IN 062- PAGAMENTO DE FORNECEDORES - 001

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1 IN 062- PAGAMENTO DE FORNECEDORES OBJETIVO Estabelecer os critérios para se realizar pagamentos aos fornecedores de materiais, bens ou serviços às instituições do Sistema FIEG. 2 - AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE Atividade Autoridade Responsabilidade Recepção e conferência do Processo de Pagamento na GEFIN Recepção e conferência do processo de pagamento na Tesouraria Gerência Financeira Gerência Financeira Técnicos da GEFIN- Tributos Tesouraria Agendamento de pagamentos Gerências/Gerência Financeira Tesouraria Separação de documentos Gerência Financeira Tesouraria Pagamentos via cheque Diretor Regional Senai/s SESI, FIEG, IEL, ICQ Pagamentos via carta bancária Gerência Financeira Tesouraria Pagamentos em espécie (moeda corrente) 3 - DETALHAMENTO/GENERALIDADES Fluxo Macro do Processo Gerência Financeira Gerência Financeira/Tesouraria Tesouraria Recepção de Processo de Pagamento no Departamento Financeiro.

2 A Gerência financeira recebe o processo de Pagamento após ter sido analisado e validado por outros departamentos. O processo então é encaminhado para o núcleo de Tributos (Financeiro), que efetua as análises de incidências tributárias. Caso haja incidência de tributos, é emitida a correspondente Guia para pagamento. A Guia é anexada ao processo e encaminhada para a Gerência Financeira conferir e assinar Recepção e Conferência de Documentação de Pagamento na Tesouraria. A Gerência Financeira envia para a Tesouraria os Seguintes documentos: (Ordem de Fornecimento, Autorização de Pagamento, Notas Fiscais e Guias de Tributos incidentes sobre as notas fiscais). Deve ser observado se os documentos foram devidamente atestados quanto a quantidade e qualidade da prestação do serviço e/ou fornecimento do produto. Tesouraria confere toda documentação que compõe o processo de pagamento, verificando a adequada formalização. Acessa o sistema ZEUS- módulo Financeiro- Ordem de pagamento (o número da Ordem de pagamento já vem descrita no processo) e abre a Ordem de Pagamento para realização do procedimento de conferência: (razão social, valor da retenção de tributos, dados bancários do fornecedor, assinaturas, vencimento). Os Limites de Alçada para aprovação de Pagamentos nas Instituições estão descritos abaixo: Instituição Limite 1º Assinatura 2º Assinatura SESI Acima de Regional- Sr. Gerente Financeira Sra. R$3.000,00 Paulo Vargas SESI Abaixo de R$ Gerente Financeira Sra. Sônia 3.000,00 Rezende Tesoureira SENAI Acima de Gerente Financeira Sra. Diretor Regional- Sr. Paulo Vargas R$5.000,00 SENAI Abaixo de Gerente Financeira Sra. Sônia R$5.000,00 Rezende Tesoureira FIEG Qualquer valor Sr. José Eduardo Gerente Financeira Sra. IEL Qualquer valor Sr. Paulo Galeno Paranhos- Gerente Financeira Sra. ICQ Qualquer valor Sr. Paulo Galeno Paranhos - Gerente Financeira Sra Agendamento do Pagamento.

3 Tesouraria verifica disponibilidade financeira para quitação do compromisso. Verifica as datas de pagamento apresentadas na Ordem e Autorização de Pagamento. Em seguida, verifica-se a disponibilidade financeira para aquela data. Caso haja disponibilidade para a data avençada, permanece inalterado o processo de pagamento, aguardando a data para quitação. Caso não haja disponibilidade financeira para a data avençada, é comunicado a área solicitante para que seja feito contato telefônico com o fornecedor remarcando a data de pagamento. A Tesouraria recebe orientação da área solicitante sobre nova data de pagamento. Acessa o sistema ZEUS Ordem de Pagamento e altera a data de vencimento do compromisso (Não é necessário imprimir novamente da Ordem de Pagamento) Separa Documento. Os documentos para pagamento são separados por tipo de liquidação financeira (Cheques, Carta Bancária e Moeda Corrente). A decisão quanto ao tipo de pagamento a ser efetuado depende se o fornecedor apresentar ou não conta bancária para receber o pagamento. As áreas operacionais das Instituições são instruídas a solicitarem aos fornecedores que apresentem conta bancária para que a instituição faça o pagamento via crédito bancário Pagamentos via Cheque. Cheques- Os cheques são emitidos pela Tesouraria e encaminhados junto com o processo para obtenção das assinaturas.

