VIAGENS NACIONAIS E INTERNACIONAIS

Transcrição

1 PÁG.: 1 / 14 EMITENTE: APROVAÇÃO: VANDERLEI RAFFI SCHILLER VICE-PRESIDENTE DE RECURSOS HUMANOS, TI E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS JOSÉ ARMANDO DE FIGUEIREDO CAMPOS PRESIDENTE RESUMO DA REVISÃO Revisão de caráter geral. É necessário ler todo o documento para conhecer as modificações processadas em relação à sua última versão. SUMÁRIO 1 OBJETIVO 2 ABRANGÊNCIA 3 VIGÊNCIA 4 DEFINIÇÕES 4.1 Adiantamento de Viagem 4.2 Cartão Corporativo 4.3 Cartão Viagem 4.4 Cartão Hotel 4.5 Despesas Reembolsáveis 4.6 Relatório de Prestação de Contas 4.7 Solicitação de Viagem 4.8 Viagem 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 Critérios Básicos 5.2 Solicitação de Cartão Corporativo para Empregados 5.3 Cancelamento do Cartão Corporativo 5.4 Isenção de Responsabilidade 5.5 Requisição de Passagem 5.6 Locação de Veículos 5.7 Reserva de Hotel 5.8 Adiantamento de Viagem 5.9 Valor do adiantamento 5.10 Pagamento de Despesas de Viagem 5.11 Documentação 5.12 Prestação de Contas 5.13 Arquivamento da Documentação 6 RESPONSABILIDADES 6.1 Empregado

2 PÁG.: 2 / Gerente 6.3 Área de Gestão de Viagem 6.4 Área de Suprimentos ArcelorMittal Brasil 6.5 Área Financeira ArcelorMittal Brasil 6.6 Área de Recursos Humanos ArcelorMittal Brasil ANEXOS Anexo A Modelo do formulário Termo de Responsabilidade

3 PÁG.: 3 / 14 1 OBJETIVO Estabelecer as responsabilidades, competências e os procedimentos para viagens a serviço e / ou treinamento e prestação de contas, bem como fixar atribuições e responsabilidades para as áreas envolvidas. 2 ABRANGÊNCIA Aplica-se a todas as Unidades Organizacionais da ArcelorMittal Brasil e de suas Sociedades Controladas, bem como a Terceiros em viagens custeadas pela empresa. 3 VIGÊNCIA Esta Prática Padrão entra em vigor a partir da data de sua divulgação, devendo ser revisada preventivamente a cada período de 24 meses ou a qualquer momento com base na política corporativa de viagens do grupo ArcelorMittal. 4 DEFINIÇÕES 4.1 Adiantamento de Viagem Valor monetário, em Euro, para viagens a países da União Européia e em dólar americano para viagens aos demais países ou moeda nacional corrente para viagens no país, disponibilizado ao empregado para cobertura de despesas que não possam ser pagas com Cartão Corporativo. 4.2 Cartão Corporativo Conta empresarial, com emissão de cartão plástico em nome do empregado e da Empresa, para pagamento de despesas com representação e viagens a serviço e / ou treinamento. O cartão corporativo não tem a função de débito e não permite saque em moeda nacional/internacional. 4.3 Cartão Viagem Conta empresarial, com emissão de cartão plástico em nome dos Gerentes de cada Unidade, para pagamento de despesas com passagem aérea para: empregados da Empresa não portadores de cartão corporativo, terceiros, conselheiros e outros viajantes autorizados pelos Gerentes. 4.4 Cartão Hotel Conta empresarial, com emissão de cartão plástico em nome dos Gerentes de cada Unidade, para pagamento de despesas com hospedagem de empregados não portadores de cartão corporativo, para terceiros, conselheiros e outros hóspedes autorizados pelos Gerentes. 4.5 Despesas Reembolsáveis Gastos relativos à hospedagem e respectivas taxas, alimentação (almoço, jantar e café da manhã quando não inclusos na hospedagem), serviços de lavanderia, transportes, telefonemas a serviço, telefonemas para residência, internet, inscrição em programas de treinamento e outros gastos inerentes à viagem, sujeitos a comprovação através de notas fiscais, recibos e faturas.

