DADOS CADASTRAIS DE TERCEIROS 2

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1 DADOS CADASTRAIS DE TERCEIROS 2 Definição 2 Funções 2 Comunicação Integrada 2 Menu do Sistema para Solicitantes 3 Acompanhamento de Solicitações pendentes 4 Solicitação Inicial de Dados Cadastrais de Terceiros 5 Solicitação de Novo Encaminhamento de Dados Cadastrais de Terceiros 7 Cancelamento da Solicitação 7 Almap BBDO - Departamento de Tecnologia da Informação Página 1

2 DADOS CADASTRAIS DE TERCEIROS DEFINIÇÃO Ferramenta que oferece aos Colaboradores da Empresa [Usuários Solicitantes] a operacionalização do processo de solicitação dos Dados Cadastrais de Terceiros. FUNÇÕES Acompanhamento de Solicitações e Encaminhamentos pendentes Solicitação Inicial de Dados Cadastrais de Terceiros Solicitação de Novo Encaminhamento de Dados Cadastrais de Terceiros Cancelamento da Solicitação de Dados Cadastrais de Terceiros COMUNICAÇÃO INTEGRADA A ferramenta oferece comunicação total entre as partes envolvidas, pois todas as atualizações efetuadas são enviadas automaticamente via Solicitação de Dados Cadastrais: são enviados s para Solicitante e pessoas em cópia. O Contato Financeiro do Terceiro recebe apenas da solicitação de encaminhamento de dados cadastrais. Encaminhamento de Dados Cadastrais: são enviados s para Contato Financeiro do Terceiro e pessoas em cópia. A Contabilidade e o Financeiro são incluídos em cópia automaticamente pelo sistema. Almap BBDO - Departamento de Tecnologia da Informação Página 2

3 MENU DO SISTEMA PARA SOLICITANTES Página Inicial do Sistema Zendesk cujas Funções principais são: Almap BBDO - Departamento de Tecnologia da Informação Página 3

4 ACOMPANHAMENTO DE SOLICITAÇÕES PENDENTES Clicar no Link Acompanhamento ; O Browser será direcionado para a página Minhas atividades que contem a relação de Solicitações e Encaminhamentos associados ao Usuário Logado, em ordem decrescente de Última Atividade (Data de Alteração); Para acessar os detalhes de cada item, clicar no Link referente ao Assunto. Almap BBDO - Departamento de Tecnologia da Informação Página 4

5 SOLICITAÇÃO INICIAL DE DADOS CADASTRAIS DE TERCEIROS Clicar no Link Dados Cadastrais de Terceiros ; O Browser será direcionado para a página Enviar uma solicitação que contem os campos referentes ao formulário de Solicitação de Dados Cadastrais de Terceiros. Preenchimento Preencher os campos conforme orientações abaixo: Assunto Texto Fixo [não poderá ser alterado]. CC Incluir os s que deverão receber cópia de avisos das informações incluídas na solicitação [não incluir o do Contato que fará o encaminhamento dos Dados Cadastrais neste campo, pois existe um campo específico para esta informação]. Descrição Texto Fixo [não poderá ser alterado]. Conferir todos os campos informados e clicar no Botão Enviar CNPJ Informar o CNPJ corretamente [o sistema efetuará consulta ao Site da Receita Federal]. Razão Social Campo preenchido automaticamente pela consulta ao Site da Receita Federal [não poderá ser alterado]. Nome do Contato que fará o encaminhamento dos Dados Cadastrais Nome do Contato para envio da solicitação. do Contato acima Campo preenchido automaticamente pela consulta ao Site da Receita Federal, e poderá ser alterado de acordo com a necessidade do Solicitante. O informado deverá ser válido, pois o mesmo será utilizado para criação do Login de acesso ao sistema. Contra Cliente Informar se o Terceiro refere-se a um Representante de Mídia ou Fornecedor. Descrição do principal Serviço / Produto Texto livre de acordo com a necessidade do Solicitante. Finalidade da Contratação Texto livre de acordo com a necessidade do Solicitante. Almap BBDO - Departamento de Tecnologia da Informação Página 5

6 Fluxo do Processo O sistema irá validar o CNPJ, efetuar consulta no Sistema Financeiro [VBS], e caso ocorra: Existência do CNPJ Ativo: o Solicitante receberá um contendo os dados do Terceiro para localização e utilização nos Sistemas VBS; Existência do CNPJ Inativo para o mesmo Representante / Fornecedor: o Solicitante receberá um e- mail contendo os dados do Terceiro para localização e utilização nos Sistemas VBS, e o aviso de que deverá entrar em contato com a Contabilidade para solicitar a reativação do respectivo cadastro; Inexistência do CNPJ (Ativo ou Inativo para o mesmo Representante / Fornecedor): o sistema enviará ao Contato do Terceiro uma solicitação de encaminhamento dos Dados Cadastrais referentes ao CNPJ informado. O sistema criará um Usuário para o Contato, e enviará os dados de acesso diretamente para o e- mail informado. O sistema irá aguardar o encaminhamento dos Dados Cadastrais através do Sistema Zendesk, e quando esta operação for realizada pelo Contato do Terceiro, o sistema irá processar a integração automática dos dados e anexos com o Sistema Financeiro [VBS]. O Cadastro do Terceiro será encaminhado para Revisão / Aprovação, que deverá ser realizada pela Contabilidade / Financeiro no Sistema Financeiro [VBS]. Durante o processo de Revisão / Aprovação, poderá ocorrer rejeição do cadastro quando os dados informados não estiverem de acordo com as necessidades Contábeis e Financeiras. Se ocorrer Rejeição por necessidade de correção dos dados informados no Sistema Zendesk, o sistema irá aguardar o Solicitante efetuar uma das seguintes ações: Solicitar um novo encaminhamento de dados cadastrais ao Contato do Terceiro Cancelar a solicitação atual Se ocorrer Rejeição por necessidade de correção dos dados informados no Sistema Financeiro [VBS], o sistema irá aguardar a Contabilidade / Financeiro efetuar a correção. Se ocorrer Revisão da Contabilidade e Aprovação do Financeiro, o Solicitante receberá um contendo os dados do Terceiro para localização e utilização nos Sistemas VBS. Almap BBDO - Departamento de Tecnologia da Informação Página 6

7 SOLICITAÇÃO DE NOVO ENCAMINHAMENTO DE DADOS CADASTRAIS DE TERCEIROS Clicar no Link Novo Encaminhamento [CNPJ.. / - ]. Nenhuma informação deverá ser preenchida, pois o campo Comentário já possui o texto fixo [ *** Solicitação de Novo Encaminhamento *** ], e não poderá ser alterado; Clicar no Botão Enviar. O sistema enviará um para o Contato Financeiro solicitando um novo encaminhamento de Dados Cadastrais. O encaminhamento anterior será cancelado, e o processo de encaminhamento será reinicializado; Todos os procedimentos de encaminhamento, revisão e aprovação serão executados com base no novo encaminhamento. CANCELAMENTO DA SOLICITAÇÃO Clicar no Link Cancelar Solicitação [CNPJ.. / - ] ; Nenhuma informação deverá ser preenchida, pois o campo Comentário já possui o texto fixo [ *** Cancelamento da Solicitação *** ], e não poderá ser alterado; Clicar no Botão Enviar. O sistema irá cancelar o encaminhamento anterior e a solicitação atual. Almap BBDO - Departamento de Tecnologia da Informação Página 7