Processo: Compras. Acesso. Motivação. Parâmetros. Nome do Processo: Cotação de compras. Pendências Versão 2009 Release 2 Autor Francisca

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1 Pendências Versão 2009 Release 2 Autor Francisca Processo: Compras Nome do Processo: Cotação de compras Acesso COMPRAS Pedido de Compra Motivação Tem como objetivo administrar todo o processo de cotação de compras, desde a requisição do produto pelo funcionário até a emissão automática do pedido de compras pelo sistema. O processo consiste na inclusão de uma requisição de compra, cadastrada no sistema por um funcionário autorizado, gerando uma cotação a ser enviada para os fornecedores devidamente cadastrados no sistema. O envio da cotação poderá ser automático, sendo disparado um para o fornecedor assim que a cotação for efetivada, ou, manual, quando o comprador envia os s posteriormente. O fornecedor receberá as cotações, preencherá o formulário de resposta por meio de uma ferramenta (um programa) instalado em seu próprio computador e enviará as informações, também por , para a empresa. Assim que a resposta do fornecedor for recebida, o sistema irá processar as informações, analisar as propostas dos vários fornecedores, levando em conta as prioridades definidas pela própria empresa, e sugerir a melhor opção de compra. Após a análise da melhor opção de compra sugerida pelo sistema, o usuário poderá disparar o comando que irá incluir automaticamente os pedidos de compra referentes à cotação solicitada. Para um melhor aproveitamento deste recurso, recomendamos a utilização do sistema de aprovação de pedido de compra. Parâmetros 1 Ter Centro de Custo cadastrado no sistema. Em FINANCEIRO, Pagar, na pasta Cadastros. 2 No cadastro do Produto, na guia Geral, na Tabela de Fornecedores, selecione os fornecedores para gerar vinculo com o produto e preencha os campos: Qtd Mínima Quantidade mínima do fornecedor para venda. Qtd Múltipla Alguns fornecedores vendem seus produtos somente em quantidades múltiplas. Se for o caso, informe neste campo o múltiplo usado pelo fornecedor, por exemplo: qdte múltipla 2, significa que o fornecedor aceita somente pedidos com quantidades múltiplas de 2. IPI Percentual do IPI sobre o produto.

2 Tempo de Entrega É o prazo que o fornecedor se compromete a entregar o produto, a partir da data da emissão do pedido de compra. Este prazo será usado na validação do tempo de entrega do produto. 3 Ter Funcionário, com o cargo de comprador cadastrado no sistema. Em UTILITÁRIOS, na pasta Empresa. 4 Ter Fornecedor cadastrado no sistema. Em COMPRAS, na pasta Cadastro. 5 No Cadastro do Fornecedor: - Preencher o campo - Na guia Dados do Fornecedor, no campo Pasta de Retorno de Cotação e Envio de Pedidos, preencha com o nome do diretório e da pasta. Ex. C:\Cotação do Fornecedor. O sistema virá buscar nesta pasta as informações para comparar as cotações devolvidas pelo fornecedor. - No Link Dados do Fornecedor, campo Condições Permitidas para Cotações, selecione as condições de pagamento que poderão ser usadas para o fornecedor. 6 Em UTILITÁRIOS, Configurações gerais, na pasta Compras, clique em Cotações de compra, preencha o campo Texto do para envio de cotação. 7 Ter Filial cadastrada no sistema. 8 Selecionar uma filial no cadastro dos funcionários. 9 Em UTILITÁRIOS, na pasta Empresa, incluir o cargo de Comprador. 10 O fornecedor tem que ter o executável TMCotacaoRead instalado para receber a cotação enviada pelo cliente por . Ao ser instalado, o programa irá criar uma pasta chamada Millennium. 11 Ter produtos cadastrados no sistema. Em PRODUTOS E SERVIÇOS, selecione a opção Produtos. 12 Configurar no Gerenciador de Usuários, na guia Dados do Usuário, no campo Funcionário, selecionando o funcionário e o centro de custo padrão. 13 Nas configurações gerais, no grupo Compras: - Preencher o campo Tempo Necessário para Validação do Pedido. É o tempo necessário para o envio da cotação, recebimento da resposta, definição do fornecedor e emissão do pedido de compra. - Marcar o campo Valida Tempo de Entrega. Este recurso irá verificar o tempo necessário para a validação do pedido de compra e tempo de entrega do fornecedor e não permitirá a inclusão de requisições com prazo de entrega inferior a soma dos dois. Entrada Cadastrando uma Requisição Em COMPRAS, selecione a opção Requisição de Compra e clique no link Inclui Requisição de Compra. Selecione a filial, o centro de custos e o funcionário que está gerando a requisição. Na coluna Tipo, informe se a requisição será para produto acabado, matéria-prima, material de consumo ou serviço. A seguir, selecione o item a ser cotado no grid de produtos. Tecle Enter para abrir a grade e digitar as quantidades. Clique em OK para lançar as quantidades na requisição. Na coluna Entrega, o sistema preencherá a data mínima para entrega do produto. Essa data será baseada no tempo de entrega informado na Tabela de Fornecedores do cadastro do produto mais o tempo necessário para gerar o pedido de compra, informado nos parâmetros gerais. O usuário poderá preencher este campo com uma data posterior a sugerida, mas nunca anterior. Tecle F12 para efetivar a inclusão da requisição.

