MANUAL DE POLITICAS E NORMAS ADMINISTRATIVAS NORMA ADMINISTRATIVA NA 004 GASTOS COM VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS

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1 1. OBJETIVO Regulamentar o procedimento para disciplinar os gastos e os reembolsos de despesas de viagens para as empresas do grupo BEVAP; 2. ABRANGÊNCIA Esta norma aplica-se a todos os colaboradores das empresas do grupo BEVAP; 3. DEFINIÇÃO E APLICAÇÃO São as despesas efetuadas por colaboradores a serviço da Empresa (na localidade e fora dela) e quem não possam ser faturados diretamente à companhia, e devem seguir ou estarem contidos nos requisitos definidos a seguir; 4. DIRETRIZES Os reembolsos dos gastos indicados nessa norma serão realizados através de crédito em conta corrente do favorecido, que estará indicada no documento denominado Reembolso de despesas e viagens (em anexo), e que se destina ao pagamento das despesas abaixo relacionadas. Ver anexo no site - Relatorio de Despesas de Viagens - MODELO Nos casos em que a presença do cônjuge/familiares do colaborador em viagem a serviço possuir propósito comercial de interesse da empresa, esta poderá cobrir a despesa ou parte dela, desde que previamente aprovada por um dos Diretores Estatutários. Qualquer exceção quanto aos requisitos definidos nessa norma deve ser aprovada pelos Diretores Estatutários. Deve ser mantido cadastro de assinaturas autorizadas a aprovar adiantamentos e prestação de contas de despesas reembolsáveis com funcionários e terceiros. 4.1 PEQUENAS DESPESAS Página 1

2 Consiste no reembolso de despesas de condução urbana, correio, telégrafos, revelação de filmes, autenticação de documentos, cópias, despachantes, custas judiciais e compra de produtos concorrentes. 4.2 REFEIÇÃO/REPRESENTAÇÃO Despesas com refeição são reembolsáveis quando o funcionário se encontra trabalhando fora do seu horário normal de trabalho ou de sua localidade de trabalho, desde que tal despesa seja devidamente comprovada. Despesas com representação são as despesas de refeições realizadas com profissionais de outras empresas. O valor máximo por refeição estabelecido pela empresa é de R$ 30,00 em cidades consideradas do interior de qualquer estado e de até R$ 50,00 para as capitais, não sendo considerados estes limites para os casos de representação. Na hipótese do funcionário estar acompanhado de colaborador com cargo superior o limite estabelecido será o mesmo definido ao cargo superior. A empresa subsidia as despesas de refeição com terceiros (visitantes, contratados), no seu restaurante e refeições externas desde que estipulada em contrato. No caso de locomoção para localidades onde houver refeitório da empresa, os funcionários devem alimentar-se naquele local. Esta mesma regra serve para os locais onde houver alojamentos, caso haja necessidade de pernoites. 4.3 TRANSPORTE Ônibus: As passagens intermunicipais e interestaduais são reembolsadas mediante apresentação de comprovantes e podem ser adquiridas pelo próprio funcionário ou através das agências de viagens credenciadas. Veículo da Frota: A Empresa reembolsa as despesas com veículo da frota conforme descrito na norma específica (NA 003 Concessão e Utilização de veículos). Página 2

3 Veículo Próprio: Será reembolsado ao colaborador que utiliza veiculo próprio para viagens à serviço da empresa ou em condições especificas, aprovadas pelo Diretor da área onde o funcionário está lotado ou na ausência deste por um dos Diretores Estaturarios, o equivalente a R$ 0,55 (cinquenta e cinco centavos de real) por quilometro, comprovadamente, percorrido, cujo valor será reajustado anualmente com base na variação percentual do aumento oficial concedido aos combustíveis e considerado pelo mix de (50% da variação do preço do etanol e 50% da variação do preço da gasolina comum). O mesmo critério é considerado para terceiros, porém somente quando estipulado em Contrato. Locação de Veículo: de acordo com o descrito no item 6.4 da NA 003 Concessão e utilização de veículos. Passagens Aéreas Todas as reservas de passagens aéreas devem ser solicitadas ao colaborador designado para isso dentro da companhia ou, na ausência deste diretamente às agências de viagens credenciadas. Sempre será considerada a passagem de menor valor para o trecho solicitado, independentemente, da companhia aérea ou do programa de milhagem do colaborador solicitante. As viagens aéreas devem ser previamente aprovadas pelo Diretor da área onde o funcionário está lotado ou na ausência deste por qualquer um dos Diretores Estatutários. As passagens emitidas e reservas de hotéis confirmadas, não utilizadas e não canceladas em tempo hábil serão cobradas do colaborador solicitante tão logo a empresa receba o débito/multa, ressalvando-se os casos em que esse fato ocorreu por decisão do superior hierárquico do colaborador, comprovadamente. Os critérios para utilização das classes de vôo são: Página 3

