P O L Í T I C A 01 1 / 8. Versão: 1.3 Vigência: 15/03/2013 Atualização: 03/03/2015 VIAGENS CORPORATIVAS ÍNDICE

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1 TÍTULO: VIAGENS CORPORATIVAS P O L Í T I C A 01 1 / 8 Versão: 1.3 Vigência: 15/03/2013 Atualização: 03/03/2015 ÍNDICE 1. OBJETIVO ÂMBITO DE APLICAÇÃO DEFINIÇÕES SÍMBOLOS E SIGLAS DESCRIÇÃO REFERÊNCIAS ANEXOS... 7

2 01 2 / 8 1. OBJETIVO Estabelecer as diretrizes a serem observadas para a realização de viagens corporativas. 2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todas as empresas não financeiras do Grupo Empresarial BMG, alcançando todos os colaboradores e prestadores de serviços. 3. DEFINIÇÕES Agência de Viagens: prestador de serviços terceirizado encarregado da negociação e aquisição de bilhetes aéreos, reservas de hospedagem, seguros para viagens e veículos; Comex: Comitê Executivo do Grupo BMG, composto pela Presidência, Vice-Presidência, Diretoria Executiva da Comercial Mineira, Superintendência de Relações Institucionais e pela Superintendência de Auditoria Interna do Grupo BMG, que tem como objetivo deliberar sobre os assuntos estratégicos do grupo; Viagem Corporativa: viagem realizada pelos colaboradores e/ou prestadores de serviços, com o objetivo de executar trabalhos para os quais tenham sido designados, participar de cursos e outros eventos de caráter profissional, podendo envolver passagens aéreas, hospedagens, transportes terrestres e outros procedimentos afins. A cada retorno a sua base de trabalho é considerada uma nova viagem; Viagem Nacional: deslocamento do colaborador a serviço da empresa fora do seu local de trabalho de origem (fora da região metropolitana) com ou sem necessidade de hospedagem e/ou emissão de passagem aérea; Viagem Internacional: deslocamento do colaborador a serviço da empresa fora do seu local de trabalho de origem para realização de atividades fora do país, com a necessidade de hospedagem e/ou emissão de passagem aérea. 4. SÍMBOLOS E SIGLAS Não se aplica. 5. DESCRIÇÃO 5.1- Regras gerais:

3 01 3 / As viagens deverão ser realizadas somente se realmente necessárias. Deverá ser priorizado o uso dos canais de comunicação disponíveis (videoconferência, teleconferência, e telefone interno) para evitar os custos de viagem A realização de viagens e adiantamentos depende de prévia aprovação pela alçada competente, conforme descrito no item 5.3. A mesma alçada se aplica à aprovação do reembolso de despesas (acerto dos adiantamentos) Os pedidos de viagem e de adiantamento devem ser realizados com antecedência mínima de (04) quatro dias úteis da data do compromisso. As exceções deverão ser justificadas no respectivo pedido de viagem e estarão sujeitas à análise, levando em conta inclusive as situações reincidentes Todo viajante deverá utilizar como critério de definição a menor tarifa praticada que atenda às necessidades do viajante quanto ao horário de partida e/ou chegada e tempo de duração do voo. As variações tarifárias serão apresentadas para o aprovador no ato da aprovação Todos deverão viajar em classe econômica. Para cargos de nível de Superintendência e Diretoria, poderá ser solicitada a classe executiva em caso de voos internacionais cuja duração seja superior a 04 (quatro) horas As reservas de hotéis são de responsabilidade da central de viagens devendo utilizar critérios de menor tarifa de acordo com a localidade e acomodação O funcionário poderá optar por hotel de categoria superior somente em caso de indisponibilidade comprovada de vagas em hotéis da categoria indicada, mediante aprovação da alçada competente e desde que a viagem seja inadiável e solicitada dentro do prazo previsto nesta política O Solicitante deverá utilizar, sempre que houver disponibilidade, a rede de hotéis credenciada pelo GRUPO BMG que estará relacionada em sistema operacional de viagem O acordo de tarifas concedido ao Grupo BMG com referência à passagens aéreas e hospedagens NÃO se aplica à atendimentos particulares Somente serão permitidas alterações de horários e datas de voos, bem como companhia aérea ou local de hospedagem, quando se tratar de fato urgente e comprovado, necessitando de prévia aprovação caso incorra em custo adicional. Em ocorrendo esta situação, as áreas responsáveis devem ser acionadas com urgência de maneira a evitar despesas adicionais ao Grupo BMG Em caso de alteração ou cancelamento por motivos pessoais não justificados e aprovados, os custos decorrentes serão de total responsabilidade do funcionário ou prestador de serviços.

