CONTROLE DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E PEQUENOS VOLUMES PELO PROTOCOLO DO IPEN

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1 FOLHA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS UNIDADE EMISSORA IPEN DOCUMENTO IT-IPN CÓDIGO DE CONTROLE Tipo Unidade Número Revisão N o IT IPN TÍTULO CONTROLE DE RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS E 3 CLASSIFICAÇÃO 4 CONTROLE OSTENSIVO N o de páginas N o de anexos Data de emissão Data de revisão /10/ /10/ ALTERAÇÕES 11/10/2005 Implantação no Sistema de Gestão Integrado IPEN. 6 ELABORAÇÃO, REVISÃO E ANÁLISE CRÍTICA Elaborador(es)/Revisor(es) Data Responsável(eis) pela Análise Data Setor de Protocolo / CQAS 11/07/2005 CQUAL e CQAS 19/08/ DISTRIBUIÇÃO Nome Unidade Instituição Data INTRANET (Cópia eletrônica) Todas IPEN 19/10/ ARQUIVO Setor Responsável Data Rubrica CQAS (Documento Mestre) 19/10/2005 Fideromo B. Jara FM-IPN V0 1 de 1

2 1 Objetivo Estabelecer procedimento para recebimento e envio de documentos e pequenos volumes por parte do Protocolo do ipen. 2 Campo de Aplicação Aplica-se ao ipen. 3 Procedimento 3.1 Recebimento Recebimento de SEDEX, DHL, EMS, VASPEX e UP Chegada do SEDEX, DHL, EMS, VASPEX e UP ao Protocolo do ipen; Identificação do destinatário pelo Protocolo através de listagem de funcionários; Carimbar e assinar o comprovante de entrega com o nome legível e o RG do funcionário que efetuou o recebimento; Protocolar o recebimento do documento ou volume com o carimbo do relógio datador, que especifica hora, dia, mês e ano; Preparo da relação de remessa, em três vias para envio ao destinatário; Entrega no setor, via pasta; O destinatário deverá devolver assinada a via correspondente da relação de remessa ao protocolo no máximo até o dia seguinte ao recebimento; Arquivar, no Protocolo, a relação de remessa assinada pelo destinatário. Estas tarefas devem ser cumpridas, no máximo, em um período de 4 horas de expediente normal. (Se recebido antes das 13:30h, no mesmo dia; caso contrário, no dia seguinte até as 08:30h) Recebimento de Envelopes Proposta de Licitação Chegada dos envelopes proposta ao Protocolo do ipen.; Verificar se os envelopes estão lacrados e a identificação do número da licitação; Protocolar o recebimento dos envelopes proposta com o carimbo do relógio datador, que especifica dia, mês, hora e ano; Verificar a data e hora de encerramento da licitação e abertura dos envelopes; Anexar ao respectivo processo de licitação os comprovantes de entrega do Serviço de Entrega de Documentos (SEED), da carta convite; Anexar ao processo os envelopes proposta da licitação correspondente; Enviar o processo para a Comissão de Licitação respectiva. 1 de 4

3 3.1.3 Recebimento de Correspondência Comum Chegada da correspondência comum ao Protocolo do ipen; Identificação do destinatário pelo Protocolo através de listagem de funcionários; Protocolar o recebimento do documento ou volume com o carimbo do relógio datador, que especifica dia, mês, hora e ano; Entrega no setor; via pasta. 3.2 Expedição Expedição de SEDEX, EMS, SEED Entrega do material no Protocolo por parte do setor interessado, já dentro do envelope específico e devidamente endereçado, junto com a guia de remessa; Verificar se no envelope consta o nome do Setor remetente; Verificar qual a modalidade que o envelope deve ser encaminhado (SEDEX, EMS ou SEED), caso não seja especificado o envelope será enviado como correspondência comum; Se for SEDEX ou EMS, colocar a etiqueta correspondente dos correios e o carimbo com o número do contrato do ipen com os Correios; Se for SEED, o Setor remetente deverá preencher o comprovante de entrega; Proceder a pesagem do envelope e anotar o peso na etiqueta dos correios (SEDEX ou EMS) ou no comprovante no caso de SEED; Entrar no sistema de controle de correspondência para cadastro e lançamento do Preparar o relatório de remessa de envio para o correio por parte do Protocolo; Entregar no Correio, no máximo, até 24 horas do recebimento (SEDEX ou EMS); O SEED é coletado no Protocolo pelo Correio todas as segundas e quintas-feiras; Enviar ao setor interessado a guia de remessa do envelope, junto com o número da etiqueta do SEDEX e ou EMS, no máximo, 24 horas após a entrega no Correio; Controlar a devolução do comprovante de entrega do SEED pelos Correios Expedição de Correspondência Registrada Entrega do envelope no Protocolo por parte do setor interessado, e devidamente endereçado, junto com a guia de remessa, solicitando o serviço de correspondência registrada; Verificar se no envelope consta o nome do Setor remetente; Colar a etiqueta de registro no envelope, proceder a pesagem do envelope e anotar o peso na etiqueta; Preencher o recibo de postagem, anexar no Entrar no sistema de controle de correspondência para cadastro e lançamento do 2 de 4

4 Preparar o relatório de remessa de envio para o correio por parte do Protocolo; Entregar no Correio, no máximo, até 24 horas do recebimento Expedição de Correspondência Registrada com Aviso de Recebimento (AR) Entrega do envelope no Protocolo por parte do setor interessado, e devidamente endereçado, junto com a guia de remessa, solicitando o serviço de correspondência registrada com Aviso de Recebimento (AR) Verificar se no envelope consta o nome do Setor remetente; Colar a etiqueta de registro no envelope, proceder a pesagem do envelope e anotar o peso na etiqueta; Preencher o impresso (recibo de postagem) e o impresso AR, ambos da EBCT. Anexar os impressos no envelope. Entrar no sistema de controle de correspondência para cadastro e lançamento do Preparar o relatório de remessa de envio para o correio por parte do Protocolo; Entregar no Correio, no máximo, até 24 horas do recebimento; Quando o AR retorna, entra no sistema para colocar a data de retorno; encaminha para o remetente Expedição de Encomenda Internacional Entrega a caixa no Protocolo por parte do setor interessado, e devidamente endereçada, junto com a guia de remessa solicitando o serviço; O remetente preenche o formulário (AWB) específico da EBCT para despacho de encomendas internacional; Verificar se na caixa consta o nome do Setor remetente; Colar a etiqueta EMS (fornecida pela EBCT), proceder a pesagem e anotar na etiqueta; Entrar no sistema de controle de correspondência para cadastro e lançamento da encomenda; Preparar o relatório de remessa de envio para o correio por parte do Protocolo; Entregar no Correio, no máximo, até 24 horas do recebimento. 3 de 4

5 3.2.5 Expedição de Correspondência Comum Entrega do material no Protocolo por parte do setor interessado, já dentro do envelope específico e devidamente endereçado; Verificar se no envelope consta o nome do Setor remetente; Proceder a pesagem do envelope e anotar o peso no Entrar no sistema de controle de correspondência para cadastro e lançamento do Preparar o relatório de remessa de envio para o correio por parte do Protocolo; Entregar no Correio, no máximo, até 24 horas do recebimento. Revisão Elaborado Aprovado Data 00 Protocolo/CQAS Coordenador - CQAS 14/10/ de 4