4 PÁG.: 4 / Relatório de Prestação de Contas Demonstrativo final de todos os lançamentos referentes a gastos com a viagem, extraído do Sistema ERP, que deverá ser impresso, assinado pelo viajante e pelo Gerente que aprovou a viagem e ter anexado a ele todos os documentos correspondentes às despesas da viagem. 4.7 Solicitação de Viagem Sistema disponível no Portal, de uso obrigatório, para solicitar e aprovar viagens nacionais e / ou internacionais, a serviço e / ou treinamento. 4.8 Viagem Deslocamento temporário de empregados e terceiros que prestam serviços à Empresa para fora do município de lotação do viajante, por interesse das empresas / Unidades do Grupo ArcelorMittal Brasil, a serviço e / ou treinamento. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 Critérios Básicos Antes de viajar, alternativas como conferência telefônica e outras devem ser avaliadas. O custo de uma viagem deve ser mantido no mínimo necessário e estar em linha com os objetivos da viagem Todos os empregados e terceiros que viajam a serviço e / ou treinamento devem cumprir os critérios estabelecidos nesta Prática Padrão Os viajantes devem cuidar dos ativos das empresas, tais como computadores, telefones e informações confidenciais, bem como deve-se evitar assuntos confidenciais em locais ou transportes públicos Os casos excepcionais, omissos e de interpretação duvidosa a esta Prática Padrão deverão ser submetidos à apreciação e aprovados pela Diretoria colegiada da ArcelorMittal Brasil A aplicação correta desta norma depende de um comportamento maduro e profissional daqueles que viajam representando a ArcelorMittal. O não cumprimento desta Prática Padrão será tratado administrativamente, através da hierarquia, com a aquiescência da área de Recursos Humanos. 5.2 Solicitação de Cartão Corporativo para Empregados As solicitações de cartão corporativo serão formalizadas pelo gerente imediato, diretamente à área responsável pelo processo de gestão de viagens em cada Unidade O primeiro cartão corporativo será entregue pela área gestora de viagens em cada Unidade, mediante a assinatura no formulário Termo de Responsabilidade, Anexo A desta Prática Padrão.

5 PÁG.: 5 / 14 Notas: 1) A reposição do cartão, por perda, roubo ou defeito, sempre será entregue pela operadora / banco para a Área gestora de viagens de cada Unidade que providenciará a atualização do cadastro e a entrega no endereço de trabalho de cada usuário; 2) Em nenhuma hipótese haverá emissão de cartão corporativo para terceiros. 5.3 Cancelamento do Cartão Corporativo Quando ocorrer a demissão do empregado, haverá o cancelamento automático do cartão junto à Administradora dos cartões, a partir de comunicação da área de Recursos Humanos. 5.4 Isenção de Responsabilidade Em caso de perda, roubo ou clonagem, o titular do cartão deverá comunicar o fato à Administradora dos cartões, através dos telefones de contato disponibilizados no Portal de Recursos Humanos. Em seguida deve comunicar à área Gestora de Viagens de cada Unidade. 5.5 Requisição de Passagem Efetuar os roteiros de viagens aéreas utilizando a menor tarifa disponível, na classe aprovada para o nível hierárquico do empregado, conforme Tabela 1 desta Prática Padrão. Nível Hierárquico EVP e VP s e Níveis Hierárquicos Superiores Gerentes e Assessores de Diretoria Tabela 1 Classe de Viagem por Nível Hierárquico Viagem Nacional Viagem Internacional considerando o local do primeiro embarque nacional / destino e incluindo Tempo de Escala e Conexões Até 3 horas Superior a 3 horas Econômica Executiva Executiva Econômica Econômica Executiva Demais empregados Econômica Econômica Econômica (*) Notas: 1) (*) Para os demais grupos de empregados, a decisão de viagem internacional em classe executiva fica a critério do Gerente Geral, que para tanto deve manter-se alinhado à política global e atender as diretrizes e orçamentos de despesas gerais de sua Unidade, ou outras instruções internas que poderão ser emitidas transitoriamente dentro do escopo dessa norma geral.