4 01 4 / Para viagens de prestador de serviços, as solicitações de viagens devem ser providenciadas pelo gestor dos serviços contratados, observados os mesmos prazos e alçadas de aprovação Adiantamentos Os valores solicitados nos adiantamentos deverão ser compatíveis com o período e o local da viagem, cabendo ao aprovador a análise e crítica destes valores Os adiantamentos concedidos em Reais (R$) serão depositados diretamente em conta corrente do colaborador no prazo de 02 (dois) dias úteis de antecedência a viagem, desde que respeitado o período de antecedência no qual deve ser solicitado o recurso, nos termos da cláusula Para as viagens ao exterior, o adiantamento será feito em moeda estrangeira bem como a prestação de contas deverá ser feita na mesma moeda. Eventual diferença decorrente de variação cambial será arcada pelo Grupo BMG, desde que o acerto seja realizado dentro do prazo previsto nesta Política. O uso de cartão de crédito, nesta hipótese, deverá ser utilizado em caráter excepcional, apenas quando não houver a possibilidade de pagamento em dinheiro ou quando a quantia disponível não for suficiente para pagamento das despesas. Nestes casos, o Grupo BMG realizará o reembolso de todas as despesas devidamente comprovadas É vedada a concessão de adiantamento financeiro para viajantes que tenham outro adiantamento pendente de prestação de contas Sendo o adiantamento insuficiente para cobrir as despesas da viagem, ou se o viajante tiver, de última hora, que seguir viagem para outra localidade, este poderá custear as despesas com recursos próprios, ressarcindo-se posteriormente, quando da prestação de contas ou solicitar complemento do adiantamento Os valores de adiantamento, bem como alocação dos custos incorridos serão sempre efetuados na empresa que estiver solicitando a viagem Havendo o cancelamento da viagem após o recebimento do adiantamento, o solicitante deverá providenciar, no prazo máximo de 48 horas após o cancelamento da viagem, o acerto através de depósito bancário na conta da empresa na qual foi solicitado o adiantamento Alçadas A aprovação das solicitações de viagens e de adiantamento deverá ocorrer conforme estrutura abaixo informada: NOME DO GRUPO MEMBROS REQUER APROVAÇÃO

5 01 5 / 8 Grupo Diretivo Presidente, vice-presidente e diretores Viagens nacionais: Autoaprovação Grupo Funcional Demais colaboradores do Grupo BMG Diretor Executivo da área Grupo Terceiros Prestadores de serviços Diretor Executivo responsável pelo centro de lucro que o contratou Nota: em se tratando de viagens internacionais, a aprovação deve ser específica do Vice-Presidente Despesas reembolsáveis Serão consideradas despesas reembolsáveis e, como tal, ressarcidas pela empresa, desde que apresentados comprovantes de validade fiscal, somente as despesas abaixo relacionadas: Tipo de Despesa Transporte, traslado ou locomoção urbana Descrição da despesa / definições de utilização Utilização de ônibus, táxi, trem ou metrô. Nota - Passagens de ônibus intermunicipais adquiridas pelo viajante devem ser anexadas à prestação de contas. Locação Veículos de Somente poderão ser locados, com autorização prévia da Diretoria Executiva: Veículo Básico 1.0 e com ar condicionado. Na falta deste, um modelo similar. Quando a categoria superior a 1.0 estiver com preço igual ou menor, poderão ser aceitos, desde que comprovados através de orçamentos. Poderá ser autorizada a locação de veículo com categoria imediatamente superior, desde que a viagem exija mais de 3 (três) horas de duração (o trecho) ou 350 km/dia ou o número de pessoas seja igual ou superior a três no mesmo veículo. Os veículos deverão ser abastecidos impreterivelmente antes da devolução do veículo, salvo se o regime de locação contemplar devolução sem reabastecimento. A responsabilidade por infrações de trânsito é do condutor, tanto do pagamento, quanto dos pontos em carteira, que providenciará o imediato pagamento em caso de acionamento pela área competente. No caso de sinistros, o condutor deverá sempre providenciar Boletim de

