Módulo de Solicitação de Recursos

Transcrição

1 Módulo de Solicitação de Recursos Manual do Usuário Página 1 de 25

2 Introdução O SIGA é o Sistema de Gerenciamento do Programa Integração AABB Comunidade onde é possível realizar os principais procedimentos de gestão e operacionalização do Programa. Este manual tem a finalidade de orientar o usuário nos processos de solicitação de recursos para pagamento direto ao fornecedor. O módulo de solicitação de recursos somente deverá ser utilizado após o recebimento de autorização formal emitida pela Fundação Banco do Brasil. É importante ter atenção aos documentos fiscais que deverão ser anexados, pois eles deverão estar assinados pelo representante legal, ou pessoa designada, e carimbados de acordo com o especificado no convênio A nota fiscal deve ser digitalizada, de forma legível e salva no formato PDF. Perfil e nível de acesso ao SIGA Módulo de Solicitação de Recursos : Auxiliar Administrativo: responsável por encaminhar a Solicitação de Recursos para a FBB pelo SIGA. Convenente (proponente): assina a Nota Fiscal. Consulta a solicitação de recursos no SIGA. Gerente do BB: Consulta a solicitação de recursos no SIGA. As dúvidas referentes aos processos de liberação de recursos deverão ser encaminhadas para o aabb.comunidade@fbb.org.br. Página 2 de 25

3 Etapas da Solicitação de Recursos 1ª Etapa Cadastramento da Solicitação de Recurso Auxiliar Administrativo: acessa o SIGA para cadastrar a solicitação de recursos anexando obrigatoriamente a nota fiscal digitalizada em PDF. 2ª Etapa Análise da Solicitação de Recurso FBB: acessa o SIGA para analisara solicitação de recursos para ser analisada. Se houver pendência devolve a solicitação para que o Auxiliar Administrativo solucione e encaminhe nova solicitação. Eventuais falhas de procedimentos no preenchimento de dados no sistema e/ou inconsistências relacionadas às notas fiscais, acarretarão na comunicação e devolução pela FBB via sistema SIGA da solicitação de recursos, para que sejam adotados os acertos pela convenente. 3ª Etapa Liberação de Recurso FBB: Os procedimentos para a liberação de recursos são concluídos e o pagamento será efetuado na conta do fornecedor. Página 3 de 25

4 Solicitação de Recursos Auxiliar Administrativo 1. Acesse o sistema SIGA pelo endereço e clicar no link SIGA 2. Faça o login no sistema SIGA utilizando o e senha cadastrados para o perfil Auxiliar Administrativo". Caso o auxiliar administrativo tiver sido alterado, será necessário contactar a Fenabb (aabbcomunidade@aabbcomunidade.com.br ), para atualização dos dados no sistema SIGA. 3. No Menu Lateral clique no link Solicitação de Recursos. 4. Para solicitar recursos clique no link Em preenchimento / Cadastrar 5. Para iniciar o cadastramento de uma nota fiscal a primeira coisa a fazer é pesquisar se o fornecedor já possui cadastro no SIGA. Clique em Pesquisar Fornecedor. Página 4 de 25

5 6. Para pesquisar o fornecedor digite o número do CNPJ e clique em Pesquisar 7. Caso o fornecedor não esteja cadastrado no SIGA aparecerá a mensagem: Fornecedor não encontrado, por favor, preencher o formulário. Clique em OK. Página 5 de 25

6 8. Preencha o formulário com o nome, endereço completo e selecione Sim no campo cadastrar conta bancária, para permitir o cadastramento dos dados bancários do fornecedor. 9. Para cadastra a Conta Bancária preencha corretamente os campos: número do banco, agência com o dígito (DV) e conta com o dígito (DV). Ao terminar o preenchimento dos dados bancários clique em Salvar. Página 6 de 25

7 10. Quando acabar de preencher todos os dados do cadastro do fornecedor clique em Salvar. Na tela irá aparecer a mensagem: Fornecedor cadastrado com sucesso. Clique em OK Página 7 de 25