3 Atenção! Quando o recurso de validação de tempo estiver ativado, o sistema não permitirá a inclusão de requisições cuja data de entrega seja anterior a data sugerida. Gerando uma Cotação Na tela de consulta de Requisição de Compra, clique no link Geração de Cotação. No campo Tipo, informe se a consulta deverá ser feita por data de emissão ou de entrega da compra. E selecione a data inicial e final para filtrar as requisições cadastradas no sistema. Para fazer uma busca mais específica e limitar o resultado da consulta, utilize os campos Status, Filial Única e as guias de seleção. Clique no link Próximo. Na tela seguinte, o sistema exibirá todos os produtos que compõe as requisições selecionadas. Clique no botão para marcar os produtos que irão compor as cotações.

4 Na coluna N.Forn, o sistema exibirá quantos fornecedores há Tabela de fornecedores no cadastro do produto. Atenção! Quando o produto selecionado não estiver vinculado aos respectivos fornecedores, o sistema exibirá na linha do produto, a coluna NForn, marcada com zero em vermelho. Obrigatoriamente, nas cotações devem constar os fornecedores. Para selecionar o fornecedor do item, dê um clique na coluna NForn. O sistema abrirá uma janela na qual o usuário deverá selecionar os fornecedores, clique no campo Fornecedor e selecione aqueles que participarão da cotação.

5 Quando o campo NForn for preenchido somente para um produto, o sistema assumirá automaticamente os fornecedores selecionados para todos os produtos da cotação. Na geração da cotação, quando houver produtos com prazos de entrega diferentes, o sistema permitirá que os prazos sejam ajustados para serem entregues na mesma data. Clique no link Ajuste de Prazos de Entrega. O sistema exibirá uma janela, onde o campo Data Sugerida poderá ser alterada pelo usuário. Se for necessário que um produto seja entregue em outra data marque o campo Manter Separado e o sistema emitirá um pedido de compra somente daquele produto. Clique em Salvar para gravar as alterações. No exemplo da figura, o usuário alterou a data de entrega para um prazo inferior a data sugerida, procedimento que não deverá ser aceito pelo sistema na inclusão de uma requisição. Clique no link Efetivar e confirme a geração da cotação. Após a geração da cotação, o usuário poderá optar por enviar o para o fornecedor ou aguardar e enviá-lo posteriormente.

6 Clique Sim. O sistema exibirá uma mensagem informando que o processo foi executado com sucesso e exibindo o número de identificação da cotação. Clique em OK para finalizar o cadastro da cotação. Preenchimento da cotação pelo fornecedor Após receber o , o primeiro passo será salvar o arquivo XML, enviado em anexo contendo a cotação, em uma pasta criada exclusivamente para esse fim, podendo ser a mesma pasta em que o programa Leitor de Cotações estiver instalado. A seguir, o fornecedor deverá executar o programa Leitor de Cotações e clicar no botão Abrir para visualizar a cotação. Selecione o arquivo da cotação a ser respondida e clique em Abrir. O sistema exibirá uma tela com as características dos produtos cotados e na qual o fornecedor deverá preencher as informações referentes à venda: Preço

7 IPI Tx Taxa Financeira (Este campo deve ser preenchido com o valor e não com percentual) % Desconto Dt.Fornec (Data de entrega do produto) Clique em Salvar para gravar as informações digitadas. Devolução da cotação pelo fornecedor O fornecedor deverá responder o anexando o arquivo preenchido. Recebendo cotação do fornecedor Em COMPRAS, selecione a opção Cotações de Compra. Na tela de consulta, no campo Tipo de Data, informe se a busca deverá ser feita por data de emissão de cotação ou limite de entrega do pedido. A seguir, selecione a data inicial e final para filtrar as cotações cadastradas no sistema. Clique no link Procurar, o sistema exibirá as cotações cadastradas no período selecionado. Selecione a cotação e clique no link Recebe Cotação do Fornecedor. O sistema exibirá uma mensagem informando que o comando foi executado com sucesso. Clique em OK para efetivar o recebimento da cotação.

8 Analisando a Cotação Em COMPRAS, selecione a opção Cotações de Compra. Faça uma busca para visualizar as cotações cadastradas e selecione a cotação a ser analisada. Clique no link Análise de Cotação. O sistema exibirá os produtos que compõe a cotação. Clique no link Prioridade de Comparação, o sistema exibirá uma tela para o usuário selecionar a prioridade de análise da cotação. Selecione uma das opções de prioridade e clique na seta ^ para colocar no topo da lista, por exemplo: Menor Preço. Clique em OK para efetivar a prioridade da analise. O sistema irá classificar as cotações recebidas de acordo com ordem de prioridades que foi definida. A seguir, clique no link Comparar Fornecedor. O sistema exibirá o resultado da análise de acordo com as prioridades definidas e indicará o fornecedor mais adequado para cada produto.