6 01 6 / 8 Tipo de Despesa Descrição da despesa / definições de utilização Lanches Refeições e Ocorrência junto ao órgão de trânsito/policial competente. Eventuais cobranças por parte da locadora decorrentes de acidentes ou danos ao veículo serão de responsabilidade do condutor, excetuando-se quando a devida justificativa for aceita pelo Comitê Executivo - Comex. A concordância deve ser dada por escrito e será anexada ao processo de pagamento. Não será permitida em hipótese alguma a utilização de veiculo próprio para viagens. Limitado até R$ 40,00 por refeição. Somente será reembolsada a despesa de jantar caso o prestador de serviço permaneça na cidade de destino após as 20h00, ou pernoite na mesma. Lavanderia Telefonia NOTAS 1) Valores diários NÃO CUMULATIVOS. 2) Os cupons fiscais serão pagos de acordo com o valor estabelecido; 3) Não são reembolsáveis as despesas com bebidas alcoólicas, cigarros, medicamentos, fitness, filmes, revistas, produtos de higiene pessoal e excesso de bagagem, entre outros; 4) Também não são reembolsáveis pertences pessoais objetos de roubos ou assaltos quando em viagem. Uso autorizado para quem estiver em viagem por período igual ou superior a cinco dias, devendo o serviço ser solicitado somente após o 3º dia. Fica autorizada a utilização deste serviço na quantidade de um conjunto (duas peças) por dia. Estas despesas devem ser comprovadas através de nota fiscal, acompanhada da comanda (controle), se existir, especificado o número e descrição das peças. Uma (01) ligação por dia de viagem, com duração máxima de 05 (cinco) minutos, NÃO CUMULATIVO, apenas para funcionários que não possuam telefone corporativo da empresa Despesas extras de hospedagem deverão ser pagas diretamente ao hotel, no momento do encerramento da conta (check-out). O viajante deverá obrigatoriamente conferir e assinar as notas fiscais (hospedagem e de despesas) emitidas pelo hotel.

7 01 7 / 8 Nota: Fica proibida, portanto, a inclusão de despesas extras na fatura de hospedagem. Não será reembolsado late check-out postergados As despesas deverão ser moderadas, não implicando em desconforto para o viajante, porém coerentes com o pleno exercício da função e visando o menor custo O saldo a ser reembolsado se dará mediante crédito em conta corrente do viajante informado no próprio formulário, no prazo máximo de 03 (três) dias úteis após a autorização da despesa No caso de saldos de adiantamento a devolver, o viajante deverá depositar na conta bancaria da empresa que efetuou o adiantamento, no prazo de até 02 (dois) dias úteis após a data do efetivo retorno Tratamento de Exceções Toda e qualquer exceção às regras previstas nesta Política devem ser submetidas à prévia aprovação da Vice-Presidência. 6. REFERÊNCIAS 6.1- Procedimento Gerencial_Viagens Corporativas 6.2- Procedimento Gerencial_ Viagens Prestadores de Serviços 7. ANEXOS Solicitação de Adiantamento; Relatório de Reembolso de Despesas; APROVADA POR: Eduardo Dominicale Vice-Presidência - José Eustáquio Torres Diretor (ORIGINAL ASSINADO)