4. DESCRIÇÃO DAS NORMAS E PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

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1 1. OBJETIVO 1.1. Determinar diretrizes e responsabilidades nos processos de aquisição de bens, serviços e/ou materiais indiretos e/ou diretos utilizados pela Rodobens Comunicação Empresarial Assegurar a clareza das operações de aquisições, garantindo a aderência às políticas da Rodobens Comunicação Empresarial e a redução de custos visando a qualidade. 2. ABRANGÊNCIA 2.1. Esta política se aplica a todos os Departamentos da Rodobens Comunicação Empresarial. 3. DIRETRIZES GERAIS 3.1. Suprimentos é a única área autorizada a solicitar e receber cotações e propostas comerciais, salvo nos casos de compras delegadas previstas no item 4.2 desta Política. 4. DESCRIÇÃO DAS NORMAS E PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS 4.1. Aquisições Regulares: realizadas através da Área de Suprimentos; 4.2. Compras Delegadas: realizadas pelo usuário final sem a participação da Área de Suprimentos e somente para categorias de compras pré-definidas nesta Política. A Área Requisitante torna-se responsável pelo cumprimento integral das etapas de aprovação, documentação, guarda e disponibilização da documentação e demais obrigações da política com as devidas aprovações e responderá às futuras auditorias e fiscalizações Governança: as operações de aquisição devem estar documentadas, aprovadas e arquivadas de forma que possamos ter acesso às informações e auditoria; 4.4. Custo Total de Aquisição: os custos devem ser avaliados na amplitude total, ou seja, não apenas o custo do item adquirido, mas todos os demais custos envolvidos, como por exemplo, o custo do processo de aquisição, custos de rendimentos e durabilidade compatível às necessidades, custos de manutenções, custos de transportes, estocagem, custos de impacto socioambiental, fiscais dentre outros.

2 4.5. Qualidade Total: item sempre entregue na data e na quantidade negociada, conforme especificado, com a documentação correta, com preços e demais condições comerciais acordadas e cumprindo todos os demais critérios negociados, em ordem com esta política SLAs (Service Level Agreements Acordo de Nível de Serviço): um acordo de nível de serviços entre duas ou mais entidades no qual o nível da prestação de serviço é definido formalmente, em termos mensuráveis, além dos papéis e responsabilidades das partes envolvidas no acordo Procedimentos de compras Solicitação via Toda e qualquer aquisição/compra deverá ser solicitada por a área de Suprimentos Compras Delegadas: negociações serão diretamente realizadas entre a área contratante e fornecedores para os itens definidos no ANEXO III Compras Promocionais: A compra de materiais promocionais (brindes) deverão ser realizadas pela área de Suprimentos Compra de Ativos: As cotações de ativos, que envolvem conhecimento técnico específico deverão ser realizadas pela área solicitante e enviadas à área de Suprimentos com três cotações, juntamente com a planilha do ANEXO I. A área de Suprimentos ficará responsável por realizar a compra Responsabilidades: Área de Suprimentos: gerir todo o processo de Aquisição dos produtos/ serviços da RCE, assegurando o cumprimento desta política Requisitantes: requisitar à área de Suprimentos: Os itens a serem adquiridos, com a devida especificação de escopo, técnica e funcional, com a previsão de prazos necessários; Gerenciar as operações contratadas efetuando as avaliações do Nível de Serviço entregue x contratado; Assegurar a aprovação e documentação para pagamentos aos fornecedores conforme entrega dos serviços ou itens contratados; Dar suporte ao cumprimento da Política e participar das etapas dos processos de compras, quando solicitado (definição de estratégia, indicação de fornecedores, escolha final do fornecedor, etc) Diretor / Gerentes / Coordenadores / Compradores: aprovar/reprovar requisições e processos de aquisições, conforme alçadas de aprovação definidas nesta Política em seu ANEXO II Condições Normativas

