CÓPIA CONTROLADA Nº: 02

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1 ESCALA CONSTRUÇÕES E EMPREENDIMENTOS LTDA. PROCEDIMENTO OPERACIONAL DE SUPRIMENTOS SP 01 GESTÃO DO SETOR DE SUPRIMENTOS NBR ISO 9001:2008 e PBQP-H

2 ALTERADO E FORMATADO POR: Kênia Natália de Paulo Ferreira PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS SUPRIMENTOS GESTÃO DO SETOR DE SUPRIMENTOS REVISADO E CONFERIDO POR: Michelle Barbosa Castro ANÁLISE CRÍTICA: Documento analisado criticamente e aprovado quanto à sua adequação 1. OBJETIVO Padronizar todo processo de compras do Setor de Suprimentos SP 01 REVISÃO: DATA: 13/11/2013 PÁGINA: 1/4 ANALISADO CRITICAMENTE E APROVADO POR: Adimilson Ângelo Moura ASSINATURA APROVAÇÃO: 2. DOCUMENTAÇÃO DE REFERÊNCIA NBR ISO 9001:2008, Requisito PBQP-H MANUALIZAÇÃO DO SISTEMA DE SUPRIMENTOS TOTVS. 3. DEFINIÇÕES E SIGLAS 1.1. ITEM PADRONIZADO Padronizado de acordo com método construtivo e testes do setor de planejamento da efetividade (Custo X Beneficio) do material SIS - Módulo de Sistema de Compra Mastermaq ou Planilha 1.3. PO - Procedimento Operacional CP Compras OC Ordem de Compras Almoxarifado Central Almoxarifado da Escala ALMOX Almoxarifado na obra NF Nota Fiscal PC Pedido de Compra 4. RESULTADOS ESPERADOS Comprar produtos e insumos aos menores preços, obedecendo aos padrões de quantidade e qualidade; Procurar sempre as melhores condições de pagamento; Desenvolver o bom relacionamento com o fornecedor; Garantir a rastreabilidade do pedido e da utilização do produto Garantir o cumprimento do prazo de entrega da solicitação. 5. PRE REQUISITOS Planejamento Cronograma físico Lista de Materiais Padronizados 6. RECURSOS/ MATERIAIS Computador Impressora Telefone Fax Celular 7. PROCEDIMENTOS PADRONIZADO DE COMPRAS DO SETOR DE SUPRIMENTOS 7.1. RECEBIMENTO DA SOLICITAÇÃO

3 Receber a solicitação de compra: Comprador (a) 01 Didital VIA SISTEMA TOTVS ou s 7.2. PROCESSO DE VALIDAÇÃO E COTAÇÃO DA SOLICITAÇÃO PASSO RESPONSAVEL AÇÃO Etapa Validação: a) Validar se os pedidos estão adequados as etapas do empreendimento, ou quando for administrativo, se está adequado com nível de autorização. b) Validar se os produtos solicitados estão descritos no projeto e estão de acordo com memorial construtivo do empreendimento. c) Avaliar se há no Estoque Central, produtos solicitados. Atentar ao POP 005 Suprimentos: Controle de Estoque. Etapa cotação: Comprador (a) 03 Comprador (a) a) As cotações deverão ser realizadas diariamente. b) O fornecedor é certificado PBQP-H, ou validado pelo processo sistema de qualificação dos fornecedores. c) Cada grupo de produto deverá ter no mínimo três orçamentos, sendo que a cada ano deverá ser reavaliado o grupo de fornecedores e no mínimo um novo fornecedor deverá ser cadastrado. Para itens de demanda constante, como areia,concreto,brita dentre outros, ficará isento de três cotações caso o fornecedor permanecer no mesmo preço da última compra. d) Os itens que houver menor número de fornecedores ou compras continuas e um único fornecedor deverá ser estabelecido contrato de fornecimento. e) Poderão ser feitas compras teste para avaliação e inclusão de novos produtos, desde que os mesmos atendam as normas exigidas e ao formulário de avaliação de novo Fornecedor. Selecionar e listar fornecedores de acordo com o Produto ou Insumos solicitados. Através de catálogos de produtos, que se encontram arquivados e separados por tipo do produto e também por meio do cadastro de fornecedores no Mastermaq/Totvs Fechar a lista de cotação, com no mínimo três cotações as ordens de compra validadas, conforme anexo Manualização do sistema Totvs. Enviar a solicitação de cotação via fax/ ou Portal de comprastotvs sendo a preferência por documentos eletrônicos. Observação: O prazo de resposta para solicitação de cotação é de 2 dias úteis CADASTRO DE COLETA DE PREÇOS a) Mapa de coleta de preços ( Quadro Comparativo) deverá constar os seguintes dados: N da solicitação; Fornecedor; Condição de pagamento; Tipo de Frete; Valor do IPI ( Quando necessario)

