PROCEDIMENTO DE CONTROLE DE REGISTROS

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1 APROVAÇÃO: PÁGINA : 1/5 CONTROLE DE REVISÕES: Revisão Data Itens modificados Observações

2 PÁGINA : 2/5 1. OBJETIVO Este procedimento descreve a sistemática estabelecida para o processo de identificação, coleta, indexação, acesso, arquivamento/armazenamento, manutenção e disposição dos Registros do Sistema de Gestão Ambiental - SGA SAMAE-JS. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a todas as áreas envolvidas com o Sistema de Gestão Ambiental. 3. RESPONSABILIDADES As atribuições e responsabilidades relacionadas à sistemática de Registros estão descritas no quadro abaixo: ATRIBUIÇÕES Identificar e Preencher os dados dos Registros. Coletar, Arquivar / Armazenar e Manter os Registros. Elaborar, Manter e Divulgar a Lista Geral dos Registros do SGA. Elaboração, Revisão, Manutenção e Aplicação deste documento. Aprovação deste documento. RESPONSABILIDADES Setores que geram Registros. Setores que geram Registros. Coordenador do SGA. Coordenador do SGA. Diretor Geral do SAMAE-JS. 4. DEFINIÇÕES Registros: São evidências objetivas que permitem demonstrar conformidade com os requisitos específicos e a efetiva operação do Sistema de Gestão Ambiental. 5. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 5.1. Identificação Os Registros do SGA são gerados a partir da emissão ou preenchimento, em meio físico e/ou eletrônico, de formulários, impressos ou certificados.

3 PÁGINA : 3/5 Os números e títulos dos registros são apresentados na Lista Geral dos Registros, conforme modelo constante do Anexo Coleta Os Registros são coletados pelas áreas responsáveis junto aos setores geradores. As áreas responsáveis pelas coletas estão especificadas no campo Área da Lista Geral dos Registros Indexação (Origem Interna / Externa) Os Registros gerados no SGA podem ser indexados / ordenados por data, numeração seqüencial, equipamento, código de documento, número de lote, nome de funcionário, nome de cargo/função, nome de cliente, nome de fornecedor/subcontratado ou qualquer outro meio similar, a critério da área geradora. Uma vez definida a indexação deve ser efetuado o devido registro na Lista Geral dos Registros Acesso Os Registros são armazenados e mantidos de maneira a serem prontamente recuperáveis pelas áreas responsáveis Arquivo / Armazenamento O arquivamento dos Registros, em meio físico, será realizado em pastas, sendo que, para aqueles em meio eletrônico, podem ser empregados disquetes e hard disk. Os registros são armazenados em instalações que oferecem condições ambientais apropriadas para prevenir danos, deterioração e perdas, estando acessíveis Manutenção Os Registros são mantidos por períodos denominados tempo de retenção, que são definidos pelas próprias áreas responsáveis/ geradoras. Esses tempos de retenção estão especificados no campo Retenção da Lista Geral de Registros.

4 PÁGINA : 4/5 Para os Registros utilizados para efeito de rastreabilidade, todas as suas revisões são mantidas por período igual ou superior ao tempo de retenção definido. Para os Registros que não se enquadrem na condição anterior ou cujas novas revisões mantenham as informações das revisões anteriores, apenas a última revisão deve ser mantida. Nestes casos, os registros são identificados com um * no campo Retenção constante da Lista Geral de Registros. A área que recebe cópia de um registro ambiental encaminhado pela área responsável deve reter a cópia com data do seu último preenchimento, respeitando o período de retenção do respectivo registro Disposição Os Registros podem ser dispostos/destruídos uma vez decorrido o tempo de retenção, a pleno critério das áreas responsáveis, que podem também optar pela manutenção por mais tempo, nos casos de necessidades ou conveniências específicas. Os Registros retidos além do tempo de guarda, por motivos legais e/ou para preservação de conhecimento são identificados com o carimbo DOCUMENTO OBSOLETO PRESERVADO, em vermelho. 6. REGISTRO RG Lista Geral dos Registros. 7. ANEXOS Anexo 01 - Modelo da Planilha da Lista Geral dos Registros.

5 PÁGINA : 5/5 ANEXO 01 Modelo da Planilha da Lista Geral dos Registros RG 002 LISTA GERAL DE DATA: 22/01/2007 PÁGINA: Nº RG Título Data Retenção Área Responsável pelo Registro Indexação Documento Referência