SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE IT Instrução de Trabalho

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1 ÁREA DE CONTABILIDADE IT / 5 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para a realização das atividades de contabilização das receitas / despesas e controle da execução orçamentária. 2. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Resolução n. 353, de 27 de outubro de 1990 (Confea) IT. 01 Processo Administrativo 3. PROCEDIMENTOS 3.1 Contabilização de receitas e despesas Quando do recebimento do RG. 061 Boletim de Caixa encaminhado pela Área Financeira, a deverá conferir e analisar o registro, bem como, os documentos anexados (avisos bancários; autorização para liberação dos créditos; s administrativos; relatórios: Retornos de Pagamentos de Guias Gerência Financeira e Retornos de Pagamentos de ART on line Gerência Financeira ; depósitos de pagamentos efetuados; planilhas de arrecadação das Inspetorias; notas fiscais; dentre outros). Caso ocorram divergências, a deverá encaminhar a documentação à Área Financeira para providências. Após análise, a deverá registrar os lançamentos das receitas / despesas no sistema operacional / SIPRO Controle de Pagamentos, Recebimentos e Orçamento. Para o monitoramento da contabilização das receitas / despesas, a deverá: Registrar os fatos contábeis no Diário/ Razão ; Promover a conciliação das contas bancárias e demais contas contábeis; Mensalmente emitir os relatórios: Receita Orçada com a Realizada, Despesa Orçada com a Realizada e o Balancete Analítico de Verificação com a finalidade de conferência mensal, devendo no final do exercício estes serem impressos e encadernados. 3.2 Controle orçamentário Após a homologação da proposta orçamentária anual pelo Confea, a deverá inserir os valores no sistema operacional SIPRO Controle de Pagamentos, Recebimentos e Orçamento, bem como, os centros de custos. Elaborado/revisado por: 23/10/2008 Valdivino Gonçalves de Deus Data Aprovado para uso: 23/10/2008 Abadilene Marques de Oliveira Data

2 ÁREA DE CONTABILIDADE IT / 5 O acompanhamento da execução do orçamento é realizado no sistema SIPRO, por meio da emissão da Nota orçamentária, dos empenhos e baixa nos pagamentos realizados ao longo do ano. No final do ano vigente, a deverá elaborar o de Prestação de Contas Anual, por meio do fechamento do balanço e da conciliação bancária, encaminhando-a à Comissão de Contas para análise e, posteriormente submetê-lo à apreciação e aprovação do Plenário. Após aprovada, a Prestação de Contas Anual é encaminhada ao Confea para análise e homologação. Caso ocorram divergências, a deverá rever a prestação de contas e submetê-la à nova análise e aprovação. 3.3 Empenhos Todas as despesas devem ser realizadas com a emissão de empenhos. Sendo assim, quando da solicitação de empenhos a deverá verificar a disponibilidade de dotação orçamentária referente à solicitação. Caso haja disponibilidade, a deverá emitir a Disponibilidade Orçamentária, indicando as informações necessárias para continuidade dos s administrativos para as demais áreas. O empenho é emitido pela por meio do sistema operacional SIPRO Controle de Pagamentos, Recebimentos e Orçamento. Para cada empenho autorizado pela Presidência, a deverá emitir uma Nota Orçamentária. Os empenhos poderão ser: Ordinário quando se destinar ao atendimento de despesas quantificadas e liquidáveis de uma só vez; Global para o atendimento de contratos com prazo para início e término dentro do exercício orçamentário vigente, e para o atendimento de contratos cujo término ultrapasse o exercício orçamentário vigente; Estimativo quando se destinar ao atendimento de despesas de valor não-quantificável durante o exercício. Quando da não utilização dos recursos previstos no empenho, a deverá emitir a Nota orçamentária Anulação. 3.4 Trâmite de administrativo Para o trâmite de s administrativos, a deverá seguir as orientações descritas na IT. 01 Processo Administrativo.

3 ÁREA DE CONTABILIDADE IT / 5 4. REGISTROS Receita Orçada com a Realizada Despesa Orçada com a Realizada Balancete Analítico de Verificação Diário/ Razão Parecer Prestação de Contas Anual RG. 061 Boletim de Caixa Disponibilidade Orçamentária Nota Orçamentária Nota orçamentária Anulação 5. CONTROLE DE REGISTROS Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da seguinte forma: Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Descarte Receita orçada Receita orçada

4 ÁREA DE CONTABILIDADE IT / 5 Nota orçamentária Anulação Disponibilidade Orçamentária Pasta em trâmite nas áreas Pasta do Acesso livre Indexada por número de Até a conclusão do por 10 anos, após tempo: Nota incinerar Orçamentária Caixa Box RG. 061 Boletim de Caixa Despesa orçada Despesa orçada Balancete Analítico de Verificação Balancete Analítico de Verificação

5 ÁREA DE CONTABILIDADE IT / 5 Parecer Prestação de Pasta em trâmite nas áreas Pasta do Indexada por número de _ Contas Anual