MODELO PARA ELABORAÇÃO E REDAÇÃO DE POP.

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1 TÍTULO TIPO: PQ PALAVRA-CHAVE ELABORAÇÃO MODELO PARA ELABORAÇÃO E REDAÇÃO DE POP. BP - 1 SUMÁRIO: 1. OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 3. RESPOSABILIDADES 4. DEFINIÇÕES 5. SIGLAS 6. PROCEDIMENTOS 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 8. ANEXOS 1. OBJETIVO Definir a forma redacional do Procedimento Operacional Padrão do Sistema da Qualidade do Laboratório Multiuso do ILMD. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este POP se aplica a todos os usuários e colaboradores do Laboratório Multiuso do ILMD na elaboração e redação dos POP's. 3. RESPONSABILIDADES Responsabilidade do Diretor da Unidade A coletânea de procedimentos é responsabilidade do Diretor do ILMD, deverá ser contínua, e deverá estar completa, atualizada e revisada por pessoa capaz. ELABORADO Perpetua S. de Oliveira VERIFICADO Claudia M. Rios Velasquez APROVADO Perpetua S. de Oliveira DATA 04//05/2012 S 9 DOCUMENTOS/ELABORAÇÃO/POP/1

2 PB Responsável Técnico responsabilidade Corrigir o POP Gerência do Laboratório responsabilidade Prover recursos necessários para sistematizar, dentro de suas estruturas internas, a realização das operações Responsabilidade de todo Servidor ou Colaborador que trabalhe com este procedimento Executar o procedimento indicado, de acordo com o que foi estabelecido no POP. 4. DEFINIÇÕES Procedimento operacional padrão, documento que descreve a maneira de executar uma determinada tarefa ou processo. 5. SIGLAS BP CB GQ ILMD POP PQ PU Boas Práticas Coleção Biológica Garantia da Qualidade Instituto Leônidas e Maria Deane Procedimento Operacional Padrão Programa da Qualidade POP de Utilização 6. PROCEDIMENTOS Divisão dos POP's no Laboratório Multiuso do ILMD No Laboratório multiuso os POP's são divididos em cinco grupos: os POP's de Utilização de Equipamentos, os POP's de Procedimento, os POP's de Biossegurança, os POP's de Serviço e os POP s da Coleção Biológica. 2 / 9

3 PB Os POP's de Utilização de Equipamentos São os POP's que descrevem a utilização dos equipamentos, deverão conter todas as etapas necessárias para colocar o equipamento em perfeito funcionamento, e receberão o código PU (Procedimento de Utilização). Os POP's de Utilização de Equipamentos serão numerados a partir do número 1. Sua numeração deve estar documentada em um livro de registro e arquivada. O POP de Utilização de Equipamentos deverá estar no local de utilização de cada equipamento correspondente e, uma cópia atualizada, na Gerência do Laboratório Os POP's de Procedimentos São os POP's que descrevem todas as etapas analíticas de uma determinada análise ou procedimento, e receberão o Código BP (Boas Práticas). Os POP s de Procedimento serão numerados a partir do número 1, e sua numeração deverá estar documentada em um livro de registro e arquivada. O POP de Procedimento deverá estar no local de realização do procedimento. Uma cópia atualizada do POP deverá estar na Gerência do Laboratório Os POP's de Biossegurança São os POP's que descrevem todos os cuidados de conservação, asseio, limpeza e descarte de materiais biológicos ou químicos, e receberão o código BL (Biossegurança Laboratorial). Nos POP's de Biossegurança serão numerados a partir do número 1, e sua numeração deverá estar documentada em um livro de registro e arquivada. 3 / 9

4 PB - 1 Uma cópia atualizada do POP deverá estar na Secretaria do Laboratório do Multiuso Os POP's de Serviços POP's de Serviços descrevem os procedimento para dar suporte às necessidades técnicoadministrativas do Laboratório Multiuso do ILMD. O POP's de serviço serão numerados a partir do número 1, sua numeração deverá estar documentada em um livro de registro, e receberá o código GQ (Garantia da Qualidade). Uma cópia atualizada do POP deverá estar na Gerência do Laboratório Os POP's da Coleção Biológica Os POP's da Coleção Biológica descrevem os procedimento para manutenção, tratamento e envio e recebimento de fungos e bactérias no ILMD. Os POP's da Coleção Biológica serão numerados a partir do número 1, e sua numeração deverá estar documentada em um livro de registro, e arquivadas; receberão o código CB (Coleção Biológica). Uma cópia atualizada do POP deverá estar com o usuário no momento do procedimento, e outra na Gerência do Laboratório A Estrutura dos POP's SUMÁRIO: 1 OBJETIVO 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINIÇÕES 4 / 9

5 PB SIGLAS 6. DOCUMENTOS ASSOCIADOS 7. CONDIÇÕES DE BIOSSEGURANÇA 8. PROCEDIMENTOS 9. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 10. ANEXOS Sumário É um elemento obrigatório e sua inclusão visa esclarecer a estrutura e a seqüência do POP, assim como facilitar sua consulta. Não tem designação numérica, listando seqüencialmente o número e o título dos capítulos contidos no POP. Os títulos devem estar com todas as letras maiúsculas e em negrito. Orientação de uso dos termos de um sumário Objetivo Indica a rotina a que se aplica o POP. É campo obrigatório e deverão descrever de modo preciso o assunto, a finalidade, e os principais aspectos abrangidos pelo POP Campo de Aplicação Define a área de atuação do POP. Deverá indicar os limites de aplicabilidade do POP ou partes específicas do mesmo Responsabilidades Indica funções e ou áreas organizacionais, descrevendo suas responsabilidades na aplicação do POP. 5 / 9