4 PASSAGENS AÉREAS Nacionais Todos os funcionários Classe Econômica Diretores Estatutários Classe executiva (apenas para viagens com tempo Internacionais superior a 4 horas de duração) Demais Funcionários Classe econômica Nacionais/Internacionais Terceiros De acordo com o estipulado em contrato Como regra geral os colaboradores relacionados a seguir não devem viajar no mesmo avião, independente do destino de cada um: Diretores Estatutários; Mais do que 2 (dois) Diretores não estatutários da companhia; Mais do que 2 (dois) Gerentes da companhia; Mais do que 30% (trinta por cento) do quadro de funcionário de uma área. 4.4 HOTÉIS As reservas de hotéis nacionais ou internacionais devem ser solicitadas ao colaborador designado para isso dentro da companhia ou, na ausência deste, às agências de viagens credenciadas e serem aprovadas, previamente, pelo Diretor da área onde o funcionário está lotado ou na ausência por qualquer um dos Diretores Estatutários. Viagens Nacionais: É recomendado o faturamento das despesas de hotel em nome da empresa e em casos onde isso não é possível o colaborador deverá apresentar o respectivo documento fiscal emitido em seu nome para posterior reembolso. Viagens Internacionais: É permitido o faturamento de reservas de hotel em nome da empresa, para todos os colaboradores, sempre que houver condições para que a agência de viagem efetue o pagamento diretamente no Brasil em moeda nacional. A utilização de hotéis pela Empresa obedecerá aos seguintes critérios: Página 4

5 Aos seguintes critérios: Diretor estatutário: até 5 estrelas Diretor não estatutário: até 4 estrelas Gerentes: até 4 estrelas Demais Funcionários: até 3 estrelas A empresa considera que as despesas de hotel até 1 (um) dia antes da data do início do evento (viagem a serviço ou curso) e 1 (um) dia após o término desse evento podem ser faturadas e/ou reembolsadas ao colaborador. A Empresa arca com as despesas de hotel de terceiros quando estipulado em contrato. 4.5 DESPESAS GERAIS São reembolsáveis mediante apresentação de comprovantes anexados no formulário Comprovante de Despesas: Lavanderia; Refeições; Telefonemas. 4.6 DESPESAS REEMBOLSÁVEIS SEM COMPROVAÇÃO Toda e qualquer gasto somente será reembolsado, exclusivamente, com a apresentação de comprovantes. Somente em condições excepcionais e com aprovação expressa do Diretor Financeiro serão aceitas e reembolsadas despesas sem apresentação de comprovantes no formulário Reembolso com despesas de viagens (anexo a este documento). Táxi: Página 5

6 São reembolsáveis as despesas de táxi na localidade de trabalho, desde que o motivo da utilização e o percurso estejam claramente descritos no verso do comprovante que será anexado ao formulário de pedido de reembolso. São consideradas situações justificáveis: Funcionário chamado fora do horário normal de trabalho; Visita a fornecedores/cliente; Pagamentos externos; Ida e volta para aeroportos e rodoviárias, para receber visitas programadas pela Empresa, quando não for possível utilizar veículo da frota, veiculo de beneficio, e ônibus; Situações consideradas justificáveis pelo Serviço Social ou Segurança da localidade; Para transporte urbano urgente, quando a empresa não dispuser de veículo de frota; Quando autorizado, expressamente, pelo Diretor da área onde o funcionário está lotado ou na ausência deste por um dos diretores estatutários. Quando o funcionário viajar de avião ou ônibus, desde que o motivo da utilização e o percurso estejam claramente definidos na prestação de contas. Gorjeta: Nos casos de viagens nacionais, o pagamento de gorjeta deve ser limitado a 10% (dez por cento) do valor total do gasto. Aconselha-se que este valor, sempre que possível, seja incluindo na respectiva Nota Fiscal referente a despesas com hotel e refeição. 4.7 ADIANTAMENTO O adiantamento deve ser suficiente para atender às despesas de um período máximo de 5 dias e sempre aprovado pelo Diretor da área onde o funcionário está lotado ou na ausência deste por um dos Diretores Estatutário e deverá ser solicitado com antecedência mínima de 3 (três) dias antes da saída para viagem ou do evento. Página 6