9 Clique sobre a descrição do produto para abrir Tabela de Análise de Fornecedores da Cotação. Nesta tabela serão exibidos todos os fornecedores e as respectivas notas de avaliação para cada item da tela de prioridades.

10 Selecione o fornecedor para o qual o pedido de compra deverá ser gerado e clique em OK. Preencha o campo Motivo. Atenção! O sistema não permitirá gerar os pedidos de compra para produtos cujos campos Fornecedor Selecionado e Motivo não estejam preenchidos. Repita este procedimento para todos os itens da cotação. A cada fornecedor selecionado, a linha deverá ficar branca. Gerando Pedidos de Compra Após definir os fornecedores e informar o motivo da seleção, clique no link Gerar Pedido de Compra, o sistema emitirá a mensagem informando que os pedidos foram gerados com sucesso e exibirá a numeração dos pedidos gerados.

11 Clique em OK para finalizar o processo. O sistema exibirá uma mensagem informando que a inclusão foi realizada com sucesso e informará a numeração dos pedidos gerados. Geração de Pedido de compra de uma requisição sem cotação Na tela de consulta da Requisição de Compras, clique no link Geração de Pedido de Compra. Na tela de consulta, selecione a data inicial e final, o fornecedor para o qual o pedido será cadastrado e a data de entrega para o pedido de compra. Clique no link Próximo. Marque os produtos que compõem o pedido de compra. Clique em Efetivar. O sistema exibirá a mensagem informando que a operação foi executada com sucesso e mostrará o número do pedido de compra gerado.

12 Clique em OK, para efetivar o cadastro do pedido. Envia Cotação para Fornecedor Em COMPRAS, selecione a opção Cotações de Compras. Na tela de consulta selecione a data inicial e final para filtrar a cotação que deseja enviar para o fornecedor. Selecione a cotação e clique no link Envia Cotação para Fornecedor. O sistema exibirá o número da cotação, no campo Fornecedor, selecione o fornecedor que deseja enviar. O sistema preencherá automaticamente o campo . Tecle F11 Enviar Cotação, o sistema exibirá a mensagem que a cotação foi enviada com sucesso. O usuário poderá fazer o mesmo procedimento para os outros fornecedores. Retorno de Cotação Caso o fornecedor não queira instalar o Leitor de Cotação em seu computador, o cliente poderá preencher a cotação manualmente baseado nos dados preenchidos pelo fornecedor por Fax, telefone ou . Na tela de consulta da cotação, selecione a data inicial e final para filtrar a cotação que deseja fazer o retorno. Selecione a cotação e clique no link Retorno de Cotação. Selecione o fornecedor e a condição de pagamento, o sistema exibirá os produtos que compõe a cotação. Preencha os campos e clique no link Salvar. O sistema emitirá a mensagem de comando executado com sucesso. O usuário poderá utilizar o link Assistente de Preenchimento. Validação

13 1 Assim que a requisição é incluída no sistema recebe o status de Apenas Cadastrada. 2 Quando o recurso de validação do tempo de entrega estiver ativado, se a data de entrega da requisição for inferior ao prazo mínimo definido nos parâmetros gerais, o sistema emitirá uma mensagem de alerta e não permitirá sua efetivação. 3 Os fornecedores cadastrados na cotação devem ser incluídos automaticamente Na Tabela de Fornecedores, no cadastro dos produtos. 4 Quando gerada uma cotação, o status da requisição respectiva deverá ser alterado para Cotação. 5 Envio automático do com a cotação para o fornecedor. 6 Quando a cotação for enviada por ao fornecedor, seu status passará a ser Enviada ao Fornecedor. 7 Ao excluir uma cotação gerada pela requisição, o status da requisição voltará a ser Apenas Cadastrado. 8 Ao gerar o pedido de compra, a cotação ficará com o status de Pedido Gerado. 9 Ao gerar o pedido de compra, a requisição ficará com o status de Pedido Aguardando Aprovação. 10 Recebimento do do fornecedor com o retorno da requisição preenchida com as informações sobre o item consultado. Saída 1 Inclusão automática dos pedidos de compra referentes aos produtos cotados. 2 Rastreabilidade de Compras Em COMPRAS, selecione a opção Rastreabilidade de Compras. Na tela de consulta, selecione no campo Tipo de Busca uma das opções: Requisição, Cotação, Pedido de Compra ou Nota de compra. A seguir, selecione o período no qual a consulta deve ser realizada. Por exemplo, para visualizar os pedidos gerados por uma requisição, faça uma busca selecionando a opção Requisição. Clique na requisição e a seguir clique no link Pedido.