6 PÁG.: 6 / 14 2) Na conversão de Classe Executiva para Classe inferior não é permitido utilizar o valor da diferença. 3) A utilização de tarifa superior à menor apresentada pela agência de viagens deve ser aprovada e justificada pelo Gerente responsável pela aprovação da viagem. 4) Sempre que possível, devem ser observados os seguintes limites para viagens de empregados em um mesmo vôo: a) Até 25% dos Gerentes; b) Até 50% dos empregados e terceiros de uma mesma Gerência; c) Até 2 (dois) Diretores por empresa. 5) Os custos com a viagem de terceiros devem ser debitados no cartão viagem / Hotel do Gerente responsável pela solicitação e somente no caso do fornecimento de passagem e hospedagem desse terceiro estarem previstos em contrato com o mesmo Na solicitação da viagem deve ser informado o horário desejado para chegada no local de destino, ficando estabelecida a margem de uma hora antes em relação ao horário determinado, para vôos nacionais. Para vôos internacionais, essa margem será de até três horas antes A Agência de viagens buscará sempre as melhores alternativas de preços para atender à solicitação. A tarifa a ser comprada será a tarifa lógica, de menor valor disponível entre o momento da reserva e a emissão do bilhete, considerando o aeroporto de destino indicado na requisição. Nota: O bilhete / e.ticket será entregue ao solicitante até 24 horas antes da viagem, desde que obedecidos os prazos contidos no item desta Prática Padrão O limite de competência para aprovação de viagem nacional e internacional segue o nível estabelecido na Tabela 2 desta Prática Padrão. Tabela 2 Limite de Competência para Aprovação de Viagens para Empregados e Terceiros Nível de Competência para Aprovação Viagem Nacional Viagem Internacional Gerente Geral Aprova Aprova Gerente Aprova Não aprova Gerente de Área Aprova Não aprova Notas: 1) É competência do gerente do nível estabelecido aprovar viagens solicitadas fora do prazo previsto, bem como autorizar a locação de veículos e reserva de hotéis.

7 PÁG.: 7 / 14 2) Nos casos de ausência do gerente responsável pela aprovação, a viagem pode ser aprovada por outro gerente do mesmo nível ou de nível superior. 3) As requisições de viagens nacionais e internacionais bem como respectivas prestações de contas de EVP, VP, Gerente Geral e Assessor de Diretoria são autoaprovadas. Os demais gerentes, empregados e terceiros serão aprovados pelo gerente imediato A solicitação / aprovação da passagem deve ser feita, obrigatória e exclusivamente, através de sistema específico disponível, obedecendo ao "workflow" e limites de alçada previstos nesta Prática Padrão A solicitação / aprovação deve ser providenciada com antecedência mínima de 10 (dez) dias corridos para requisição de viagens internacionais e de 5 (cinco) dias corridos para requisição de viagens nacionais A emissão do bilhete / e.ticket será providenciada pela Agência de viagens, logo após a solicitação da viagem ser aprovada eletronicamente, pelo nível competente, momento em que a Agência também cancelará as demais reservas efetuadas por ocasião da apresentação das alternativas para opção do passageiro. Nota: Somente em casos excepcionais o empregado poderá adquirir a passagem diretamente com a companhia aérea ou através da agência sem usar o sistema informatizado. Nesses casos, após o retorno, o empregado deverá criar um calculo novo no sistema ERP, para prestação de contas da viagem O bilhete / e.ticket não utilizado deve ser devolvido imediatamente à área responsável pela gestão de viagens de cada Empresa / Unidade, para que seja encaminhado à Agência de Viagens para possível reutilização no prazo de 90 (noventa) dias. Após este prazo será solicitado o reembolso, com crédito do valor no mesmo cartão utilizado na sua emissão No caso de viagens em tarifas promocionais, a aprovação do gerente imediato deve ser feita em até 2 horas após a reserva efetuada pela Agência de viagens, uma vez que não cumprindo este prazo para emissão do bilhete, as companhias aéreas poderão cancelar a reserva. Nota: Por motivos de emergência e nos casos de impossibilidade de aprovação pelo nível competente, a solicitação da viagem pode ser aprovada pelos Gestores de Viagens de cada Empresa / Unidade, devendo ser encaminhada mensagem, via correio, para o gestor de viagens com cópia para o gerente responsável pela aprovação, com a justificativa para esta aprovação. 5.6 Locação de Veículos Para utilização de veículos em viagem e fora do município da localização de cada Unidade, efetuar locação de veículos obrigatória e exclusivamente através da Agência