8 11. Após concluir o cadastro do fornecedor aparecerá a tela com as informações do fornecedor. Para o fornecedor com a conta bancária cadastrada aparece o nome do fornecedor, CNPJ e seus dados bancários: banco, agência e conta. 12. Quando o fornecedor já tiver cadastro no SIGA, aparecerá uma tela com as informações de CNPJ, nome do fornecedor os dados bancários para depósito (banco, agência e conta). Se o fornecedor tiver apenas uma conta cadastrada ela aparecerá automaticamente selecionada, como na tela abaixo. Página 8 de 25

9 Caso o pagamento deva ser efetuado em outra conta do Fornecedor que não está cadastrada no SIGA é necessário selecionar SIM no campo cadastrar outra conta. Para cadastra outra conta bancária preencha corretamente os campos: número do banco, agência com o dígito (DV) e conta com o dígito (DV), conforme a tela abaixo: Página 9 de 25

10 13. Concluído o cadastramento de outra conta para o fornecedor no SIGA aparece a tela com as informações do fornecedor, incluindo a conta selecionada. Clique em Cadastrar Nota Fiscal. 14. Preencha todos os dados de acordo com a Nota Fiscal que está sendo cadastrada: número, data de emissão, data de validade e valor total da Nota Fiscal. Atenção a Nota Fiscal digitalizada só pode ser anexada após preencher todos os dados solicitados pelo sistema e clicar em Salvar. Página 10 de 25

11 Caso tente anexar a Nota Fiscal antes de concluir o preenchimento aparecerá uma tela com a seguinte mensagem: Por favor, salvar a NF antes de anexar o documento. 15. Para cadastrar os produtos comprados clique em Incluir itens da Nota Fiscal 16. Selecione o kit e o item de acordo com as informações apresentadas no SIGA. Preencha a quantidade e o preço unitário de acordo com a nota fiscal. O valor total é preenchido automaticamente pelo sistema. Página 11 de 25

12 17. O SIGA não permitirá preenchimento com quantidades maiores, caso o item tenha quantidade previamente definida no kit, conforme constante na planilha e nas orientações anexadas à mensagem de autorização de compras enviadas pela FBB. Página 12 de 25

13 18. No preenchimento dos Itens da Nota Fiscal, caso o preço unitário seja maior do que 25% do valor estipulado no item aparecerá a seguinte mensagem: O valor informado ultrapassou o valor permitido. 19. No preenchimento dos itens da nota fiscal, caso o preço unitário seja até 25% maior do que o valor estipulado no kit, como neste exemplo, aparecerá a seguinte mensagem: O valor solicitado está utilizando mais 25%, por favor, justificar.. Página 13 de 25

14 Clique em OK para aparecer a tela com o campo Justificativa para ser preenchido. Quando acabar de digitar o texto da justificativa e clique em Salvar. Após clicar em Salvar aparece a tela com a mensagem: Informações gravadas com sucesso! Clique em OK e depois clique em Fechar. Página 14 de 25

15 20. À medida que cada item da nota fiscal vai sendo incluído no sistema, aparecerá na tela as seguintes informações: kit ao qual o item está vinculado, Item que foi comprado, quantidade, preço unitário, valor total e saldo do kit. Caso precise alterar algum Item digitado clique em Editar. Ao concluir o cadastramento de todos os Itens da Nota Fiscal clique em Salvar. 21. Após salvar, aparecerá a tela abaixo. É obrigatório marcar o texto que aparece no Registro Auxiliar, atestando que os bens constantes neste documento foram adquiridos de acordo com as especificações do convênio e as Notas Fiscais foram devidamente assinadas e carimbadas. Para anexar a Nota Fiscal digitalizada em PDF clique no Lápis, aparecerá na tela todas as informações cadastradas. Página 15 de 25

16 Se clicar em Confirmar o Envio para a FBB antes de anexar a Nota Fiscal digitalizada aparecerá a tela com a seguinte mensagem: 22. Após todos os dados preenchidos e salvos e marcado o texto do Registro Auxiliar clique em Anexar NF para anexar a nota fiscal, que deve ser arquivo digitalizado em PDF. Página 16 de 25

