MANUAL DESCRITIVO DO PROCESSO GERÊNCIA GERAL ADMINISTRATIVA / FINANCEIRA GERÊNCIA DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

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1 MANUAL DESCRITIVO DO PROCESSO COB GERÊNCIA GERAL ADMINISTRATIVA / FINANCEIRA GERÊNCIA DE NORMAS E PROCEDIMENTOS PCF-034 DE COOPERATIVAS CONVENIADAS Revisão: 01 ÁREA RESPONSÁVEL: CONTROLE DE CONVENIOS E CONTRATOS SUMÁRIO OBJETIVO... 3 CAMPO DE APLICAÇÃO... 3 ABREVIAÇÕES E SIGLAS... 3 REFERÊNCIAS... 3 DESCRIÇÃO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES... 4 MACROFLUXO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES... 5 DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS... 6 NORMAS E REGULAMENTOS... 9 ANEXOS FLUXOGRAMAS DO PROCESSO Processo 1.1: Solicitação de Voucher Processo 1.2: Prestação de Contas de utilização Análise Crítica Sonia Saldanha José Maria Santucci Aprovação Sergio Lobo

2 CONTROLE DE REVISÕES Rev. Data Descrição Análise Crítica Aprovação 00 30/01/ /08/15 Revisão do texto Emissão inicial (em substituição ao PCF-005 de 09/01/07, com última revisão em 04/07/12) José Maria Santucci Sonia Saldanha/Jose Maria Santucci Sérgio Lobo Sergio Lobo COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 2 de 11

3 OBJETIVO Estabelecer as diretrizes e os procedimentos relativos à utilização de taxi conveniados, assim como o processo operacional para a solicitação vouchers e prestação de contas. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todos os Colaboradores, Não Colaboradores e Prestadores de Serviço que necessitem utilizar este meio de transporte para deslocamentos a serviço do COB. ABREVIAÇÕES E SIGLAS COB: Comitê Olímpico Brasileiro CFCC: Controle Financeiro de Convênios e Contratos PCF: Planejamento e Controle Financeiro REFERÊNCIAS PCF-028: SOLICITAÇÃO DE REALOCAÇÃO DE DESPESAS PCF-029: SOLICITAÇÃO DE DESPESAS EXTRAORÇAMENTÁRIAS COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 3 de 11

4 DESCRIÇÃO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES Subprocesso Subprocesso Atividade Atividade 1.1 Solicitação de Voucher Realizar solicitação Aprovar solicitação por 1.2 Prestação de Contas de utilização Liberar solicitação Preencher formulário de Prestação de Contas (Relatório de Utilização) Aprovar formulário por Aprovar formulário por CCC COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 4 de 11

5 MACROFLUXO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES INICIO INICIO Realizar solicitação Preencher formulário de Prestação de Contas Aprovar solicitação por Aprovar formulário por Realizar ajustes no formulário de Prestação de Contas Liberar solicitação Aprovar formulário por CCC FIM FIM COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 5 de 11

6 DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS Atividade 1.1.1: Realizar solicitação INÍCIO. Preencher formulário de Solicitação de Vouchers Verificar pendência de orçamento Se existe pendência, ir para passo Se não, ir para passo Enviar solicitação para Enviar para com link para a solicitação. Ir para passo Se necessário solicitar despesa extra orçamentária ou realocação de despesa, efetuar Processos PCF-028 e PCF-029, respectivamente. Se não, ir para passo Se realizar ajuste no formulário, ir para passo Se não, ir para passo Cancelar solicitação. FIM. Atividade 1.1.2: Aprovar solicitação por Analisar solicitação Se solicitação aprovada, ir para passo Se não, ir para passo Enviar para Área de CCC com link para a solicitação. Ir para passo Enviar para dando ciência do status da solicitação Cancelar solicitação. FIM. COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 6 de 11

7 Atividade 1.1.3: Liberar solicitação Analisar solicitação. CCC Se liberar solicitação, ir para passo Se não, ir para passo Devolver solicitação para. Ir para passo CCC Inserir no formulário a numeração dos vouchers a serem cedidos. CCC Enviar para informando a disponibilidade da solicitação. CCC Retirar o(s) voucher(s) solicitado(s) no CCC. Atividade 1.2.1: Preencher formulário de Prestação de Contas INÍCIO. Preencher formulário de Prestação de Contas de Voucher Enviar formulário para Enviar para com link para o formulário. Ir para passo Atividade 1.2.2: Aprovar formulário por Analisar formulário de Prestação de Contas Se Prestação de Contas aprovada, ir para passo Se não, ir para passo Enviar formulário para Área de CCC Enviar para Área de CCC com link para o formulário Enviar para informando do envio do formulário para CCC. Ir para passo Cancelar formulário. FIM. COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 7 de 11

8 Atividade 1.2.3: Aprovar formulário por CCC Analisar formulário de Prestação de Contas. CCC Se necessário realizar ajustes no formulário de Prestação de Contas, ir para passo Se não, ir para passo Retornar formulário para. CCC Enviar para com link para o formulário Realizar ajustes no formulário de Prestação de Contas Se necessário aprovação do, ir para passo Se não, ir para passo CCC Enviar formulário para Área de CCC Enviar para Área de CCC com link para o formulário. Ir para passo Realizar conciliação dos vouchers com Fatura da Cooperativa de Táxi. FIM. CCC COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 8 de 11