8 PÁG.: 8 / 14 de viagens contratada, utilizando preferencialmente os fornecedores conveniados com o Grupo ArcelorMittal Brasil ou com a Agência de viagens. Nota: Caberá à área responsável pela gestão do contrato de veículos (táxis, cooperativas) providenciar e manter convênios com empresas de transporte em suas respectivas localidades O uso de veículos de aluguel deve ser regido pelo custo comparado a outros meios de transporte. O tipo de veículo deve ser de acordo com as exigências da missão. 5.7 Reserva de Hotel Efetuar reserva de hotéis obrigatória e exclusivamente através da Agência de viagens contratada, utilizando os estabelecimentos conveniados com o Grupo ArcelorMittal Brasil ou com a Agência de viagens e obedecendo à tarifa do menor valor. Notas: 1) Nos casos de reserva de salas para eventos, o contato com o hotel será feito diretamente pela Agencia de Viagens. 2) Para os casos de viagens conjuntas envolvendo pessoas (empregados e terceiros) de níveis hierárquicos diferentes, pode ser utilizado o mesmo hotel / acomodação do Gerente / empregado nível superior, desde que aprovado na requisição de viagem. 3) Nos casos de acomodação de grupos de empregados ou terceiros, a Agência de Viagens realizará negociação com os hotéis, com a finalidade de obter condições mais vantajosas para a Empresa. 4) Os hotéis com os quais a ArcelorMittal Brasil e suas empresas mantêm acordos comerciais somente serão privilegiados se os preços oferecidos por estes forem os mais baixos do mercado, considerados os descontos dos acordos. 5.8 Adiantamento de Viagem Excepcionalmente, quando houver necessidade de adiantamento de viagem, a solicitação só será feita através do sistema de viagens disponível no Portal. O adiantamento será disponibilizado, segundo a forma de pagamento solicitada, 48 horas antes do inicio da viagem, desde que a viagem tenha sido aprovada em tempo hábil. Nota: Deve ser evitado o uso de voucher e adiantamento em espécie A disponibilização do adiantamento de viagem em Reais será exclusivamente através de crédito em conta corrente do empregado ou terceiro O adiantamento para viagens nacionais será feito exclusivamente em Reais.

9 PÁG.: 9 / Para viabilizar o adiantamento para o terceiro, este tem que ter o ID Number do SAP e estar cadastrado como fornecedor Os adiantamentos em Euro ou Dólar deverão ser realizados de acordo com os seguintes critérios: a) O empregado / terceiro solicitará o adiantamento em dólares ou euros por meio do sistema de viagens; b) A tesouraria fará a compra da moeda e disponibilizará o saque através do Santander em suas agências ou postos de atendimento ou outra instituição financeira indicada pela área financeira da empresa; c) O solicitante deverá retirar a moeda na agência / posto de atendimento do Santander da sua empresa / Unidade ou instituição financeira indicada pela tesouraria da ArcelorMittal Brasil após receber confirmando a compra da moeda; d) O adiantamento será disponibilizado, segundo a forma de pagamento solicitada, 48 horas antes do início da viagem, desde que a viagem tenha sido aprovada em tempo hábil. 5.9 Valor do adiantamento Em casos excepcionais onde não for possível o uso do cartão corporativo, em viagens nacionais, será concedido adiantamento de viagem para pagamento de despesas no valor de R$ 100,00 por dia Pagamento de Despesas de Viagem É obrigatório o uso do cartão corporativo para custear todas as despesas de viagens ou de representação. Nota: Excepcionalmente, quando não for possível efetuar os pagamentos com o cartão corporativo, podem ser utilizados outros recursos, tais como adiantamento de viagem em moeda nacional ou cartão travel money para viagens internacionais, efetuando a prestação de contas por ocasião do retorno da viagem Documentação Todas as despesas reembolsáveis realizadas em função da viagem devem ser comprovadas com notas fiscais ou recibos emitidos em nome do empregado ou da empresa. Para maior clareza, abaixo a relação de despesas e documentação requerida, conforme Tabela 3 desta Prática Padrão. Passagem aérea Hotel Locação de Veículo Tabela 3 Relação de Despesas e Documentação Despesa Documentação Confirmação da viagem enviada pela Agência, cópia do bilhete ou e.ticket ou ticket de embarque. Nota fiscal original. Nota fiscal original.