4 Comprador (a) Percentual de ICMS (Quando necessário); Valor unitário por produto; Disponibilidade do produto OBS: Todas as informações acima encontram se no anexo Manualização do Sistema Totvs. Imprimir uma via do documento, MAPA DE COLETA( Quadro Comparativo). Este documento deverá ser descrito por empreendimento quando ordem de compra for fechada manual, quando ordem de compra for gerada via sistema Totvs o MAPA DE COLETA (Quadro Comparativo) é impresso uma cópia para autorização da geração de Ordem de Compra FORMAÇÃO DE ORDEM DE COMPRA E TRATAMENTO EM CASO DE ATRASO Formação da Ordem de Compra. Caminho Servidor. Compras/Ordem de Compra/Formação de O.C. Ações: 1. Escolha do Fornecedor - O Comprador seleciona ou escolhe o fornecedor que atenda melhor à compra, seja por melhor prazo de pagamento, contrato, prazo de entrega, marca etc. e gera a O.C; 2. Criação da pasta geral de compras de acordo com o Empreendimentos. Caminho TOTVS 1. Sistema Totvs/Gerar Ordem de Compra; 2. Selecionar a opção de Gerar Ordem de Compra a partir da cotação. (Anexo Manualização do Sistema Totvs) ENTREGA DE MERCADORIA NO HORÁRIO COMERCIAL DE 8:00 HS ÀS 12:00 HS E DE 13:00 HS ÀS 17:00 HS, ACOMPANHADO DE NOTA FISCAL. Conferir e assinar a documentação do processo, e somente poderá assinar o documento quem de fato receber o material. Observação: 1- Em caso de Frete FOB: Incluir no próprio processo compra as condições e valores dos transportes. Encaminhar junto ao processo para a aprovação da Gerencia de Suprimentos. Encaminhar, junto com autorização de compra, as duas vias do Comunicado para a autorização do Financeiro; A ordem de compra ficará arquivada em conjunto com NF (Armazenar por empreendimento/mês). Suprimentos Acionar o fornecedor para maiores esclarecimentos da motivação do atraso quando informado pela obra, perguntando qual será a nova data prevista para entrega. 03 Suprimentos Entra em contato com a obra informando nova data ORGANIZAÇÃO DO PROCESSO DE COMPRA ORDEM DOCUMENTO QUANTIDADE 1º Ordem de Compra 2 cópias 2º Quadro Demonstrativo 1 cópia 3º Documento de Resposta das Cotações No mínimo 3 cotações.

5 4º Solicitação de Coletas de Preços Sem Fornecedor 1 cópia 5º Solicitação de Compras 1 Cópia 7.6. AUTORIZAÇÃO PARA COMPRA Encaminhar o processo e mapa de coleta ao Gerente de Suprimentos assim que o processo de compras for fechado pelo comprador. As compras que excederem a mais de 7 dias para entrega serão comunicadas formalmente com os solicitantes. Gerente de Financeiro (Suprimentos) Avaliar e quando dentro do processo autorizar O.C. Deverá ser efetivado processo de auditoria de compra de forma aleatório e devidamente registrado no sistema de qualidade ENVIAR O.C. PARA O FORNECEDOR Uma das vias da O.C. será encaminhada ao Fornecedor por fax, ou via Portal Totvs. Comprador (a) Compras à vista com pagamento antecipado: Ação: Aguardar o recebimento da cópia da N.F. via Fax ou ; Emitir Comunicado de Pagamento à vista em duas vias; Encaminhar o processo anexo ao comunicado e cópia da N.F. a Gerencia de Financeira para aprovação; Após aprovação encaminhar o comunicado ao setor Financeiro para autorização do pagamento (assinar as duas vias); Registrar a entrega dos documentos via caderno de protocolos. 03 Comprador (a) Encaminhar ao Almoxarifado do empreedimento uma cópia da O.C, via malote diariamente. Em caso de compra interna deverá ser enviada ao gestor do setor a ordem de compra. 04 Comprador (a) Arquivar o restante do Processo: A ordem de compra retornará da obra anexa a N.F via malote, sendo entregue no Departamento de Suprimentos para ser identificada através de carimbo constanto: centro de custo, obra, data, valor e assinatura. Em seguida será registrada via caderno de protocolos e entregues ao Financeiro quando forem Condominios e no caso de Obras (SCP) as N.F somente deverão ser entregues ao Financeiro após ter sido lançada no Sistema Totvs pelo Suprimentos, conforme anexo Manualização do Sitema Totvs.. Após lançadas as N.F são entregues ao financeiro via caderno de protocolos, onde as mesmas serão arquivadas. CONTROLE DE REVISÃO DATA REVISÃO HISTÓRICO /10/ Alterado o objetivo, documentos de referência, definição e siglas e alguns passos do procedimento. Separação dos SP,03 e 04 e alterações de alguns passos do procedimento. 13/11/2013 Adequação do item Etapa de Cotação e Item 7.4.