POLÍTICA DE REEMBOLSO SUMÁRIO

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1 POLÍTICA DE REEMBOLSO SUMÁRIO 01. OBJETIVO AMPLITUDE DIRETRIZES ADIANTAMENTOS PRESTAÇÃO DE CONTAS REFEIÇÕES DESPESAS INTERNACIONAIS CORREIOS E CARTÓRIO MATERIAL DE ESCRITÓRIO DESPESAS COM DESLOCAMENTO TÁXI ÔNIBUS INTERMUNICIPAIS OU INTERESTADUAIS ESTACIONAMENTO ZONA AZUL PEDÁGIO TRABALHO EXTERNO DE COLABORADORES E/OU VISITA A CLIENTE CÁLCULO DE REEMBOLSO DE QUILOMETRAGEM VIAGENS AÉREAS HOSPEDAGEM DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS SOLICITAÇÕES NÃO CONTIDAS NA POLÍTICA DE RE- EMBOLSO AUDITORIA PENALIDADE

2 01. OBJETIVO 1.1 Estabelecer diretrizes e procedimentos para o adiantamento e reembolso de despesas efetuadas pelos Colaboradores da Empresa no cumprimento de suas responsabilidades, bem como definir critérios relativos a despesas de viagens a serviço. 02. AMPLITUDE 2.1 Para todos os Colaboradores da Linx (incluindo estagiários, terceirizados e estatutários). 03. DIRETRIZES 3.1 A empresa deverá priorizar a prática do reembolso de despesas através de prestação de contas, em detrimento ao adiantamento de despesas, o qual somente deverá ser requisitado em casos de necessidade. 3.2 O controle eficaz das despesas deverá ser da responsabilidade de cada colaborador, cabendo ao Gestor imediato, conforme critérios na Política de Alçadas, à responsabilidade pela aprovação da prestação de contas de despesas reembolsáveis pela empresa. 3.3 Responsabilidades: Fiscal: Recepção e conferência dos reembolsos; Contas a pagar: Adiantamentos, compensações e monitoramento das prestações de contas; Faturamento: Fichas de atendimento. 04. ADIANTAMENTOS 4.1 Todo adiantamento de despesa deverá ser solicitado pelo colaborador e aprovado pelo gestor no prazo de 03 (três) dias úteis antes da data prevista de utilização ou de viagem através do sistema Intranet da Linx. O valor será depositado em conta corrente. 2

3 Obs.: Adiantamentos de despesas não podem ser depositados em conta salário. 4.2 O saldo de adiantamento não utilizado deve ser devolvido no prazo de 60 (sessenta) dias após recebimento do mesmo, através de depósito na conta bancária da Linx que o concedeu. O colaborador deve enviar o comprovante do depósito ao Departamento de Contas a Pagar para fins de identificação e baixa na conta corrente do mesmo. 4.3 O adiantamento não devolvido no prazo estabelecido poderá acarretar, a critério exclusivo da empresa, o desconto na folha de salário do respectivo colaborador. O desconto se dará de forma integral e não parcial. 05. PRESTAÇÃO DE CONTAS 5.1 O colaborador deverá prestar contas de suas despesas através de relatório emitido pelo sistema Intranet, devendo ser aprovado pelo gestor e encaminhado ao Setor Fiscal acompanhado da ficha de atendimento ao cliente. 5.2 Nos casos de solicitações de reembolso referente ao mesmo processo de viagens ou clientes o colaborador deverá, relacionar suas despesas em um único relatório de reembolso. Não podendo relacionar vários clientes em um único relatório de reembolso, solicitamos tal informação para melhor conferência e entendimento do relatório. 5.3 O prazo para prestação de contas é de até 60 (sessenta) dias da data que ocorreu a despesa, ou o adiantamento, quando for o caso. Não serão reembolsadas despesas após decorrido este prazo sem justificativa e autorização pela Eloisa Moraes Souza de Oliveira Diretora de Contabilidade. 5.4 Para as fichas que estiverem dentro dos critérios obedecendo às normas estabelecidas, o ressarcimento ocorrerá no prazo de 07 (sete) dias úteis após esclarecimento do colaborador. 5.5 Em casos de cupons fiscais é obrigatório o envio do original e cópia, tal solicitação se justifica devido à perda das informações com o passar do tempo, impossibilitando futuras conferencias por parte da nossa auditoria. 3

