentais, comunidade). Público envolvido Clientes, fornecedores, órgão públicos, comunidade. Órgãos públicos, clientes, concorrentes Canal de comunicação / CE Canais impressos (cartões de visita) Site Telefones Reuniões Encontros setoriais Assuntos abordados Periodicidade - Informações e dados referentes aos serviços e interesse da empresa. - Informações atualizadas sobre os contatos (site, e mail, endereço, telefone e nome do contato). - Informações e dados referentes a Empresa,e aos seus serviços - Informações e dados referentes a Empresa,e aos seus serviços - Tratativa de assuntos dos interesses entre as partes; - Apresentação de resultados; - Alinhamento de ações; - prospecção de novos clientes. - Assuntos do interesse da ELETRODATA. Contínuo (programada ou não) Quando ocorrer envolvidas Vários colaboradores envolvidas envolvidas interessadas Designado pela empresa E MAIL/ CE Comunicação Externa Os s serão encaminhados para as partes interessadas. A CE é utilizada para comunicar assuntos de interesse específico entre a ELETRODATA e setores externos envolvidos em um processo ou para resposta de ofícios recebida pelos clientes. O funcionário emitente da CE solicita o número de ordem junto à recepcionista na (Sede), preenchendo os seguintes requisitos. Poderá ser encaminhada por ou por meio físico protocolada. a. Cabeçalho do Documento CE XX /XXXX / AAAA Solicitante/ Usuários Ano de emissão do documento Numero Sequencial Código do Estado (Ex: BA) Sigla que identifica o tipo de documento com o carimbo de Cópia não controlada. Página 5
6 DATA - Data que a CE foi emitida. À (o) - Nome do setor/pessoa que deverá receber uma cópia da CE, se necessário. ASSUNTO - Item a ser tratado. Utilizar o formulário específico o FA Comunicação Externa. Toda CE emitida deverá ser encaminhada para o recepcao@eletrodataengenharia.com.br para arquivo e posterior consultas. Será salvo na pasta \\Server\e3\PGI\Registros\CE - EXTERNA Recepcionista Após informar a numeração da CE para o solicitante, a recepcionista deverá registrar na planilha FA Controle de CE - Comunicação Externa. Recepcionista SITE O Site da ELETRODATA, disponível na Internet, possui informações de interesse das partes interessadas. Site: Permite acesso a webmail através do login e senha TELEFONE A empresa disponibiliza ramais telefônicos nos setores para comunicação interna e externa, possuindo uma central telefônica que direciona a ligação externa para o setor desejado REUNIÃO As reuniões podem ser convocadas pela ELETRODATA ou pela parte externa envolvida. Em ambos os casos, quando for necessário documentar as decisões acordadas, deve-se preparar ata de reunião. com o carimbo de Cópia não controlada. Página 6
7 5. CONTROLE DA INFORMAÇÃO DOCUMENTADA Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Retenção Disposição Código Título Meio Local Respons ável FQ-003 Ata para Reunião Físico/Eletrônico GI/Contratos GI Livre Alfa/numérico Anual Pasta AZ FA-064 FA-065 FA-089 FA-070 Controle de CE - Comunicação Externa. CE- Comunicação Externa. Controle de telefones e corporativos Termo de Responsabili dade por posse e uso - aparelho telefonia celular Físico/Eletrônico Recepção / Sede GI Livre Alfa/numérico Anual Pasta AZ Físico/Eletrônico GI/Contratos GI Livre Alfa/numérico Anual Pasta AZ Físico/Eletrônico Recepção / Sede Físico/Eletrônico Recepção / Sede GI Livre Alfa/numérico Anual Pasta AZ GI Livre Alfa/numérico Anual Pasta AZ Diadmfin/ FO-235 Check List início e término de contrato Físico/Eletrônico Contratos ou GI Livre Alfa/numérico Anual Pasta Contrato / 6. ANEXOS Não se Aplica com o carimbo de Cópia não controlada. Página 7
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