PROCEDIMENTO DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

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1 APROVAÇÃO: PÁGINA : 1/7 CONTROLE DE REVISÕES: Revisão Data Itens modificados Observações Utilização apenas de pastas, excluindo-se fichários ANEXO 01 Coluna Fichários retirada da tabela

2 PÁGINA : 2/7 1. OBJETIVO Este procedimento descreve a sistemática de controle de documentos do Sistema de Gestão Ambiental SGA SAMAE JS. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a todas as áreas envolvidas com o Sistema de Gestão Ambiental. 3. RESPONSABILIDADES A responsabilidade pela elaboração, revisão, manutenção e aplicação deste documento é do Coordenador do SGA. A responsabilidade pela aprovação deste documento é do Diretor Geral do SAMAE. 4. DEFINIÇÕES Cópia Controlada: é todo o documento registrado na Lista Mestra de Documentos e, portanto passível de revisão e aprovação. Documentos Obsoletos: são documentos retidos por motivos legais e/ou para preservação de conhecimento. 5. CONDIÇÕES GERAIS Qualquer colaborador quando sentir a necessidade de elaborar ou alterar um documento que venha orientar e facilitar a sua atividade pode fazê-lo seguindo a sistemática descrita neste procedimento. No que tange a documentos de origem externa, a responsabilidade pelo controle e guarda destes é do Coordenador do SGA.

3 PÁGINA : 3/7 No caso das normas e documentos externos de segurança, este controle e distribuição são de responsabilidade do Coordenador do SGA, que deve colocar um carimbo de cópia controlada sobre as cópias de responsabilidades nas áreas usuárias. O sistema de controle de documentos assegura que aqueles que afetam o sistema ambiental estão disponíveis nas áreas onde se façam necessários. Todos os colaboradores são responsáveis por garantir a conservação da documentação sendo por eles utilizadas. 6. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 6.1. Controle de Documentos O sistema de controle de documentos é realizado pela Lista Mestra de Documentos, conforme modelo no anexo 01, que assegura a atualização e distribuição dos documentos. Os documentos que fazem parte do Sistema de Gestão Ambiental, considerados como cópia controlada, e são identificados com um carimbo de CÓPIA CONTROLADA, em todas as páginas integrantes dos mesmos. Todos aqueles que não tiverem carimbo algum, serão considerados como cópia não controlada. Sendo que esta cópia só serve de informação, não podendo ser utilizado no processo, pois não sofre revisão. Os documentos obsoletos são identificados com um carimbo de DOCUMENTO OBSOLETO PRESERVADO. Os documentos restantes devem ser destruídos Elaboração dos Documentos Os documentos do Sistema de Gestão Ambiental são elaborados ou avalizados pelas gerências ou chefias das áreas responsáveis pelas atividades correspondentes e repassados ao Coordenador do SGA para formatação e controle. Após a digitação, os documentos são entregues às gerências ou chefias das áreas responsáveis para verificação e aprovação, retornando ao Coordenador do SGA para encaminhamento dos mesmos à aprovação junto ao Diretor Geral do SAMAE.

4 PÁGINA : 4/7 Caso os documentos a serem elaborados requeiram uma numeração ou código de identificação, como Procedimento de Gestão (PG), a mesma é feita seqüencialmente à última existente Formatação e Emissão dos Documentos A formatação e emissão dos documentos do Sistema de Gestão Ambiental são de responsabilidade do Coordenador do SGA Procedimentos (PG) Estes documentos seguem um formato padrão que inclui na sua primeira folha o cabeçalho com as seguintes informações: Primeira Folha: - logotipo do SAMAE-JS - título do documento - código - revisão - aprovação - data da ultima revisão - página A primeira folha é destinada ao registro de revisões do documento. As folhas subseqüentes se referenciam a esta primeira com exceção do campo aprovação Outros Documentos Os documentos do SGA SAMAE-JS, como: Manual, Objetivos e Metas, PGA s, Plano de Monitoramento e Medição, Identificação e Avaliação de Aspectos e Impactos Ambientais, incluem no mínimo as seguintes informações: - logotipo do SAMAE-JS - título do documento

5 PÁGINA : 5/7 - data - aprovação Outros documentos do SGA que não estejam listados anteriormente, como: Indicadores de Desempenho, Gerenciamento de Aspectos Ambientais Significativos, Plano de Calibração, Cronogramas, entre outros, incluem as mesmas informações, com exceção da aprovação Aprovação e Distribuição dos Documentos Após a formatação do documento, este é encaminhado para o RA que analisa e aprova, posteriormente devolvendo-o ao Coordenador do SGA para as devidas distribuições. A evidência da aprovação se dá apenas com a assinatura na primeira página nos documentos pelo Diretor Geral do SAMAE-JS. Os documentos do Sistema de Gestão Ambiental estão disponíveis em pastas, controladas e distribuídas nas áreas/setores pela Lista Mestra de Documentos, conforme modelo constante no anexo 01. Os documentos do Sistema de Gestão Ambiental estão disponíveis na Intranet com prévia autorização do Diretor Geral do SAMAE-JS. Todo documento relacionado ao SGA disponível na Intranet deve possuir marca d água de Cópia Controlada e sua impressão só é permitida com autorização do Coordenador do SGA Alterações em documentos Periodicamente são realizadas alterações nos documentos do Sistema de Gestão Ambiental, conforme necessidade das áreas, através de solicitação verbal junto ao Coordenador do SGA. Caso os documentos não tenham sido revisados em um período de 24 meses, estes sofrerão uma análise crítica sendo visto a necessidade de alteração ou não. Os registros das análises dos documentos serão feitos através de reuniões de Análise Crítica acompanhados por ata. Após realizar a alteração nos documentos, o Coordenador do SGA encaminha-os para os responsáveis de cada área que analisam e aprovam, retornando ao Coordenador do SGA para encaminhamento à aprovação dos documentos originais pelo Diretor Geral do SAMAE-JS.

6 PÁGINA : 6/7 O Coordenador do SGA substitui a documentação nas áreas que dele necessitam, retirando a documentação obsoleta ou para destruição e faz alteração na Intranet. Em casos de alterações nos formulários impressos em gráficas, estas são implantadas após o consumo da quantidade em estoque e as alterações propostas podem ser indicadas nos formulários Exclusão de Documentos Verificada a necessidade de exclusão de Procedimento de Gestão (PG), o Responsável da Área comunica formalmente ao Coordenador do SGA que submete à análise do comitê e caso aceitas as justificativas, submete a aprovação do R.A. que autoriza a retirada dos documentos das áreas onde o mesmo se encontra. Os documentos excluídos são preservados na mesma sistemática estabelecida no item 6.1 Controle de Documentos. A numeração ou código de identificação dos documentos excluídos deve ser preservado, não sendo o mesmo utilizado quando na elaboração de novos documentos. 7. REGISTROS RG 001 Lista Mestra de Documentos 8. ANEXOS Anexo 01 Modelo da Planilha da Lista Mestra de Documentos

7 CÓDIGO: PG 001 REVISÃO: 01 DATA: 13/02/06 PÁGINA : 7/7 ANEXO 01 Modelo da Planilha da Lista Mestra de Documentos LISTA MESTRA DE DATA: PÁGINA: REVISÃO: PASTAS Nº TÍTULO REVISÃO DATA Diretoria Geral Diretoria de Obras e Serviços Representante da Direção - RA Coordenador do SGA Administração Assessoria de Engenharia Laboratório de Águas Laboratório de Efluentes Recursos Humanos Sala de Operações - ETA Total