4 5.6 Todas as solicitações de reembolso de despesa devem ser lançadas na Intranet, obrigatoriamente com a mesma data dos respectivos comprovantes. 5.7 Caso não sejam cumpridos todos os critérios, o Departamento Fiscal entrará em contato com o colaborador por documento eletrônico (via ) a fim de corrigir e solucionar o apontamento. Considerando que o Departamento Fiscal não tem alçada para retificar ou substituir dados informados pelo colaborador, no prazo de 03 (três) úteis caso não haja resposta por parte do colaborador o documento será devolvido, nos casos das filiais serão encaminhados via malote. SEGUE ABAIXO AS DESPESAS QUE SÃO PASSIVEIS DE REEMBOLSO OBEDECENDO AOS CRITÉRIOS ESTABELECIDOS NESTA NORMATIVA DE POLÍTICAS INTERNAS: 06. REFEIÇÕES/VIAGENS 6.1 CRITÉRIOS GERAIS As despesas com alimentação, serão reembolsadas apenas mediante a apresentação da via original da nota fiscal ou cupom fiscal, dentro dos limites estipulados abaixo. No caso a nota fiscal ou cupom fiscal deve descrever os itens consumidos. Não é permitido lanche na cidade de origem Nas refeições em que haja vários colaboradores da Linx, é necessário relacionar os nomes completos e a área de atuação, as informações deverão constar no verso da nota ou no corpo do relatório de reembolso Nos casos onde o colaborador efetuar o pagamento da refeição para o cliente, deverá constar a quantidade das refeições, ou seja, somente será reembolsado no mínimo 02 (duas refeições). Será descontado do colaborador mesmo que almoce com o cliente Somente haverá reembolso de despesas de bebidas alcoólicas para os cargos de Presidente, Vice-Presidente e Diretor de Assuntos Coorporativos. 4

5 6.1.6 Na matriz e filiais que possuem refeitórios, o colaborador deverá efetuar as suas refeições em sua unidade de trabalho. Não serão reembolsadas refeições realizadas em restaurantes no raio de 05 (cinco) quilômetros da Matriz/Filiais dentro do mesmo horário de funcionamento dos refeitórios. 6.2 CIDADE DE ORIGEM Valor Diário das Refeições COLABORADOR/GERENTE R$ 28,00 DIRETOR R$ 65, As despesas com alimentações somente serão reembolsadas em caso de trabalhos externos, noturnos e em finais de semana mediante a apresentação da via original da nota fiscal ou cupom fiscal dentro dos limites estipulados abaixo Em caso de jantar, após as 20:00 (vinte) horas, mediante a autorização do gestor, não será considerado o abatimento do benefício do vale refeição Será considerada cidade de origem o município onde o colaborador está alocado como funcionário da Linx, e onde presta trabalho localmente (Home Office) Caso o Colaborador, Gerente, Diretor possua o Vale Refeição será considerado o abatimento do valor do benefício no almoço. 6.3 FORA DA CIDADE DE ORIGEM Valor Diário das Refeições COLABORADOR/GERENTE R$ 70,00 DIRETOR R$ 160,00 5