6 PB Definições Lista os conceitos e termos utilizados nos POP's (que não sejam de conhecimento comum), colocando-os em ordem alfabética Siglas Lista as siglas utilizadas no POP, em ordem alfabética Documentos associados Indica a lista de documentos que serão utilizados ou requisitados nos POP's Condições de Biossegurança Lista os equipamentos de EPI e EPC que serão utilizados nos procedimentos do POP Procedimento Estabelece os requisitos de caráter geral e o passo a passo necessário à execução do POP Referências normativas e bibliográficas Relaciona normas ou outros documentos oficiais citados no texto que são indispensáveis para a redação e entendimento da aplicação da rotina descrita no POP, e ainda todas as bibliografias utilizadas para a confecção textual do POP Anexos Compostos por formulários, planilhas, organogramas, fluxogramas e outros documentos necessários para composição de registros, e aplicação adequada e correta do POP. A numeração 6 / 9

7 PB - 1 da página será seqüencial à paginação do texto do POP, deverá ser designada pela palavra ANEXO (maiúscula), seguida das letras do alfabeto maiúscula, em ordem crescente, excetuando as letras I e O, centralizados na página. Na linha seguinte será inserido o título do anexo, utilizando letras maiúsculas, arial 12 e também centralizado na página Quanto à estrutura, Formatação e conteúdo do texto do POP O texto do POP deverá ser elaborado de forma clara, objetiva, concisa e, preferencialmente utilizando-se os verbos no presente do indicativo. Construir frases curtas e de forma direta. As abreviaturas constituídas das letras iniciais das palavras devem ser escritas com letras minúsculas (ex. c.a. para corrente de ar ). As tabelas deverão ter o título localizado acima da tabela, e serão inseridas centralizadas na página, logo após sua menção no texto. Quando for possível, constituir-se-ão em anexo. Figuras não possuirão necessariamente título e serão designadas pelos nomes das figuras, numeradas por algarismos arábicos seqüenciais e, se for o caso, com indicação de letra alfabética minúscula para demarcar partes de uma mesma figura. Exemplo: Figura1 (a), que poderá se localizar abaixo da figura, de modo centralizado e ou em forma de esquemas das partes da figura. Notas e observações serão utilizadas para esclarecer, justificar e ou demonstrar algo ou chamar a atenção. Suas indicações dar-se-ão pelas palavras Nota ou Observação, iniciadas em letra maiúscula e seguida por dois pontos. Serão Utilizadas fontes verdana ou arial tamanho 10 para a redação do POP, assim como nas tabelas, espaçamento 1,5. O cabeçalho será composto do logotipo padronizado da Fiocuz no lado superior esquerdo. O logotipo da unidade juntamente com o logotipo do Programa da qualidade, situa-se no lado superior direito. O cabeçalho é composto de: 7 / 9

8 PB - 1 a) Título: os nomes serão sugeridos pelos elaboradores do POP e deve ser claro, conciso e inconfundível com os de outros POP s. Deverão ser escritos em letras maiúsculas, negritadas e de preferência no singular. b) Numeração: a gerência da qualidade de cada unidade se responsabilizará por adicionar a numeração ao POP. c) Paginação será feita com dois dígitos, sendo o primeiro número que indica a página visualizada, o elemento (/) para a separação do número final de páginas que compõe o POP. d) Marca d água com o termo cópia controlada ou cópia não controlada, deverá ser indicada em todas as páginas do POP, sendo o primeiro para uso interno e o segundo para distribuição externa. Os POP s poderão ser redigidos por qualquer trabalhador responsável pela execução de uma atividade, seja esta analítica, gerencial, administrativa, da qualidade, etc. e serão encaminhados ao setor de Gestão da Qualidade da unidade onde passará pela formatação e todo fluxo constituído na unidade, envolvendo os níveis hierárquicos necessários para implementação dos POP s Quanto ao controle de revisão, cópia e arquivamento: Na revisão dos POP s os responsáveis deverão revisar os POP s sempre que houver necessidade e ou a cada dois anos. A circulação das cópias controladas e cópias não controladas deve ser controlado através de formulário e a retirada imediata da versão obsoleta de circulação. As cópias controladas não podem ser reproduzidas e havendo necessidade de cópias adicionais, devem-se solicitar a equipe da qualidade. O arquivamento dos POP s, será em meio eletrônico e físico. 8 / 9

9 PB - 1 Palavra chave é o termo que sintetiza o POP ou seja, uma palavra-chave é uma palavra que resume os temas principais do texto do POP. 7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ASSOCIAAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, NBR 6023: Informação e documentação Referências Elaboração. Rio de Janeiro,22. ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ISSO/IEC Diretiva Parte 3:1995 Redação e Apresentação de normas Brasileiras Primeira Edição Portaria Fiocruz 692/98 Padroniza o uso oficial dos elementos que compõem a identificação Visual da Fiocruz. FIOCRUZ POP 1 MODELO PARA ELABORAÇÃO/REDAÇÃO DE POP / 9