PROCEDIMENTO OPERACIONAL

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1 1 1 OBJETIVO Normatizar os processos de compras, recebimento de mercadorias e pagamentos que ocorrem nas lojas da Comercial Agromen e padroniza-los com base no modelo utilizado nas outras empresas do grupo. 2 PROCEDIMENTO 2.1 COMPRA DE MATERIAIS E SERVIÇOS EM GERAL Para toda compra de materiais e serviços devem ser efetuados no mínimo três orçamentos/cotações com fornecedores diferentes e produtos com qualidade similar, aptos a atender as exigências do grupo. O processo de compras é feito através do Sigma onde as cotações são importadas para a confecção do CDC (controle diário de compras) que posteriormente será apresentado para aprovação da Diretoria. Segue em anexo uma copia das telas de cada etapa do processo no sistema sigma: Telas de processo de compras - SiGMA.msg Em tempo: o procedimento passará a ser exigido para notas fiscais emitidas a partir de 23/06, conforme enviado. Processo de compras - Comercial Agromen. Alguns grupos de materiais exigem tratamento específico, a saber:

2 Material de uso e consumo (papelaria, limpeza, cozinha, impressos, etc): Devem ser apresentados para aprovação da diretoria em uma única planilha mensal contemplando todas as unidades, assim, será necessário nomear um responsável por centralizar estas informações e confeccionar as planilhas. Segue em anexo modelo utilizado no Grupo Vale do Verdão. O nome das Usinas deverá ser substituído pelas Comerciais e todas as outras informações devem ser preenchidas mensalmente para apresentação á diretoria. Depois de aprovado deverá ser confeccionado o CDC e pedido no Sigma Material de Escritório.xlsx Impressos.xlsx Material de Limpeza.xlsx Peças para revenda, reposição de estoque, implementos e máquinas As peças para revenda originais e paralelas, adquiridas para estoque, também devem ser submetidas à aprovação prévia da Diretoria. Para isso deve ser confeccionado o CDC e encaminhado para aprovação juntamente com a planilha de análise de estoque mínimo respaldando a quantidade de peças que esta sendo adquirida. Para implementos e máquinas, adquiridas para estoque, não é necessário efetuar a análise, no entanto, deve ser formalizado o CDC e possuir aprovação da Presidência. No caso de peças paralelas, além da análise, deve também se cotado com outros fornecedores de peças que atendem as especificações exigidas pelo grupo. NOTA: COMPRAS DE PEÇAS, MÁQUINAS E IMPLEMENTOS URGENTES: Para aqueles casos onde existe a necessidade de compras urgentes da peça para atender uma venda já efetuada, venda casada, e/ou peças complementares necessárias para liberação de tratores e máquinas em manutenção no cliente, atendimento pelos mecânicos em lugares distantes

3 3 das lojas as compras de peças poderão ser efetuadas de imediato porém com a aprovação inicial dos chefes de oficina e/ou peças e na sequencia deverá formalizado o processo de compras com a emissão de requisição, CDC e pedido, onde no campo aplicação deverá ser mencionado todos os dados da venda casada ou da OS de manutenção atendida, assim informar o nome do cliente, o numero da OS, o numero do pedido de venda ou Nota Fiscal de venda para o cliente, de forma que fique evidenciado que a compra de urgência foi para atender um dos 2 casos aqui relatados. Via de regra essas peças são adquiridas em fornecedores pré-qualificados, desta forma, para aquisição dessas peças emergências se faz necessário uma requisição de peças devidamente assinada pelo gerente de peças ou pelo gerente geral. No caso de máquinas e implementos, mesmo se tratando de venda casada, deve ter aprovação prévia da Presidência Contratos em Geral Para a contratação de serviços periódicos deve ser formalizado um contrato de prestação de serviços indicando os direitos e deveres de cada uma das partes. Neste caso também deve ser formalizado o CDC com o valor total e período contratado Compra de ferramentas As reposições deverão seguir as normas descritas no POP CAG Outras despesas Despesas diversas como seguro, mensalidade de convênio, impostos devem ser pré-aprovadas pela diretoria da área ou submetidas à aprovação no momento em que ocorrerem (não é necessário passar pela análise da auditoria).

4 4 2.2 RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DOS MATERIAIS Quando do recebimento dos materiais/ serviços deve ser efetuada a checagem físico x nota fiscal x pedido de compra, se atentando para quantidade e preço pactuado. O conferente deverá bater carimbo de Recebido, assinar e datar. Depois de conferida a nota deve ser lançada no sistema e encaminhada a Orlândia. 2.3 CONFERÊNCIA PARA PAGAMENTO O Depto. Contábil deverá emitir a AP e se certificar de que cada nota lançada está devidamente aprovada conforme normas descritas neste POP. 2.4 PAGAMENTO O Depto. Financeiro deverá emitir a listagem de títulos registrados para pagamento na data, conferir com as APs e efetuar o pagamento. 3 ÁREAS ENVOLVIDAS E RESPONSABILIDADES 3.1 Responsável pela compra - Comercial Agromen Efetuar cotações e análises Emitir CDC e encaminhar para aprovação Negociar e formalizar pedido 3.2 Responsável pelo recebimento de materiais - Comercial Agromen Receber os materiais e efetuar a conferência: físico x nota fiscal x pedido de compra Registrar recebimento e conferência através de carimbo recebido assinar e datar.

5 5 3.3 Responsável pelo lançamento Lançar a nota e encaminhar para pagamento em Orlândia 3.4. Contabilidade Se certificar de que todas as notas estão devidamente autorizadas Emitir a AP Encaminhar as notas para análise do Depto. Fiscal (para verificação do imposto conforme procedimento já existente) 3.5 Contas a pagar Se certificar de que todos os títulos com pagamento programado para a data serão pagos. Efetuar pagamento. 3.6 Auditoria Mapear outras situações que, por ventura, não foram inclusas neste POP. Realizar auditoria esporádica conforme estabelecido no anual. 4 - DO NÃO CUMPRIMENTO O não cumprimento do presente procedimento acarretará nas sanções específicas de acordo com o art. 482 da CLT. 1 ato deverá o colaborador receber uma advertência verbal (orientação); 2 ato, advertência por escrito; 3 ato, suspensão de até 30 dia e 4 ato, ocasionará a demissão do colaborador por justa causa. 5 DOCUMENTOS E ANEXOS Planilhas modelo de solicitação de material para uso e consumo da loja.

6 6 6 INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES N/A 7 HISTÓRICO DE REVISÃO Histórico de revisão N.o. Data Responsável Revisão Controladoria Aprovador 8 APROVAÇÕES Responsável pela elaboração: Revisão da Controladoria: Responsável pela aprovação: Aline Gabin Menassi Marcos Almeida / / / / / /

7 7 9 CIÊNCIA DOS ENVOLVIDOS Data Nome Área/Cargo Filial Assinatura