REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM

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1 1. OBJETIVO Estabelecer critérios e regras para os adiantamentos de viagem, bem como o reembolso de despesas para os colaboradores da empresa, quando realizarem serviços extraordinários da mesma e também dos prestadores de serviço, quando aplicável. 2. REGRAS / CONSIDERAÇÕES GERAIS Esta instrução de trabalho administrativa aplica-se a toda empresa Irapuru Transportes. 3. PROCEDIMENTO 3.1 COLABORADORES IRAPURU Adiantamento de Viagem O Colaborador que em razão da atividade desenvolvida, necessitar realizar despesas com viagem, poderá solicitar adiantamento de viagem no setor financeiro. O adiantamento de viagem deverá ser solicitado no dia anterior à viagem ou excepcionalmente no mesmo dia junto a sua filial. O valor máximo para adiantamento é de R$ 300,00 (*). O adiantamento de viagem pode permanecer em aberto pelo prazo máximo 07 (sete) dias. NOTA: O colaborador somente poderá solicitar novo adiantamento após acertar o anterior. O adiantamento deverá necessariamente ser assinado pelo responsável direto do colaborador, cabendo a esse avaliar a necessidade. Estão habilitados a aprovarem o adiantamento de viagem: RESPONSÁVEIS PELA LIBERAÇÃO ALÇADA DE LIBERAÇÃO DE ADIANTAMENTO DE Diretoria A todos os colaboradores da empresa Gerência Somente seus colaboradores diretos (*) Exceções ao adiantamento no valor de R$ 300,00 serão analisadas caso a caso Tipos de Limites de Reembolso de Despesas Deslocamento com veículo da empresa O colaborador ao realizar serviço da empresa e tiver a necessidade de deslocar-se, deverá sempre que possível utilizar veículos da empresa, desde que previamente reservado junto ao setor responsável e setores administrativos nas filiais. Caso a sua filial não possua veículo à disposição essa regra deverá ser ignorada e aplicada às regras para deslocamento descrito nos itens , e Deslocamento com veículo próprio Somente deverá ser utilizada essa opção de deslocamento quando não houver outro meio disponível tais como: veículo próprio da empresa ou contratado, ônibus, mediante autorização da Gerência /Direção. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 1 de 5

2 Não serão aceitos reembolso de deslocamento para o local de trabalho, cursos, palestras e eventos realizados na mesma cidade em que o colaborador resida. O deslocamento com veículo próprio será restituído pelo valor de R$ 0,48 (quarenta e oito centavos), por quilometro rodado. Esse valor é calculado visando cobrir os custos com o consumo de combustível, manutenção preventiva e periódica, troca de óleo, depreciação do veículo, seguro etc. A revisão desse valor ficará a cargo da Direção, cabendo a essa a avaliação periódica do valor. É facultado ao colaborador aceitar/ou não utilizar veículo próprio para os casos descritos nesse item. Os colaboradores que vierem a utilizar veículo próprio a serviço da empresa, mediante reembolso previsto, deverão estar plenamente ciente que a indenização por km rodado contemplará todos os custos relativos à utilização do veículo, não cabendo qualquer indenização extra por manutenção corretiva, acidente de trânsito, furto/roubo, avaria, conserto/rasgo pneu, infração de trânsito e/ou outros Descolamento com veículos de terceiros (Táxi, ônibus e/ou Locação de Veículos) Táxi e ônibus: Serão reembolsados através dos respectivos comprovantes. Locação de veículos: deverá ser solicitado junto ao departamento de Compras, mediante aprovação da direção, obrigatoriamente veículo 1.0 com/sem ar-condicionado Deslocamento aéreo Caso haja a necessidade de deslocamento aéreo, o mesmo deverá ser solicitado com antecedência mínima de 15 dias, através do Formulário de Solicitação de Viagem, com aprovação da gerência imediata, devendo ser enviado ao nosso departamento de compras. No momento da contratação das passagens aéreas o nosso departamento de compras fará a análise do custo x benefício, ou seja, poderá ser sugerido outro horário ou opção de vôo desde que atenda as necessidades da empresa Despesas com alimentação As despesas de alimentação serão reembolsadas até o valor de R$ 60,00 por dia, distribuídos entre café da manha, almoço e janta, conforme abaixo: 1) Café até o valor de R$ 10,00, almoço até o valor de R$ 25,00 e janta até o valor de R$ 25,00. Caso o local onde o colaborador estiver hospedado e/ou local de deslocamento não tiver opção de refeição dentro do limite estabelecido, o colaborador deverá apresentar justificativa e cada caso será avaliado pela Direção. 2) Os colaboradores que exercem a função de Motoristas terão suas despesas com alimentação regulamentadas conforme Tabela Sindical disponível na Administração de Recursos Humanos; 3) Não serão aceitas notas fiscais ou cupons fiscais discriminando bebidas alcoólicas Despesas com Hospedagem Deverão ser utilizados os Hotéis conveniados a empresa, sendo verificado com antecedência o cadastro junto ao setor de compras (Caxias do Sul). Entendem-se despesas com hospedagem a pernoite e o café da manhã. Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 2 de 5

