Procedimento Operacional Assunto: Compra de Materiais/ Serviços, Requisição. Recebimento e Armazenagem

Transcrição

1 1 Objetivo 2 Abrangência 3 Responsabilidades 4 Definições 5 Procedimento 6 Descrição do processo 7 Meio Ambiente 8 Saúde e Segurança 9 Registros 10 Referências 11 Anexos Natureza das alterações Data Revisões realizadas Rev Emissão Inicial do Revisão Geral Revisão Geral 02 Revisado: Marcia Nascimento/ Bruno Lira Aprovado: Edivânia Vasconcelos 1/8

2 1. Objetivo Este procedimento tem por objetivo padronizar e definir a rotina e as responsabilidades do processo de Compra de Materiais/Serviços, Requisição,. 2. Abrangência Aplicável a todos os departamentos. 3. Responsabilidades Cabe ao departamento de Compras, Recebimento e Almoxarifado, verificar diariamente o cumprimento dos requisitos deste Procedimento. 4. Definições RC: Requisição de Compras; PC: Pedido de Compras; AP: Autorização de Pagamento; CCD: Controle de Carga e Descarga; NF-e: Nota Fiscal Eletrônica; SAC: Serviço de Atendimento ao Cliente; EPI: Equipamento de Proteção Individual; CA: Certificado de Aprovação; ASO: Atestado de Saúde Ocupacional. 5. Procedimento Todas as recomendações estão descritas no item Descrição do Processo COMPRA DE MATERIAIS E SERVIÇOS Solicitação de ou Serviço Emissão de Requisição de os Responsáveis pelos Departamentos Requisitante Enviar solicitação através do almoxarifado@cefertil.com.br ou via preenchimento do Formulário F-015: Requisição de, que estará disponível no almoxarifado. Emitir a RC (Requisição de ) com código do material, unidade de negócio, classificação sintética e analítica, centro de gasto e centro de custo. 2/8

3 Compra de Solicitação Prestação de Serviços Contratos Manutenção Gestor Solicitante Requisitante Aprovadores de RC Aprovador e Liberador de PC Recebimento Discriminar na requisição a prioridade da solicitação. Fazer três cotações, selecionar o melhor preço (custo x benefício e condições de pagamento), emitir o pedido de compra. Caso não tenha as três cotações justificar o motivo e anexar no sistema. Recorrer apenas a fornecedores homologados para os Materiais aplicáveis. Disponibilizar Follow-up de compras para todos os requisitantes, demostrando o tempo estimado da entrega do pedido. Em caráter emergencial, solicitar ao fornecedor que aguarde o setor de compras enviar o PC para emissão da NF. Solicitar três orçamentos contendo o mesmo escopo, enviar as cotações para o Departamento de Compras realizar o processo de contratação dos serviços. Anexar às três cotações e o contrato no sistema, colocando o vencimento do contrato. Acompanhar o vencimento dos contratos (com um mês de antecedência o sistema irá informar). Assim que a Pré-fatura for enviada para contratos@cefertil.com.br deverá inserir a RC no sistema e responder o com nº de RC. Ao receber o com nº da RC deverá analisar e aprovar. Após aprovação incluir de imediato o Pedido de Compra. Aprovar e liberar o PC. Após receber o com a confirmação de aprovação e liberação do sistema, deverá encaminhar incluindo o nº do PC para o fornecedor. Após receber o com o nº do PC, deverá incluir a AP e enviar para o financeiro. Financeiro Receber o processo e programar o pagamento. APROVAÇÃO E PRAZO DE REQUISIÇÃO E COMPRA DE MATERIAIS, SERVIÇOS E CONTRATOS 3/8

4 Requisição Implantar a Requisição no sistema Rodopar, preenchendo todos os campos (especificação do produto/serviço, grau de prioridade, etc). Prazo limite para implantação no sistema é de um dia. Aprovação e da Requisição Cotação Implantação de Pedido de Compra Aprovação do Pedido de Compra Liberação do Pedido de Compra Efetivação da Compra Aprovadores Aprovador (a) Liberador (a) RECEBIMENTO E INSPEÇÃO DE MATERIAL Realizar a aprovação no Sistema Rodopar com prazo máximo de um dia. Solicitar três cotações. Prazo máximo de cinco dias. Implantar no Sistema Rodopar o Pedido de Compra. Prazo máximo de um dia. Realizar a aprovação no Sistema Rodopar. Prazo máximo de um dia. Realizar a aprovação no Sistema Rodopar. Prazo máximo de um dia. Enviar o Pedido de Compra ao fornecedor. Prazo máximo de um dia, em caso de contratos seguir procedimento descrito à cima. Receber o fornecedor e encaminhar para o Patrimonial Setor de. Recebimento Verificar se o material descrito na nota fiscal é para Cefértil. Verificar a autenticidade da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e se foi enviado o arquivo XML via (não receber até que seja enviado o arquivo). Verificar a data de expedição e vencimento, caso seja emitida com mais que dez dias de antecedência e o vencimento for inferior ao prazo de dez dias, deverá informar o setor de Compras e seu Superior Imediato, para que sejam tomadas as ações necessárias. Imprimir e conferir se o pedido de compra Liberado está com os dados corretos com a NF-e (produto, valor, quantidade, CNPJ, etc). Se estiver errado = Não receber, entrar em contato com o para tomar as devidas providências. Quando o pedido não estiver liberado ou aprovado, ou, não for localizado no sistema, abrir SAC e avisar o responsável pelo Setor de Suprimentos, só ele, pode autorizar a entrada e assim fazer a regularização. Quando só for a NF-e deverá abrir o SAC, e prosseguir a regularização. 4/8

