PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

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1 Produto: Conjunto: Subconjunto: Título: VIAGEM DESPESAS REEMBOLSO POLÍTICA PARA REEMBOLSO DE DESPESAS DE VIAGEM 1. OBJETIVO: 1.1. Definir as normas e procedimentos a serem seguidos para os funcionários ou prestadores de serviços, quando da realização de viagens nacionais ou internacionais, bem como definir os critérios para reembolso das despesas de viagens. 2. ÁREAS ENVOLVIDAS: 2.1. Todas as Unidades da Empresa Diretorias Superintendência. 3. DEFINIÇÕES: 3.1. As viagens somente poderão ser realizadas com autorização formal do Diretor ou Superintendente da área a qual o funcionário ou prestador de serviços esteja subordinado A responsabilidade pelo controle de todo o processo referente às despesas de viagem, desde a solicitação do adiantamento até a prestação de contas para reembolso das despesas será: Unidade da Raja Gabaglia-BH: pela Gerência Administrativa e Financeira (GAF) Área Financeira. Demais Unidades: pelo funcionário responsável pelos assuntos administrativos da Unidade, que deverá fazê-lo observando rigorosamente as normas contidas neste documento e demais instruções da GAF- Área Financeira Para viagens às filiais, realizadas por colaboradores das áreas de Coordenação de Projetos e de Auditoria, as programações das viagens deverão ser feitas com 01 (um) mês de antecedência. As exceções a esta regra somente ocorrerão com autorização expressa e prévia da Diretoria ou Superintendência da Área A data, o horário, o local de hospedagem e o meio de transporte a ser utilizado serão sempre definidos pela Empresa, através do responsável pelo processo de despesas de viagem, que fará a opção levando em consideração o custo e outras particularidades. 4. DISPOSIÇÕES GERAIS: 4.1. Para os funcionários ou prestadores de serviço que tiverem que permanecer em viagem nos finais de semana ou feriados, o reembolso das despesas seguirá os mesmos critérios adotados para os dias úteis Não será reembolsada nenhuma outra despesa que não esteja prevista neste normativo, bem como serão automaticamente excluídas as despesas que excederem os limites estabelecidos. VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

2 4.3. As exceções, quando justificadas por necessidades de serviços, somente poderão ser autorizadas pelo Diretor ou Superintendente da área a qual o funcionário/prestador de serviços está subordinado Em se tratando de viagens internacionais, os colaboradores deverão procurar a Área de Recursos Humanos - Raja Gabaglia, com bastante antecedência, para os seguintes procedimentos: a) Se informar sobre a documentação necessária para embarque e de porte obrigatório no país de destino; b) Realizar a conferência de documentação legal obrigatória (validade de passaporte, vistos, autorizações, etc); c) Realizar a contratação do seguro de viagem (obrigatório); d) Obter informações adicionais sobre o país de destino: procedimentos, usos, costumes, telefones úteis, embaixadas, consulados, serviços de imigração e etc, pois estas informações poderão ser de grande valia em casos de emergência ou eventuais necessidades; e) Fornecer cópia dos documentos mencionados neste subitem; f) Deixar informações registradas sobre endereços, telefones, referências pessoais (parentes, amigos) para eventuais necessidades de contatos. 5. DESCRIÇÃO: 5.1. AUTORIZAÇÃO PARA VIAGEM: As viagens somente poderão ser realizadas com autorização formal do Diretor ou Superintendente da área a qual o colaborador esteja subordinado Para formalização dessa autorização será utilizado o formulário denominado Solicitação de Adiantamento de Viagem (MODELO 1) que deverá ser devidamente preenchido, assinado pelo colaborador, seu Gerente e posteriormente pelo Diretor ou Superintendente da área, sendo encaminhado para o responsável pelo processo de despesas de viagem da sua Unidade Para que haja tempo suficiente para compra de passagem, reserva de hotel e concessão do adiantamento de viagem este formulário deverá ser enviado com antecedência mínima de 72 (setenta e duas) horas (excetuando-se as viagens efetivamente de emergência, devidamente justificadas A programação de viagens com uso de passagem aérea deverá ser feita com antecedência mínima de 07 (sete) dias ADIANTAMENTO DE VIAGEM: Os colaboradores receberão a título de adiantamento de viagem (para custeio de suas despesas), um determinado valor, calculado pelo responsável pelo processo de despesas de viagem da Unidade, e que corresponderá aos valores constantes na tabela denominada Valores para cálculos do adiantamento de viagem (MODELO 3) O colaborador que por qualquer motivo solicitar o cancelamento da viagem deverá fazê-lo formalmente, devolvendo imediatamente o valor correspondente ao adiantamento de viagem recebido. VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

