REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM

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1 Rev. 00 Página 1 de 5 1. OBJETIVO: Estabelecer critérios e regras para os adiantamentos de viagem, bem como o reembolso de despesas para os colaboradores da empresa, quando realizarem serviços extraordinários da mesma. 2. APLICAÇÃO: Toda a empresa. 3. PROCEDIMENTOS: 3.1. Adiantamento de viagem: O Colaborador que em razão da atividade desenvolvida, necessitar realizar despesas com viagem, poderá solicitar adiantamento de viagem. Para tanto deverá fazê-lo utilizando o formulário descrito no anexo I. O adiantamento de viagem deverá ser solicitado no dia anterior a viagem, ou excepcionalmente no mesmo dia junto a sua filial. O valor máximo para adiantamento é de R$ 300,00.(*) O adiantamento de viagem pode permanecer em aberto pelo prazo máximo 7 (sete) dias. Observação: O colaborador somente poderá solicitar novo adiantamento após acertar o anterior. O adiantamento deverá necessariamente ser assinado pelo responsável direto do colaborador, cabendo a esse avaliar a necessidade. Estão habilitados a aprovarem o adiantamento de viagem: Responsáveis pela liberação Diretoria (Celson Pellez) Gerência Financeira Gerência de RH Gerência Comercial Gerência Operacional Gerência de Logística Gerência de Filial Alçada de liberação de adto. de viagem. A todos os colaboradores da empresa. (*) Exceções ao adiantamento no valor de R$ 300,00 serão analisadas caso a caso Tipos de Limites de Reembolso de Despesas: Deslocamento com veículo da empresa: O colaborador ao realizar serviço da empresa e tiver a necessidade de deslocar-se, deverá sempre que possível utilizar veículos da empresa, desde que previamente reservado junto ao Inspetor de Frota (Pio). Caso a sua filial não possua veículo à disposição essa regra deverá ser ignorada e aplicada as regras para deslocamento descrito nos descritas nos itens 3.2.2, e Deslocamento com veículo próprio Somente deverá ser utilizada essa opção de deslocamento quando não houver outro meio disponível tais como: veículo próprio da empresa ou contratado; ônibus; etc. Não serão aceitos reembolso de deslocamento para o local de trabalho, cursos, palestras e eventos realizados na mesma cidade em que o colaborador resida.

2 Rev. 00 Página 2 de 5 O deslocamento com veículo próprio será restituído pelo valor de R$ 0,38 (trinta e oito centavos), por quilometro rodado. Esse valor é calculado visando cobrir os custos com o consumo de combustível, manutenção preventiva e periódica, troca de óleo, e depreciação do veículo, etc. A revisão desse valor ficará a cargo da Gerência Administrativa (Caxias), cabendo a essa a avaliação periódica do valor. Exceções: qualquer exceção essa regra deverá ser negociada antecipadamente com a de Caxias do Sul Descolamento com veículos de terceiros: (Táxi, Ônibus; Locação de Veículos) Táxi e ônibus: Serão reembolsados através dos respectivos comprovantes; Locação de veículos: deverá ser solicitado junto ao departamento de Compras Deslocamento aéreo: Caso haja a necessidade de deslocamento aéreo, o mesmo deverá ser solicitado com antecedência mínima de 3 dias, via com aprovação da gerência imediata, junto ao nosso departamento de compras. No momento da contratação das passagens aéreas o nosso departamento de compras fará a análise do custo x benefício ou seja, poderemos sugerir outro horário ou opção de vôo desde que atenda as necessidades da empresa Despesas com alimentação: As despesas de alimentação serão reembolsadas observando-se os seguintes critérios: Almoço: R$ 10,00 (dez reais): esse reembolso está autorizado somente a colaboradores que desenvolvam as suas atividades fora de sua praça de atuação. Jantar: R$ 15,00 (quinze reais): esse reembolso está autorizado somente a colaboradores que retornarem a sua base após as 20:00 horas. As situações não abordadas nesse item somente serão aceitas mediante autorização do Departamento de Compras. Observações: 1) As notas fiscais ou cupons fiscais que comprovem os gastos deverão conter a descrição: 01 almoço no valor de R$ ou 01 janta no valor de R$; 2) Os colaboradores que exercem a função de Motoristas, terão suas despesas com alimentação regulamentadas conforme Tabela Sindical disponível na Administração de Recursos Humanos. 3) Não serão aceitas notas fiscais ou cupons ficais discriminando bebidas alcólicas. (norma da legislação do imposto de renda) Despesas com Hospedagem: Deverão ser utilizados os Hotéis conveniados a empresa, sendo verificados com antecedência o cadastro junto ao Departamento de Compras (Caxias do Sul). Entendem-se despesas com Hospedagem a pernoite e o café da manhã. Quando no local visitado não existir hotel conveniado, fica estabelecida a diária de hospedagem de R$ 100,00 (cem reais) incluso café da manhã. Os Colaboradores que exerçam a função de motoristas, terão diárias de hospedagem regulamentadas conforme Tabela Sindical Despesas com Telefonia Particular: Todo colaborador que estiver em viagem e hospedado em hotel está autorizado ao gasto de até dois minutos de telefone diário a fim de que mantenha contato com seus familiares. Caso o colaborador tenha necessidade de entrar em contato com a empresa deverá utilizar o serviço de chamada a cobrar.