6 6.3.1 No valor máximo permitido de R$ 70,00 e R$ 160,00 é considerado para gastos com a alimentação diária (incluindo café, almoço e jantar). Caso o colaborador, gerente, diretor possua o Vale Refeição, será considerado o abatimento do valor do benefício no almoço Caso o colaborador, gerente, diretor possua o Vale Refeição será considerado o valor do benefício no almoço Serão consideradas despesas de viagens os percursos acima de 120 (cento e vinte) quilômetros (ida e volta), ou seja, do ponto de partida e o retorno ao ponto de origem. 07. DESPESAS INTERNACIONAIS 7.1 Para conversão da taxa da moeda estrangeira será utilizado, se houver adiantamento, a mesma taxa adotada para o adiantamento. Se não houver adiantamento será considerada a taxa do Banco Central na data do comprovante de despesa. 7.2 VALORES VALORES DIÁRIO DA REFEIÇÃO - MOEDA DO PAÍS COLABORADOR/GERENTE 70,00 DIRETOR 160, CORREIOS E CARTÓRIO 8.1 Será aceiro somente despesas com correios ou cartórios de analista Home Officer com a justificativa anexada ao relatório de reembolso 6

7 8.2 Nas filiais que possuam serviços de correios e cartórios os analistas deverão utilizar este serviço. Caso ocorra a necessidade de solicitação de reembolso de correios e cartórios, devem constar a justificativa no relatório de reembolso. Mediante aprovação do gestor por MATERIAL DE ESCRITÓRIO 9.1 Nas filiais que possuam serviços de compra de materiais, os analistas deverão utilizar este serviço. Caso ocorra a necessidade de solicitação de reembolso que possuam tal solicitação deve constar a justificativa no relatório de reembolso. Mediante aprovação do gestor por DESPESAS COM DESLOCAMENTO 10.1 LOCAÇÕES DE VEÍCULOS O procedimento para locação de veículos deverá seguir a política interna disponível na intranet. Reembolso será efetuado mediante aprovação departamento administrativo Somente nos casos de locação de veículos será reembolsado o combustível, mediante a apresentação do comprovante original da nota fiscal ou cupom fiscal, e aprovação do departamento administrativo. 11. TÁXI 11.1 Somente será reembolsado os comprovantes sem rasuras, mediante os requisitos abaixo no documento: Placa do veículo; Percurso de origem e destino; Valor; Data de acordo com a despesa; Obs. A impressão dos comprovantes de aplicativos de táxi deverão ser enviados completos. 7

8 12. ÔNIBUS INTERMUNICIPAIS OU INTERESTADUAIS 12.1 Para as viagens interestaduais o colaborador deverá, anexar a passagem de viagem para o reembolso da despesa Transportes coletivos - considerar o trajeto da Linx até o cliente e do cliente até a Linx, e relacionar o tipo de transporte, quantidade e tarifa (ida e volta). Casos em que o colaborador trabalha Home Office, o deslocamento será considerado de sua residência até o cliente. 13. ESTACIONAMENTO 13.1 Despesas com estacionamentos devem ser acompanhadas do respectivo comprovante de pagamento do estabelecimento (nota fiscal, cupom fiscal ou recibo) 14. ZONA AZUL 14.1 Os comprovantes de zona azul devem ser entregues, preenchidos e anexados ao relatório de despesas, com justificativa, endereço e cliente visitado. O reembolso será feito com base no valor oficial, assim, aconselhamos a aquisição dos talões de zona azul em postos de vendas credenciados, cujo valor de venda seja o mesmo do oficial impresso. 15. PEDÁGIO 15.1 Os comprovantes de pedágios devem ser anexados ao relatório de despesa, e estar de acordo com o trajeto percorrido pelo colaborador, percurso até o cliente. Quando o comprovante se tratar de sem parar deverá constar o nome do colaborador. Somente será reembolsado os comprovantes em nome de terceiro mediante justificativa. 16. TRABALHOS EXTERNOS DE COLABORADORES E/ OU VISITA A CLIENTE 16.1 PONTO DE PARTIDA DA LINX AO CLIENTE Veículo próprio ou da empresa - considerar a distância da Linx até o cliente 8