3 Os cancelamentos deverão ser realizados com a antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, para que sejam adotadas as providências devidas COMPROVAÇÃO DE DESPESAS: Todas as despesas realizadas durante a viagem deverão ser obrigatoriamente comprovadas através de nota fiscal, principalmente as despesas com hotel, alimentação e táxi, que somente serão reembolsadas se estiverem dentro dos critérios estabelecidos pela Empresa Serão excluídas da prestação de contas as despesas que estiverem fora dos critérios estabelecidos da Empresa e sem comprovação, sendo o seu valor automaticamente deduzido do total das despesas PRAZO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS: Ao retornar da viagem o funcionário ou prestador de serviços terá o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para realizar a sua prestação de contas, através do formulário Relatório de Despesas de Viagem (MODELO 2), enviando-o ao responsável pelo processo de despesas de viagem de sua Unidade para conferência, acertos necessários e aprovação As prestações de contas deverão ser realizadas em moeda corrente nacional (Real R$) Em se tratando de viagens internacionais, a prestação de contas também deverá ser realizada em moeda corrente nacional (Real R$), devendo as despesas realizadas em moeda estrangeira serem convertidas com utilização da cotação da moeda da data de entrega do adiantamento (valor a ser fornecido pela GAF - Área Financeira) O Relatório de Despesas de Viagem, juntamente com os respectivos comprovantes, terá seu enquadramento neste procedimento conferido e, se necessário, ajustado. Na prestação de contas será conferido e acertado também o valor do adiantamento de viagem. Para realização desta conferência os relatórios deverão ser encaminhados: Na Unidade da Raja Gabaglia: para a Gerência Administrativa e Financeira (GAF) - Área Financeira, que após conferência e acerto, deverá encaminhá-lo para a Área de Contabilidade. Nas demais Unidades: para o Assistente Administrativo responsável pelo processo de viagem O colaborador que no retorno de uma viagem for designado para a realização de nova viagem antes de transcorrido o prazo de 48 (quarenta e oito) horas poderá efetuar a prestação de contas após o retorno da nova viagem O colaborador que estiver viajando por um período superior a 15 dias, deverá realizar a sua prestação de contas quinzenalmente Fica determinado que os colaboradores que não obedecerem aos prazos acima estabelecidos ficarão sujeitos as seguintes situações: Não concessão de adiantamento para novas viagens, até que a prestação de contas tenha sido realizada; Desconto automático em sua remuneração do valor correspondente ao adiantamento recebido. VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

4 5.5. DESPESAS COM TRANSPORTE: O meio de transporte a ser utilizado será definido pela Empresa, sendo priorizado o de menor custo, principalmente o transporte coletivo rodoviário Nas viagens aéreas, quando autorizadas pelo Diretor ou Superintendente da área, as aquisições das passagens deverão ser solicitadas junto a Secretária da Diretoria Comercial No retorno da viagem é obrigatório que as passagens e os respectivos cartões de embarque sejam imediatamente devolvidos Se por motivos particulares o colaborador perder o vôo ou o ônibus, o mesmo arcará com o custo da passagem já emitida, caso não seja possível a sua substituição ou venda Não é permitida a realização da viagem em veículo de propriedade do colaborador ou através de táxi ou veículo locado, ficando a Empresa isenta deste reembolso bem como de responsabilidades sobre eventuais danos, de qualquer espécie/natureza, que possam ocorrer com o veículo, seu condutor e outros passageiros Excepcionalmente, a critério da empresa, e somente quando o custo for inferior a utilização dos demais meios de transporte, poderá ser feita a locação de veículos para a realização da viagem (os veículos deverão ser locados com seguro de acidentes) TRANSPORTE DE BAGAGENS EXTRAS: Serão considerados como bagagens extras o transporte de equipamentos eletrônicos, peças, material publicitário e outros de natureza semelhante, excluídos os bens e pertences de uso pessoal do colaborador No caso de transporte de bagagens extras o colaborador deverá solicitar junto ao Almoxarifado competente a emissão de uma nota fiscal, específica para a finalidade do transporte da carga, bem como a contratação do seguro da carga transportada Para emissão da nota fiscal e a contratação do seguro, os Almoxarifados deverão seguir os procedimentos específicos já definidos em procedimentos próprios Será necessário também que o colaborador se informe sobre os procedimentos adicionais a serem adotados junto aos postos da Receita Federal nos aeroportos DESPESAS COM TÁXI: Despesas com táxi na cidade de origem: Para os colaboradores que desempenham funções de Gerente, Superintendente e Diretor, serão reembolsados os táxis no trajeto residência x local de embarque e local de desembarque x residência. Para as demais funções, o deslocamento deverá ser através de transporte coletivo, exceto nas viagens aéreas onde serão reembolsados os táxis no valor pago da residência até o local de partida do transporte coletivo que vai até o aeroporto. VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