4 Os Cheques cancelados pela tesouraria deverão obrigatoriamente ser inutilizados. A Tesouraria deverá manter controle específico sobre suas numerações e volume dos mesmos. Esse controle deverá ser feito mediante colagem da numeração do cheque no canhoto, e na sua falta, anexado junto como a correspondente cópia de cheque. Os Limites de Alçada para assinatura de cheque nas Instituições estão descritos abaixo: Instituição Limite 1º Assinatura 2º Assinatura Regional- Sr. Gerente Financeira Sra. Sônia SESI Qualquer valor Paulo Vargas Rezende SENAI FIEG IEL ICQ Qualquer valor Diretor Regional- Sr. Paulo Vargas Qualquer valor Sr. Paulo Afonso- Presidente Sr. Paulo Galeno Paranhos- Qualquer valor Sr. Paulo Galeno Paranhos- Qualquer valor Fluxo do Processo de Pagamento via Cheque. Gerente Financeira Sra. Sônia Rezende Sr.Domingos Sávio G. Oliveira- Diretor Tesoureiro Sr. Daniel Viana- Diretor Sr. Daniel Viana- Diretor Fluxo do Processo de Pagamento via Cheque. Os cheques são emitidos pela Tesouraria para os pagamentos em que o fornecedor não possui ou não apresentou conta bancária para crédito direto. Os cheques emitidos são anexados juntos aos respectivos processos de pagamentos e envidados para obtenção das devidas assinaturas, conforme limites descritos no quadro apresentado no item 3.2. Os cheques assinados são enviados à Tesouraria, e aguarda da vinda do Fornecedor para efetivar o pagamento.

5 A Tesoureira bate o carimbo de RECEBEMOS EM na Nota Fiscal. O fornecedor assina, por extenso, e coloca o número da carteira de identidade e a data, então a Tesoureira entrega o cheque ao fornecedor. A Tesouraria guarda a compensação do cheque para efetuar a baixa do pagamento no sistema ZEUS. Caso o cheque não seja compensado no dia seguinte, a Tesoureira emitirá diariamente, relatório de pendências bancárias, anexando-o ao movimento de caixa para o fechamento diário do caixa. (até que o cheque seja compensado). Se no dia seguinte, ou quando o cheque for compensado, então é feito a conciliação, (baixa do título), no sistema ZEUS, os documentos são anexados ao movimento de caixa para fechamento Procedimentos de Pagamentos via Carta Bancária. Fluxo do processo de pagamento via Carta Bancária. Detalhamento do processo de Pagamento via Carta Bancária. A Tesouraria acessa o Sistema ZEUS- módulo financeiro Pagamento Carta Bancária e seleciona as ordens de pagamento a serem incluídas na Carta Bancária. * É feito uma carta para cada banco e para cada conta bancária. Após todas as ordens terem sido selecionadas é feita a impressão da Carta em (2) duas vias. A Carta Bancária possui todos os dados da conta a ser debitada e creditada, além de outras informações relativas à identificação do título a ser pago. O modelo da Carta é padrão no sistema ZEUS.