9 NORMAS E REGULAMENTOS A utilização de taxi somente será autorizada quando em deslocamentos a serviço do COB. Excepcionalmente, será permitido ao colaborador a utilização deste serviço se, por solicitação do Gestor, permanecer em seu local de trabalho após às 21 horas. O pagamento pela utilização de taxi conveniado somente poderá ser feito através de voucher da empresa. Não há reembolsos de despesas de taxi no COB. O voucher deverá ter seus campos completamente preenchidos, com letra legível, principalmente no tocante a trajeto e justificativa da utilização. Os vouchers de cooperativas especiais são de uso exclusivo do Presidente, Vice Presidente, Secretário Geral, Membros da Assembleia, Presidentes de Confederações, Diretores Executivos, Diretores e Gerentes Gerais. A Área de CFCC é a responsável pela requisição e controle dos vouchers e do acompanhamento operacional do contrato com as empresas conveniadas. As requisições e prestação de contas deverão ser feitas em formulário online. Opções de deslocamento, conforme Política de Recursos Humanos (POLRH-003): - Dentro da cidade do Rio de Janeiro: taxi conveniado ou carro funcional; - Fora da cidade do Rio de Janeiro mas dentro do estado do Rio de Janeiro: carro funcional ou aluguel de carro; - Em viagens nacionais: taxi conveniado nos traslados residência / aeroporto ou rodoviária / hotel e vice versa. Os vouchers também poderão ser utilizados no destino caso tenha empresa parceira no local. Premissas para solicitação A quantidade de vouchers a serem liberados, irá variar de acordo com o valor orçado mensalmente pela respectiva Área ou para o projeto, conforme tabela a seguir. COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 9 de 11

10 VALOR MENSAL ORÇADO De R$ 50,00 a R$ 100,00 De R$ 100,01 a R$ 250,00 De R$ 250,01 a R$ 500,00 De R$ 500,01 a R$ 1000,00 De R$ 1000,01 a R$ 2000,00 Acima de R$ 2000,01 Nº DE VOUCHERS A SEREM CONCEDIDOS 4 Vouchers 10 Vouchers 20 Vouchers 40 Vouchers 80 Vouchers 150 Vouchers O orçamento é cumulativo, ou seja, o saldo do mês anterior é somado com o orçamento previsto para o mês seguinte. O formulário online verificará o saldo total acumulado, para a área/projeto, junto ao sistema de gestão. A solicitação deverá ser realizada com pelo menos 7 (sete) dias de antecedência da viagem/ evento para a área de Controle Financeiro de Convênios e Contratos. Após a aprovação do CFCC o sistema enviará automático informando ao solicitante da liberação dos vouchers para retirada. Comentários sobre o Voucher São numerados e emitidos em 2 ou 3 vias. Uma via: deve permanecer em poder do Colaborador do COB / Prestador de Serviço que utilizou o táxi para posterior prestação de contas. As demais vias são entregues para o motorista e destinadas à Cooperativa de Táxi. O usuário do táxi deverá preencher o voucher com caneta esferográfica de modo que as todas as vias fiquem legíveis. O campo Empresa e Centro de Custo são preenchidos previamente pela Cooperativa de Táxi. O usuário, ao receber o voucher, deverá verificar se o centro de custo preenchido corresponde à sua Área Funcional ou ao Projeto a que se destina. Os demais campos são autoexplicativos, sendo os campos Embarque, Desembarque, Motivo da viagem, Valor, Usuário e Assinatura de preenchimento obrigatório. COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 10 de 11

11 Não é permitida a utilização de vouchers nem recibos fornecidos pelos motoristas. O único documento que comprova a utilização do táxi é o voucher da Cooperativa conveniada assinado pelo usuário. Ao final de cada projeto/evento é imprescindível que os vouchers não utilizados sejam devolvidos para a área de Controle Financeiro de Convênios e Contratos. É proibida a utilização destes vouchers para outro fim ou projeto/evento. Prestação de Contas de utilização Até o 5º dia útil do mês subsequente deverá ser feita a Prestação de Contas de vouchers já utilizados. No formulário de Prestação de Contas deverão ser preenchidos os campos de origem, o destino, o usuário, a data de utilização, a importância a pagar e o status. O formulário de Prestação de Contas será comparado e conciliado com o relatório enviado pela Cooperativa de Táxi, para posterior envio para pagamento (conforme CFCC-002). Em caso de divergência, a Área de CFCC entrará em contato com o, responsável pelo encaminhamento da Prestação de Contas, para descobrir a diferença existente. Caso persista a dúvida, o CFCC entrará em contato com a Cooperativa para resolver o problema. ANEXOS FLUXOGRAMAS DO PROCESSO Processo 1.1: Solicitação de Voucher Processo 1.2: Prestação de Contas de utilização COB Processo: Gestão de Voucher para Táxi Página 11 de 11