5 Despesas com táxi na cidade de destino (local da viagem): Serão reembolsadas as despesas com táxi nos trajetos correspondentes ao local de desembarque x hotel, hotel x local de trabalho ou cliente, e vice-versa No caso de mais de um funcionário ou prestador de serviços viajarem para o mesmo local, deverá ser utilizado o mesmo táxi, sendo a despesa reembolsada somente a um dos colaboradores As despesas com táxi que não se enquadrarem nas situações definidas no item 5.7 não serão reembolsadas DESPESAS COM ALIMENTAÇÃO: As despesas com alimentação (almoço e jantar) serão reembolsadas até o limite fixado na tabela de Limites para Reembolso de Despesas de Viagem (MODELO 3), e mediante comprovação através de nota fiscal Não serão reembolsados os gastos com bebidas alcoólicas, cigarros, gorjetas e demais despesas semelhantes DESPESAS COM HOSPEDAGEM: O local de hospedagem será sempre providenciado pela Empresa, através da rede de hotéis conveniados Os hotéis estão autorizados a faturar somente o valor das diárias, devendo as demais despesas serem pagas pelo colaborador no momento de encerramento da conta No caso de mais de um colaborador viajar para o mesmo local, a hospedagem será realizada em apartamento duplo ou triplo DESPESAS COM TELEFONEMAS PARTICULARES: O reembolso das despesas com telefonemas particulares será limitado a 01 (um) telefonema por dia, com duração máxima da chamada de 05 (cinco) minutos Deverá ser priorizada a realização de ligações utilizando os telefones fixos existentes na Empresa DESPESAS COM LAVANDERIA: Nas viagens com período de duração inferior a 10 (dez) dias não serão reembolsadas despesas com lavanderia Para as viagens com período de duração superior a 10 (dez) dias, e quando efetivamente necessário, serão reembolsadas despesas com lavanderia, desde que devidamente comprovadas, não abusivas, e excluindo-se a lavagem de ternos e assemelhados DESPESAS COM BEBIDAS ALCOÓLICAS: Em nenhuma hipótese serão reembolsadas despesas com bebidas alcoólicas. VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