3 Rev. 00 Página 3 de Despesas de Frigobar: Estará limitado à importância de R$ 5,00 (cinco reais) diário, não sendo permitido a utilização desse valor para o consumo de bebidas alcoólicas Despesas de Lavanderia: Somente serão reembolsadas as despesas com lavanderia quando a hospedagem for superior a 6 dias corridos Despesas com pedágios e estacionamento Serão reembolsadas conforme o respectivo comprovante Outras despesas: Outras despesas que ocorrerem em caráter de exceção, em razão do deslocamento a serviço da empresa, não previstas acima, serão analisadas e definidas pelo respectivo gerente responsável direto pelo colaborador Relatório de Despesas de Viagem: Quando do retorno do deslocamento, deverá ser emitido o Relatório de Despesa de Viagem, especificando todas as despesas realizadas e anexando os devidos comprovantes de despesa. O relatório de viagem deverá ser assinado pelo Colaborador que realizou o gasto, bem como pelo Gerente ao qual o mesmo está subordinado. anexo II modelo de relatório de viagem anexo III instruções para preenchimento do relatório de viagem. ANEXO I ADIANTAMENTO DE R$ Recebi de Irapuru Transportes Ltda. a importância de referente a adiantamento de viagem. Nome do Funcionário: Setor: Caxias do Sul., de de 20. Visto do Funcionário Aprovação Chefia

4 Rev. 00 Página 4 de 5 ANEXO II Modelo de Relatório de Viagem ( ) Caxias do Sul-RS ( ) Gravataí-RS ( ) Rio Grande-RS ( ) Contagem-MG ( ) Joinvile-SC ( ) Sapiranda-RS ( ) Cubatão-SP ( ) Montenegro-RS ( ) Sorocaba-SP ( ) Curitiba-PR ( ) Rio de Janeiro-RJ ( ) Taboão da Serra-SP RELATÓRIO NOME: DESTINO: Data da Viagem: / / MOTIVO: Data Esp. Nome da Firma / Empresa NF. No. Valor Tipos de Espécie: Adiantamento: Restituir / Receber: R$ R$ Dados para crédito em conta corrente da diferença: TOTAL 1 - Diária de Hotel; 2 - Refeições; 3 - Taxi; 4 - Passagem de ônibus; 5 - KM rodado; 6 - Combustível (somente veículo da empresa); 7 - Outros Banco: Agência: Conta: Dígito: Data: 14/04/05 Responsável p/despesa: Aprovação:

5 ANEXO III Rev. 00 Página 5 de 5 INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO RELETÁRIO DE Identificar com os dados do colaborador, bem como o destino e motivo da viagem. Identificar filial de origem do colaborador Tipos de espécie cfe. legenda abaixo. Identificar o número do documento fiscal se houver. Identificar o valor individual da despesa e após totalizar as mesmas. Identificar com data da realização da despesa. Identificar o nome da empresa no qual a despesa foi realizado, bem como em indicar os Kms percorridos com veículo próprio. Esse espaço destina-se a o acerto do relatório de viagem. Em caso de valores a serem restituídos é Imprescindível preenchimento dos dados bancários. Elaborado por: Gerência Financeira e Administrativa Aprovado por: