PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

Transcrição

1 Produto: Conjunto: Subconjunto: Título: COMPRAS UNIDADE RAJA/CONTAGEM SOLICITAÇÃO SOLICITAÇÃO DE COMPRAS UNIDADE RAJA GABÁGLIA E ALMOXARIFADO DE PRODUÇÃO/MANUTENÇÃO E PERSONALIZAÇÃO DE CONTAGEM 1. OBJETIVO: 1.1. Definir os procedimentos a serem seguidos pelas áreas da Unidade Raja Gabáglia e Almoxarifados de Produção/Manutenção e Personalização da Unidade de Contagem para efetuar uma Requisição de Material ; 1.2. Definir os procedimentos a serem seguidos pelos Almoxarifados para emissão de uma Solicitação de Compras e recebimento do material adquirido; 1.3. Definir os procedimentos a serem seguidos pela Área de Compras- Unidade Raja Gabáglia para atendimento às solicitações emitidas. 2. ÁREAS ENVOLVIDAS: 2.1. Todas as Áreas da Unidade Raja Gabáglia Almoxarifados da Unidade de Contagem e Unidade Raja Gabáglia 2.3. Área de Compras Unidade Raja Gabáglia Gerência Administrativa Financeira Assessoria Tecnológica Diretorias. 3. DEFINIÇÕES: 3.1. Pedido de Compra: formulário emitido pelo Sistema Microsiga, contendo informações referentes a compra que se pretende realizar, sendo gerado a partir de dados incluídos pela Área de Compras da Unidade Raja Gabáglia e pela execução da rotina específica do sistema Solicitação de Compras: relatório emitido pelo Sistema Microsiga, contendo informações referentes ao produto que se pretende adquirir, sendo gerado a partir de dados incluídos pelos Almoxarifados. Com este relatório a Área de Compras inicia o processo de compras (cotação, avaliação e autorização), emitindo posteriormente o Pedido de Compras. 4. DISPOSIÇÕES GERAIS 4.1. A execução do processo de compras da Unidade Raja Gabáglia e Almoxarifados de Contagem está centralizado na Área de Compras, sendo realizado através do sistema MICROSIGA Todas as áreas que necessitarem de material/produto deverão realizar primeiramente uma Requisição de Material aos almoxarifados, através do Sistema Microsiga conforme descrito no subitem 5.1 deste documento; Elaborado por: Revisado por: Aprovado por: Nível Implantação: Validade: Rev.: Pág.: CLÁUDIA TONUSSI B 23/11/ DE 5

2 4.3. Caso os almoxarifados não tenham o produto em estoque (e somente nestes casos), estes deverão fazer uma Solicitação de Compras, através do Sistema Microsiga conforme descrito no subitem 5.2 deste documento; 4.4. Ao receberem o material/produto solicitado os Almoxarifados deverão proceder conforme descrito no subitem 5.3; 4.5. De posse da Solicitação de Compras a Área de Compras efetuará os procedimentos descritos no subitem 5.4; 4.6. Todo Pedido de Compra deverá ser assinado pelo Gerente/responsável da área solicitante, que deverá observar as instruções contidas no subitem 5.5; 4.7. Após assinatura do Gerente/responsável pela área solicitante, o Pedido de Compras deverá ser assinado também pelo respectivo Diretor conforme definido no subitem 5.6; 4.8. Após assinatura/autorização do Diretor, a Área de Compras deverá encaminhar o Pedido de Compras para a Gerência Adm./Financeira para efeito de previsão e planejamento de fluxo de caixa em conjunto com a Diretoria Adm./Financeira No que se refere a autonomia de cada Diretor de Área, para efetivação da compra, serão observados os seguintes critérios: Pedidos de Compras de produtos/materiais específicos para atender as necessidades diretamente relacionadas à área de atuação do Diretor, ou seja, inerentes às suas atividades fim: serão atendidos somente com a assinatura do Diretor da Área, não necessitando mais nenhuma outra autorização. Ao assinar estes Pedidos de Compras o Diretor estará autorizando a realização da compra e seu respectivo pagamento, pois esta será automaticamente realizada, independente de seu valor ou da natureza Pedidos de Compras genéricos, não relacionados diretos e exclusivamente à atividade fim da Diretoria solicitante: deverão conter também a assinatura da Diretoria Administrativa Financeira Independente do motivo ou da necessidade é expressamente proibida a realização de compras por qualquer outra área da Empresa, uma vez que esta atividade é exclusiva da Área de Compras e que deve obedecer aos processos definidos pela Diretoria Ao incluírem as solicitações de compras, os almoxarifados deverão fazê-lo com a antecedência necessária, observando o prazo mínimo requerido pela Área de Compras para correta aquisição do produto/material solicitado, que é: a) Para compras nacionais: 05 dias úteis; b) Para compras internacionais: 07 dias úteis O pagamento de todas as despesas referentes às compras realizadas em desacordo com qualquer uma das instruções contidas neste documento, será de responsabilidade exclusiva do funcionário/prestador de serviços que autorizou a realização da compra. CLÁUDIA TONUSSI B 23/11/ DE 5