9 e do cliente até a Linx, comprovando o trajeto percorrido para validação da auditoria. Em casos em que o colaborador trabalha Home Officer o deslocamento será considerado de sua residência até o cliente PONTO DE PARTIDA DE UM CLIENTE AO OUTRO CLIENTE Veículo próprio ou da empresa: considerar a distância entre os dois clientes e informar o itinerário Transporte coletivo: considerar o trajeto de um cliente até o outro cliente, e relacionar somente o tipo de transporte, quantidade e tarifa necessária entre os dois clientes. Obs.: Na Intranet já será colocado itinerário conforme Google. Caso a quilometragem não saia no sistema, enviar o Google Maps impresso e anexado a despesa. 17. CÁLCULO DE REEMBOLSO DE QUILOMETRAGEM O colaborador será reembolsado referente da despesa de quilometragem mediante quadro apresentado. Valor da Quilometragem Calculado VEICULO PROPRIO R$ 0,75 VEICULO DA EMPRESA R$ 0,49 Obs.: Na Intranet já será colocado itinerário conforme Google. Caso a quilometragem não saia no sistema, enviar o Google impresso. 9

10 18. VIAGENS AÉREAS 18.1 Todas as passagens aéreas deverão seguir a política interna disponível na intranet à qual a área administrativa é responsável. Reembolso será efetuado mediante aprovação Departamento Administrativo. 19. HOSPEDAGEM 19.1 Todas despesas de hospedagem deverão seguir a política interna disponível na intranet à qual a área administrativa é responsável. Reembolso será efetuado mediante aprovação Departamento Administrativo Os colaboradores que não possuem telefone celular corporativo poderão solicitar reembolso de utilização de telefone do Hotel no valor de até R$ 15,00 por dia, mediante com a aprovação do seu gestor por para esta despesa em especifico Em casos de refeições no hotel, não serão aceitos comprovantes que não relacionem a data de cada refeição para validação da auditoria Em casos de consumo no Frigobar, serão reembolsados até o valor de R$ 10,00 por dia. 20. DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS 20.1 São consideradas despesas não reembolsáveis e de natureza particular, as seguintes situações: Aquisição de objetos de uso pessoal (presentes, roupas e outros); Despesas com cuidados estéticos e de uso e higiene pessoal (perfumes, aparelhos de barbear, cremes e outros); Gastos extras com uso de saunas, banhos de vapor e com diversão (cinema, teatro, aluguel de filmes e outros); Despesas com bebidas alcoólicas; (exceto vide item 6.1.5) Multas de trânsito; Lavagem de veículos Reparos em veículos; e Despesas com lavanderia serão reembolsadas nos casos em que a estadia 10

11 ultrapassa 15 dias de hospedagem. Mediante aprovação do Gestor (por e- mail) Recarga de Celular; Recarga de Bilhete Único; Compra de aparelhos eletrônicos (celular, tablet, notebook); 21. SOLICITAÇÕES NÃO CONTIDAS NA POLITICA DE REEMBOLSO 21.1 As solicitações de reembolso que estiverem em desacordo com a atual política, devem ser encaminhadas com a aprovação Eloisa Moraes Souza de Oliveira Diretora de Contabilidade. 22. AUDITORIA 22.1 Mensalmente serão realizadas auditoria sobre os relatórios de despesas entregues ao financeiro. Havendo dúvidas a respeito das informações, a auditoria entrará em contato com o colaborador para maiores esclarecimentos. 23. PENALIDADE 23.1 O colaborador deverá prestar contas precisas, de acordo com os valores efetivamente gastos, sendo responsável pelo correto lançamento das despesas a serem reembolsadas, sob pena de eventuais lançamentos em desacordo com as despesas efetivamente realizadas serem considerados. ATO DE IMPROBIDADE, caracterizador de justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo empregador, nos termos do que dispõe o artigo 482 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 11