6 5.13. DESPESAS COM FRIGOBAR: Não serão reembolsadas despesas de frigobar. Estas despesas deverão ser pagas pelo próprio colaborador quando do fechamento da conta no hotel DEMAIS DESPESAS EXTRAS: Não será reembolsada nenhuma despesa extra, devendo esta ser paga pelo próprio colaborador. 6. OBSERVAÇÕES: 6.1. Nas viagens aéreas, cujas passagens tenham sido adquiridas e pagas pela TACOM, todos os créditos de milhas, troca de bilhetes, trechos convites, bônus por programas de fidelidade e todos os demais benefícios concedidos pelas companhias aéreas provenientes do uso do transporte aéreo DEVERÃO SER AUTOMATICAMENTE DISPONIBILIZADOS PELOS COLABORADORES PARA USO DA EMPRESA A responsabilidade pelo controle de todo este processo será do Departamento Financeiro, que poderá solicitar aos colaboradores, a qualquer momento, esclarecimentos, apresentação de documentos, extratos de milhagens e o que for necessário para cumprimento dos critérios estabelecidos neste documento Inicialmente os colaboradores receberão um documento para ser assinado, no qual transferem para a TACOM o direito de utilizar os trechos convite, milhas e quaisquer bônus resultantes da utilização de passagens aéreas adquiridas pela TACOM Quando da realização das viagens aéreas os colaboradores que não estiverem inscritos nos programas de milhagem, cartões fidelidades e etc deverão solicitar ao Departamento Financeiro sua respectiva inscrição/adesão No retorno da viagem é obrigatório que as passagens aéreas e os respectivos cartões de embarque sejam imediatamente devolvidos ao Departamento Financeiro No caso de programas de milhagem, tão logo o número de milhas acumuladas seja suficiente para emissão de um bilhete aéreo, o funcionário/prestador de serviços deverá assinar documento específico autorizando a transferência para a TACOM das milhas referentes às viagens realizadas A não devolução das passagens e bilhetes de embarque, bem como a falta de autorização para transferência das milhas, fará com que a Empresa tenha despesas desnecessárias com a aquisição de passagens aéreas, portanto, o funcionário/prestador de serviços deverá ressarcir a TACOM o valor correspondente a passagem aérea adquirida Na situação descrita no item anterior, fica facultado a Empresa descontar automaticamente o valor da passagem aérea na remuneração mensal devida ao funcionário/prestador de serviços. VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

7 7. REGISTROS: 7.1. Não Constam. 8. MODELOS: 8.1. MODELO 1 Formulário Autorização de Viagem ; 8.2. MODELO 2 Formulário Relatório de Despesas de Viagem ; 8.3. MODELO 3 _ Valores para cálculo do adiantamento de viagem ; VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

8 8.1 MODELO 1 Autorização de Viagem SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO E ADIANTAMENTO PARA VIAGEM Nome: Área: Período previsto da Viagem: Local da viagem: Meio de Transporte: Motivo da viagem: Vlr. Adiantamento: Local e data: Assinatura do colaborador Aprovação de Viagem Coordenação Gerência Superintendente Diretoria VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

9 8.2 MODELO 2 Relatório de Despesas de Viagem Nome: Área Período previsto da viagem: Local da viagem: Meio de Transporte: Motivo da viagem: Vr. Adiantamento: Local e data: Tipos de Despesas Valor Resumo Valor Hospedagem Adiant. recebido Alimentação ( * ) Vr. das despesas Transporte até Confins Saldo p/empresa Táxi Saldo Funcionário Combustível Lavanderia Inscrição Congresso Pedágio Combustível Avião Outras (pagto. vt cliente) * Telefonema Total das Despesas Desp. táxi, diversos e outros: (discriminar no verso e anexar comprovantes). Havendo mais de uma despesa do mesmo tipo c/veículo, somar e lançar o total, anexando os comprovantes. Aprovação das Despesas Coordenação Gerência Superintendente Diretoria Nome: Período previsto da viagem: Local da viagem: Motivo da viagem: Vr. Adiantamento: Local e data: PROTOCOLO DE ENTREGA PARA A ÁREA FINANCEIRA Área Meio de Transporte: (Assinatura do Recebedor) Nome: Período previsto da viagem: Local da viagem: Motivo da viagem: Vr. Adiantamento: Local e data: PROTOCOLO DE ENTREGA PARA A DIRETORIA Área Meio de Transporte: (Assinatura do Recebedor) VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10

10 8.3 MODELO 3 VALORES P/ CÁLCULO DO ADIANTAMENTO DE VIAGEM DESTINO Viagem de um dia Viagem + 1 dia Viagens nacionais R$ 200,00 R$ 100,00 por dia Viagens internacionais U$ 300,00 U$ 165,00 por dia LIMITES DE GASTOS POR REFEIÇÃO DESTINO CAFÉ MANHÃ ALMOÇO JANTAR Viagens nacionais R$ 0,00 R$ 20,00 R$ 20,00 Viagens internacionais - U$ 18,00 U$ 18,00 VINICIUS NEVES CARLOS CANÇADO CLÁUDIA TONUSSI B 30/06/ DE 10