3 5. DESCRIÇÃO: 5.1. PROCEDIMENTOS PARA REQUISIÇÃO DE PRODUTOS/MATERIAIS POR FUNCIONÁRIOS: A maneira pela qual os funcionários/prestadores de serviços efetuarão requisição de produtos/material aos Almoxarifados é através da inclusão no Sistema Microsiga de uma REQUISIÇÃO DE MATERIAL. Para incluí-la, os seguintes passos devem ser seguidos: a) Acessar o módulo de ESTOQUE b) Escolher as opções: atualizar requisição ao almoxarifado c) Selecionar no cadastro de produtos o material desejado/necessário d) Caso o produto/material desejado não esteja cadastrado no sistema, o usuário deverá solicitar seu cadastramento junto ao Almoxarifado competente e) Escolher a opção incluir 5.2. PROCEDIMENTOS DOS ALMOXARIFADOS P/ EMISSÃO DE REQUISIÇÃO DE COMPRAS: A forma dos Almoxarifados solicitarem a aquisição de qualquer produto/material é através da inclusão de uma SOLICITAÇÃO DE COMPRAS no sistema MICROSIGA. Para incluí-la, os seguintes passos devem ser seguidos: a) Acessar o módulo de estoque b) Escolher as opções: atualizar solicitação solicitação de compras c) Selecionar no cadastro de produtos o material desejado/necessário d) Caso o material/produto desejado não esteja cadastrado no Sistema, o Almoxarifado deverá primeiramente incluí-lo no cadastro de produto e) Escolher a opção incluir Ao se preencher uma solicitação de compras os Almoxarifados deverão completar o campo OBSERVAÇÃO com o maior número possível de informações, para que as áreas envolvidas no processo possam identificar com facilidade a necessidade e aplicação do material solicitado 5.3. PROCEDIMENTOS DOS ALMOXARIFADOS PARA RECEBIMENTO DE MATERIAL ADQUIRIDO: Ao receber o material solicitado o almoxarifado deverá: a) Proceder a conferência quantitativa, qualitativa e fiscal (nota fiscal de acompanhamento) confrontando com o Pedido de Compras devidamente aprovado. b) Existindo alguma divergência entre o material comprado e o efetivamente recebido, os Almoxarifados deverão comunicar imediatamente a Área de Compras para adoção das providências devidas c) Entregar o produto/material à Área solicitante d) Preencher e assinar o formulário Autorização de Pagamento AP, anexando a nota fiscal de acompanhamento e uma via original do Pedido de Compra e) Entregar a documentação acima à Gerência Administrativa Financeira para que a Área Financeira possa proceder ao pagamento devido. CLÁUDIA TONUSSI B 23/11/ DE 5

4 5.4. PROCEDIMENTOS DA ÁREA DE COMPRAS AO RECEBER UMA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS: Ao receber a Solicitação de Compras a Área de Compras deverá adotar as seguintes providências: a) Procurar a cotação do produto solicitado, realizando no mínimo 3 (três) orçamentos b) Escolher o fornecedor que melhor atender as necessidades do solicitante, priorizando, entretanto, os interesses da Empresa c) Escolher a forma de faturamento e pagamento, seguindo instruções da Gerência Administrativa e Financeira (observando inclusive as datas de pagamento: dia 10, 20 ou 30 de cada mês). d) Imprimir as cotações e o Pedido de Compras e) Remessa da documentação acima para assinatura da Gerência da área solicitante, seu Superintendente, o respectivo Diretor e posteriormente a Gerência Administrativa e Financeira. f) Somente após estas autorizações/assinaturas é que a Área de Compras está autorizada a realizar a compra solicitada, adotando as seguintes providências: g) Transmissão do Pedido de Compras para o fornecedor, orientando-o quanto aos dados que deverão estar contidos na nota fiscal de acompanhamento da mercadoria. h) Remessa de uma via do Pedido de Compras (assinado) ao Almoxarifado, para que o mesmo possa acompanhar o processo de compras, informar ao solicitante (se necessário) e conferir a mercadoria quando de seu recebimento. i) Arquivo de uma via do Pedido de Compras PROCEDIMENTOS DO GERENTE/RESPONSÁVEL DA ÁREA SOLICITANTE AO RECEBER O PEDIDO DE COMPRAS PARA ASSINATURA Ao receber o Pedido de Compras o Gerente/Responsável pela área solicitante deverá: a) Analisar a efetiva necessidade da realização da compra solicitada por sua área bem como se é procedente em relação ao contexto da Empresa b) Analisar detalhadamente o material/produto solicitado quanto a quantidade, qualidade, especificação técnica, fornecedor, disponibilidade de produtos na Empresa, alternativas de substituição e custo do material/produto a ser adquirido. c) Assinar o formulário Pedido de Compras encaminhando-o, juntamente com a documentação anexa ao Diretor de sua área 5.6. PROCEDIMENTOS DO DIRETOR DA ÁREA SOLICITANTE AO ASSINAR O PEDIDO DE COMPRAS Ao receber o Pedido de Compras o Diretor da área solicitante deverá: a) Realizar as conferências devidas, efetuando os questionamentos necessários às áreas envolvidas CLÁUDIA TONUSSI B 23/11/ DE 5

5 b) Assinar o documento em questão, encaminhando-o posteriormente à Área de Compras para efetivação da compra Ao assinar o Pedido de Compras o Diretor da área solicitante estará autorizando a realização da compra e automaticamente o seu respectivo pagamento, independente do valor ou natureza. 6. OBSERVAÇÕES: Não Constam 7. REGISTROS: Pedido de Compra Solicitações de Compras 8. MODELOS: Não Constam CLÁUDIA TONUSSI B 23/11/ DE 5