6 A Tesouraria, então anexa os boletos e as guias de impostos à Carta Bancária e encaminha para a Gerência Financeira assinar. (A assinatura da Carta Bancária é apenas da Gerência Financeira, independente do valor e da instituição). A Carta Bancária é encaminhada para o Banco, que efetua a quitação individual de cada título, emitindo-se um comprovante de pagamento para cada Ordem de Pagamento. Documentação retorna para Tesouraria anexam-se os documentos quitados ao processo de pagamento e então é efetuado processo de conferência dos comprovantes de pagamento com os correspondentes documentos. No dia seguinte é feito conciliação com base no extrato bancário, efetuando a baixa dos títulos no Sistema ZEUS Pagamentos efetuados via Moeda Corrente. Os recursos disponíveis no Caixa de cada instituição ficam guardados no cofre e são utilizados à medida da necessidade de giro de caixa de cada Instituição. Fluxo do Processo de Pagamento via Moeda Corrente É expressamente vedada a utilização do cofre da Tesouraria para guarda de recursos, documentos ou outros pertences pessoais de funcionários da Tesouraria ou de outros setores. Normas gerais sobre pagamentos a fornecedores. O prazo para pagamento de qualquer aquisição de materiais ou serviços será de no mínimo 5 dias, a partir da data de entrega e protocolo do documento no núcleo de Tesouraria. Os processos para pagamento poderão ser entregues diariamente até o final do expediente, ao núcleo de Tesouraria, para a devida formalização de processo de pagamento. O núcleo de Tesouraria efetuará pagamentos nas: terças feiras, quartas feiras e sextas feiras. O núcleo de Tesouraria não efetuará pagamentos nas segundas e quintas feiras. Os documentos para pagamentos deverão ser incluídos no sistema ZEUS, módulo financeiro e enviados para o núcleo de Tesouraria em no mínimo 5 dias úteis antecedendo o a data de vencimento. Nenhuma obrigação assumida por outros setores junto a fornecedores, pela compra de materiais ou contratação de serviços, será paga pelo Núcleo de Tesouraria imediatamente à apresentação do documento de nota fiscal, fatura e/ou quaisquer outros documentos de apresentação de contas. A Gerência Financeira não se responsabilizará por multas e juros decorrentes de processos e documentos que não atendam ao cronograma retro mencionado. Os ônus, decorrentes de atraso, porventura desembolsados pelo Sistema FIEG, serão assumidos pelas áreas realizadoras das despesas, após apuração das responsabilidades. O núcleo de Tesouraria prestará serviço de atendimento ao público para pagamento de contas das 9h às 12h e das 13h às 17h. Somente o pessoal autorizado pela Gerência Financeira deverá ter acesso aos documentos dos processos de compras.

7 Cada Técnico do núcleo de Tesouraria possuirá senha de acesso ao Sistema Zeus Financeiro, sendo esta de uso restrito e exclusivo, não devendo a mesma ser emprestada ou divulgada a terceiros, sob espécie alguma. O uso não autorizado da senha por terceiros, acarretará sansões ao respectivo detentor da senha, salvo análise das justificativas. Os processos de pagamentos deverão ser arquivados por data de vencimento; ou seja, ordem cronológica. Todo processo de pagamento, arquivado na área Financeira, inserido ou não, na programação de pagamento somente será disponibilizado, a pessoas alheias a área financeira, mediante autorização formal, devidamente protocolada. Todo processo para pagamento deverá estar à disposição do Gestor e da Coordenaria Administrativa COAD, sempre que solicitado, devendo ser protocolada a sua saída. É vedado às Tesourarias (Administração e Unidades) efetuarem pagamentos de qualquer espécie via Internet. 4 - REGISTROS DA QUALIDADE Item Formulário/Registro Descrição 001 Autorização de Pagamento 002 Carta Bancária Formulário do Sistema ZEUS que é utilizado para autorizar pagamentos. Formulário do Sistema ZEUS utilizado para encaminhar aos bancos pagamentos a serem efetivados. 5 REVISÕES CONTROLE DE REVISÕES Revisão Data Ação Corretiva /11/2011 Exclusão: excluído o glossário de 1 a 8 no início do texto; Exclusão: retirado o item 6- Definições, para o qual está disponibilizada a matriz de termos e definições na intranet no portal do SGQ/arquivos referenciais; Exclusão: retirados os links de atalho antes disponibilizados para acessar os anexos e outros documentos referenciados diretamente da PO ou IN em questão, estes a partir de então passam a ser apenas referenciados nestes documentos, e para acessá-los faz-se necessário buscar o portal do SGQ; Inclusão: acrescentado o quadro de melhoria do processo, onde deverão ser registradas as melhorias que este processo obteve.

8 MELHORIAS Data Melhoria o processo 6 - APROVAÇÃO E VIGENCIA Este documento é aprovado pelo Gestor em 09/02/2009, com vigência a partir desta data. 7 - ANEXOS 7.3 Fluxograma