10 PÁG.: 10 / 14 Táxi Refeição Despesa Outras despesas relacionadas à viagem (ligações, internet, farmácia, combustível) Documentação Recibo do taxista ou declaração do empregado. Nota fiscal original com as despesas discriminadas. Nota fiscal, recibo ou cupom fiscal Prestação de Contas Prestar contas do adiantamento de viagem e despesas fora do cartão de crédito até 5 dias úteis, no máximo, após o retorno da viagem e sempre que possível, dentro do mesmo mês da liberação do adiantamento, através do sistema de viagens A prestação de contas do cartão de crédito corporativo, hotel e viagem deve ser feita entre os dias 02 e 10 de cada mês no sistema SAP O valor referente ao saldo de prestação em favor do empregado ou terceiro será: a) Creditado exclusivamente através da conta corrente do empregado ou do terceiro; b) Sua origem será no sistema informatizado através da prestação de contas; c) Será feito exclusivamente em moeda nacional, ate 48 horas após aprovação do gerente imediato O valor referente ao saldo de prestação de contas em reais a favor da ArcelorMittal Brasil será: a) Através de deposito identificado no banco Santander, que será feito pelo empregado ou terceiro no mesmo dia da prestação de contas; b) O comprovante do depósito tem que ser anexado à prestação de contas do empregado ou terceiro A prestação de contas em dólar ou euro será feita na mesma moeda do adiantamento através do sistema de viagens Quando tratar-se de devolução de dólar ou euro, o empregado ou terceiro, fará a devolução de dólar ou euro na mesma agência / posto de atendimento do Santander da sua empresa / Unidade ou instituição financeira onde fez o resgate da moeda solicitada. Nota: Anexar o comprovante da devolução da moeda na prestação de contas Despesa efetuada no exterior, diferente da moeda do adiantamento, deve ser convertida para a moeda correspondente ao adiantamento recebido (Dólar americano ou Euro), na data da sua transação, ou seja, dia do pagamento da despesa, na cotação de câmbio local do país onde foi efetuada a conversão da moeda ou através do site do Banco Central do Brasil.

11 PÁG.: 11 / Em nenhuma hipótese haverá pagamento / reembolso de despesas, decorrente de prestação de contas a empregados, em moeda estrangeira. Os valores de reembolso serão efetuados somente na moeda corrente nacional Todos os comprovantes de despesas de tamanho inferior ao padrão A4, inclusive o comprovante do cartão, devem ser colados em folha A4, assinados pelo empregado, permitindo, assim, a prestação de contas e o seu arquivamento adequado. Nota: Nos casos de despesas com o cartão hotel o usuário deverá solicitar a nota fiscal para prestação de contas das despesas reembolsáveis Na prestação de contas referentes às despesas de viagens com terceiros devem ser informados o nome do prestador do serviço beneficiado, o nome da empresa e o número do contrato, quando existir A prestação de contas será feita exclusivamente na moeda do adiantamento (dólar ou euro). A ArcelorMittal Brasil não aceitará outra moeda nas prestações de contas de adiantamento em moeda estrangeira Arquivamento da Documentação Os processos de prestação de contas, após assinatura / aprovação gerencial, devem ser encaminhados à área responsável pela guarda dos documentos das empresas / unidades. 6 RESPONSABILIDADES 6.1 Empregado Gerenciar e controlar os custos de sua viagem Assegurar que as despesas de viagem sejam apropriadas e consistentes com suas necessidades Solicitar, se necessário, adiantamento para viagem, bem como efetuar sua correspondente prestação de contas nos prazos previstos e de acordo com os procedimentos estabelecidos Gerenciar os reembolsos de bilhetes aéreos não utilizados, acompanhando os processos até o efetivo crédito dos respectivos valores na fatura do correspondente Cartão Corporativo e de Viagens Cancelar as reservas de vôos com 72 (setenta e duas) horas de antecedência (prazo estabelecido pelas Companhias Aéreas) e as reservas de hotéis, com 24 (vinte e quatro) horas de antecedência, para os casos de cancelamento de viagem programada antecipadamente com a Agência.

