Manual de Utilização do Sistema de Controle de BM da Priner

Transcrição

1 Manual de Utilização do Sistema de Controle de BM da Priner

2 Versão Data Objetivo Autor /03/2016 Elaboração do Manual Leandro Duarte /05/2016 Inclusão de novas informações Leandro Duarte /06/2016 Novas funcionalidades e regras de negócio Leandro Duarte /07/2016 Alteração da tela de consulta, baixa de BM com saldo zerado e envio de a gestores /10/2016 Liberação de nova versão do sistema. Itens atualizados: Na geração do arquivo para a contabilidade, não permitir que usuário selecione quais BMs importar. Sempre serão importados todos os BMs retornados na consulta; A lista de aprovadores no cadastro de BM deve conter somente usuários com perfil de aprovador; Na solicitação de fatura, mostrar o saldo de cada serviço do BM; Relatório de consulta diária de BMs provisionados; Alterar conjunto de cores do sistema para as cores da Priner /12/2016 Inclusão de relatório diário de todos os BMs do sistema conforme filial cadastrada para o usuário Leandro Duarte Leandro Duarte Leandro Duarte 2

3 Prezado usuário, Este é o manual para utilização do sistema de controle de BM. Neste documento estão listadas as principais funcionalidades que contribuem para o bom funcionamento do processo de controle de BM da Priner. O sistema está disponível no seguinte endereço: Para o primeiro acesso ao sistema, solicite o cadastro de seu usuário à equipe de TI. A cada atualização de versão do sistema que você for informado, atualize o cash do seu navegador utilizando as teclas ctrl+r ou ctrl+f5. Emissão de BM Perfil de usuário: Solicitante 1. Acesse o link: medicao.priner.com.br (o sistema é melhor executado no Google Chrome); 2. Informe seu login e senha de rede da Priner(é exatamente o login e senha que você informa todos os dias para entrar no computador na rede da Priner); 3. Selecione a opção, ainda na tela de login, indicando que você não é um robô. Conforme figura abaixo: 3

4 4. Após informar que você não é um robô, clique em iniciar; 5. O sistema abrirá uma tela, a tela inicial, nela o usuário solicitante tem acesso ao seguinte menu: 6. Ao clicar em emitir, o sistema redirecionará o usuário solicitante para a tela de emissão de BM, onde o usuário solicitante irá informar o número do contrato e clicar em buscar, conforme figura abaixo: i. O SBM somente localizará contratos cadastrados no sistema SIM e os contratos devem estar com seu status DIFERENTE de ENCERRADO (verificar status com o setor financeiro/faturamento). Os contratos devem estar cadastrados na tabela de De->Para do RADAR (setor contábil) e, também, devem estar cadastrados no DRO. 4

5 ii. Não é possível cadastrar um novo contrato no Sistema de Controle de BM, pois ele busca o contrato, de maneira automática, no sistema SIM. Antes de criar um novo BM, procure saber se já não existe, cadastrado no sistema, um BM para o contrato e período que você deseja, pois na verdade, seu objetivo pode ser somente FATURAR um BM JÁ EXISTENTE (PROVISIONADO OU NÃO). O acesso à consulta de BM está descrito mais abaixo. 7. Após clicar no botão Buscar será aberta uma tela com a lista de todos os BM s já cadastrados para o contrato informado. Segue imagem que representa a lista: 8. Com a lista aberta, você tem a oportunidade de: a. Selecionar um BM já cadastrado - clicando num BM da lista; b. Criar um novo BM clicando em ; c. Desistir de criar BM e visualizar algum BM clicando em ; 9. Após o usuário solicitante clicar em Avançar, o sistema abrirá a seguinte tela para preenchimento dos dados do BM: 5

6 10. Na tela acima o usuário solicitante terá que informar os campos marcados na imagem. São eles: a. Data inicial da medição; b. Data final da medição; c. Gestor aprovador (gestor da filial responsável por aprovar o provisionamento do BM); d. Haverá provisionamento? (se houver provisionamento, o BM será enviado para a aprovação do gestor aprovador, se não houver provisionamento, o BM ficará disponível automaticamente para solicitação de fatura no status Aprovado ); e. Observação (qualquer observação do BM essa observação não se refere à observação da nota fiscal); i. Um BM aprovado até o 3º dia útil do mês atual, terá como mês de referência o mês anterior sendo o BM para provisionamento ou para faturamento. Exemplos: ii. iii. a. No 3º dia útil de 06/2016 é aprovado um BM sem provisionamento. O mês de referência é 05/2016; b. No 3º dia útil de 06/2016 é aprovado um BM com provisionamento. O mês de referência é 05/2016; Um BM aprovado até o 4º dia útil do mês atual, terá como mês de referência o mês anterior se o BM for para provisionamento. Exemplo: a. No 4º dia útil de 06/2016 é aprovado um BM com provisionamento. O mês de referência é 05/2016; Um BM aprovado até o 4º dia útil do mês atual, terá como mês de referência o mês atual se o BM for para faturamento. a. No 4º dia útil de 06/2016 é aprovado um BM sem provisionamento. O mês de referência é 06/2016; 6