5 Expedição Expedição Manutenção RECEBIMENTO NO ALMOXARIFADO Em caso de regularização deverá ser realizado de imediato ou dentro de um prazo máximo de 24h. Quando estiver correto, seguir o processo de recebimento: carimbar a NF-e com a data e o horário de chegada. Imprimir o CCD e direcionar o entregador para o almoxarifado. Após as 16h00min as entregas (somente as urgentes), só serão permitidas através da autorização do (via ), para que o setor de expedição realize o recebimento. Entrar em contato com o setor de manutenção para realizar o recebimento físico. Receber o material seguindo os procedimentos descritos abaixo e entregar a Nota Fiscal para o almoxarife realizar os demais processos. Realizar a conferência física do material, comparando com os requisitos descritos no Pedido de Compra. Após conferência deverá receber o material, assinar o canhoto da Nota Fiscal e devolver para o fornecedor. Quando for necessário ser analisada a especificação técnica no momento da entrega deverá acionar o solicitante para acompanhamento e conferência do material. Todo material recebido deverá ser inspecionado antes de ser armazenado. Pegar a Nota Fiscal carimbar com a data e nome do recebedor, devolver a mesma para o Setor de Recebimento. Avisar o Solicitante sobre a entrega. Nota fiscal de Recebimento Caso seja identificado qualquer anormalidade com o Produto x Pedido, acionar de imediato o setor de Compras para tomar as ações necessárias. Caso seja necessário à devolução do (somente apos entrar em contato com o Setor de Compras), deverá informar ao solicitante sobre a recusa e qual será o futuro prazo de entrega. Receber a Nota Fiscal carimbada e assinada pelo setor de Almoxarifado, fazer a AP (autorização de pagamento) no prazo 5/8

6 EPI /Técnico de Segurança máximo de dois dias (priorizar de acordo com data de vencimento), escanear a Nota Fiscal e associar no sistema na aba anexo de documento. Imprimir a AP, fazer o protocolo de entrega e enviar para o Gestor assinar, após assinatura do Gestor deverá enviar imediatamente para o financeiro. Quando for entrega de EPI, deverá conferir o CA (Certificado de Aprovação), ao final do processo de recebimento é necessário que o Técnico de Segurança assine a nota fiscal. RETIRADA E REQUISIÇÕES DE MATERIAL NO ALMOXARIFADO Retirada de Retirada de Uniformes Requisição e Retirada de EPI os Técnico de Segurança O colaborador deverá apresentar o formulário F-015: Requisição de preenchido e assinado pelo Gestor da área e retirar o material necessário no Almoxarifado. Ao entrar na empresa o colaborador terá direito à retirada de dois conjuntos de Uniformes (duas camisas e duas calças). Os Uniformes deverão ser liberados no primeiro dia de trabalho do colaborador, entregar dois conjuntos de Uniformes e preencher a Ficha de Controle de Uniformes, contendo quantidade e assinatura do colaborador. Terá direito de receber dois conjuntos novos de Uniformes após seis meses (não cumulativo), totalizando quatro conjuntos por ano. O Colaborador que não estiver trajando o uniforme ou não trouxer para utilizar durante o expediente (operacional), não poderá continuar na empresa e seu dia será descontado visto que a empresa disponibiliza uniforme. O colaborador deve se dirigir ao Setor de Segurança do Trabalho. Avaliar a necessidade da retirada, verificar se o material a ser trocado não está em condições de uso, data de validade, data da última retirada, além do tipo de EPI, se o mesmo é adequado para atividade do Solicitante. Aprovado a retirada, o Solicitante deve assinar a Ficha de Controle de EPI se responsabilizando por todos os cuidados de limpeza e conservação do equipamento entregue. O Técnico deverá emitir, assinar e entregar o Formulário F-015: Requisição de 6/8

7 para o colaborador realizar a retirada no almoxarifado. REPOSIÇÃO E ARMAZENAGEM DE MATERIAIS A reposição de estoque é efetuada baseada no consumo real do último mês, que deverá ser mensurado pelo sistema Rodopar, Reposição de estoque através da comparação deste dado e da quantidade existente no estoque físico, o funcionário do Almoxarifado inseri no sistema a requisição de compra. Armazenagem de Armazenar em local apropriado de modo que Materiais garanta a integridade do material. 7. Meio Ambiente Aspectos ambientais Impactos Ações Papel Contaminação do solo Descarte correto Energia Esgotamento de Recursos Naturais Economizar energia 8. Saúde e Segurança Manter o ASO (Atestados de Saúde Ocupacional) atualizado juntos ao Departamento Pessoal e usar EPIs (Equipamento de Proteção Individual) ao entrar em locais e realizar serviços com determinação de uso. 9. Registro da Qualidade NOME DO REGISTRO ACESSO TIPO DE ARQUIVO ARMAZENAMENTO F-015: Requisição de Materiais. Intranet Físico Almoxarifado 10. Referências Não Aplicável 11. ANEXOS Não Aplicável. 7/8