17 23. Clique em Selecionar arquivo para incluir no SIGA a nota fiscal digitalizada, selecione o arquivo PDF a ser enviado e clique em Enviar Arquivo. Caso o documento selecionado não esteja no formato PDF aparecerá a tela com a mensagem: Por favor, anexar a NF Digitalizada em PDF. Quando o documento selecionado estiver no formato PDF aparecerá a tela com a mensagem: Arquivo enviado com sucesso!. Clique em Fechar. Página 17 de 25

18 24. Após anexado o arquivo da nota fiscal digitalizada em PDF, aparecerá o nome do arquivo que foi anexado. Clique em Salvar para que a nota fiscal seja efetivamente anexada. 25. Clique em Confirmar o envio para a FBB para que a FBB inicie a análise da Solicitação de Recursos. Atenção somente após clicar em Confirmar o envio para a FBB é que o sistema encaminhará o documento digitalizado para a FBB e as informações cadastradas estarão disponíveis para serem analisadas. Página 18 de 25

19 26. Para não se perderem os dados registrados, é necessário sempre clicar em salvar, pois assim caso tenha interrompido o processo de Preenchimento/Cadastramento da solicitação de recurso, os dados não serão perdidos. Ao acessar o SIGA e clicar em Solicitação de Recursos aparecerá a seguinte tela: Se clicar em Editar tem a opção de continuar o preenchimento das informações e/ou alterar as informações preenchidas e de anexar a Nota Fiscal digitalizada em PDF. Se clicar em Enviar para a FBB, aparecerá a tela de confirmação de envio, estando todos os dados cadastrados e a Nota Fiscal digitalizada em PDF estiver anexada basta clicar Confirmar o envio para a FBB e a Solicitação de Recursos será enviada para análise da Fundação. Página 19 de 25

20 27. A situação da Solicitação de Recursos poderá ser acompanhada clicando nos links do Menu a esquerda da tela. Ao clicar em Em Análise aparece na tela as informações sobre as Solicitações de Recursos de sua AABB que estão sendo analisadas pela FBB. Ao clicar em Aprovadas aparece na tela as informações sobre as Solicitações de Recursos que foram aprovadas pela FBB. Página 20 de 25

21 Ao clicar em Kits Disponíveis aparecerão na tela as informações sobre os kits previstos no convênio e saldo que ainda está disponível para compras. Solicitação de Recursos Convenente (proponente) 1 - Ao clicar em Em Preenchimento / Cadastrar aparecerão as informações sobre a nota fiscal que está em preenchimento. Se clicar em Ver será visualizado o que já foi preenchido da Solicitação de Recursos, aparecendo ao lado o status em que a solicitação se encontra, como por exemplo, se o auxiliar está preenchendo ou se a FBB já está analisando. Página 21 de 25

22 2 - Ao clicar em Em Análise aparece na tela as informações sobre as Solicitações de Recursos que estão sendo analisadas pela FBB. 3 - Ao clicar em Aprovadas aparece na tela as informações sobre as Solicitações de Recursos que foram aprovadas pela FBB. Página 22 de 25

23 4 - Ao clicar em Kits Disponíveis aparecerão na tela as informações sobre os kits previstos no convênio e saldo que ainda está disponível para compras. Solicitação de Recursos Agência 1 - Ao clicar em Em Preenchimento / Cadastrar aparecerão as informações sobre a nota fiscal que está em preenchimento. Se clicar em Ver será visualizado o que já foi preenchido da Solicitação de Recursos, aparecendo ao lado o status em que a solicitação se encontra, como por exemplo, se o auxiliar está preenchendo. Página 23 de 25

24 2 - Ao clicar em Em Análise aparece na tela as informações sobre as Solicitações de Recursos que estão sendo analisadas pela FBB. 3 - Ao clicar em Aprovadas aparece na tela as informações sobre as Solicitações de Recursos que foram aprovadas pela FBB. Página 24 de 25

25 4 - Ao clicar em Kits Disponíveis aparecerão na tela as informações sobre os kits previstos no convênio e saldo que ainda está disponível para compras. Página 25 de 25