7 11. Para adicionar serviços ao BM, basta clicar no botão Adicionar Serviço. Será aberta a seguinte tela: 12. Na tela acima o usuário solicitante informa os dados requeridos e clica em confirmar. Caso queira incluir mais serviços, basta repetir o passo 9 deste manual. Não é necessário incluir várias vezes o mesmo serviço, basta incluir o serviço uma só vez; i. Não é possível inserir duas vezes o mesmo serviço em um BM. O campo Previsão de Faturamento indica somente a expectativa do usuário de recebimento do valor deste serviço (ou parte dele). 13. Após incluído o serviço, o sistema exibe uma lista com valor e impostos de cada serviço. Conforme imagem abaixo: 14. Abaixo da lista dos serviços, o sistema permite que o usuário solicitante anexe arquivos ao BM, basta clicar no botão Postar Arquivo. Os arquivos anexados podem ser: de aprovação do cliente, cópia de contrato digitalizado assinado, planilha com dados de cálculo do BM e etc.; Lembre-se de verificar a lista de serviços e os arquivos anexados ao BM, pois depois que você enviar para faturamento ou aprovação do gestor, nenhum arquivo ou serviço poderá ser excluído. 15. Por fim, o usuário solicitante pode clicar em Gravar ou Aprovar sem Provisionamento ou Enviar para Aprovação : a. Gravar: o sistema salva o BM sem alterar seu status, ou seja, o BM ficará no status Criado (é como se fosse um rascunho, que o usuário quer guardar para submeter ao gestor ou ao faturamento em um outro momento); 7

8 b. Aprovar sem Provisionamento: quando o BM não possui provisionamento, não há necessidade de aprovação do gestor aprovador. Sendo assim, o usuário solicitante define o BM como status Aprovado e o BM já fica disponível para solicitação e fatura; c. Enviar para Aprovação: quando o BM possui provisionamento, há necessidade de aprovação do gestor aprovador. Sendo assim, o usuário solicitante envia o BM a provisionar para aprovação do gestor aprovador. Depois do BM enviado para aprovação ou aprovado sem provisionamento, o próximo passo é solicitar a(s) fatura(s). É IMPORTANTE ESTAR ATENTO AOS BMs JÁ CRIADOS QUE PRECISAM SER FATURADOS. Você pode estar criando erroneamente um novo BM para faturar, quando deveria faturar um BM já existente. Uma boa estratégia para elaboração de seus BMs é gravá-los, ou seja, não os aprove imediatamente. É interessante revisar todos os dados e arquivos, datas, serviços e BMs anteriores para o contrato selecionado. Essa medida pode lhe poupar de cadastrar um BM que deverá ser inutilizado no futuro. Localizar BM Perfil de usuário: Solicitante, Aprovador, Contabilidade 1. Clique em consultar no menu da tela principal. Conforme figura abaixo: 2. O sistema redirecionará para a seguinte tela (a coluna Saldo retorna o valor total do BM reduzido do valor já faturado): 8

9 3. Informe os filtros (marcados em vermelho na imagem acima) para localizar os BMs desejados. Você pode clicar em visualizar, editar ou postar arquivo: a. Visualizar: você irá ver a tela do BM selecionado; b. Editar: você irá alterar os dados do BM; c. Postar Arquivo: você irá anexar arquivo ao BM; Caso não esteja visualizando nenhum BM ou o BM desejado, clique em pesquisa com novos dados para o filtro. e refine sua Sempre que clicar em um dos botões da tela de consulta, será aberta uma nova aba no navegador. Aprovar Provisionamento de BM Perfil de usuário: Aprovador 1. Dentro da tela de um BM com o status Enviado para Aprovação, o usuário aprovador tem a opção de Aprovar ou Não Aprovar : a. Aprovar: gestor aprovador concorda com dados informados no BM e aprova o seu provisionamento. BM ficará com status Aprovado e disponível para solicitação de faturas; b. Não Aprovar: o gestor aprovador não concorda com os dados informados no BM e reprova o seu provisionamento informando uma justificativa. O BM ficará com status Não Aprovado ; 9

10 i. Quando um BM é aprovado após a data de fechamento, o mês de referência é alterado conforme regra abaixo: ii. Um BM aprovado até o 3º dia útil do mês atual, terá como mês de referência o mês anterior Um BM aprovado até o 4º dia útil do mês atual, terá como mês de referência o mês anterior se o BM for para provisionamento. Um BM aprovado até o 4º dia útil do mês atual, terá como mês de referência o mês atual se o BM for para faturamento. O formato do número do BM é composto por <contrato>-<sequencial do mês de criação>-<mês de criação>, exemplo: Este exemplo indica que o BM é do contrato , é o quinto BM do mês 6. Com isso, quando o mês de referência for alterado por causa da data de aprovação do BM, a numeração do BM também será alterada. É de suma importância verificar cada item do BM para ter certeza se o mesmo deve ser aprovado. Pode haver erro de digitação de datas, valores de serviços e outros. Uma vez que o BM é aprovado, ele fica disponível para faturamento e isto pode acarretar em erros graves, como emissão de uma nota fiscal errada! É importante ficar atento à data de aprovação do BM, pois se o BM for aprovado após a data limite de fechamento, o mês de referência e o número do BM serão alterados. Para mais informações, leia as regras abaixo! Baixar BM Perfil de usuário: Aprovador 1. Dentro da tela de um BM com o status Aprovado, o usuário aprovador tem a opção de Baixar ou Não Aprovar : a. Baixar: gestor aprovador decide que não vai faturar o BM na íntegra e irá baixa-lo sem seu saldo ter sido zerado ; b. Não Aprovar: o gestor aprovador não concorda com os dados informados no BM e reprova o seu provisionamento informando uma justificativa. O BM ficará com status Não Aprovado. 10

11 i. Sempre que for emitida uma fatura, o sistema verifica se o saldo do BM foi zerado ou faturado com valor a mais. Caso tenha sido zerado ou faturado com valor a mais, o status do BM será alterado automaticamente para Baixado. O sistema considerará o valor do saldo do BM zerado quando o somatório do valor das faturas for igual ao valor total do BM ou falte o valor de R$ 1,00 para o somatório do valor das faturas ser igual ao valor total do BM. ii. iii. Quando uma fatura é cancelada pelo setor de faturamento e o valor somatório de outras faturas não cobrem na íntegra o valor total do BM, o status do BM deve retornar para Aprovado. Caso o BM não possua outra fatura, o status do BM também retorna para aprovado; Todo BM será provisionado quando for cadastrado com provisionamento e sua baixa for realizada após o período de fechamento; Ao baixar um BM, será dada uma justificativa. Se o BM precisar ser baixado para substituição total ou parcial, é interessante informar na descrição o motivo e o novo BM que está substituindo o BM em tela. Quando a baixa tiver outro motivo que não seja a substituição, é interessante informar um motivo detalhado para avaliações futuras. Se existir um BM provisionado e a baixa do BM for após o período de fechamento, este BM será enviado como provisionamento para a contabilidade. Exemplo: Um BM foi cadastrado no dia 06/06/2016 e foi definido com provisionamento = sim. No dia 07/07/2016 o gestor realiza a baixa manual do BM. Este BM será provisionado na contabilidade, pois no dia 07/07/2016 o fechamento de junho/2016 já está encerrado. Solicitar Fatura Perfil de usuário: Solicitante 1. Dentro da tela de um BM com o status Aprovado, o usuário solicitante tem a aba de ; 2. Ao clicar na aba Solicitar Fatura, o sistema solicita que sejam informados os seguintes dados: 11

12 3. Após preenchimento dos dados, o usuário solicitante clica em Solicitar Fatura e uma mensagem de e- mail é enviada ao responsável por faturamento de cada filial e também aos responsáveis pelo faturamento na matriz; iv. É possível solicitar fatura inúmeras vezes para um mesmo BM. Nem sempre você precisará solicitar o valor total da fatura, para isso, existe a coluna Valor a Faturar. Selecione o serviço do BM que deseja faturar e informe o valor parcial ou total. Lembre-se de utilizar o campo Descrição para o Corpo da Nota para informações que independem do serviço selecionado. Você também pode utilizar a coluna Descrição do Serviço para o Corpo da NF para informações de cada serviço selecionado na solicitação da fatura. Provisionar BM Perfil de usuário: Contabilidade 1. Defina o mês de referência que você deseja realizar o fechamento e clique em Filtrar. Observe a figura abaixo: 12

13 2. Após clicar em Filtrar, os BMs disponíveis para provisionamento serão listados conforme figura abaixo: 3. Clique no botão Gerar Arquivo ; 4. Será aberta a seguinte tela: 5. Informe os dados solicitados na tela e clique em gerar arquivo; 6. O arquivo será gerado no caminho: \\srv909\sim-radar$\provisionamento i. Os BMs disponíveis para geração do arquivo de provisionamento são: a. Definidos como provisionamento; b. Com situação Aprovado ou Baixado ; c. Que não tenham sido baixados (faturados na íntegra ou por baixa manual realizada pelo gestor do contrato) até o 3º dia útil do mês de referência da consulta; d. Que tenham sido aprovados até o 4º dia útil do mês de referência da consulta; 13

14 e. Que o mês de referência do BM esteja entre os três meses anteriores ao mês de referência da consulta (mês de fechamento). Exemplo: i. O mês de fechamento é 06/2016, os BMs com mês de referência 06/2016, 05/2016 e 04/2016 serão provisionados. BMs com mês de referência anterior a 04/2016 e posterior a 06/2016 não serão provisionados; É importante lembrar que os BMs provisionados serão aqueles que o mês de referência esteja compreendido entre o mês de fechamento e os outros dois meses anteriores ao mês de fechamento. Ou seja, somente haverá provisionamento de BM dos últimos 90 dias. Os BMs que possuem mês de referência anterior a 3 meses do mês de fechamento deixarão de ser provisionados. Estes BMs requerem ação dos gestores para solução dessa pendência, pois acarretará em redução de resultado da filial do contrato. O sistema envia s periódicos comunicando aos gestores sobre BMs que possuem mês de referência anterior a 3 meses. 14