3 Quando no local visitado não existir hotel conveniado, fica estabelecida a diária de hospedagem de R$ 150,00 (cento e cinquenta reais) incluso café da manhã. Os Colaboradores que exerçam a função de motoristas terão diárias de hospedagem regulamentadas conforme Tabela Sindical Despesas com Telefonia Particular Todo colaborador que estiver em viagem e hospedado em hotel está autorizado ao gasto de até dois minutos de telefone diário a fim de que mantenha contato com seus familiares Despesas de Frigobar Estará limitado à importância de R$ 7,00 (sete reais) diário, não sendo permitida a utilização desse valor para o consumo de bebidas alcoólicas Despesas de Lavanderia dias corridos. Somente serão reembolsadas as despesas com lavanderia quando a hospedagem for superior a Despesas com pedágios e estacionamento Serão reembolsadas conforme o respectivo comprovante Outras despesas Outras despesas que ocorrerem em caráter de exceção, em razão do deslocamento a serviço da empresa, não previstas acima, serão analisadas e definidas pelo respectivo gerente responsável direto pelo colaborador. Não serão reembolsadas despesas com excesso de bagagem e infração de trânsito. No caso de perda de voo por atraso que necessite remarcação onerosa em novo voo, esse custo só será reembolsado em caso de fator externo alheio a vontade do colaborador, mediante justificativa que aponte horário do voo, horário de início de deslocamento e motivo do atraso Relatório de Despesas de Viagem Quando do retorno do deslocamento, deverá ser emitido o Relatório de Despesa de Viagem, especificando todas as despesas realizadas e anexando os devidos comprovantes de despesa. O relatório de viagem deverá ser assinado pelo colaborador que realizou o gasto, bem como pelo Gerente ao qual o mesmo está subordinado. Caso algum dos valores previstos nessa ITADM seja excedido/extrapolado, o colaborador será reembolsado até o limite previsto para a despesa, ficando a diferença a cargo do colaborador Documentos Aceitos na Comprovação de Despesas Legalidade do Documento Para que o documento possa ser pago através do reembolso, deverá obrigatoriamente obedecer: A emissão deverá ser contra a IRAPURU Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 3 de 5

4 Nota Fiscal de Prestação de Serviço ou Aquisição de mercadoria Cupom Fiscal Somente serão aceitas as 1ª vias destes documentos Possuir data emissão, série, número Ser preenchido com a Razão social, endereço, CNPJ e demais dados completos da empresa Preenchimento dos dados com uma única caligrafia Descrição do gasto Não serão aceitos recibos comuns e ou outro documento que não tenha validade fiscal, para comprovação de despesas de todas as espécies. 3.2 FORNECEDORES O critério para pagamento de despesas de viagem de fornecedores deverão se basear nos critérios descritos acima utilizados para os colaboradores, respeitando as particularidades negociadas previamente na contratação dos mesmos. Estes critérios específicos deverão estar registrados na proposta/orçamento ou no contrato de prestação de serviço firmado com os mesmos. A liberação destas despesas deverá ser feita pelo responsável da contratação do fornecedor e também pelo gerente da área conforme alçadas descritas no item Serão aceitos para prestação de contas relatórios específicos de cada fornecedor ou na falta deste poderá ser utilizado o modelo padrão da Irapuru. 4. REGISTROS Solicitação de Viagem Relatório de despesas de viagem Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 4 de 5

5 CONTROLE DE REVISÕES Revisão Descrição Data 01 Revisão geral e inclusão de itens 11/11/ Revisão do item responsáveis pela liberação, revisão do item , alteração do emitente e aprovador 17/04/ Revisão no Item Exclusão do Anexo I (Formulário Adiantamento de Viagem) Revisão no Item quadro responsáveis pela liberação Alteração Emitente / Aprovador Revisão no Item reservado junto ao setor Comercial... Revisão no Item no valor de R$60,00 por dia, distribuídos entre café da manha, almoço e janta. Exclusão no Item 4 Adiantamento de Viagem Revisão Anexo II (agora anexo I) Modelo de relatório de Viagem, Revisão Anexo III (agora anexo II) Instrução para preenchimento do relatório de Viagem 02/04/ Revisão tabela, Item º paragrafo, valor do km rodado com veiculo próprio, item , item , item , item 3.1.3, exclusão anexo I e anexo II, emitente/aprovador. 07/12/ Revisão Item Deslocamento aéreo de 3 par 15 dias. 08/07/2016 Emitente/Aprovador: Helio Limas Diretor Administrativo / Controladoria / RH Ass: Reprodução só é válida com carimbo CÓPIA CONTROLADA autorizado em vermelho. Página 5 de 5