7 A solicitação de moeda estrangeira para viagem internacional deve ser feita à área financeira, através de comunicação interna, com antecedência de 7 (sete) dias úteis. Deve constar na Comunicação Interna os seguintes dados: Nome, matrícula e cargo do funcionário; Centro de Custo; Finalidade; Localidade da Viagem; Valor; Período de permanência. Toda compra de moeda estrangeira é efetuada pela área financeira. Caso o viajante vá para um país onde a moeda corrente é diferente do dólar americano, esse deve efetuar a conversão da moeda na localidade e no seu retorno transforma-la em dólar americano novamente. 4.8 Prestação de Contas O acerto do adiantamento deve ser feito pelo colaborador no máximo 2 (dois) dias úteis após o seu retorno. Caso a prestação não ocorra neste período, o respectivo Diretor deve ser comunicado formalmente. O colaborador com pendência de prestação de contas de adiantamento concedido somente terá direito a novo adiantamento após regularizar a prestação de contas relativa ao adiantamento concedido anteriormente. Caso o colaborador, por qualquer motivo, não apresente a prestação de contas de adiantamento pendente em até 15 (quinze) dias, o valor adiantado será descontado em folha de pagamento a título de antecipação de salário. Página 7

8 A prestação de contas de viagens nacionais e internacionais deve vir acompanhada, obrigatoriamente, de todos os comprovantes e contracapa da passagem aérea ou do e-ticket. Para prestação de contas de viagens internacionais, deve ser anexado ao formulário reembolso de despesas de viagens, obrigatoriamente, o Boleto de Venda e Moeda Estrangeira (dólar turismo) e o respectivo comprovante de compra de outra moeda. 4.9 Processo de pagamento Todo e qualquer RDV entregue à área financeira terá seu pagamento efetivado até a 6ª feira da semana posterior à semana de entrega de referido documento, ou seja, RDV entregue em uma semana terá seu pagamento efetivado na semana, imediatamente, seguinte. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Área financeira É de sua competência: Comprar moeda estrangeira para as respectivas viagens. Liberar as prestações de contas realizadas e processar ao credito dos valores aprovados no relatório de despesas de viagens, na conta corrente do colaborador e desde que estejam anexos ao formulário, todas as Comprovações de gastos e todos os comprovantes de despesas. IMPORTANTE: É proibido o pagamento de qualquer valor cobrado através do formulário Reembolso de despesas de viagens em conta corrente onde o titular não seja o colaborador da empresa. Verificar semanalmente a situação de prestação de contas dos funcionários e cobrar a regularização dos responsáveis. Página 8

9 Comunicar formalmente o Diretor, caso a prestação de contas não ocorra em até 2 (dois) dias úteis após o retorno do funcionário. Comunicar à área de Recursos Humanos, ao Diretor da área onde o colaborador está lotado e ao funcionário o envio para desconto em folha de pagamento de valores adiantados cuja prestação de contas excedeu ao prazo estipulado nesta norma. Manter o cadastro de assinaturas autorizadas atualizado. 5.2 Recursos Humanos É de sua competência: Informar a área financeira as demissões de colaboradores de forma a garantir que qualquer adiantamento pendente, independentemente, do período concedido seja incorporado à rescisão do contrato de trabalho do colaborador. 5.3 Colaboradores/áreas solicitantes É de sua competência: Emitir os formulários envolvidos no processo de solicitação de adiantamento/acerto e prestação de contas, obtendo a aprovação de acordo com os limites estabelecidos neta norma. Fazer solicitação de passagem aérea, hotel, locação de veículo, etc, através de correspondência interna e encaminhar ao Diretor da área e ao colaborador encarregado da prestação desse tipo de serviço 6. CARTÃO DE CRÉDITO EMPRESARIAL O cartão deve ser utilizado para uso exclusivamente profissional, sendo o débito realizado em nome da Empresa. Página 9

10 O cartão de crédito deve ser utilizado pelo executivo, quando em viagens nacionais, internacionais, almoços e jantares relacionados às atividades profissionais descritas nessa Norma. ELEGIBILIDADE são elegíveis à utilização de cartão de crédito empresarial os diretores estatutários. Qualquer exceção deverá ser aprovadas por, no mínimo, dois diretores estatutários. 7. PROCESSO DE PAGAMENTO Usuário do Cartão deverá apresentar sua prestação de contas, mensalmente, inclusive e necessariamente a fatura e os documentos fiscais que comprovem os gastos e sempre antes do vencimento da fatura de forma a companhia estar ciente dos gastos e, principalmente, das aprovações formais. Todos os gastos com cartão de credito empresarial necessitam de aprovação, com exceção à prestação de contas do Diretor Presidente o qual aprovará os gastos dos outros diretores estatutários. 8. APROVAÇÃO Qualquer inclusão, alteração ou exclusão nesta política, deverá ser aprovada pela Diretoria Executiva. 9. CONTROLE DAS REVISÕES Revisão nº Data Descrição da Revisão ELABORADO POR APROVADO POR 00 09/03/2012 Emissão inicial E. Camargo M. Gotlib; R. Germino; E. Camargo Página 10