12 PÁG.: 12 / Conferir e apropriar as despesas relacionadas na fatura do cartão de crédito, bem como comunicar à operadora do cartão e à área gestora de viagens da sua Empresa / Unidade, os casos de perda, roubo ou clonagem do mesmo. 6.2 Gerente Certificar-se da real necessidade da viagem antes de aprová-la Aprovar e assinar os relatórios de despesas de viagens nacionais e internacionais, de acordo com a tabela 2 desta Prática Padrão e suas respectivas notas Cumprir e fazer cumprir esta Prática Padrão, instruindo seus subordinados através da divulgação em sua área Enviar para arquivamento os Relatórios de Despesas de viagens nacionais e internacionais, para fins legal e fiscal, à área responsável pela guarda de documentos (arquivo central) das Unidades. 6.3 Área de Gestão de Viagem Gerenciar os serviços da agência de viagens contratada Prestar apoio aos diversos departamentos, em assuntos inerentes a viagens em geral Manter atualizadas no Portal SAP as informações pertinentes a viagens Acompanhar processos de bilhetes não utilizados e respectivos reembolsos pela Companhia Aérea Aprovar solicitação de viagens por motivos de emergência e no caso de impossibilidade de aprovação pelo gerente competente Manter esta Prática Padrão atualizada. 6.4 Área de Suprimentos ArcelorMittal Brasil Representar a ArcelorMittal Purchasing nas negociações com a Agência de Viagem Negociar com Companhias Aéreas e hotéis, tarifas / acordos vantajosos para a ArcelorMittal Brasil e suas Empresas / Unidades controladas. 6.5 Área Financeira ArcelorMittal Brasil Gerar transações de pagamentos, de saldos de prestação de contas a favor do empregado, bem como monitorar os processos de adiantamentos, até sua efetiva liquidação Efetuar o pagamento da fatura mensal da operadora dos cartões de crédito, conforme liberação da área de gestão de viagens de cada Unidade.

13 PÁG.: 13 / Área de Recursos Humanos ArcelorMittal Brasil Gerir a política de viagens.

14 PÁG.: 14 / 14 Anexo A Modelo de Termo de Responsabilidade TERMO DE RESPONSABILIDADE Recebo nesta data o cartão de crédito emitido pelo Banco Santander Banespa S/A ao qual a ArcelorMittal Brasil está associada, doravante denominado CARTÃO SANTANDER EMPRESARIAL MASTERCARD, responsabilizando-me pela sua utilização, estando ciente das obrigações abaixo relacionadas, que neste ato assumo. 1º - Só utilizarei o CARTÃO SANTANDER EMPRESARIAL MASTERCARD para pagamento de despesas relacionadas com viagens e/ou representação de interesse da ArcelorMittal Brasil, comprometendo-me, também, a não utilizá-lo para pagamento de despesas pessoais. 2º - Obrigo-me a devolver o CARTÃO SANTANDER EMPRESARIAL MASTERCARD, tão logo seja solicitado pela ArcelorMittal Brasil, por qualquer motivo, e ainda quando do término do contrato de trabalho, saída voluntária ou demissão. 3º - Manterei o CARTÃO SANTANDER EMPRESARIAL MASTERCARD com a devida segurança e se este for roubado ou perdido, notificarei imediatamente ao Banco Santander Banespa S/A, empresa administradora do cartão e a área gestora de viagens da minha empresa / unidade. Ao notificar verbalmente a empresa administradora do cartão, estarei liberando a ArcelorMittal Brasil e a mim mesmo de qualquer responsabilidade por uso fraudulento. 4º - Comprometo-me, até o vencimento expresso no respectivo Extrato de Conta/Fatura de cobrança, conferir e apropriar as despesas lançadas em meu cartão, liberando o processo para aprovação do gerente da Unidade Organizacional onde estou lotado para pagamento pela ArcelorMittal Brasil. de de 2008 Nome do Empregado: Matrícula Nº: Centro de Custo: Ramal: Número do Cartão: CVV: Assinatura: