Capacitação Sistema Solar. Ministrantes: Camilla Reitz Francener Cláudia Heusi Silveira

Transcrição

1 1 Capacitação Sistema Solar Ministrantes: Camilla Reitz Francener Cláudia Heusi Silveira

2 Sumário 1 SCL SISTEMA DE COMPRAS E LICITAÇÕES Pesquisa de Preço Inserção de itens Itens Entrega/ Execução Amostras Fontes Formulário Preços Resultados Gerar Compra Fluxo de Pedido de Compra Fila de Trabalho SCL

3 3 1 SCL SISTEMA DE COMPRAS E LICITAÇÕES Gerencia os processos licitatórios da instituição, em que contempla a elaboração de editais, publicações legais, análise da documentação, publicação dos resultados e o acompanhamento do edital em todas as suas fases, abrangendo todas as modalidades de licitação.

4 1.1 Pesquisa de Preço Para cadastrar uma pesquisa de preço, você deve acessar o Menu: Módulo do Sistema > Compras e Licitações > Compras e Licitações > Pesquisa de Preço. A primeira tela apresenta alguns campos para a consulta de Pesquisas já cadastradas. Para cadastrar um novo pedido é preciso clicar no botão Novo. 4

5 Na primeira etapa é preciso informar alguns dados sobre o pedido. Os campos com (*) são campos obrigatórios. O cadastro da Pesquisa de Preço está dividido em sete etapas. Na primeira tela é necessário informar os dados da pesquisa e os itens. 5

6 Inserção de itens Para adicionar os itens clique em Adicionar. Preencha o campo item acionando o botão de consulta. Aqui você pode escolher entre código, família e descrição. Os campos: Família, Especificação técnica, unidade de medida, preço com, código SIASG, unidade de medida e SIASG virão preenchidos automaticamente conforme catálogo. Quantidade a licitar: informe a quantidade solicitada. Entrega execução: Escolha dentre as opções: Imediata por imóvel, Parcelada contínua por imóvel, e sem quantitativos por imóvel. Clique em Confirmar. Você deve repetir a operação, para cada item que se desejar incluir no pedido. Após incluir todos os itens clique em Salvar. Para prosseguir com o pedido você deve clicar na aba correspondente a próxima etapa.

7 Itens Na aba Itens você deve conferir os dados da Pesquisa, assim como adicionar ou excluir os itens. Caso esteja tudo correto, clique em Salvar. Para prosseguir você deve clicar na aba correspondente a próxima etapa.

8 Entrega/ Execução Nesta aba é possível definir os locais para entrega execução para cada material adicionado. Para isto é necessário clicar no botão de Edição. O sistema apresentará informações não editáveis como: item, tipo de entrega, quantidade a fornecer e embalagem. Clique no botão Adicionar para inserir o Tipo (Interno ou Externo), Imóvel, Setor e quantidade (este campo irá variar conforme o tipo de entrega). Para Imediata por imóvel a quantidade deverá ser igual a quantidade informada no campo Quantidade a fornecer. Clique em Confirmar e depois em Salvar. Repita a operação para cada material. Para Parcelada/contínua por imóvel é necessário preencher os campos Periodicidade, Parcelas no campo Quantidade (clique na edição para informar a quantidade de material por parcela). O sistema dispõe da opção Linearizar, que serve para definir a mesma quantidade para todas as parcelas. Informe o número de quantidade por parcela e clique em Linearizar. Caso a quantidade seja diferente você deve informar em cada parcela o número desejado. Após preencher os campos clique em Confirmar. Clique novamente em Confirmar e depois em Salvar Por fim, Sem quantitativos por imóvel é preciso preencher os campos Imóvel, Setor, Periodicidade e Parcelas. Clique em Confirmar e depois em Salvar. Para avançar para a próxima etapa é preciso clicar na aba com o nome correspondente.

9 Amostras O preenchimento desta aba não é obrigatório. Nesta aba, é possível solicitar uma amostra, e para isso é preciso clicar no botão de Edição. Preencher os campos Imóvel Setor, Unidade de medida, Quantidade de amostra, Prazo de entrega (em dias), Prazo de ajuste (em dias) e Observações. É possível ainda adicionar Critérios de Aceitabilidade da Amostra clicando no botão Adicionar e preenchendo o campo Descrição. Após preencher os campos com asteriscos é preciso clicar no botão Salvar para cada material. Por não ser uma etapa obrigatória você pode solicitar a amostra de 1 material ou de todos. Para avançar para a próxima etapa é preciso clicar na aba com o nome correspondente.

10 Fontes Nesta aba intitulada Fontes, é possível adicionar todos os fornecedores que irão preencher os preços dos itens. Caso os fornecedores desejados não estejam cadastrados você deve ir ao Cadastro de Fornecedores (acessar Menu: Compras & Licitações > Fornecedores > Cadastro de Fornecedores). Clicar no botão Adicionar. Abrirá a tela de Consulta de Fornecedores com vários campos para o filtro. Depois de incluir todos os fornecedores e Salvar, clicar na aba Formulário.

11 Formulário Na etapa Formulário é possível enviar para os fornecedores preencherem os preços. Esta aba também não é obrigatória. Existem duas opções de envio. com o link para o portal de pesquisa: será enviado um link para que o fornecedor preencha os preços diretamente no portal. com documentação anexa: o sistema permite enviar uma planilha gerada pelo sistema para que o fornecedor preencha os preços e responda por com o link para o portal de pesquisa O sistema permite enviar um link para o fornecedor preencher os preços diretamente no Portal. Para isso você deve clicar em Novo Formulário. Preencha os campos obrigatórios (*). Escolha o tipo de formulário: com o link para o Portal de Pesquisa Selecione o fornecedor destinatário. Lembrando que as informações Contato e , o sistema busca do cadastro de fornecedores. Caso não esteja aparecendo consulte no Cadastro de fornecedores. Os campos referentes ao remetente virão preenchidos automaticamente conforme Cadastro de funcionários (caso não esteja correto ou não apareça acesse a tela Tabelas Básicas > Funcionários) Clique em Salvar. Agora o formulário está cadastrado, para enviá-lo ao fornecedor você deve clicar no botão de Edição. Confira se os dados estão todos corretos e insira a folha de rosto. Escolha o modelo de solicitação de pesquisa de preço - Link para o portal. Caso queira editar a mensagem clique em Assistente de documentos. Agora envie o formulário clicando em Enviar.

12 com documentação anexa: É possível enviar uma planilha gerada no sistema para que o fornecedor preencha os preços e responda por . Para isso você deve clicar em Novo Formulário. Preencha os campos obrigatórios (*). Escolha o tipo de formulário: com documentação anexa. Selecione o fornecedor destinatário. Lembrando que as informações Contato e , o sistema busca do cadastro de fornecedores. Caso não esteja aparecendo consulte no Cadastro de fornecedores. Escolha o documento Planilha padrão para registro dos preços dos itens Excel. Os campos referentes ao remetente virão preenchidos automaticamente conforme Cadastro de funcionários (caso não esteja correto ou não apareça acesse a tela Tabelas Básicas > Funcionários.) Clique em Salvar. Agora o formulário está cadastrado, para enviá-lo ao fornecedor você deve clicar no botão de Edição. Confira se os dados estão todos corretos e selecione novamente a Planilha padrão para registro dos preços. Insira a folha de rosto. Escolha o modelo de solicitação de pesquisa de preço Caso queira editar a mensagem clique em Assistente de documentos. Agora envie o formulário clicando em Enviar.

13 Preços Na etapa Preços é possível preencher os preços de três maneiras: Preenchimento manual de preços: o usuário logado irá preencher. Importação de preços enviados pelo fornecedor: o usuário logado irá importar os preços da planilha enviada pelo fornecedor Portal de licitações pelo fornecedor: o próprio fornecedor preenche no Portal de licitações Preenchimento manual de preços O sistema permite que o usuário logado preencha os preços conforme orçamentos. Para isso você deve clicar no botão de Edição.

14 14 Nesta tela o sistema apresenta todos os itens do pedido. Preencha o campo Unitário com o valor informado pelo fornecedor no orçamento. É possível desclassificar um item, para isso você deve selecioná-lo como desclassificado e justificar no campo: Motivos. Após preencher todos os preços cotados pelo fornecedor você deve clicar em Confirmar. Repita a ação para todos os fornecedores. Depois que todos os fornecedores estiverem com o símbolo você deve clicar em Salvar e clicar na aba Resultado.

15 Importação de preços enviados pelo fornecedor Após o fornecedor enviar a planilha por você deve acessar a aba Preços na Pesquisa de Preço Fornecedores que estiverem com o símbolo significam que ainda não foram preenchidos. Já os fornecedores com significam que já possuem preços. Você deve escolhe entre Arredondar e Truncar para o Cálculo do preço total. Clique em Importar Aqui você deverá selecionar o arquivo. O sistema permite importar várias planilhas de uma única vez. Para isso é preciso clicar em Nova Planilha. Após inserir as planilhas clique em Iniciar importação.

16 Portal de licitações pelo fornecedor Todos os passos a seguir deverão ser feitos pelo fornecedor. O fornecedor deve acessar o site e clicar em Pesquisa de Preço. Será previamente enviado por usuário e senha para o fornecedor. Selecione a pesquisa correspondente, clicar em Prosseguir Na aba Fornecedor é necessário apenas conferir se a seção Dados do Fornecedor está correta. Caso haja alguma informação incompleta ou errada, é possível atualizar os dados da empresa. Quando as informações cadastrais da empresa estiverem completas e corretas, o fornecedor deve clicar no campo de Confirmação e, posteriormente, em Prosseguir.

17 Caso haja a necessidade de alterar alguma informação cadastral basta acionar o link Visualizar e/ou atualizar as informações cadastrais da empresa e fazer as alterações necessárias. Após finalizar essas alterações você precisará entrar em contato com o servidor que lhe encaminhou a Pesquisa de Preço para que ele aprove as alterações feitas, pois o sistema não permitirá Prosseguir com a pesquisa emitindo uma mensagem. 17

18 Na aba Sobre a pesquisa, na seção Informações (item), é possível conferir quais produtos ou serviços fazem parte da pesquisa de preço, bem como verificar as quantidades solicitadas para cada item. Clique em Prosseguir para ir para a próxima aba. Nesta aba intitulada Proposta de Preço, na seção Proposta, o fornecedor deve incluir o nome do responsável, que é a pessoa que será o contato, em caso de dúvidas, e a validade da proposta. Nessa etapa, o fornecedor possui três opções de preenchimento: Desejo informar o valor deste item: Ao clicar nesta opção, irá parecer a descrição do material. As informações Unidade e Quantidade já estarão preenchidas. Desta forma, cabe ao fornecedor incluir informações referentes a Valor unitário, Entrega, Garantia e Marca. O Valor total será calculado automaticamente. Caso alguma informação adicional se faça necessária, como a especificação técnica do produto que não conste na descrição disponível, é possível incluí-la no campo Observação. Não trabalho com este item: Nenhuma informação adicional será solicitada ao escolher esta opção. Trabalho com o item, mas não desejo informar o preço neste momento: Nenhuma informação adicional será solicitada ao escolher esta opção. Ao final do preenchimento, é possível conferir o valor total da proposta. Quando todas as informações estiverem completas, clicar em Prosseguir. Anexos, é possível incluir outros documentos que se façam necessários. Esta etapa não é obrigatória. Clicar em Prosseguir para acessar a próxima aba. Enviar proposta, é apresentada uma visão geral de todas as informações preenchidas pelo fornecedor. É possível voltar às etapas anteriores e corrigir alguma informação. Há, ainda, o botão Imprimir, que abrirá uma nova página em seu navegador com a visão geral da pesquisa de preço. Se todas as informações estiverem completas, clicar em Enviar. Aparecerá uma mensagem confirmando o envio da proposta para esta pesquisa de preço. Clicando em OK, a página retornará para a aba Pesquisas, na qual é possível verificar que a pesquisa de preço que acabou de ser preenchida não estará mais disponível para alterações. 18

19 1.1.8 Resultados A aba Resultados tem como objetivo apresentar os valores de referência por item. Acesse a aba Resultados e escolha o Critério de julgamento. Clique em Processar e depois em Salvar Resultado. 19

20 1.1.9 Gerar Compra Depois que todas as etapas da Pesquisa de Preço forem preenchidas você deverá clicar no botão Gerar Compra, para que todas as informações da pesquisa sejam migradas para o Pedido de Compra. O sistema informará o número do pedido. Ao clicar em Abrir pedido para complementar informações o sistema irá direcionálo para o pedido. 20 O pedido também é composto por sete etapas, porém todas as informações preenchidas na Pesquisa de Preço já estarão preenchidas aqui. Basta que você passe por todas as etapas para conferência. Na etapa 1 altere a categoria caso necessário e preencha a Justificativa.

21 Após o preenchimento desta aba, acione o botão Próxima etapa para dar continuidade ao processo. 2) Lotes/itens: os itens já estarão preenchidos. 3) Entrega/Execução: é necessário conferir se a situação do item está.caso esteja, é necessário editar e informar o local (imóvel, setor e quantidade) da entrega. 4) Amostras: o sistema irá apresentar se o item possui ou não amostra. Esta etapa não é obrigatória. Siga para a próxima etapa do pedido de compra. 21

22 22 5) Anexos: o sistema permite a inserção de arquivos e mostra o Mapa comparativo de preços feito na pesquisa de preço. 6) Documentos: permite a inserção de documentos exigidos para habilitação dos fornecedores. 7) Concluir: você deverá conferir os dados do pedido e Enviar. 1.2 Fluxo de Pedido de Compra Os pedidos de compra seguem um fluxo que é configurado em função do perfil dos usuários. Estas tarefas presentes no fluxo aparecerão na fila de trabalho para que os responsáveis possam dar andamento aos pedidos. O usuário solicitante irá criar o pedido e enviar para que o responsável aprove, caso o pedido esteja correto, o responsável irá aprovar o pedido. Caso não esteja o pedido é encaminhado para esclarecimentos. Após aprovado o pedido é encaminhado para que o setor de compras monte o processo e passe a tramitar internamente. Toda vez que o departamento de compras julgar necessário, o pedido irá retornar para o requerente executar alguma tarefa.

23 Fila de Trabalho SCL As tarefas apresentadas nos fluxos deverão aparecer na fila de trabalho. Para visualizá-las acesse sua fila de trabalho. Os pedidos ou processos de compras só poderão ser recebidos pela fila de trabalho. Na aba Compras e Licitações o sistema apresenta todos os processos que estão aguardando a execução da atividade por parte do usuário logado. Diferente do SPA, esta fila é individual, ou seja, os processos que estão aparecendo para o meu usuário podem não estar aparecendo para o meu colega de setor. Para executar a tarefa desejada clique sob o nome. Os processos que possuem a linha de registro na cor de fundo verde correspondem aos processos que ainda não foram recebidos. Para receber clique sob o processo e confirme a ação. Após o recebimento você deverá consultar a pasta digital e executar a ação indicada.