3 Compete aos aprovadores (Área Requisitante e Suprimentos): assegurar o cumprimento da Política e das seguintes diretrizes: As requisições de materiais e serviços deverão partir única e exclusivamente dos colaboradores da Rodobens Comunicação Empresarial; Compras Emergenciais Consideram-se compras emergenciais: manutenção, correção de defeitos e falhas inesperadas e comprovadas com reflexos financeiros ou de imagem significativos, bem como os casos que necessitam de atendimento imediato em horários e dias não comerciais, onde seja impossibilitado o acesso à área de Suprimentos antecipadamente. Para todos os casos faz-se necessária a aprovação da Diretoria da área solicitante, devendo seguir todos os procedimentos de Regularização pela área requisitante que fica responsável pelo processo de documentação Regularização de compras É o processo pelo qual a área solicitante providencia compras emergenciais, recebendo as respectivas notas fiscais. A área requisitante deverá enviar para Suprimentos a Requisição de Compra aprovada no valor total da compra emergencial, com a aprovação do diretor anexa, em tempo hábil para conclusão do processo e pagamento Cotação e Negociação Processo de Cotação Somente a área de Suprimentos está autorizado a solicitar e receber cotações de preços dos fornecedores, salvo os casos de compras definidas no item Somente serão consideradas válidas as propostas comerciais solicitadas e recebidas pela área de Suprimentos Suprimentos deverá enviar somente o melhor preço para o requisitante valorizar e aprovar a requisição de compra, seguindo o critério do Custo Total de Aquisição Propostas recebidas por deverão ser datadas e enviadas pelo fornecedor em papel timbrado Qualificação de Fornecedores Compete a área de Suprimentos verificar a regularidade fiscal perante a Receita Federal dos novos fornecedores e fornecedores já cadastrados, caso necessário Cadastro de Fornecedores Para as solicitações de inclusão de fornecedores deverá ser enviado à área de Suprimentos os seguintes documentos: cópia do cartão CNPJ e cópia do comprovante bancário Contratos Definições Gerais do Contrato

4 Para determinados casos que envolvam contratação de serviços, por tempo determinado, deverá ser elaborado contrato e será necessária assinatura da diretoria Todos os contratos devem ser elaborados e aprovados pela área Jurídica Arquivo do Contrato e demais informações Os contratos jurídicos devem ser armazenados fisicamente pela área de Suprimentos Alterações de preços previstos nos contratos, como descontos, reajustes e qualquer outra alteração também devem ser armazenadas junto ao contrato Adiantamentos Os adiantamentos devem estar detalhados em contrato e previstos no pedido de compra correspondente e somente serão liberados com a aprovação da área de Tesouraria Análise de Cotações / Negociações Para os casos em que a melhor cotação apresentada, sob o ponto de vista financeiro não for a escolhida, por fatores estratégicos, esta economia abdicada deverá necessariamente ser aprovada e conter a Justificativa Técnica. Esta aprovação deverá ser anexada ao processo de compra Recebimentos de Materiais Para todos os bens, serviços e materiais diretos e indiretos adquiridos, o responsável pelo recebimento, avaliação e aceitação do item é o solicitante. É necessário que o solicitante dê o seu de acordo, na Nota Fiscal, confirmando que o serviço foi executado ou que o item foi entregue em conformidade com o pedido previamente aprovado Conduta dos Compradores, Requisitantes e Aprovadores Em todo o processo de compras (requisição, processos de cotação, aprovações), até a efetiva compra de materiais, é imprescindível aos envolvidos uma conduta ética e profissional, prevalecendo sempre a imparcialidade nas negociações, evitando o favorecimento a fornecedores e parceiros da Rodobens Comunicação Empresarial Os interesses da Rodobens Comunicação Empresarial deverão estar sempre acima de quaisquer outros, nos termos do Código de Ética e Padrões de Conduta Profissional Aos envolvidos neste processo, cabe denunciar qualquer prática que desabone os princípios de honestidade, inclusive denunciando eventuais iniciativas, seja qual for sua origem a Diretoria Referente à conduta específica, determina-se: Que não se envolvam em quaisquer atividades, compromissos e relacionamentos que conflitem com os interesses da Rodobens Comunicação Empresarial;

5 São considerados conflitos de interesse, a participação direta ou indireta dos envolvidos no processo ou através de seus familiares de qualquer grau, em empresas que estejam em processos de cotações ou fornecimentos para a Rodobens Comunicação Empresarial; Disposições Gerais Cabe a Área de Suprimentos o acompanhamento desta Política, esclarecimento de dúvidas em sua execução e zelar para que estas diretrizes sejam cumpridas O descumprimento das regras estabelecidas na presente Política acarretará na aplicação de penalidades ao infrator, atingindo as esferas administrativa, civil e criminal. 5. VIGÊNCIA 5.1. As regras previstas na presente Política entram em vigor a partir de sua publicação, vigorando por prazo indeterminado Dúvidas, sugestões e alterações deverão ser direcionadas ao Administrativo.